Wenn Daten, Jahre, Nummern oder Namen in mehreren PDFs einheitlich geändert werden müssen, ist es sehr zeitaufwendig, jede PDF einzeln zu öffnen und manuell zu suchen und zu ersetzen. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie in PDF-Tools die Funktion „Schlüsselwörter in PDFs suchen und ersetzen“ verwenden und durch formelbasierte unscharfe Suche eine Platzhalter-ähnliche Übereinstimmung erzielen, um Monate und vierstellige Jahreszahlen in mehreren PDFs stapelweise durch neue Inhalte zu ersetzen. Dies eignet sich zur Stapelüberarbeitung von Bürodokumenten und zur einheitlichen Korrektur vor der Archivierung.
Viele Büromitarbeiter kennen diese Situation: Eine Reihe von PDF-Dokumenten ist bereits erstellt und steht kurz vor der Verteilung, da stellt sich heraus, dass das Datum, die Jahreszahl, der Projektname oder die Nummer darin einheitlich angepasst werden müssen. PDFs lassen sich nicht so einfach direkt bearbeiten wie Word-Dokumente. Handelt es sich nur um ein oder zwei Dateien, ist das manuelle Öffnen und Bearbeiten noch akzeptabel; bei Dutzenden oder sogar Hunderten von PDFs, bei denen jede Datei gesucht, ersetzt und gespeichert werden muss, ist der Arbeitsaufwand jedoch enorm.
Noch komplizierter wird es, wenn die zu ersetzenden Inhalte nicht völlig identisch sind. Beispielsweise können in Datumsangaben unterschiedliche Monate vorkommen, Jahreszahlen können unterschiedliche vierstellige Ziffern sein, Nummern können verschiedene laufende Nummern enthalten und Berichtsnamen verschiedene Chargen. In solchen Fällen ist die einfache Eingabe eines festen Suchbegriffs für die Ersetzung oft nicht flexibel genug. Dieser Artikel stellt eine besser für die Stapelverarbeitung im Büro geeignete Methode vor: die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool , um in PDF-Dateien mithilfe von Platzhaltern oder Formeln unscharf nach Schlüsselwörtern zu suchen und diese stapelweise durch einen Zieltext zu ersetzen.
Das Beispiel in diesem Artikel zeigt, wie alte Monate und alte Jahreszahlen in mehreren PDFs einheitlich in neue Monate und neue Jahreszahlen geändert werden. Vor der Verarbeitung ist im PDF „April 13, 2017“ zu sehen, nach der Verarbeitung wird daraus „August 13, 2026“. Anhand dieses Falls können Sie nachvollziehen, wie Sie ähnliche Methoden auf Aufgaben wie die stapelweise Änderung von PDF-Daten, die stapelweise Ersetzung von PDF-Nummern und die stapelweise Überarbeitung von PDF-Schlüsselwörtern anwenden können.
Anwendungsszenarien: Warum Sie die unscharfe Suche für die Stapelersetzung von PDF-Inhalten verwenden sollten
In der Unternehmensverwaltung und Dokumentenverwaltung ist PDF oft das endgültige Lieferformat. Sein Vorteil ist die stabile Formatierung, der Nachteil ist, dass Änderungen nicht so einfach sind wie bei Quelldateien wie doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx. Wenn die Quelldateien nicht auffindbar sind oder Inhaltsrevisionen nur auf Basis der vorhandenen PDFs vorgenommen werden können, ist ein Tool zur stapelweisen Suche und Ersetzung sehr praktisch.
Die folgenden Szenarien eignen sich besonders für die unscharfe Suche und Ersetzung mit PDF-Platzhaltern:
- Das Datum auf dem Deckblatt einer Reihe von PDF-Berichten muss einheitlich geändert werden, z. B. eine alte Jahreszahl durch eine neue ersetzen.
- Alte Firmennamen, Markennamen oder Abteilungsnamen in mehreren PDF-Verträgen müssen einheitlich ersetzt werden.
- PDF-Benachrichtigungen, Mitteilungen oder Handbücher enthalten mehrere ähnlich formatierte Nummern, die nach einer Regel stapelweise geändert werden müssen.
- Vor der Archivierung wird festgestellt, dass PDF-Dokumente alte Projektnamen enthalten, die einmalig in mehreren Dateien revidiert werden müssen.
- Schlüsselwörter in Dokumenten weisen eine Regelmäßigkeit auf, sind aber nicht völlig identisch, z. B. Monate, Jahre, laufende Nummern, Codes usw.
Im Vergleich zum einzelnen Öffnen von PDFs liegt der Vorteil einer Stapelverarbeitungssoftware darin, dass Sie die Dateien zunächst zentral importieren, dann einheitlich Regeln festlegen und die Software die sich wiederholenden Vorgänge automatisch ausführen lassen können. Die Ausrichtung von HeSoft Doc Batch Tool ist genau darauf ausgerichtet, Dateien stapelweise zu verarbeiten, wiederkehrende Arbeit zu reduzieren und die Büroeffizienz zu steigern, und eignet sich für Nutzer, die häufig Dokumente verarbeiten.
Effektvorschau: Alter Datumsinhalt im PDF vor der Verarbeitung
Im Beispiel enthält der zu verarbeitende Ordner 4 PDF-Dateien, nämlich 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf. Sie alle sind Gegenstand dieser stapelweisen Verarbeitung. Bei Verwendung herkömmlicher Methoden müssten diese 4 PDFs nacheinander geöffnet und manuell nach Datumsinhalten durchsucht werden.
Nach dem Öffnen eines der PDFs ist auf der Seite ein Datumstext zu sehen. Der Screenshot markiert mit einem roten Rahmen „April“ und „2017“, was verdeutlicht, dass der Schwerpunkt der Ersetzung auf Monat und Jahr des Datums liegt, während das „13,“ dazwischen unverändert bleibt.
Wenn nur nach „April“ gesucht wird, kann nur der exakt übereinstimmende Monat ersetzt werden; erscheint in anderen PDFs Mai oder ein anderer Monat, könnte dies übersehen werden. Wird nur nach „2017“ gesucht, kann auch nur dieses feste Jahr ersetzt werden. Um gleichartige Inhalte flexibler abzudecken, müssen unscharfe Suchregeln verwendet werden. Beispielsweise die im späteren Screenshot der Einstellungen erscheinenden „April|May“ und „\d{4}“ verdeutlichen den Ansatz, Text nach Mustern zuzuordnen.
Effektvorschau: Datum wurde nach der Verarbeitung auf den Zielinhalt aktualisiert
Nach Abschluss der Stapelverarbeitung und erneutem Öffnen des PDFs zur Überprüfung ist zu sehen, dass aus dem ursprünglichen „April 13, 2017“ nun „August 13, 2026“ geworden ist. Der Monat wurde durch August ersetzt, die vierstellige Jahreszahl durch 2026.
Effektiv hat die Software zwei Arten von Ersetzungen vorgenommen: Zum einen wurde der gefundene Monatstext durch den angegebenen Monat ersetzt, zum anderen die gefundene vierstellige Jahreszahl durch das angegebene Jahr. Diese Methode ist sehr anschaulich für die stapelweise Änderung von PDF-Daten und lässt sich auf andere Ersetzungsaufgaben mit regelmässigen Schlüsselwörtern erweitern.
Arbeitsschritte: Stapelweises Ersetzen mehrerer PDF-Schlüsselwörter mit HeSoft Doc Batch Tool
Schritt 1: Aufrufen der Suchen-und-Ersetzen-Funktion im PDF-Tool
Wählen Sie nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool zunächst in der linken Navigationsleiste „PDF-Tool“ aus. Auf der rechten Seite werden mehrere stapelweise Verarbeitungsfunktionen für PDFs angezeigt, z. B. PDF-Passwortschutz hinzufügen, PDF-Wasserzeichen hinzufügen, PDF in Word konvertieren, PDF in Bild konvertieren usw. Da in diesem Artikel der Text im PDF-Inhalt geändert werden soll, wählen Sie „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“.
Im Screenshot wird die Funktionskarte als „1. Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“ mit dem Hinweis „Schlüsselwörter im Inhalt von PDF-Dateien stapelweise suchen und ersetzen“ angezeigt. Dies zeigt, dass es sich weder um die Verarbeitung von Dateinamen noch um eine Formatkonvertierung handelt, sondern um das Suchen und Ersetzen innerhalb des PDF-Dateiinhalts. Der Zugang zur richtigen Funktion ist die Voraussetzung dafür, dass die anschliessende Stapelverarbeitung reibungslos abgeschlossen werden kann.
Schritt 2: Importieren aller zu verarbeitenden PDFs
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt der obere Bildschirmrand den aktuellen Aufgabennamen „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“ an. Der Verarbeitungsablauf ist schrittweise gestaltet, wobei Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ lautet. Auf dieser Seite können Sie über „Datei hinzufügen“ einzelne oder mehrere PDFs importieren oder über „Dateien aus Ordner importieren“ alle PDFs eines Ordners auf einmal importieren.
Im Beispiel wurden bereits 4 Datensätze importiert, die Dateinamen lauten 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, der Pfad befindet sich im Testverzeichnis auf Laufwerk D. Die Tabelle zeigt auch Informationen wie Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an, damit der Benutzer die zu verarbeitenden Objekte bestätigen kann. Für die Stapelverarbeitung wird empfohlen, diesen Schritt sorgfältig zu prüfen: Werden Dateien nicht importiert, führt dies zu einer unvollständigen Verarbeitung; werden versehentlich nicht relevante PDFs importiert, kann dies zu unnötigen Inhaltsänderungen führen.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Dateiliste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“, um zur Seite mit den Regeleinstellungen zu gelangen.
Schritt 3: Auswahl von „Formel zur unscharfen Textsuche verwenden“
In Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen festlegen“ müssen Sie die Optionen für die Schlüsselwörter einstellen. Im Screenshot ist zu sehen, dass die „Suchmethode“ zwei Optionen umfasst: „Exakte Textsuche“ und „Formel zur unscharfen Textsuche verwenden“. Da in diesem Fall eine unscharfe Suche mit Platzhaltern durchgeführt werden soll, ist „Formel zur unscharfen Textsuche verwenden“ auszuwählen.
Man kann dies so verstehen: Die exakte Suche eignet sich für feststehende Inhalte, z. B. „Alter Firmenname“ durch „Neuer Firmenname“ ersetzen; die unscharfe Formelsuche hingegen eignet sich für regelmässige Inhalte wie Jahreszahlen, Nummern oder mehrere optionale Begriffe. Für die stapelweise Ersetzung von PDF-Schlüsselwörtern beeinflusst die Wahl der richtigen Suchmethode das Ersetzungsergebnis direkt.
Schritt 4: Ausfüllen der zu suchenden Platzhalter- oder Formelregeln auf der linken Seite
Der linke Bereich des Screenshots zeigt die „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“. Im Beispiel wurden zwei Regeln eingetragen:
- April|May
- \d{4}
Die erste Regel „April|May“ bedeutet, nach Monatsbegriffen wie April oder Mai zu suchen. Die zweite Regel „\d{4}“ bedeutet, vierstellige Ziffern zu finden, was häufig zur Identifizierung von Jahreszahlen verwendet wird. Durch diese Schreibweise kann die Software Text nach Mustern suchen, anstatt nur nach einer einzigen, völlig festen Zeichenkette zu suchen.
In der Büropraxis können Sie die Regeln an den Dokumenteninhalt anpassen. Wenn Sie beispielsweise mehrere alte Abteilungsnamen ersetzen möchten, können Sie die verschiedenen Namen als Suchbegriffe eintragen. Soll ein fest formatiertes Nummernschema verarbeitet werden, analysieren Sie zunächst die Regelmässigkeit der Nummern und legen Sie dann die entsprechenden Suchinhalte fest. Es wird empfohlen, die Regeln nicht von Anfang an zu weit zu fassen, insbesondere bei Ziffern, um eine versehentliche Übereinstimmung mit anderen Nummern, Beträgen oder Seitenzahlen zu vermeiden.
Schritt 5: Ausfüllen des zu ersetzenden Zielinhalts auf der rechten Seite
Der rechte Bereich zeigt die „Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter“. Im Beispiel wurde eingetragen:
- August
- 2026
Diese beiden Zeilen entsprechen zeilenweise der Suchliste auf der linken Seite. Das bedeutet, der in Zeile 1 links gefundene Inhalt wird durch August in Zeile 1 rechts ersetzt; der in Zeile 2 links gefundene Inhalt wird durch 2026 in Zeile 2 rechts ersetzt. Da eine zeilenweise Entsprechung zwischen linker und rechter Liste besteht, sollte beim Ausfüllen die Zeilenanzahl und -reihenfolge übereinstimmen.
Wenn Sie die stapelweise Änderung von PDF-Daten durchführen, sollten Sie zunächst klären, welche Teile sich ändern und welche unverändert bleiben sollen. Beispielsweise werden in diesem Fall nur Monat und Jahr ersetzt, das dazwischenliegende Datum „13,“ erscheint nicht in der Suchliste und wird daher nicht ersetzt. Dies ermöglicht lokale Änderungen, ohne das gesamte Datum neu schreiben zu müssen.
Schritt 6: Aufrufen des Speicherorts und Starten des Verarbeitungsprozesses
Klicken Sie nach dem Festlegen der Such- und Ersetzungsregeln auf „Weiter“. Im oberen Prozessbalken ist zu sehen, dass anschliessend noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. Obwohl der Screenshot keine Details zur Seite mit dem Speicherort zeigt, ist dieser bei der stapelweisen Änderung von PDFs sehr wichtig. Es wird empfohlen, die verarbeiteten PDFs in einem neuen Ausgabeverzeichnis zu speichern, um sie einfacher mit den Originaldateien vergleichen zu können.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, gehen Sie zum Schritt Verarbeitung starten. Nach Abschluss der Verarbeitung sollten Sie stichprobenartig einige PDFs überprüfen, um sicherzustellen, dass die Ersetzung der Schlüsselwörter den Erwartungen entspricht. Bei einer grösseren Anzahl von Dateien können Sie vorrangig PDFs mit typischen Inhalten prüfen, z. B. Dateien mit vollständigen Daten, Nummern und Titeln.
Häufige Fragen oder Hinweise
1. Warum ist „\d{4}“ mit Vorsicht zu verwenden?
Wie das Screenshot-Beispiel zeigt, wird „\d{4}“ verwendet, um vierstellige Ziffern zu finden, und eignet sich für die Suche nach Jahreszahlen. Enthält das PDF jedoch auch Berichtsnummern, Seitenzahlen, Beträge, Codes usw. mit vierstelligen Ziffern, könnten diese ebenfalls erfasst werden. Daher sollten Sie die Regeln vor der formellen Stapelverarbeitung zunächst mit wenigen Beispieldokumenten testen. Soll nur die Jahreszahl an einer bestimmten Stelle ersetzt werden, sollte der Suchbereich möglichst eingeschränkt oder eine präzisere Regel verwendet werden.
2. Kann die Reihenfolge mehrerer Such- und Ersetzungselemente beliebig sein?
Es wird nicht empfohlen, die Reihenfolge willkürlich zu ändern. In der Softwareoberfläche befindet sich links die Suchliste und rechts die Ersetzungsliste, wobei die Entsprechung normalerweise zeilenweise erfolgt. Zeile 1 entspricht Zeile 1, Zeile 2 entspricht Zeile 2. Eine falsche Reihenfolge kann zu unerwarteten Ersetzungsergebnissen führen. Nach dem Ausfüllen empfiehlt sich eine zeilenweise Überprüfung.
3. Wann verwendet man die exakte Suche und wann die unscharfe Suche?
Soll der zu ersetzende Inhalt völlig feststehen, z. B. „Jahresbericht 2025“ einheitlich in „Jahresbericht 2026“ geändert werden, kann die exakte Suche in Betracht gezogen werden. Weist der zu ersetzende Inhalt eine Variationsregelmässigkeit auf, z. B. unterschiedliche Jahre, Monate oder Nummern, eignet sich besser die Formel zur unscharfen Textsuche. Die in diesem Artikel behandelte stapelweise Ersetzung mit Platzhaltern dient im Kern genau dazu, das Problem der „nicht völlig identischen, aber regelmässigen“ Änderung von PDF-Inhalten zu lösen.
4. Ist eine Ersetzung möglich, wenn das PDF ein Scan ist?
Wenn die PDF-Seite als Bild vorliegt und der Text kein durchsuchbarer Text ist, kann die direkte Suche und Ersetzung den Inhalt möglicherweise nicht erkennen. Versuchen Sie zunächst, im PDF-Reader nach dem Zieltext zu suchen. Wird dieser nicht gefunden, muss das PDF möglicherweise zunächst einer Texterkennung unterzogen werden. Bei kopierbarem, durchsuchbarem PDF-Text ist die Erfolgsquote der stapelweisen Suche und Ersetzung in der Regel höher.
5. Sollten die Originaldateien vor der Stapelverarbeitung aufbewahrt werden?
Es wird empfohlen, sie aufzubewahren. Die Stapelersetzung betrifft mehrere Dateien gleichzeitig. Sind die Regeln einmal falsch eingestellt, werden auch die Fehler stapelweise vervielfältigt. Eine sicherere Vorgehensweise ist, die Original-PDFs zu behalten, die Verarbeitungsergebnisse in einem neuen Ordner auszugeben und erst nach erfolgreicher Prüfung für die formelle Archivierung, den Versand oder die Überschreibung zu verwenden.
Zusammenfassung: Steigerung der Effizienz bei der stapelweisen PDF-Überarbeitung durch den Platzhalter-Ansatz
Wenn mehrere PDF-Daten und -Nummern einheitlich geändert werden müssen, ist der zeitaufwendigste Faktor nicht eine einzelne Ersetzungsaktion, sondern das ständige Wiederholen von Datei öffnen, Position suchen, manuelle Eingabe und Speichern/Schliessen. HeSoft Doc Batch Tool fasst diese sich wiederholenden Schritte in einem Aufgabenablauf zusammen: Zuerst das PDF-Tool auswählen, dann die Dateien importieren, anschliessend die Such- und Ersetzungsregeln festlegen und schliesslich die Verarbeitungsergebnisse einheitlich ausgeben.
Das Beispiel in diesem Artikel hat durch die „Verwendung der Formel zur unscharfen Textsuche“ Monate und vierstellige Jahreszahlen in PDFs stapelweise erkannt und ersetzt, wodurch eine schnelle Aktualisierung von alten auf neue Daten erreicht wurde. Für Benutzer, die PDF-Schlüsselwörter stapelweise ersetzen, PDF-Daten stapelweise ändern oder PDF-Berichtsnummern stapelweise verarbeiten müssen, ist diese Methode stabiler, effizienter und besser für die täglichen Anforderungen der Stapelverarbeitung im Büro geeignet als die manuelle Bearbeitung.
Wenn Sie vor einer Reihe inhaltlich ähnlicher, einheitlich zu revidierender PDF-Dateien stehen, empfiehlt es sich, zunächst einige Beispieldokumente vorzubereiten, die Regeln für die unscharfe Suche gemäss den Schritten in diesem Artikel einzurichten und die Wirkung zu testen. Nachdem Sie sich von der Korrektheit überzeugt haben, importieren Sie den gesamten Ordner zur Stapelverarbeitung in die Software, um so bei gleichbleibender Genauigkeit die wiederkehrende Arbeit deutlich zu reduzieren.