Word文書を編集する際、誤操作や編集習慣により、Enterキーを何度も押してしまい、文書の段落間に3～4行の空白が生じることがよくあります。文書を整然とさせ、レイアウトを乱さないためには、これらの不要な空白行をすべて削除する必要があります。ここでは、Word内の連続する複数の改行文字を一括削除し、かつ改行文字を1つだけ残して、文書を段落ごとに区切り、より階層的で読みやすくする方法をご紹介します。
連続する複数の改行を削除し、1つだけ残す場合とは
1、業務報告書、製品説明書、規定文書などの正式な文書では、文中に空白行が存在してはならず、全体の構成を引き締め、読みやすさを向上させ、空白行によって読書の流暢さを妨げてはなりません。そのため、文中に現れる連続した複数の改行を一括で完全に削除し、行区切りまたは段落区切りとして1つだけ残す必要があります。
2、複数人で同じWord文書を共同編集する際、習慣の違いにより、段落と段落の間に空白行を1つ入れる人もいれば、入れない人もいます。文書を統合すると、全体的に見て非常に乱雑になります。そのため、不要な改行を削除し、行と行、段落と段落を密接に結びつけ、文書の書式を統一する必要があります。
3、専門的な文書レイアウトでは一般的に、段落間の距離は段落前または段落後の間隔設定によって設定し、Enterキーを手動で押して設定するものではありません。そのため、文書内の余分な空白行を先に整理し、それから段落間隔を統一して設定する必要があります。
Wordで余分な改行を削除した効果のプレビュー
処理前：
処理後：
連続する改行を一括削除し1つだけ残す操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【Wordツール】→【Wordの空白を削除】を選択します。
2、処理対象のWord文書を追加します。doc、docx、docm、dot、dotxなど、さまざまな形式に対応しています。
3、処理範囲をカスタマイズし、操作方式で【連続して出現する複数の改行を削除し1つだけ残す】を選択します。
4、最後に保存場所を確認して表示します。Word内の余分な改行がすべて整理され、文書がずっとすっきりしました。
改行を削除する際の注意点
1、改行にはEnterキーで生成される段落記号と、Shift+Enterキーによる手動改行の2種類があります。この機能はこれらの両方の改行を同時に認識し、削除することができます。
2、この機能は連続する改行を削除し、1つだけ残す、つまり行と行の間、段落と段落の間の余分な空白行を削除し、文書構成を引き締めるためのものです。もしすべての文字をひとつの段落にまとめる場合は、文書内のすべての改行を残さず削除する必要があります。ご自身の実際のニーズに応じて操作を選択してください。