【 HeSoft Stoff-Rechnungstool】Software-Einführung

Geeignet für Stoffgeschäfte und Stoffläden im täglichen Gebrauch als Werkzeug zur Stoffrechnungserstellung, zentrale Verwaltung von Kundendaten, Ladeninformationen und Verkaufsaufzeichnungen, unterstützt die stückweise Erfassung von Stoffmengen, Umrechnung zwischen Metern und Yards sowie Betragszusammenfassung und hilft dem Geschäft bei der Verkaufsrechnungserstellung und der historischen Auftragsabfrage.

Wenn Sie Stoff verkaufen, welche Informationen müssen auf einem Verkaufsbeleg festgehalten werden? Neben Kunde, Artikelbezeichnung und Stückpreis müssen auch Stofffarbe, Länge je Ballen, Berechnungseinheit sowie tatsächlich erhaltener Betrag und offene Forderungen erfasst werden. Sobald es viele Artikel gibt und die Ballenlängen unterschiedlich sind, werden handschriftliche Belege und die Berechnung einzelner Positionen schnell mühsam, und auch das spätere Auffinden von Aufzeichnungen ist unbequem.

Diese Stoff-Abrechnungssoftware richtet sich an den täglichen Betrieb von Stoffhandlungen und Stoffgeschäften und verwaltet Kundendaten, Filialinformationen und Verkaufsbelege an einem Ort. Ihr Kernzweck ist direkt: Die Informationen eines einzelnen Stoffverkaufs vollständig zu ordnen und einen klaren, leicht überprüfbaren Stoff-Verkaufsbeleg zu erstellen.

Klicken Sie auf der Startseite auf „Neuen Verkaufsbeleg“, um mit der Erstellung zu beginnen. Im Folgenden wird anhand der tatsächlichen Bedienschritte beschrieben, wie ein Verkaufsbeleg erstellt wird.

Filiale und Kunde auswählen und festlegen, für wen dieser Beleg ausgestellt wird

Wählen Sie auf der Belegseite zuerst die Filiale und den Kunden aus, die zu diesem Geschäft gehören. Bereits angelegte Daten können direkt aus der Liste ausgewählt werden. Bei neuen Kunden oder wenn eine Filiale hinzugefügt werden muss, können die Daten über die Einträge „Neuer Kunde“ und „Neue Filiale“ auf der Seite ergänzt werden.

Nachdem Kunde und Filiale mit dem Verkaufsbeleg verknüpft sind, gibt es für die spätere Belegsuche eine klare Zuordnung. Wenn Sie sehen möchten, welche Belege für einen bestimmten Kunden ausgestellt wurden oder welche Verkaufsaufzeichnungen eine Filiale hat, können Sie anhand der jeweiligen Daten suchen.

Beleginformationen ausfüllen und Datum sowie Preisberechnungsweise festlegen

Bestätigen Sie als Nächstes Belegdatum, Abrechnungsweise, Maßeinheit und Währung. Diese Angaben beschreiben die grundlegenden Bedingungen dieses Geschäfts und beeinflussen auch die Anzeige von Menge und Betrag im Verkaufsbeleg.

Beim Stoffverkauf geht es häufig um „Meter“ und „Yard“. Wählen Sie beim Erstellen des Belegs die Einheit entsprechend der tatsächlichen Handelsvereinbarung und bestätigen Sie bei der Artikeleingabe, ob sich der Stückpreis auf Meter oder Yard bezieht, damit Menge und Preisberechnungsweise übereinstimmen.

Die Verkaufsdetails sind der Hauptbestandteil der Belegerstellung in einer Stoffhandlung. Für jede Detailzeile können Artikelbezeichnung, Farbe, Stückpreis und Berechnungseinheit ausgefüllt und anschließend die Länge je Ballen eingegeben werden. Wenn es von demselben Stoff mehrere Ballen gibt, können Sie durch Klicken auf „Weiter eingeben“ zusätzliche Mengenfelder hinzufügen; bei fehlerhafter Eingabe kann der letzte Eintrag gelöscht werden. Wenn Stoffe mit anderer Artikelbezeichnung oder Farbe verkauft werden, können Sie über „Detail hinzufügen“ weitere Zeilen ergänzen.

Beispiel: Ein bestimmter weißer Stoff hat insgesamt 7 Ballen mit Längen von 10, 20, 30, 40, 50, 60 und 70 Metern, zusammen 280 Meter. Wenn der Stückpreis 10 US-Dollar pro Meter beträgt, beläuft sich der Betrag dieser Position auf 2800 US-Dollar.

Die Seite zeigt für jede Detailzeile Ballenzahl, Gesamtmenge und Zwischensumme des Betrags und bietet zugleich eine Umrechnungsanzeige zwischen Metern und Yards. Die Eingabe je Ballen erhält die konkrete Menge jedes Ballens und erleichtert zugleich die Überprüfung der Gesamtmenge eines Artikels. Nach Abschluss der Artikeleingabe tragen Sie frühere Außenstände, den tatsächlich erhaltenen Betrag und Bemerkungen ein. Unten auf der Seite werden Ballenzahl, Gesamtlänge, Forderungsbetrag und Gesamtverbindlichkeiten des gesamten Belegs zusammengefasst, um die Prüfung vor dem Erzeugen des Verkaufsbelegs zu erleichtern. Achten Sie beim Prüfen besonders auf Folgendes: Sind Kunde und Filiale richtig ausgewählt, sind Stoffbezeichnung und Farbe korrekt, sind die Mengen je Ballen vollständig, stimmen Stückpreis und Berechnungseinheit überein, und ist der tatsächlich erhaltene Betrag richtig eingetragen?

Falls es Lieferhinweise oder andere Punkte gibt, die von beiden Seiten bestätigt werden müssen, können diese ebenfalls in den Bemerkungen festgehalten werden, damit die betreffenden Informationen zusammen mit dem Verkaufsbeleg gespeichert werden.

Belegerstellung abschließen und Stoff-Verkaufsbeleg erzeugen

Nachdem Sie die Angaben als fehlerfrei bestätigt haben, schließen Sie den Erstellungsvorgang ab, um den geordneten Verkaufsbeleg zu erzeugen.

Am Beispielbeleg lässt sich erkennen, dass der fertige Beleg Filialname, Adresse und Kontaktdaten sowie Kundenname, Abrechnungsweise, Belegdatum, Verkaufsbelegnummer und Währung enthält. Der Wareteil zeigt in Tabellenform Artikelbezeichnung, Farbe, Menge je Ballen, Meterzahl, Yardzahl, Stückpreis und Gesamtbetrag; unten sind Summen, erhaltene Zahlungen, Außenstände und Bemerkungen gebündelt aufgeführt.

Bei der Eingabe wird Position für Position ausgefüllt, nach der Fertigstellung erfolgt die Darstellung gesammelt. So können Filiale und Kunde beim Abgleich des Geschäfts auf demselben Verkaufsbeleg sehen, was verkauft wurde, wie viel je Ballen vorhanden ist, wie hoch der Gesamtbetrag ist und wie viel bereits eingegangen ist.

Nach der Belegerstellung können die Aufzeichnungen weiterverwendet werden. Über die „Verkaufsbelegverwaltung“ können früher ausgestellte Belege gesucht werden. Zusammen mit der Verwaltung von Kunden- und Filialinformationen lassen sich Geschäfte so leichter nachverfolgen. Wenn ein Kunde erneut Stoff kauft oder frühere Verkaufsaufzeichnungen geprüft werden müssen, muss man nicht mehr überall nach Papierbelegen suchen.

Die Startseite bietet außerdem Verkaufsberichte, in denen Daten nach Zeiträumen wie heute, diese Woche oder diesen Monat angezeigt werden können, wobei Filiale und Währung auswählbar sind. Angaben wie Forderungsbetrag, tatsächlich erhaltener Betrag, Anzahl der Verkaufsbelege, verkaufte Ballen und verkaufte Länge werden gebündelt dargestellt, um den Überblick über die tägliche Belegerstellung zu erleichtern. Der tatsächlich erhaltene Betrag wird dabei aus den im Beleg eingetragenen Daten zusammengefasst und sollte bei der Verwendung anhand der tatsächlich erfassten Inhalte verstanden werden.

Für Stoffhandlungen und Stoffgeschäfte, die Mengen je Ballen erfassen, nach Meter oder Yard abrechnen und häufig historische Kundenbelege nachschlagen müssen, kann dieses Werkzeug die tägliche Arbeit verbinden: Filiale und Kunde auswählen, Stoffdetails erfassen, Zahlungsinformationen prüfen und schließlich den Verkaufsbeleg erzeugen. Jedes Geschäft erhält eine klare Aufzeichnung, und auch das spätere Nachschlagen, Prüfen und Ordnen wird bequemer.