Wenn eine Reihe von Word-, Excel-, PPT-, PDF-, Bild- oder Textdateien ein festes, überflüssiges Präfix vor dem eigentlichen Namen haben, ist das einzeln Umbenennen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Auslassungen oder Fehler. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie mit der Dateinamen-Verarbeitungsfunktion in Bürosoftware mehrere Zeichen ganz links im Dateinamen stapelweise entfernen können – beispielsweise Alpha2024010101.docx in 2024010101.docx stapelweise umwandeln – und so Benutzern helfen, Dateinamen schnell zu bereinigen und zu standardisieren.
Bei der täglichen Büroarbeit stammen viele Dateien aus unterschiedlichen Systemen, von verschiedenen Personen oder aus unterschiedlichen Exportvorlagen, sodass dem Dateinamen häufig ein nicht benötigter Text vorangestellt ist. Beispiele hierfür sind Projektcodes, englische Namen, Chargenkennzeichnungen oder automatisch vom System generierte Präfixe. Bei nur zwei oder drei Dateien ist das manuelle Umbenennen noch akzeptabel; handelt es sich jedoch um Dutzende oder Hunderte von Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PPT-Dateien, PDFs, Bildern, txt-Textdateien oder csv-Datendateien, wäre das individuelle Löschen der Zeichen auf der linken Seite des Dateinamens sehr ineffizient.
Das Problem, das dieser Artikel behandelt, ist klar definiert: Wie kann man mit einer Bürosoftware eine Stapelverarbeitung durchführen, wenn auf der linken Seite des Dateinamens eine feste Anzahl von Zeichen gelöscht werden muss? Im Folgenden wird anhand des Beispiels HeSoft Doc Batch Tool im Screenshot gezeigt, wie die ersten 5 Textzeichen mehrerer Dateinamen stapelweise gelöscht werden, wobei die nachfolgende Datumsnummer und die ursprüngliche Erweiterung erhalten bleiben. Nach Abschluss der Verarbeitung wird Alpha2024010101.docx zu 2024010101.docx, Bravo2024020202.doc zu 2024020202.doc, und andere pptx-, ppt-, xlsx-, xls-, jpg-, txt-, pdf- und csv-Dateien werden ebenfalls nach derselben Regel einheitlich umbenannt.
Anwendbare Szenarien: Welche Dateinamen eignen sich zum Löschen der ersten Zeichen links?
Das stapelweise Löschen der ersten Zeichen auf der linken Seite von Dateinamen eignet sich für Dateinamen mit Präfixen fester Länge. "Feste Länge" bedeutet, dass bei jedem Dateinamen die gleiche Anzahl von Zeichen am Anfang gelöscht werden muss. Beispielsweise lauten die Dateinamen im Screenshot Alpha2024010101.docx, Bravo2024020202.doc, Chart2024030303.pptx, Delta2024040404.ppt usw., wobei die englischen Präfixe ganz links jeweils 5 Zeichen lang sind und die dahinterliegende Datumsnummer erhalten bleiben soll.
Diese Art von Anforderung ist im Büroalltag sehr verbreitet. Beispielsweise müssen Finanzmitarbeiter die Abteilungskürzel aus systemexportierten Erstattungsbelegen entfernen; Verwaltungsmitarbeiter müssen die englischen Codes vor den Mitarbeiterdaten löschen; Projektmitarbeiter müssen alte Projektkennungen in Verträgen, Konzepten, Tabellen und Bildern bereinigen; und Datenbearbeiter müssen Dateinamen von csv-, txt- und xlsx-Dateien in ein reines Zahlenformat vereinheitlichen. Solange die Löschregel lautet, von ganz links im Dateinamen zu beginnen und die Anzahl der zu löschenden Zeichen einheitlich ist, kann die in diesem Artikel beschriebene Methode zur Stapelverarbeitung verwendet werden.
Zu beachten ist, dass hier die Dateinamen und nicht der Dateiinhalt verarbeitet werden. Das bedeutet, der Inhalt von Word-docx- und doc-Dokumenten wird nicht verändert, die Daten in Excel-xlsx- und xls-Tabellen werden nicht modifiziert, PowerPoint-pptx- und ppt-Folien werden nicht bearbeitet. Die Software führt lediglich eine stapelweise Umbenennung der Dateinamen durch.
Ergebnisvorschau: Dateinamen vor der Verarbeitung mit englischen Präfixen
Betrachten wir zunächst die Dateiliste vor der Verarbeitung. Im Screenshot ist zu erkennen, dass jeder Dateiname ganz links einen englischen Textteil wie Alpha, Bravo, Chart, Delta, Eagle, Frame usw. aufweist, gefolgt von der Datumsnummer und der entsprechenden Dateiendung. Die rote Markierung hebt den zu löschenden linken Text hervor.
Aus Sicht der Büroorganisation haben diese englischen Präfixe nach den aktuellen Archivierungsregeln möglicherweise keine Bedeutung mehr. Wenn die Dateien letztendlich nach Datumsnummer sortiert oder in ein Geschäftssystem hochgeladen werden sollen, beeinträchtigt das Beibehalten dieser Präfixe die Suche und eine einheitliche Benennung. Unser Ziel ist es daher, diese 5 Zeichen auf der linken Seite der Dateinamen stapelweise zu löschen und nur Kermnummern wie 2024010101 und 2024020202 beizubehalten.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung nur noch Nummer und Erweiterung
Nach Abschluss der Verarbeitung wurden die 5 englischen Zeichen auf der linken Seite des Dateinamens gelöscht, die ursprüngliche Datumsnummer blieb erhalten, und die Dateiendungen sind unverändert. Es ist ersichtlich, dass verschiedene Dateitypen wie docx, doc, pptx, ppt, xlsx, xls, jpg, txt, pdf und csv alle nach derselben Regel umbenannt wurden.
Beispielsweise wird Alpha2024010101.docx nach der Verarbeitung zu 2024010101.docx, Chart2024030303.pptx zu 2024030303.pptx und Index2024090909.pdf zu 2024090909.pdf. Dieses Ergebnis zeigt, dass die Software beim stapelweisen Löschen der ersten Zeichen des Dateinamens den Hauptteil des Dateinamens regelbasiert verarbeitet und gleichzeitig den ursprünglichen Dateityp beibehält, um die weitere Nutzung zu erleichtern.
Vorgehensweise: Stapelweises Löschen von Text links im Dateinamen mit einer Bürosoftware
Schritt 1: Rufen Sie das Werkzeug für Dateinamen auf und wählen Sie "Text in Dateinamen löschen"
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool finden Sie in der linken Funktionsleiste die Kategorie Dateinamen. Die Software ist auf die Stapelverarbeitung von Bürodokumenten und -dateien ausgerichtet. Die Benutzeroberfläche zeigt Einstiegspunkte für verschiedene Büroszenarien wie Dateinamen, Ordnernamen, Dateiablage, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge usw.
Suchen und klicken Sie in der Kategorie Dateinamen auf die Funktion Text in Dateinamen löschen. Die Beschreibung dieser Funktionskarte im Screenshot lautet "Stapelweises Löschen von Text in Dateinamen", was genau der Anforderung dieses Artikels entspricht, feste Zeichen auf der linken Seite von Dateinamen stapelweise zu löschen.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, in den speziellen Ablauf zum stapelweisen Löschen von Text in Dateinamen zu gelangen. Im Gegensatz zum manuellen Umbenennen in der Ressourcenverwaltung können hier im Anschluss mehrere Dateien gleichzeitig importiert und mit einer einheitlichen Regel verarbeitet werden, wodurch sich wiederholende Arbeit reduziert wird.
Schritt 2: Fügen Sie die zu verarbeitenden Dateien hinzu und überprüfen Sie die Dateiliste
Nach dem Aufrufen der Seite "Text in Dateinamen löschen" wird oben der aktuelle Verarbeitungsablauf angezeigt. Der erste Schritt ist die Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze. Oben rechts sehen Sie Aktionsschaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordner importieren", "Leeren", "Mehr" usw. Der Benutzer kann die Importmethode je nach Speicherort der Dateien wählen: Liegen die Dateien verteilt vor, kann "Dateien hinzufügen" verwendet werden; befinden sich die Dateien alle im selben Ordner, kann "Dateien aus Ordner importieren" genutzt werden.
Nach dem Import zeigt die Software die Dateien in einer Tabelle an. Die Tabellenspalten enthalten Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Aktionen. Im Screenshot sind 10 Datensätze zu sehen, die Dateipfade befinden sich im Verzeichnis D:\test, und die Erweiterungen umfassen docx, doc, pptx, ppt, xlsx, xls, jpg, txt, pdf, csv. Anhand dieser Liste kann der Benutzer vor der eigentlichen Verarbeitung prüfen, ob alle Dateien vollständig importiert wurden und ob Dateien enthalten sind, die nicht verarbeitet werden sollen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist: Alle Dateien, bei denen der linke Text stapelweise gelöscht werden soll, erscheinen in der Liste, und die Informationen zu Dateiname, Erweiterung und Pfad sind klar ersichtlich. Falls festgestellt wird, dass falsche Dateien importiert wurden, können einzelne Datensätze über die Spalte "Aktionen" in der Benutzeroberfläche gelöscht oder die Liste über "Leeren" zurückgesetzt und neu importiert werden.
Schritt 3: Legen Sie die Verarbeitungsoptionen fest und wählen Sie "Die ersten Zeichen von links"
Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die Dateiliste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um die Verarbeitungsoptionen festzulegen. Im Screenshot ist zu sehen, dass der Operationstyp eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten bietet, darunter "Alle Ziffern", "Alle Leerzeichen", "Die letzten Zeichen von rechts", "Alle Inhalte zwischen zwei Texten", "Alle chinesischen Schriftzeichen", "Gesamter Inhalt", "Alle Inhalte links von einem Text", "Positionsbereich", "Alle englischen Buchstaben", "Die ersten Zeichen von links", "Alle Inhalte rechts von einem Text" usw.
Da die Anforderung dieses Artikels das Löschen einer festen Anzahl von Zeichen ganz links im Dateinamen ist, sollte "Die ersten Zeichen von links" ausgewählt werden. Im Screenshot ist diese Option bereits ausgewählt. Im darunter liegenden Eingabefeld für die Anzahl wird 5 eingetragen, was bedeutet, dass von jedem Dateinamen beginnend ganz links 5 Zeichen gelöscht werden.
Dieser Schritt ist entscheidend. Bei Alpha2024010101.docx ist "Alpha" genau 5 englische Buchstaben lang, nach dem Löschen bleibt 2024010101.docx übrig; bei Bravo2024020202.doc ist "Bravo" ebenfalls 5 Buchstaben lang, nach dem Löschen bleibt 2024020202.doc übrig. Würde als Anzahl 4 eingegeben, würden nur die ersten 4 Zeichen gelöscht, möglicherweise blieben überflüssige Buchstaben übrig; bei einer Anzahl von 6 könnte auch eine Stelle der nachfolgenden Datumsnummer gelöscht werden. Daher sollte vor der Stapelverarbeitung überprüft werden, ob die Anzahl der zu löschenden Zeichen einheitlich ist.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung
Nachdem Sie die Verarbeitungsoptionen festgelegt haben, klicken Sie erneut auf "Weiter". Im Benutzeroberflächenablauf sind die nachfolgenden Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" zu sehen. Da es sich um eine stapelweise Umbenennung von Dateien handelt, wird empfohlen, den Speicherort oder den Verarbeitungsspeicherort vor dem offiziellen Start zu bestätigen, um zu vermeiden, dass unbestätigte Dateien direkt in ein ungeeignetes Verzeichnis überschrieben werden.
Nachdem Sie den Schritt "Verarbeitung starten" aufgerufen haben, folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Verarbeitung auszuführen. Nach Abschluss der Verarbeitung überprüfen Sie die Dateinamen im entsprechenden Ordner. Sie sollten sehen, dass die ersten 5 Zeichen der Dateinamen stapelweise gelöscht wurden und die nachfolgende Nummer sowie die ursprüngliche Erweiterung erhalten geblieben sind. In Kombination mit der vorherigen Ergebnisvorschau werden die verarbeiteten Dateien von einer Namensform mit englischem Präfix einheitlich in eine Namensform umgewandelt, die mit der Datumsnummer beginnt.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Die Anzahl der zu löschenden Zeichen muss sich auf den Hauptteil des Dateinamens beziehen
Der Kernparameter beim stapelweisen Löschen der ersten Zeichen von links ist die Anzahl. Es wird empfohlen, zunächst die Regelmäßigkeit aller Dateinamen zu beobachten und zu bestätigen, ob die Länge des zu löschenden Präfixes bei jeder Datei gleich ist. Im Screenshot-Beispiel sind Alpha, Bravo, Chart, Delta usw. alle 5 Zeichen lang, daher ist das Eintragen von 5 passend. Wenn die Länge der Dateinamen-Präfixe uneinheitlich ist, ist es nicht sinnvoll, dieselbe Anzahl für das Löschen zu verwenden, da sonst bei einigen Dateien zu wenig und bei anderen zu viel gelöscht werden könnte.
2. Unterschiedliche Erweiterungen können zusammen verarbeitet werden, aber die Regel muss einheitlich sein
Im Screenshot wurden gleichzeitig verschiedene Dateitypen wie docx, doc, pptx, ppt, xlsx, xls, jpg, txt, pdf und csv importiert. Solange die Regeln für die Benennung ihrer Dateinamen übereinstimmen, können sie alle in derselben Stapelaufgabe verarbeitet werden. Die Software betrachtet lediglich den Text des Dateinamens selbst, nicht den Inhaltstyp des Dokuments.
3. Es wird empfohlen, die Importliste vor der Verarbeitung zu überprüfen
In der Datensatzliste des ersten Schrittes kann der Benutzer den Namen, den Pfad und die Erweiterung jeder Datei sehen. Vor der offiziellen Verarbeitung wird eine detaillierte Überprüfung empfohlen, insbesondere wenn die Option "Dateien aus Ordner importieren" verwendet wird, um sicherzustellen, dass sich im Ordner keine Dateien befinden, die nicht umbenannt werden sollen. Dies kann das Risiko von Fehlverarbeitungen verringern.
4. Die Erweiterung muss normalerweise nicht manuell geändert werden
Das Ziel des Beispiels in diesem Artikel ist es, den Text links im Dateinamen zu löschen, nicht die Erweiterung zu ändern. Nach der Verarbeitung ist docx immer noch docx, pdf immer noch pdf und jpg immer noch jpg. Dies stellt sicher, dass die Dateien nach der stapelweisen Umbenennung weiterhin von der entsprechenden Software erkannt und geöffnet werden können.
Zusammenfassung: Stapelverarbeitung als Ersatz für wiederholtes Umbenennen
Das stapelweise Löschen der ersten Zeichen von links in Dateinamen ist eine sehr typische und häufige Anforderung bei der Dateiablage. Mit einer Bürosoftware wie HeSoft Doc Batch Tool müssen Benutzer nicht jede Datei einzeln anklicken, in den Umbenennungsmodus wechseln, das Präfix löschen und dann speichern, sondern können stattdessen Dateien in einem Rutsch importieren, eine Löschregel festlegen und die Verarbeitung einheitlich abschließen.
Wenn Sie gerade eine Reihe von Word-, Excel-, PPT-, PDF-, Bild- oder Textdateien mit festen Präfixen bereinigen, können Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen: Rufen Sie die Funktion "Text in Dateinamen löschen" im Bereich Dateinamen auf, importieren Sie die Dateien, wählen Sie "Die ersten Zeichen von links", geben Sie die Anzahl 5 ein und fahren Sie mit dem Festlegen des Speicherorts und dem Starten der Verarbeitung fort. Dadurch kann sich wiederholende Arbeit deutlich reduziert und die Effizienz der Vereinheitlichung von Dateinamen gesteigert werden.