Nommer un grand nombre de fichiers PDF uniquement par numéro de série rendra la recherche et l'archivage ultérieurs très difficiles. Pour les PDF comportant un code-barres dans la page, vous pouvez utiliser un logiciel de bureau pour identifier le numéro du code-barres à partir du contenu du fichier et remplacer le nom du fichier PDF par lot. Cet article, axé sur des scénarios courants tels que les commandes, les archives et les rapports, explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour renommer les PDF par numéro de code-barres.
De nombreuses entreprises accumulent un grand nombre de PDF dans leurs opérations quotidiennes : PDF de commandes, bordereaux d'expédition, rapports d'inspection, copies numérisées de contrats, documents d'archives, supports de formation, etc. Ces fichiers proviennent souvent de scanners, de systèmes métier ou de programmes d'exportation en lot. Une fois enregistrés localement, leurs noms peuvent être simplement des noms temporaires comme 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf. Le problème est que ces noms de fichiers n'ont aucune signification métier. Pour trouver un fichier correspondant à une commande, un rapport ou un numéro spécifique, il faut les ouvrir un par un pour vérifier.
Si le PDF contient déjà un code-barres, et que ce code-barres correspond à un numéro unique, alors ce numéro peut être directement utilisé comme nom de fichier. Ainsi, le nom de fichier devient un index en soi, ce qui facilite grandement les recherches, l'archivage, le téléchargement vers des systèmes, ou la vérification avec des feuilles de calcul Excel et des bases de données.
La méthode présentée dans cet article utilise la fonction de renommage par contenu PDF du logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour extraire en lot la première image de code-barres d'un PDF et renommer le fichier PDF avec le texte du code-barres reconnu. Comparé au renommage manuel un par un, ce traitement par lot est plus adapté aux environnements de bureau où le nombre de fichiers est important et la règle de nommage uniforme.
Scénarios applicables
Le renommage en lot par numéro de code-barres PDF convient aux flux de travail suivants :
Premièrement, la gestion des documents de commande. La page PDF de chaque commande comporte un code-barres ou un code-barres du numéro de commande, mais après exportation, le nom du fichier n'est qu'un numéro séquentiel système. Après renommage par numéro de code-barres, le service client, l'entrepôt et la comptabilité peuvent tous rechercher rapidement par numéro de commande.
Deuxièmement, l'archivage de documents numérisés. Lorsque des archives papier sont numérisées en PDF, les noms de fichiers sont généralement générés automatiquement par le logiciel de numérisation. Si les pages d'archives portent une étiquette code-barres, le texte de ce code-barres peut être utilisé comme nom de fichier, réduisant ainsi le travail de saisie manuelle des numéros.
Troisièmement, la gestion des rapports d'inspection et d'échantillons. Les rapports PDF contiennent souvent des codes-barres correspondant au numéro d'échantillon, au numéro de rapport ou au numéro d'expérience. Après le renommage en lot, il est plus facile de faire correspondre les fichiers avec le registre des échantillons.
Quatrièmement, la gestion des fichiers de logistique, d'entreposage et d'actifs. Les numéros de colis, de référence article, d'actif, etc., apparaissent souvent sous forme de code-barres dans les PDF. Il convient de les utiliser directement comme noms de fichiers pour faciliter la transmission interservices et la conservation à long terme.
Aperçu du résultat : D'un PDF au numéro séquentiel à un PDF au numéro de code-barres
Observons d'abord l'état des fichiers avant traitement. Le dossier contient 4 PDF, nommés respectivement 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf. Ces noms ne peuvent qu'indiquer un ordre, sans exprimer le contenu du fichier ni préciser à quel numéro de code-barres correspond chaque PDF.
Ensuite, examinons le contenu du PDF. Dans la capture d'écran, il y a un code-barres dans le coin supérieur droit de la page PDF, avec le numéro 20036655 affiché sous le code-barres. La flèche rouge pointe précisément vers le texte du code-barres à extraire. Tant que chaque PDF possède un numéro de code-barres similaire, il peut servir de base pour renommer le fichier.
Après traitement, les noms de fichiers ne sont plus de simples numéros séquentiels, mais sont devenus 10026877.pdf, 20036655.pdf, 20100511.pdf, 33952100.pdf. Les noms de fichiers correspondent désormais aux numéros de code-barres contenus dans les PDF. Pour les retrouver ultérieurement, il suffit de rechercher le numéro directement dans le dossier.
Procédure
Étape 1 : Trouver « Renommer des fichiers PDF en utilisant le contenu du fichier » sur la page d'accueil de l'outil.
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , accédez d'abord à la catégorie « Noms de fichiers » depuis le menu de gauche. Cette catégorie regroupe les capacités de traitement par lot liées aux noms de fichiers, telles que le remplacement en lot de mots-clés dans les noms de fichiers, l'insertion de texte, l'ajout de préfixes/suffixes, l'ajout du nom du dossier parent ou du nombre de pages, etc.
Pour cette tâche, il faut sélectionner la 7e option, « Renommer des fichiers PDF en utilisant le contenu du fichier ». La description de cette carte de fonction dans la capture d'écran est « Renommer en lot les fichiers PDF en utilisant certains textes de leur contenu comme nom de fichier ». Cela signifie qu'il ne s'agit pas simplement de modifier un nom de fichier existant, mais d'extraire le contenu interne du PDF pour l'utiliser ensuite pour le renommage.
Le résultat attendu à cette étape est d'entrer dans la page de processus dédiée au renommage par contenu PDF. Puisque nous devons traiter des fichiers PDF, ne sélectionnez pas d'autres fonctions comme le renommage par contenu Word ou le renommage par contenu de fichier texte.
Étape 2 : Importer les fichiers PDF à renommer
Après être entré dans la page de fonction, l'interface affiche quatre nœuds de processus : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l'emplacement d'enregistrement, Démarrer le traitement. Il faut d'abord importer les fichiers à traiter à l'étape 1.
La zone de boutons supérieure propose « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si vous ne traitez qu'un petit nombre de PDF spécifiques, vous pouvez utiliser « Ajouter des fichiers » ; si tout un dossier contient les PDF à traiter, vous pouvez les ajouter en lot via « Importer des fichiers depuis un dossier ». Une fois importés, les fichiers apparaissent dans le tableau.
La capture d'écran montre 4 enregistrements importés, tous avec l'extension pdf, pointant respectivement vers les fichiers 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf dans le répertoire D:test. Le résumé en bas indique 4 enregistrements. Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur « Suivant » en bas de la page.
Le but de cette étape est d'établir une liste de tâches par lot. Seuls les PDF figurant dans la liste participeront à la reconnaissance et au renommage ultérieurs par code-barres.
Étape 3 : Choisir d'extraire le nom depuis « la première image de code-barres »
Une fois arrivé à l'étape 2 « Définir les options de traitement », il faut configurer la règle d'extraction. La zone « Zone de recherche » de l'interface contient trois options : Première ligne de texte, Première image de code-barres, Texte correspondant à une formule personnalisée.
Dans cet exemple, le contenu cible sur la page PDF est un code-barres, donc sélectionnez « Première image de code-barres ». Cela signifie que le logiciel extraira le texte correspondant via la logique de reconnaissance d'image de code-barres, plutôt que de lire une ligne de texte ordinaire.
Ensuite, dans la zone « Position », choisissez comment le nom de fichier doit être écrit. La capture d'écran montre que « Remplacer tout le nom de fichier » est sélectionné. Ceci est très approprié pour remplacer complètement le nom de fichier original par le numéro de code-barres. Par exemple, si le nom de fichier original est 2.pdf et que le code-barres reconnu dans le PDF est 20036655, le résultat après traitement sera 20036655.pdf.
Si les besoins métier exigent de conserver le numéro séquentiel d'origine, vous pouvez aussi envisager de le placer à gauche ou à droite du nom de fichier, selon les options de l'interface. Mais pour l'archivage de commandes ou de documents, il est généralement plus recommandé d'utiliser « Remplacer tout le nom de fichier » pour que le nom de fichier reste concis, facilitant la recherche et la reconnaissance par le système.
Étape 4 : Continuer à définir l'emplacement d'enregistrement et exécuter le traitement par lot
Après avoir terminé la configuration des règles d'extraction et de la position de nommage, continuez à suivre le flux de l'interface jusqu'à l'étape 3 « Définir l'emplacement d'enregistrement ». Le renommage en lot impliquant plusieurs fichiers, il est conseillé de choisir un mode d'enregistrement sûr en fonction de l'importance des fichiers. Pour les documents officiels, il est recommandé de les exporter d'abord vers un nouveau dossier, et de ne remplacer ou archiver les fichiers originaux qu'après avoir confirmé que la reconnaissance des codes-barres et les noms de fichiers sont corrects.
Passez ensuite à l'étape 4 « Démarrer le traitement ». Le logiciel va, en fonction de la liste de fichiers importés, lire un par un la première image de code-barres dans le contenu de chaque PDF et écrire le texte reconnu dans le nom de fichier. Une fois la tâche terminée, il suffit de vérifier le résultat à l'emplacement d'enregistrement choisi.
Le résultat attendu de cette étape est que des PDF nommés selon le numéro de code-barres apparaissent dans le dossier. L'extension du fichier reste .pdf, tandis que le corps du nom de fichier, autrefois un numéro séquentiel, devient le chiffre du code-barres correspondant.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Le numéro de code-barres dans le PDF doit-il être clair ?
Il est recommandé qu'il soit clair. La reconnaissance des codes-barres dépend de la qualité de l'image. Si le PDF est une numérisation basse résolution, ou si le code-barres est compressé, déformé ou obstrué, cela peut affecter le résultat de la reconnaissance. Avant un traitement en lot officiel, il est préférable de tester aléatoirement quelques PDF.
2. Que faire s'il y a plusieurs codes-barres dans chaque PDF ?
L'option dans la capture d'écran est « Première image de code-barres ». Elle est donc plus adaptée aux cas où chaque PDF n'a qu'un seul code-barres principal, ou lorsque le code-barres cible est le premier dans l'ordre de reconnaissance. Si un PDF contient plusieurs codes-barres, il faut d'abord vérifier que le logiciel extrait bien celui qui doit servir de nom de fichier d'un point de vue métier.
3. Y a-t-il une correspondance biunivoque entre le texte du code-barres et le nom de fichier ?
Idéalement, le numéro de code-barres dans chaque PDF devrait être unique. Si plusieurs PDF produisent un numéro identique lors de la reconnaissance, cela peut entraîner des problèmes de gestion de fichiers homonymes. Il est conseillé de vérifier la règle de numérotation des codes-barres avant le traitement, et de contrôler par sondage après le traitement si le nombre de fichiers et les noms de fichiers correspondent aux attentes.
4. Peut-on l'utiliser pour des fichiers doc, docx, Word ?
Cet article traite des fichiers PDF. Sur la même page d'outil dans la capture d'écran, on peut voir d'autres fonctions comme « Renommer des fichiers Word en utilisant le contenu du fichier », mais le processus actuel a sélectionné « Renommer des fichiers PDF en utilisant le contenu du fichier ». Si vous devez traiter des documents Word comme .doc, .docx, vous devez utiliser la fonction Word correspondante, et non le flux de renommage PDF.
5. Faut-il fermer le lecteur PDF avant le traitement ?
Si certains PDF sont en cours d'utilisation par un lecteur ou un autre programme, cela peut affecter la lecture/écriture du fichier. Avant le traitement en lot, il est conseillé de fermer les PDF concernés qui sont ouverts, pour éviter que des fichiers ne soient verrouillés, ce qui entraînerait un échec de la tâche ou l'impossibilité de sauvegarder.
Résumé
Lorsque les noms de fichiers PDF ne sont que des numéros séquentiels comme 1.pdf, 2.pdf, l'efficacité de la gestion des fichiers est très faible. Mais si le PDF contient déjà un numéro de code-barres, la méthode la plus rationnelle est d'extraire ce texte et de l'utiliser en lot comme nom de fichier PDF. Cela permet de transformer un nom de fichier « illisible » en un numéro métier « consultable, vérifiable et archivable ».
En tant que logiciel de traitement de fichiers par lot conçu pour l'environnement bureautique, HeSoft Doc Batch Tool peut aider les utilisateurs à réduire les étapes répétitives d'ouverture de PDF, de vérification des codes-barres et de renommage manuel. En suivant le flux décrit dans cet article : accéder à la catégorie « Noms de fichiers », sélectionner « Renommer des fichiers PDF en utilisant le contenu du fichier », importer les PDF, définir la zone de recherche sur « Première image de code-barres » et utiliser le résultat de la reconnaissance pour remplacer tout le nom de fichier, vous pouvez rapidement renommer des PDF en lot par numéro de code-barres. Il est recommandé de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers avant de traiter les documents officiels en lot, pour obtenir des résultats de gestion plus stables.