Wenn eine große Anzahl von PDF-Dateien nur nach Seriennummern benannt wird, kann die spätere Suche und Archivierung sehr mühsam sein. Für PDFs mit Barcodes auf den Seiten können Sie mit Bürosoftware die Barcodenummern aus dem Dateiinhalt erkennen und die Dateinamen der PDFs stapelweise mit diesen Nummern überschreiben. Dieser Artikel erläutert anhand gängiger Szenarien wie Bestellungen, Akten und Berichten, wie Sie PDFs mit HeSoft Doc Batch Tool nach Barcodenummern umbenennen können.
Viele Unternehmen sammeln im täglichen Büroalltag eine große Anzahl von PDFs an: Bestell-PDFs, Versandetiketten, Prüfberichte, gescannte Verträge, Archivmaterialien, Schulungsunterlagen usw. Diese Dateien stammen häufig von Scannern, Geschäftssystemen oder Stapel-Exportprogrammen und werden lokal oft nur mit temporären Namen wie 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf gespeichert. Das Problem: Der Dateiname hat keine geschäftliche Bedeutung. Möchte man eine bestimmte Bestellung, einen Bericht oder die Datei zu einer bestimmten Nummer finden, muss man jede einzeln öffnen und ansehen.
Wenn das PDF selbst bereits einen Barcode enthält und dieser Barcode einer eindeutigen Nummer entspricht, kann man diese Nummer direkt als Dateinamen verwenden. So wird der Dateiname selbst zum Index, was die spätere Suche, Archivierung, das Hochladen in Systeme sowie den Abgleich mit Excel-Tabellen oder Datenbanknummern erheblich erleichtert.
Der in diesem Artikel beschriebene Ansatz nutzt die Funktion „PDF-Inhaltsumbenennung“ der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “, um stapelweise das erste Barcode-Bild in PDFs zu extrahieren und die PDF-Dateien mit dem erkannten Barcode-Text umzubenennen. Im Vergleich zur manuellen Einzelumbenennung eignet sich diese Stapelverarbeitung besser für Büroszenarien mit einer großen Anzahl von Dateien und einheitlichen Benennungsregeln.
Anwendungsszenarien
Die stapelweise Umbenennung nach PDF-Barcode-Nummern eignet sich für folgende Arbeitsabläufe:
Erstens: Ordnen von Bestellunterlagen. Auf jeder Bestell-PDF-Seite befindet sich ein Barcode oder eine Bestellnummer als Barcode, exportierte Dateien tragen jedoch nur System- oder Seriennummern. Nach der Umbenennung nach Barcode-Nummer können Kundendienst, Lager und Buchhaltung schnell nach Bestellnummern suchen.
Zweitens: Scannen und Archivieren von Akten. Werden Papierakten zu PDFs gescannt, werden die Dateinamen in der Regel automatisch von der Scan-Software generiert. Ist auf der Aktenseite ein Barcode-Etikett angebracht, kann der Barcode-Text als Dateiname verwendet werden, was den manuellen Aufwand für die Erfassung von Nummern reduziert.
Drittens: Verwaltung von Prüfberichten und Musterberichten. Berichts-PDFs enthalten oft Barcodes, die Muster-, Berichts- oder Experimentnummern entsprechen. Nach der stapelweisen Umbenennung lassen sich Dateien und Musterverzeichnisse leichter abgleichen.
Viertens: Verwaltung von Logistik-, Lager- und Asset-Dokumenten. Karton-, Artikel- oder Assetnummern erscheinen häufig als Barcodes in PDFs und eignen sich direkt als Dateinamen, was die abteilungsübergreifende Weitergabe und langfristige Aufbewahrung erleichtert.
Ergebnisvorschau: Von nummerierten PDFs zu PDFs mit Barcode-Nummern
Betrachten wir zunächst den Status der Dateien vor der Verarbeitung. In einem Ordner befinden sich 4 PDFs mit den Namen 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf. Solche Namen können nur die Reihenfolge, nicht aber den Dateiinhalt ausdrücken und geben auch keinen Hinweis darauf, welcher Barcode-Nummer die jeweilige PDF entspricht.
Betrachten wir nun den Inhalt eines geöffneten PDFs. Im Screenshot befindet sich in der oberen rechten Ecke der PDF-Seite ein Barcode, unter dem die Nummer 20036655 angezeigt wird. Der rote Pfeil zeigt genau auf den zu extrahierenden Barcode-Text. Solange jede PDF über eine ähnliche Barcode-Nummer verfügt, kann diese als Grundlage für die Dateiumbenennung dienen.
Nach der Verarbeitung sind die Dateinamen keine einfachen Nummern mehr, sondern wurden zu 10026877.pdf, 20036655.pdf, 20100511.pdf und 33952100.pdf geändert. Die Dateinamen stimmen mit den Barcode-Nummern in den PDFs überein. Bei der späteren Suche kann einfach im Ordner nach der Nummer gesucht werden.
Vorgehensweise
Schritt 1: Auf der Tool-Startseite „PDF-Dateien anhand des Dateiinhalts umbenennen“ finden
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und navigieren Sie zunächst im linken Menü in die Kategorie „Dateiname“. In dieser Kategorie sind verschiedene Stapel-Bearbeitungsfunktionen für Dateinamen zentral verfügbar, z. B. das Ersetzen von Stichwörtern im Dateinamen, das Einfügen von Text in Dateinamen, das Hinzufügen von Präfixen/Suffixen, das Hinzufügen des übergeordneten Ordnernamens oder das Hinzufügen der Seitenzahl.
Für diese Aufgabe wählen Sie bitte den 7. Punkt „PDF-Dateien anhand des Dateiinhalts umbenennen“. Die Beschreibung dieser Funktionskarte im Screenshot lautet: „Bestimmte Texte aus dem Inhalt von PDF-Dateien stapelweise als Dateinamen verwenden“. Dies bedeutet, dass hier nicht einfach bestehende Dateinamen geändert, sondern interne PDF-Inhalte extrahiert und zur Umbenennung verwendet werden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist, dass Sie zur speziellen Prozessseite für die PDF-Inhaltsumbenennung gelangen. Da wir PDF-Dateien verarbeiten möchten, wählen Sie bitte nicht andere Funktionen wie Word-Inhaltsumbenennung oder Textdatei-Inhaltsumbenennung.
Schritt 2: Umzubenennende PDF-Dateien importieren
Auf der Funktionsseite werden vier Prozessschritte angezeigt: Auszuwählende Datensätze, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Zunächst müssen Sie im 1. Schritt die zu verarbeitenden Dateien importieren.
Im oberen Schaltflächenbereich stehen „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“ zur Verfügung. Wenn nur wenige bestimmte PDFs verarbeitet werden sollen, nutzen Sie „Dateien hinzufügen“. Befinden sich alle zu verarbeitenden PDFs in einem Ordner, können Sie über „Dateien aus Ordner importieren“ einen Stapel-Import durchführen. Nach dem Import werden die Dateien in einer Tabelle angezeigt.
Im Screenshot wurden bereits 4 Datensätze importiert, alle mit der Dateiendung pdf, die Pfade verweisen auf 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf im Verzeichnis D:test. Die Zusammenfassung unten zeigt 4 Datensätze an. Klicken Sie nach Bestätigung der richtigen Liste auf „Weiter“ am unteren Seitenrand.
Ziel dieses Schritts ist die Erstellung einer Stapel-Aufgabenliste. Nur die in dieser Liste aufgeführten PDFs nehmen an der anschließenden Barcode-Erkennung und Umbenennung teil.
Schritt 3: Name aus „Erstem Barcode-Bild“ extrahieren wählen
Im 2. Schritt „Verarbeitungsoptionen festlegen“ müssen Extraktionsregeln konfiguriert werden. Der Bereich „Suchbereich“ bietet drei Optionen: Erste Textzeile, erstes Barcode-Bild und Text nach benutzerdefinierter Formel.
Da es sich in diesem Beispiel um einen Barcode auf der PDF-Seite handelt, wählen wir „Erstes Barcode-Bild“. Dies bedeutet, dass die Software den entsprechenden Text über die Barcode-Bild-Erkennungslogik extrahiert und nicht als normale Textzeile ausliest.
Wählen Sie dann im Bereich „Position“ aus, wie der Dateiname geschrieben werden soll. Im Screenshot ist „Gesamten Dateinamen überschreiben“ ausgewählt. Dies eignet sich hervorragend, um den ursprünglichen Dateinamen vollständig durch die Barcode-Nummer zu ersetzen. Lautete der ursprüngliche Dateiname beispielsweise 2.pdf und der erkannte Barcode-Text im PDF ist 20036655, lautet das Ergebnis nach der Verarbeitung 20036655.pdf.
Sollte die ursprüngliche Nummerierung aus Geschäftsgründen erhalten bleiben müssen, kann je nach Interface-Option auch die Platzierung links oder rechts vom Dateinamen in Betracht gezogen werden. Für Bestell- und Archivierungsprozesse wird jedoch meist die Option „Gesamten Dateinamen überschreiben“ empfohlen, um den Dateinamen schlank zu halten und die Suche und Systemerkennung zu erleichtern.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung ausführen
Nachdem die Extraktionsregeln und die Benennungsposition festgelegt wurden, folgen Sie dem Interface-Workflow weiter zu Schritt 3 „Speicherort festlegen“. Da die Stapelumbenennung viele Dateien betrifft, wird je nach Wichtigkeit der Dateien eine sichere Speicheroption empfohlen. Für offizielle Unterlagen empfiehlt es sich, zunächst in einen neuen Ordner zu exportieren, die Barcode-Erkennung und Dateinamen zu überprüfen und dann die Originaldateien zu ersetzen oder zu archivieren.
Fahren Sie anschließend mit Schritt 4 „Verarbeitung starten“ fort. Die Software liest entsprechend der importierten Dateiliste nacheinander das erste Barcode-Bild im PDF-Inhalt und schreibt den erkannten Text in den Dateinamen. Nach Abschluss der Aufgabe können Sie das Ergebnis am gewählten Speicherort einsehen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts sind PDFs im Zielordner, die nach Barcode-Nummern benannt sind. Die Dateiendung bleibt pdf, der Hauptteil des Dateinamens wurde von der ursprünglichen Nummer in die entsprechende Barcode-Ziffer geändert.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Muss die Barcode-Nummer im PDF klar und deutlich sein?
Es wird empfohlen, auf eine gute Lesbarkeit zu achten. Die Barcode-Erkennung hängt von der Bildqualität ab. Handelt es sich um PDFs mit niedriger Scan-Auflösung oder ist der Barcode komprimiert, verzerrt oder verdeckt, kann dies das Erkennungsergebnis beeinträchtigen. Vor der offiziellen Stapelverarbeitung sollten stichprobenartig einige PDFs getestet werden.
2. Was tun, wenn sich mehrere Barcodes in einem PDF befinden?
Die im Screenshot gezeigte Option lautet „Erstes Barcode-Bild“ und eignet sich daher besser für Fälle, in denen jedes PDF nur einen Hauptbarcode hat oder der Ziel-Barcode in der Erkennungsreihenfolge an erster Stelle steht. Befinden sich mehrere Barcodes im PDF, muss zuvor geprüft werden, ob die Software den für die Umbenennung geschäftlich relevanten Barcode extrahiert.
3. Entsprechen sich Barcode-Text und Dateiname eins zu eins?
Idealerweise sollte die Barcode-Nummer in jedem PDF eindeutig sein. Erkennen mehrere PDFs dieselbe Nummer, kann es zu Problemen mit gleichnamigen Dateien kommen. Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung die Regeln für die Barcode-Nummerierung zu prüfen und nach der Verarbeitung stichprobenartig Anzahl und Dateinamen auf Übereinstimmung mit den Erwartungen zu kontrollieren.
4. Ist dies auch für doc-, docx- oder Word-Dateien geeignet?
Dieser Artikel behandelt PDF-Dateien. Auf derselben Tool-Seite sind im Screenshot auch andere Funktionen wie „Word-Dateien anhand des Dateiinhalts umbenennen“ zu sehen, aber der gewählte Workflow ist „PDF-Dateien anhand des Dateiinhalts umbenennen“. Möchten Sie doc-, docx- oder andere Word-Dokumente verarbeiten, sollten Sie die entsprechende Word-Funktion und nicht den PDF-Umbenennungs-Workflow verwenden.
5. Müssen PDF-Reader vor der Verarbeitung geschlossen werden?
Wenn bestimmte PDFs von einem Reader oder einem anderen Programm geöffnet sind, kann dies den Dateizugriff beeinträchtigen. Es wird empfohlen, alle geöffneten relevanten PDFs vor der Stapelverarbeitung zu schließen, um zu vermeiden, dass die Aufgabe aufgrund gesperrter Dateien fehlschlägt oder nicht gespeichert werden kann.
Fazit
Wenn PDF-Dateinamen nur aus Nummern wie 1.pdf, 2.pdf bestehen, ist die Effizienz der Dateiverwaltung sehr gering. Befinden sich jedoch bereits Barcode-Nummern im PDF-Inhalt, ist der sinnvollste Ansatz, den Barcode-Text zu extrahieren und stapelweise als PDF-Dateinamen zu verwenden. So werden Dateinamen von „nicht aussagekräftig“ zu durchsuchbaren, abgleichbaren und archivierbaren Geschäftsnummern.
Als eine auf Büroszenarien ausgerichtete Stapel-Dateiverarbeitungssoftware hilft HeSoft Doc Batch Tool Anwendern, die Schritte des wiederholten Öffnens von PDFs, des Betrachtens von Barcodes und des manuellen Umbenennens zu reduzieren. Folgen Sie dem Ablauf in diesem Artikel: Gehen Sie zur Kategorie „Dateiname“, wählen Sie „PDF-Dateien anhand des Dateiinhalts umbenennen“, importieren Sie die PDFs, legen Sie den Suchbereich auf „Erstes Barcode-Bild“ fest und überschreiben Sie den gesamten Dateinamen mit dem Erkennungsergebnis. So können Sie die stapelweise Umbenennung von PDFs nach Barcode-Nummern schnell abschließen. Es wird empfohlen, die Methode zunächst mit wenigen Dateien zu testen und dann offizielle Unterlagen im Stapel zu verarbeiten, um ein stabileres Bereinigungsergebnis zu erzielen.