여러 PDF의 날짜, 연도, 번호 또는 이름을 일괄적으로 수정해야 할 때, PDF를 하나씩 열어 수동으로 찾아 바꾸는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, PDF 도구에서 "PDF 키워드 찾기 및 바꾸기"를 사용하여 수식 기반 퍼지 검색을 통해 와일드카드와 유사한 매칭을 구현하고, 여러 PDF의 월과 네 자리 연도를 새로운 내용으로 일괄 교체하는 방법을 보여줍니다. 사무 문서의 대량 수정 및 보관 전 통일된 교정에 적합합니다.
많은 사무직 종사자들이 다음과 같은 상황을 겪습니다. PDF 자료가 이미 생성되어 배포되기 직전에야 날짜, 연도, 프로젝트명 또는 번호를 일괄적으로 수정해야 한다는 것을 발견하는 경우입니다. PDF는 Word 문서처럼 직접 편집하기 편리하지 않기 때문에, 수정할 파일이 한두 개라면 수동으로 열어 처리하는 것을 받아들일 수 있지만, 수십 개 또는 수백 개의 PDF라면 각 파일마다 찾기, 바꾸기, 저장 작업을 해야 하므로 작업량이 매우 커집니다.
더 번거로운 점은 바꿔야 할 내용이 완전히 동일하지 않은 경우입니다. 예를 들어 날짜에는 다른 월이 나타날 수 있고, 연도도 다른 네 자리 숫자일 수 있으며, 번호에는 다른 일련번호가 있을 수 있고, 보고서명에는 다른 배치(batch)가 포함될 수 있습니다. 이럴 때는 단순히 고정된 키워드를 입력해 바꾸는 방식만으로는 충분히 유연하게 대처하기 어렵습니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF 파일 내에서 와일드카드나 정규식을 통해 키워드를 유연하게 찾고, 일괄적으로 목표 텍스트로 바꾸는, 일괄 사무 처리에 더 적합한 방법을 소개합니다.
본 문서의 예시는 여러 PDF에서 이전 월과 이전 연도를 새로운 월과 새로운 연도로 통일하는 과정을 보여줍니다. 처리 전 PDF에는 "April 13, 2017"이 보이지만, 처리 후에는 "August 13, 2026"으로 변경됩니다. 이 사례를 통해 유사한 방법을 PDF 날짜 일괄 수정, PDF 번호 일괄 교체, PDF 키워드 일괄 수정 등의 작업에 어떻게 적용할 수 있는지 이해할 수 있습니다.
적용 시나리오: 와일드카드를 이용한 PDF 내용 일괄 교체가 필요한 이유
기업 사무 및 자료 관리에서 PDF는 흔히 최종 전달 형식으로 사용됩니다. 레이아웃이 안정적이라는 장점이 있지만, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx 등의 원본 파일처럼 수정하기 불편하다는 단점이 있습니다. 원본 파일을 찾을 수 없거나, 기존 PDF를 기반으로 내용을 수정해야 할 때, 일괄 찾아 바꾸기 도구는 매우 유용합니다.
다음 시나리오는 PDF 와일드카드 유연 찾기 및 바꾸기를 사용하기에 특히 적합합니다.
- 동일한 배치(batch)의 PDF 보고서 표지 날짜를 통일하여 변경해야 하는 경우 (예: 이전 연도를 새 연도로 변경)
- 여러 PDF 계약서의 이전 회사명, 브랜드명, 부서명을 통일하여 교체해야 하는 경우
- PDF 공지, 알림, 설명서 내에 형식이 유사한 여러 번호가 존재하며, 규칙에 따라 일괄 수정해야 하는 경우
- 아카이빙 전에 PDF 자료에 이전 프로젝트명이 존재하여 여러 파일을 한 번에 수정해야 하는 경우
- 문서 내 키워드가 규칙성을 띠나 완전히 일치하지는 않는 경우 (예: 월, 연도, 일련번호, 코드 등)
PDF를 하나씩 열어보는 것과 비교했을 때, 일괄 처리 소프트웨어의 장점은 파일들을 먼저 모아서 가져온 후, 통일된 규칙을 설정하여 소프트웨어가 반복 작업을 자동으로 실행하게 할 수 있다는 점입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 포지셔닝은 바로 파일 일괄 처리, 반복 작업 감소, 사무 효율 향상을 중심으로 하며, 문서 자료를 자주 처리하는 사용자에게 적합합니다.
결과 미리보기: 처리 전 PDF의 이전 날짜 내용
예시에서 처리해야 할 폴더에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf라는 4개의 PDF 파일이 있습니다. 이들이 모두 이번에 일괄 처리해야 할 대상입니다. 기존 방식을 사용한다면, 이 4개의 PDF를 차례로 열어 수동으로 날짜 내용을 검색해야 합니다.
그중 하나의 PDF를 열면, 페이지에서 한 곳의 날짜 텍스트를 확인할 수 있습니다. 스크린샷에는 "April"과 "2017"이 빨간색 박스로 강조 표시되어 있어, 바꿔야 할 핵심이 날짜의 월과 연도라는 점을 보여줍니다. 가운데의 "13,"은 그대로 유지됩니다.
만약 "April"만 찾는다면 완전히 일치하는 월만 바꿀 수 있습니다. 다른 PDF에 May나 다른 월이 나타난다면 누락될 수 있습니다. "2017"만 찾더라도 이 고정된 연도만 바꿀 수 있습니다. 비슷한 유형의 내용을 더 유연하게 포함하려면, 유연한 찾기 규칙을 사용해야 합니다. 예를 들어 이후 스크린샷 설정에 등장하는 "April|May"와 "\d{4}"는 패턴에 따라 텍스트를 매칭하는 방식을 보여줍니다.
결과 미리보기: 처리 후 날짜가 목표 내용으로 업데이트됨
일괄 처리가 완료된 후, PDF를 열어 확인하면 원래의 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 바뀐 것을 확인할 수 있습니다. 월은 August로, 네 자리 연도는 2026으로 교체되었습니다.
결과적으로 소프트웨어는 두 가지 유형의 교체를 완료했습니다. 하나는 매칭된 월 텍스트를 지정된 월로 교체하는 것이고, 다른 하나는 매칭된 네 자리 숫자 연도를 지정된 연도로 바꾸는 것입니다. 이 방법은 PDF 날짜를 일괄 수정하는 데 매우 직관적이며, 다른 규칙성을 가진 키워드 교체 작업으로도 확장할 수 있습니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF 키워드 일괄 교체하기
단계 1: PDF 도구에서 찾아 바꾸기 기능 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후, 먼저 왼쪽 탐색 모음에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 오른쪽에 PDF 관련 여러 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 예를 들어 PDF 암호 보호 추가, PDF 워터마크 추가, PDF를 Word로 변환, PDF를 이미지로 변환 등이 있습니다. 본 문서에서는 PDF 내용의 텍스트를 수정해야 하므로 "PDF 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다.
스크린샷에서 해당 기능 카드는 "1. PDF 키워드 찾기 및 바꾸기"로 표시되며, "PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 찾기 및 바꾸기"라는 설명이 포함되어 있습니다. 이는 파일명을 처리하거나 형식을 변환하는 것이 아니라, PDF 파일 내용을 대상으로 찾아 바꾸기를 수행한다는 의미입니다. 올바른 기능 입구로 진입하는 것이 이후 일괄 작업을 원활하게 완료하기 위한 전제 조건입니다.
단계 2: 처리할 모든 PDF 가져오기
기능 진입 후, 인터페이스 상단에 현재 작업명 "PDF 키워드 찾기 및 바꾸기"가 표시됩니다. 처리 흐름은 단계식 설계로 되어 있으며, 1단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 해당 페이지에서 "파일 추가"를 통해 개별 또는 여러 PDF를 가져오거나, "폴더에서 파일 가져오기"를 통해 폴더 내 PDF를 한 번에 가져올 수 있습니다.
예시에는 이미 4개의 레코드를 가져왔으며, 파일명은 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf이고, 경로는 D 드라이브의 테스트 디렉터리에 위치합니다. 테이블에는 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보도 표시되어 사용자가 처리 대상을 확인하기 편리합니다. 일괄 처리 시, 이 단계에서는 주의 깊게 확인하는 것이 좋습니다. 파일 가져오기를 누락하면 처리가 누락되고, 관련 없는 PDF를 실수로 가져오면 불필요한 내용 수정을 초래할 수 있습니다.
파일 목록이 올바른지 확인한 후, 페이지 하단의 "다음"을 클릭하여 규칙 설정 페이지로 이동합니다.
단계 3: "수식을 사용하여 유연하게 텍스트 찾기" 선택
2단계 "처리 옵션 설정"에서는 소프트웨어가 키워드 옵션을 설정하도록 요청합니다. 스크린샷에서 "찾기 방식"에는 "정밀 텍스트 찾기"와 "수식을 사용하여 유연하게 텍스트 찾기" 두 가지 선택지가 포함되어 있습니다. 본 사례는 와일드카드식 유연 찾기를 완료해야 하므로 "수식을 사용하여 유연하게 텍스트 찾기"를 선택해야 합니다.
이는 다음과 같이 이해할 수 있습니다. 정밀 찾기는 "이전 회사명"을 "새 회사명"으로 바꾸는 것과 같은 고정된 내용에 적합합니다. 반면 수식 유연 찾기는 연도, 번호, 여러 선택 가능한 단어와 같이 규칙성이 있는 내용에 적합합니다. PDF 키워드 일괄 교체의 경우, 올바른 찾기 방식을 선택하는 것이 교체 결과에 직접적인 영향을 미칩니다.
단계 4: 왼쪽에 찾을 와일드카드 또는 수식 규칙 작성
스크린샷 왼쪽 영역은 "찾을 키워드 목록"입니다. 예시에는 두 가지 규칙이 작성되어 있습니다.
- April|May
- \d{4}
첫 번째 "April|May"는 April 또는 May와 같은 월 단어를 찾겠다는 의미입니다. 두 번째 "\d{4}"는 네 자리 숫자를 매칭하며, 연도를 식별하는 데 자주 사용됩니다. 이러한 방식을 통해 소프트웨어는 특정 고정된 문자열 하나만 찾는 것이 아니라, 규칙에 따라 텍스트를 찾을 수 있습니다.
실제 사무 환경에서는 문서 내용에 따라 규칙을 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 여러 이전 부서명을 교체하려면 여러 이름을 찾기 항목으로 작성할 수 있습니다. 고정된 형식의 번호를 처리하려면 먼저 번호의 규칙을 분석한 후, 그에 맞는 찾기 내용을 설정해야 합니다. 특히 숫자가 포함된 경우, 다른 번호, 금액 또는 페이지 번호를 잘못 매칭하지 않도록 처음부터 규칙을 지나치게 광범위하게 설정하지 않는 것이 좋습니다.
단계 5: 오른쪽에 교체할 목표 내용 입력
오른쪽 영역은 "교체할 키워드 목록"입니다. 예시에는 다음과 같이 입력되어 있습니다.
- August
- 2026
이 두 줄은 왼쪽의 찾기 목록과 행별로 대응됩니다. 즉, 왼쪽 첫 번째 줄에서 매칭된 내용은 오른쪽 첫 번째 줄의 August로 교체되고, 왼쪽 두 번째 줄에서 매칭된 내용은 오른쪽 두 번째 줄의 2026으로 교체됩니다. 좌우 목록이 대응 관계를 가지므로, 입력 시 행 수와 순서를 일치시켜야 합니다.
PDF 날짜 일괄 수정을 처리 중이라면, 먼저 어떤 부분을 변경하고 어떤 부분을 유지할지 명확히 하는 것이 좋습니다. 본 예시의 경우, 월과 연도만 교체하고 가운데 날짜 "13,"은 찾기 목록에 포함되지 않았으므로 교체되지 않습니다. 이렇게 하면 전체 날짜를 다시 작성할 필요 없이 부분 수정이 가능합니다.
단계 6: 저장 위치 설정 및 처리 시작 흐름 진행
찾기 및 교체 규칙을 설정한 후 "다음"을 클릭합니다. 상단 처리 흐름 표시줄에서 이후에 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 더 있음을 알 수 있습니다. 스크린샷에는 저장 위치 페이지의 상세 내용이 없지만, PDF를 일괄 수정할 때 저장 위치는 매우 중요합니다. 처리된 PDF를 원본 파일과 비교할 수 있도록 새로운 출력 디렉터리에 저장하는 것이 좋습니다.
저장 위치 설정을 완료한 후, 처리 시작 단계로 진입합니다. 처리가 끝나면 일부 PDF를 표본 조사하여 키워드 교체가 예상과 일치하는지 확인해야 합니다. 파일 수가 많다면, 날짜, 번호, 제목이 모두 온전한 파일처럼 대표적인 내용을 포함한 PDF를 우선적으로 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. "\d{4}"를 왜 조심스럽게 사용해야 하나요?
스크린샷 예시를 보면, "\d{4}"는 네 자리 숫자를 매칭하므로 연도를 찾는 데 적합합니다. 하지만 PDF에 보고서 번호, 페이지 번호, 금액, 코드 등 네 자리 숫자가 있다면, 그것들도 매칭될 수 있습니다. 따라서 정식으로 일괄 처리하기 전에, 먼저 소량의 샘플 문서로 규칙을 테스트해야 합니다. 특정 위치의 연도만 바꾸고 싶다면, 찾기 범위를 최대한 좁히거나 더 정밀한 규칙을 사용해야 합니다.
2. 여러 찾기 항목과 바꾸기 항목의 순서를 마음대로 조정해도 되나요?
마음대로 조정하는 것은 권장하지 않습니다. 소프트웨어 인터페이스에서 왼쪽은 찾기 목록, 오른쪽은 바꾸기 목록이며, 일반적으로 행별로 대응 관계를 설정합니다. 1행은 1행에, 2행은 2행에 대응합니다. 순서가 뒤섞이면 교체 결과가 예상과 다를 수 있습니다. 입력 완료 후, 행별로 한 번 확인하는 것이 좋습니다.
3. 언제 정밀 찾기를 사용하고, 언제 유연 찾기를 사용하나요?
교체할 내용이 완전히 고정되어 있다면 (예: "2025년 보고서"를 "2026년 보고서"로 통일 변경), 정밀 찾기를 고려할 수 있습니다. 교체할 내용에 변동 규칙성이 있다면 (예: 서로 다른 연도, 월, 번호), 수식을 사용한 유연 찾기가 더 적합합니다. 본 문서 주제인 와일드카드 일괄 교체는 본질적으로 '완전히 일치하지는 않지만 규칙성이 있는' PDF 내용 수정 문제를 해결하기 위한 것입니다.
4. PDF가 스캔본일 때도 교체할 수 있나요?
PDF 페이지가 이미지 형태여서 텍스트를 검색할 수 없는 경우라면, 직접 찾아 바꾸기를 통해 내용을 인식하지 못할 수 있습니다. 먼저 PDF 리더에서 목표 텍스트를 검색해 보고, 검색되지 않는다면 해당 PDF에 대해 먼저 텍스트 인식 등의 처리를 진행해야 할 수 있습니다. 복사 및 검색이 가능한 PDF 텍스트의 경우, 일괄 찾아 바꾸기 성공률이 일반적으로 더 높습니다.
5. 일괄 처리 전에 원본 파일을 보관해야 하나요?
보관하는 것이 좋습니다. 일괄 교체는 동시에 여러 파일에 영향을 미치므로, 규칙 설정이 적절하지 않으면 오류도 일괄적으로 확대됩니다. 보다 안전한 방법은 원본 PDF를 보관하고, 처리 결과를 새 폴더에 출력한 후, 오류가 없음을 확인하고 나서 정식 아카이빙, 발송 또는 덮어쓰기에 사용하는 것입니다.
요약: 와일드카드 사고방식으로 PDF 일괄 수정 효율 향상
여러 PDF의 날짜와 번호를 통일하여 수정해야 할 때, 가장 시간을 낭비하는 것은 단 한 번의 교체 동작이 아닌, 파일 열기, 위치 검색, 수동 입력, 저장 후 닫기를 끊임없이 반복하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 이 반복 단계를 하나의 작업 흐름으로 집중시킵니다. 먼저 PDF 도구를 선택하고, 파일을 가져온 다음, 찾기 및 교체 규칙을 설정하고, 마지막으로 처리 결과를 통일되게 출력합니다.
본 문서의 예시는 "수식을 사용하여 유연하게 텍스트 찾기"를 통해 PDF 내 월과 네 자리 연도를 일괄 식별하고 교체하여, 이전 날짜에서 새로운 날짜로 빠르게 업데이트하는 방법을 보여주었습니다. PDF 키워드를 일괄 교체하거나, PDF 날짜를 일괄 수정하거나, PDF 보고서 번호를 일괄 처리해야 하는 사용자에게 이 방법은 수동 조작보다 더 안정적이고 효율적이며, 일상적인 사무 환경에서의 일괄 파일 처리 요구에도 더 잘 부합합니다.
내용이 유사하고 통일된 수정이 필요한 PDF 파일들을 다루고 있다면, 먼저 몇 가지 샘플 문서를 준비하여 본 문서의 단계에 따라 유연 찾기 규칙을 설정하고 효과를 테스트해 보는 것이 좋습니다. 오류가 없음을 확인한 후, 전체 폴더를 소프트웨어에 가져와 일괄 처리하면, 정확성을 유지하면서도 반복적인 수작업을 대폭 줄일 수 있습니다.