Viele Büroordner verwenden ein einheitliches Namensformat, z. B. Jahreszahl plus Projektname plus Nummer. Wenn sich das Jahr ändert, das Projekt-Batch aktualisiert wird oder die Nummerierungsregeln angepasst werden, ist es sehr ineffizient, die Ordnernamen manuell einzeln zu ändern. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool Schlüsselwörter in mehreren Ordnernamen stapelweise suchen und ersetzen können. Anhand des Beispiels sehen Sie, dass 2024 und 001 im ursprünglichen Namen durch 2025 und 002 ersetzt wurden, was für die stapelweise Organisation von Projektverzeichnissen, Archivverzeichnissen und F&E-Materialverzeichnissen geeignet ist.
In der Unternehmensdokumenten- und persönlichen Datenverwaltung folgen Ordnernamen oft einem festen Format. Zum Beispiel „Jahr_Materialtyp_Nummer“, „Kundenname_Projektphase_Versionsnummer“, „Abteilung_Monat_Archivnummer“ usw. Solche Benennungsweisen erleichtern das Auffinden und die Klassifizierung, bringen jedoch ein Problem mit sich: Wenn sich die Regeln ändern, müssen viele Ordner gleichzeitig umbenannt werden. Wenn beispielsweise ein neues Jahr beginnt, müssen alle Verzeichnisse, die mit „2024“ beginnen, in „2025“ geändert werden; wenn die Projektcharge aktualisiert wird, muss die Endung „001“ in „002“ geändert werden. Bei einer großen Anzahl von Verzeichnissen ist die manuelle Bearbeitung sehr ineffizient.
Dieser Artikel behandelt das Thema „Stapelweises Ersetzen mehrerer Schlüsselwortlisten in vielen Ordnernamen“ und erläutert, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die stapelweise Suche und Ersetzung von Ordnernamen durchführen können. Die Software ist ein Tool zur Stapelverarbeitung von Dokumenten für Büroszenarien und eignet sich für die Verarbeitung von Dateinamen, Ordnernamen und gängige Bürodokumentenverwaltungsaufgaben. Hier konzentrieren wir uns auf die Schlüsselwortersetzung in Ordnernamen: Ersetzen der alten Schlüsselwörter „2024“ und „001“ aus der Liste durch die neuen Schlüsselwörter „2025“ und „002“.
Anwendungsszenarien: Welche Büroprobleme löst die stapelweise Suche und Ersetzung von Ordnernamen?
Das typischste Szenario für die stapelweise Änderung von Ordnernamen sind Änderungen der Regeln zur Materialarchivierung. Beispielsweise erstellt die Projektmanagementabteilung jedes Jahr eine Reihe von Projektverzeichnissen, die das Jahr im Namen enthalten; im nächsten Jahr muss die Verzeichnisstruktur des Vorjahres kopiert und auf das neue Jahr angepasst werden. Wenn man jeden Ordner einzeln manuell ändert, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es können auch bestimmte Verzeichnisse vergessen werden.
Das zweite Szenario sind Nummerierungs- oder Chargenanpassungen. Beispielsweise tragen Testberichtsverzeichnisse, Sitzungsprotokollverzeichnisse, Anforderungsdokumentenverzeichnisse, Entwurfsspezifikationsverzeichnisse usw. alle die Nummer „001“ als erste Materialcharge, wenn mit der zweiten Charge begonnen wird, muss möglicherweise einheitlich auf „002“ geändert werden. Diese Art der Nummerierung erscheint normalerweise am Ende des Ordnernamens und kann durch stapelweises Ersetzen schnell durchgeführt werden.
Das dritte Szenario sind Änderungen von Projektnamen, Kundennamen und Abteilungskürzeln. Wenn beispielsweise firmenintern von alten auf neue Abteilungsnamen umgestellt wird, Kundenkürzel von alten auf neue Abkürzungen geändert oder Projektcodes aktualisiert werden. Solange alte Namen in mehreren Ordnern wiederholt vorkommen, kann eine Ersetzungsbeziehung über die Schlüsselwortliste hergestellt werden.
Das vierte Szenario ist die Wiederverwendung von Büromaterialvorlagen. Viele Teams bewahren einen Satz Standardverzeichnisvorlagen auf, die Word-Dokumentenordner, docx-Dokumentenarchivordner, Excel-Datenordner, PDF-Ausgabeordner, Bildmaterialordner usw. enthalten. Nach dem Kopieren der Vorlage müssen nur Jahr, Nummer und Projektcode stapelweise ersetzt werden, um schnell eine neue Projektverzeichnisstruktur zu generieren.
Ergebnismuster: Von der alten zur neuen Benennungsregel
Vor der Verarbeitung: Ordnernamen enthalten dieselben alten Schlüsselwörter
Im Bildschirmfoto vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass mehrere Ordner eine ähnliche Namensstruktur verwenden: vorne steht „2024“, in der Mitte der Materialtyp oder Projektmodulname und am Ende „001“. Beispielsweise sind die Ordner Project Plan, Requirements Documents, Design Specifications, Development Code, Test Reports, Project Resources, Meeting Notes, Archived Files usw. alle Projektmaterialverzeichnisse derselben Charge.
Der rote Rahmen markiert die beiden Teile, die ersetzt werden müssen: zum einen das Jahr „2024“ und zum anderen die Nummer „001“. Diese Felder sind an unterschiedlichen Positionen verteilt, eines am Anfang und eines am Ende des Ordnernamens. Bei der manuellen Suche wird die Endnummer leicht übersehen, mit einem Tool kann sie jedoch einheitlich nach Regeln verarbeitet werden.
Nach der Verarbeitung: Mehrere Schlüsselwörter einheitlich ersetzt, Verzeichnisbedeutung bleibt erhalten
Im Bildschirmfoto nach der Verarbeitung wurden die Ordnernamen gemäß den neuen Regeln aktualisiert: das ursprüngliche „2024“ wurde zu „2025“, das ursprüngliche „001“ zu „002“. Der englische Text in der Mitte, der die Materialkategorie angibt, blieb unverändert und enthält weiterhin Archived Files, Design Specifications, Development Code, Meeting Notes usw.
Dies zeigt, dass die stapelweise Suche und Ersetzung nicht den gesamten Ordnernamen neu schreibt, sondern nur die von Ihnen angegebenen Schlüsselwörter ersetzt. Für Büromaterialien, bei denen die Verzeichnisstruktur und die geschäftliche Bedeutung erhalten bleiben müssen, ist diese Verarbeitungsweise sicherer und präziser.
Arbeitsschritte: Stapelweises Ersetzen von Ordnernamen gemäß den Bildschirmfotos
Schritt 1: Ordnernamen-Verarbeitungsfunktion in der Software öffnen
Wählen Sie nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool in der linken Navigationsleiste „Ordnernamen“. Im Bildschirmfoto ist zu sehen, dass dies eine Funktionskategorie speziell für die Verarbeitung von Ordnernamen ist. Nachdem Sie diese Kategorie aufgerufen haben, werden auf der rechten Seite mehrere Funktionskarten angezeigt, von denen die erste „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ ist.
Da die aktuelle Anforderung die stapelweise Suche alter Schlüsselwörter und deren Ersetzung durch neue Schlüsselwörter ist, wählen Sie diese Funktionskarte. Der rote Hinweis und der Pfeil im Bildschirmfoto zeigen auf den richtigen Einstieg, klicken Sie darauf, um zur spezifischen Einstellungsseite zu gelangen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist der Aufruf des Aufgabenablaufs „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“. Der Benutzeroberflächenablauf ist in der Regel unterteilt in: Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze, Einstellung der Verarbeitungsoptionen, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung. Der Vorteil dieses Designs ist, dass der Benutzer zuerst die Objekte bestätigt, dann die Regeln festlegt und schließlich ausführt, wodurch Fehlbedienungen reduziert werden.
Schritt 2: Klicken Sie auf Ordner hinzufügen und importieren Sie die zu verarbeitenden Verzeichnisse
Oben rechts auf der Aufgabenseite sehen Sie die Schaltfläche „Ordner hinzufügen“. Klicken Sie darauf und fügen Sie die Ordner, die dieses Mal umbenannt werden sollen, der Verarbeitungsliste hinzu. Im Beispiel wurden 8 Ordner hinzugefügt, die Tabelle zeigt Informationen wie Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.
Nach dem Import sollten Sie vor allem die Spalten „Name“ und „Pfad“ überprüfen. Der Name dient zur Bestätigung, ob der Ordner den Ersetzungsregeln entspricht, der Pfad zur Bestätigung, ob das Verzeichnis an der richtigen Stelle ausgewählt wurde. Beispielsweise befinden sich die Pfade im Bildschirmfoto unter dem Testordner auf dem Desktop, die Namen enthalten alle „2024“ und „001“, was darauf hinweist, dass diese Verzeichnisse genau die zu verarbeitenden Objekte sind.
Sollten sich in der Liste Ordner befinden, die nicht umbenannt werden müssen, entfernen Sie diese, bevor Sie fortfahren. Da die Stapelverarbeitung gleichzeitig auf die Datensätze in der Liste wirkt, ist das Ergebnis umso stabiler, je sorgfältiger die vorherige Prüfung ist. Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie die Datensätze bestätigt haben.
Schritt 3: Wählen Sie Exakter Text suchen und füllen Sie die Liste der alten Schlüsselwörter aus
Stellen Sie nach dem Aufrufen der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ zunächst die Suchmethode ein. Im Bildschirmfoto ist „Exakter Text suchen“ ausgewählt. Für feste Inhalte wie Jahr, Nummer, Projektcode ist die exakte Textsuche ein sehr direkter Weg. Sie eignet sich für Szenarien, in denen genau bekannt ist, was ersetzt werden soll.
Geben Sie dann in die linke „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ die alten Schlüsselwörter ein. Im Beispiel wurden zwei Zeilen eingegeben: Zeile 1 ist „2024“, Zeile 2 ist „001“. Das bedeutet, die Software sucht in jedem Ordnernamen nach diesen beiden Texten. Sobald diese Texte im Ordnernamen erscheinen, werden sie gemäß der entsprechenden Regel ersetzt.
Schritt 4: Liste der Ersetzungsschlüsselwörter ausfüllen und 1:1-Entsprechung herstellen
Geben Sie in die rechte „Liste der Ersetzungsschlüsselwörter“ die neuen Schlüsselwörter ein. Im Beispiel wird in Zeile 1 „2025“ eingegeben, in Zeile 2 „002“. Die Software stellt die Ersetzungsbeziehung anhand der Zeilennummer her: „2024“ aus Zeile 1 links wird durch „2025“ aus Zeile 1 rechts ersetzt; „001“ aus Zeile 2 links wird durch „002“ aus Zeile 2 rechts ersetzt.
Der entscheidende Punkt hierbei ist die „Übereinstimmung der Zeilennummern“. Wenn mehr Schlüsselwörter verarbeitet werden sollen, können weitere Zeilen hinzugefügt werden, um beispielsweise „A_Project“ durch „B_Project“ oder „Draft“ durch „Final“ zu ersetzen. Allerdings muss jede Zeile links und rechts übereinstimmen und darf nicht willkürlich verschoben werden.
Das Bildschirmfoto zeigt auch zusätzliche Optionen, darunter „Groß-/Kleinschreibung ignorieren“ und „Nur vollständige Wörter abgleichen, nicht Wortteile“. Wenn es sich bei den zu ersetzenden Inhalten um englische Wörter handelt, können Sie diese nach Bedarf auswählen. Beispielsweise könnte bei der Verarbeitung von project, Project, PROJECT die Groß-/Kleinschreibung relevant sein; bei der Verarbeitung vollständiger Wörter ist zu überlegen, ob nur eigenständige Wörter abgeglichen werden sollen. Für die numerischen Schlüsselwörter in diesem Beispiel können in der Regel die Standardeinstellungen beibehalten werden.
Schritt 5: Weiter zum nachfolgenden Ablauf, Bestätigung und Ausführung der Verarbeitung
Nachdem Sie die Ersetzungsregeln festgelegt haben, klicken Sie auf „Weiter“. Gemäß dem Ablauf oben auf der Benutzeroberfläche müssen Sie anschließend den Speicherort festlegen und dann die Verarbeitung starten. Da sich die Änderung des Ordnernamens auf den Pfad auswirkt, sollten Sie vor der Ausführung prüfen, ob die ersetzten Namen sinnvoll sind und insbesondere vermeiden, dass im selben Verzeichnis doppelte Namen entstehen.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Datei-Explorer und überprüfen Sie die Ergebnisse. Unter normalen Umständen wird aus dem ursprünglichen „2024_Project_Plan_001“ nun „2025_Project_Plan_002“, und andere ähnliche Ordner werden nach derselben Regel aktualisiert. Wenn das Verarbeitungsergebnis mit der Erwartung übereinstimmt, ist die Aufgabe der stapelweisen Ersetzung mehrerer Schlüsselwörter abgeschlossen.
Häufig gestellte Fragen oder Hinweise
Muss die Anzahl der alten und neuen Schlüsselwörter übereinstimmen?
Aus den Beispiel-Bildschirmfotos geht hervor, dass die Liste der alten Schlüsselwörter und die Liste der Ersetzungsschlüsselwörter zeilenweise verwendet werden. Es wird daher empfohlen, auf beiden Seiten die gleiche Anzahl von Zeilen auszufüllen und diese Zeile für Zeile zu überprüfen. Der rechte Bereich weist auch darauf hin, dass „Nicht ausfüllen Löschen bedeutet“. Wenn also für eine Zeile kein Ersetzungsinhalt eingetragen ist, könnte dies zur Löschung dieses Schlüsselworts führen. Wenn das Ziel Ersetzen und nicht Löschen ist, sollte sichergestellt sein, dass die entsprechende rechte Zeile ausgefüllt ist.
Können mehr als zwei Schlüsselwörter auf einmal ersetzt werden?
Ja. Im Beispiel wurden zwei Schlüsselwörter auf einmal ersetzt: 2024 und 001. Solange die Schnittstelle das Hinzufügen weiterer Zeilen erlaubt, können auf dieselbe Weise weitere Ersetzungsbeziehungen hinzugefügt werden. In der Büropraxis können Regeln für Jahr, Charge, Kundenkürzel, Projektcode usw. in einer einzigen Aufgabe verarbeitet werden.
Warum wird ein vorheriger Test mit einer kleinen Menge empfohlen?
Die Effizienz der Stapelverarbeitung ist hoch, aber das bedeutet auch, dass fehlerhafte Regeln schnell auf viele Ordner angewendet werden. Bei wichtigen Materialien wird empfohlen, das Ergebnis zunächst mit einigen wenigen Testverzeichnissen zu validieren und erst nach Bestätigung der korrekten Ersetzungslogik alle Ordner zu verarbeiten.
Werden die Dateien in den Ordnern umbenannt?
Dieser Artikel demonstriert die Funktion „Ordnernamen“, die sich auf die Verarbeitung der Ordnernamen selbst konzentriert. Im Bildschirmfoto werden auch Werkzeuge für Ordnernamen ausgewählt, nicht etwa Word-, Excel- oder PDF-Tools. Ob docx-, doc-, xlsx-, pdf-Dateien in den Ordnern betroffen sind, hängt davon ab, ob separat Funktionen für Dateinamen verwendet werden; dieser Vorgang betrifft nur die Namen der äußeren Ordner.
Zusammenfassung: Verwaltung der Ordnernamen mit Schlüsselwortlisten ist effizienter
Wenn in vielen Ordnernamen identische Jahreszahlen, Nummern oder Projektfelder vorhanden sind, kann die Verwendung der stapelweisen Suche und Ersetzung die Effizienz der Organisation erheblich steigern. HeSoft Doc Batch Tool ermöglicht es dem Benutzer, über die „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ und die „Liste der Ersetzungsschlüsselwörter“ auf einmal mehrere Ersetzungsregeln festzulegen und so das einzelne Umbenennen zu vermeiden.
Das Beispiel in diesem Artikel hat „2024“ durch „2025“ und „001“ durch „002“ ersetzt und damit schnell die Benennung einer Reihe von Projektmaterialverzeichnissen aktualisiert. Für Benutzer, die häufig Bürodokumente, Projektmaterialien, Word-Dokumentverzeichnisse, PDF-Archivverzeichnisse und abteilungsübergreifende freigegebene Ordner organisieren, empfiehlt es sich, der Stapelverarbeitungsmethode den Vorzug zu geben, um wiederholte Arbeit zu reduzieren und die Zeit für wichtigere Inhaltsverwaltung und Prüfungsaufgaben zu nutzen.