Viele Büro-Dokumentenverzeichnisse werden mit Nummern, Seriennummern oder temporären Codes benannt. Bei späteren Aufräumarbeiten müssen diese Nummern oft einheitlich durch neue Suffixe ersetzt werden. Dieser Artikel zeigt an einem praktischen Beispiel, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Suchen-und-Ersetzen-Funktion in Ordnernamen auswählen und durch eine Formel unscharf nach Text suchen können, der dreistelligen Zahlen entspricht. So lassen sich die Nummern mehrerer Ordner auf einmal in -TEST ändern und wiederholte Umbenennungsarbeiten reduzieren.
In einer Büroumgebung, in der es immer mehr Dokumente und Materialien gibt, wirken sich die Namenskonventionen für Ordner direkt auf die Effizienz beim späteren Suchen, Archivieren und Bereitstellen aus. Viele Teams verwenden beim Anlegen von Materialverzeichnissen vorübergehend Nummern wie Bestellnummern, Testnummern, Kundennummern oder laufende Nummern. Wenn das Projekt in die nächste Phase eintritt, müssen diese Nummern wiederum einheitlich in neue Kennzeichnungen geändert werden. Zum Beispiel sollen die letzten drei Ziffern einer Reihe von Ordnernamen einheitlich durch -TEST ersetzt werden. Wenn es nur 3 Ordner sind, ist eine manuelle Änderung noch akzeptabel; bei 30, 300 oder noch mehr Ordnern wird das manuelle Umbenennen zu einer hochgradig repetitiven, geringwertigen und fehleranfälligen Arbeit.
Das Problem, das dieser Artikel lösen möchte, ist klar definiert: Wie kann man Platzhalter oder reguläre Ausdrücke für die unscharfe Stapeländerung verwenden, wenn sich die Nummern in mehreren Ordnernamen unterscheiden, aber ein ähnliches Format haben? Wir nehmen HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel, um zu demonstrieren, wie man stapelweise nach dreistelligen Ziffern in Ordnernamen sucht und diese durch ein einheitliches Suffix ersetzt. Dieses Tool gehört zur Bürosoftware und sein zentraler Nutzen besteht darin, Benutzern bei der Stapelverarbeitung von Dateien und Ordnern zu helfen und viele sich wiederholende Klicks und Eingaben zu reduzieren.
Anwendungsszenario: Der Hauptteil des Namens muss erhalten bleiben, nur eine lokale Nummer wird ersetzt
Viele Anforderungen an die Stapelumbenennung bestehen nicht darin, den gesamten Ordnernamen zu ändern, sondern den aussagekräftigen Teil zu erhalten und nur einen Abschnitt davon zu bearbeiten. Beispielsweise könnte im Ordnernamen ORD7A293 ORD7A für einen Auftrags- oder Projektcode stehen, während 293 nur eine temporäre laufende Nummer ist. Würde man bei der Bereinigung den gesamten Namen in TEST ändern, gingen die ursprünglichen Geschäftsinformationen verloren; ändert man aber nur 293 in -TEST, erhält man ORD7A-TEST, wodurch der Hauptteil des ursprünglichen Namens erhalten bleibt und gleichzeitig die einheitliche Kennzeichnung erreicht wird.
Diese Anforderung eignet sich hervorragend für die Funktion "Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen" in Kombination mit der "Formelbasierten unscharfen Textsuche". Anders als bei der exakten Suche erfordert die unscharfe Suche nicht, dass in jedem Ordner exakt dieselbe Zeichenkette vorkommt, sondern gleicht eine Textklasse anhand von Regeln ab. Beispielsweise kann \d{3} auf drei aufeinanderfolgende Ziffern passen, sodass 812, 293, 376, 194, 705 alle erkannt werden können.
In der praktischen Arbeit gehören zu ähnlichen Anforderungen:
- Ersetzen der dreistelligen laufenden Nummer im Ordnernamen durch eine einheitliche Versionskennung.
- Ändern der numerischen Kennung in Testverzeichnissen in -TEST, -DEMO oder ein anderes festes Suffix.
- Stapelweises Standardisieren von Namen für Projektordner, Kundenordner, Vertragsordner, Musterordner.
- Bereinigen temporärer Nummern und Beibehalten des Projektkürzels vor der Bereitstellung von Unterlagen.
- Standardisierung der Namensgebung für stapelweise heruntergeladene oder exportierte Verzeichnisse.
Es ist zu beachten, dass dieser Artikel die Stapelverarbeitung von Ordnernamen behandelt und nicht die Bearbeitung des Inhalts von Word-Dokumenten (doc, docx), Excel-Tabellen (xls, xlsx), PPT-Präsentationen oder PDF-Dateien. Obwohl es in der Softwareoberfläche auch Kategorien wie Word-Tools, Excel-Tools, PDF-Tools usw. gibt, sollte für diesen Vorgang das Modul für Ordnernamen aufgerufen werden.
Ergebnisvorschau: Die Ordnernummern vor der Verarbeitung sind unterschiedlich
Die Ordnerliste vor der Verarbeitung ist in der folgenden Abbildung dargestellt und enthält 5 Ordner mit unterschiedlichen Namen. Ihre Gemeinsamkeit ist: Alle haben am Ende des Namens drei aufeinanderfolgende Ziffern; der Unterschied ist: Der konkrete Inhalt der drei Ziffern ist nicht identisch. Die rot markierten Stellen zeigen die Position der zu ersetzenden Nummer in diesem Beispiel.
Im Screenshot ist zu sehen, dass die Ordnernamen INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705 lauten. Würde man die gewöhnliche exakte Suche verwenden, müsste man separat nach 812, 293, 376, 194, 705 suchen und dann einzeln den Ersetzungstext festlegen, was den Arbeitsaufwand nicht wirklich reduziert. Die geeignetere Methode ist, die gemeinsame Namensregel zu finden, also die "drei aufeinanderfolgenden Ziffern", und diese dann in einem Schritt zu ersetzen.
Ergebnisvorschau: Die Nummer wurde nach der Verarbeitung einheitlich durch -TEST ersetzt
Nach Abschluss der Stapelverarbeitung haben die Ordnernamen ein einheitliches Format, und die Ziffern am Ende wurden durch -TEST ersetzt. Das Ergebnis nach der Verarbeitung ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
Beim Vergleich vor und nach der Verarbeitung ist ersichtlich, dass die Software den vorderen Hauptteil des Ordnernamens nicht beschädigt hat. So wurde aus INV4X812 nun INV4X-TEST, wobei das vordere INV4X erhalten blieb; aus SO2D705 wurde SO2D-TEST, wobei auch das vordere SO2D erhalten blieb. Dies zeigt, dass diese Stapelumbenennung nur auf die Nummernpositionen wirkt, die von der Regel erfasst wurden.
Schritt 1: Suchen und Ersetzen in der Kategorie Ordnername öffnen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool , suchen Sie zuerst in der linken Navigation nach Ordnername. Im Screenshot ist zu sehen, dass die Software nach Büroverarbeitungsobjekten mehrere Einstiegspunkte unterteilt, darunter Dateiname, Ordnername, Dateien ordnen, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. Da bei diesem Vorgang der Name des Ordners selbst geändert werden soll, sollten Sie nicht die Tools für Dateinamen oder Dokumente aufrufen, sondern Ordnername wählen.
Nachdem Sie die Seite Ordnername aufgerufen haben, wählen Sie die erste Funktion "Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen". Die Beschreibung dieser Funktionskarte lautet: Stapelweises Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Ordnernamen, was genau auf die Anforderung zutrifft, eine Nummer durch ein einheitliches Suffix zu ersetzen.
Dieser Schritt dient dazu, die Art der Stapelverarbeitung festzulegen. Die Oberfläche bietet auch Funktionen wie "Text in Ordnernamen einfügen", "Ordnernamen Präfix und Suffix hinzufügen", "Groß-/Kleinschreibung von Ordnernamen ändern", "Text aus Ordnernamen löschen". Wenn Ihr Ziel nur darin besteht, allen Ordnern ein Suffix anzuhängen, können Sie Präfix und Suffix hinzufügen wählen; da in diesem Beispiel aber die ursprüngliche Nummer gelöscht und durch -TEST ersetzt werden soll, ist die Verwendung von Suchen und Ersetzen die richtige Wahl.
Schritt 2: Zu verarbeitende Ordner hinzufügen und Datensatzanzahl bestätigen
Nach Auswahl der Funktion gelangen Sie auf die Verarbeitungsseite. Der obere Seitenbereich zeigt den Prozessfortschritt an, der erste Schritt ist Zu verarbeitende Datensätze auswählen. Klicken Sie oben rechts auf Ordner hinzufügen, um die umzubenennenden Ordner zur Liste hinzuzufügen. Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf die Schaltfläche Ordner hinzufügen.
Nach dem Hinzufügen listet die Tabelle Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit jedes Ordners auf. Der Screenshot zeigt, dass in diesem Beispiel 5 Datensätze hinzugefügt wurden, deren Pfade alle unter D:\test\ liegen. Anhand dieser Liste kann der Benutzer vor der Stapelverarbeitung bestätigen, ob die richtigen Verzeichnisse ausgewählt wurden. Sollte eine Zeile nicht der zu verarbeitende Ordner für diesen Vorgang sein, kann dies über die Aktionsspalte bereinigt werden, um Fehländerungen zu vermeiden.
Dieser Schritt hat zwei Prüfschwerpunkte. Erstens, prüfen Sie, ob der Ordnername der Regel entspricht, d. h. ob er alle die zu ersetzenden dreistelligen Ziffern enthält. Zweitens, prüfen Sie, ob die Anzahl der Datensätze korrekt ist. Der untere Teil des Screenshots zeigt eine Datensatzanzahl von 5, was mit den 5 im Datei-Explorer sichtbaren Ordnern übereinstimmt und zeigt, dass der Verarbeitungsumfang keine Abweichung aufweist. Bei großen Aufgaben kann dieser Bestätigungsschritt spätere Nacharbeit effektiv reduzieren.
Schritt 3: Platzhalter-Regex für dreistellige Ziffern einrichten
Klicken Sie nach Bestätigung der Liste unten auf Weiter, um zu Verarbeitungsoptionen festlegen zu gelangen. Im Bereich "Suchmodus" bietet die Oberfläche die beiden Optionen Text exakt suchen und Formel für unscharfe Textsuche verwenden. Da in diesem Beispiel verschiedene numerische Kennungen abgeglichen werden müssen, wählen Sie Formel für unscharfe Textsuche verwenden.
Geben Sie in der linken Liste Liste der zu suchenden Schlüsselwörter den Ausdruck \d{3} ein. Dies kann als eine Art Platzhalter-Regex verstanden werden, der für "drei aufeinanderfolgende Ziffern" steht. So findet die Software bei der Verarbeitung der Ordnernamen den Teil jedes Namens, der dieser Regel entspricht.
Geben Sie in der rechten Liste Liste der Schlüsselwörter nach dem Ersetzen -TEST ein. Dies bedeutet, dass die gefundenen drei Ziffern durch -TEST ersetzt werden. Da die linke Regel und der rechte Ersetzungstext in einer Entsprechungsbeziehung stehen, werden in diesem Beispiel alle gefundenen dreistelligen Ziffern durch denselben Text ersetzt.
Beispiele:
- INV4X812: 812 gefunden, nach Ersetzung INV4X-TEST.
- ORD7A293: 293 gefunden, nach Ersetzung ORD7A-TEST.
- PO9C376: 376 gefunden, nach Ersetzung PO9C-TEST.
- REQ8F194: 194 gefunden, nach Ersetzung REQ8F-TEST.
- SO2D705: 705 gefunden, nach Ersetzung SO2D-TEST.
Das ist der Vorteil der unscharfen Suche: Man muss die konkrete Nummer in jedem Ordner nicht kennen, solange sie einer gemeinsamen Regel entsprechen, können sie einheitlich ersetzt werden.
Schritt 4: Weiteren Anweisungen des Assistenten folgen und Verarbeitung ausführen
Nachdem Sie die Verarbeitungsoptionen abgeschlossen haben, klicken Sie weiter auf Weiter. Gemäß dem Prozessablauf oben auf der Seite sind die folgenden Schritte Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Bevor Sie die endgültige Verarbeitung starten, wird empfohlen, den Ausdruck und den Ersetzungstext noch einmal zu überprüfen, insbesondere um zu bestätigen, ob der Bindestrich im Ersetzungstext beibehalten werden muss. In diesem Beispiel wurde -TEST eingegeben, sodass der Name nach der Ersetzung einen kurzen Bindestrich enthält.
Wenn das Ergebnis der Ersetzung INV4XTEST sein soll, muss der Ersetzungstext TEST lauten; wenn es INV4X_TEST sein soll, muss _TEST eingegeben werden. Das Endergebnis im Screenshot zeigt, dass -TEST verwendet wurde, daher folgt die Erläuterung in diesem Artikel dieser Regel.
Öffnen Sie nach der Ausführung den Speicherort des ursprünglichen Ordners, um die verarbeiteten Namen zu sehen. Sofern die Regeln korrekt festgelegt wurden, führt die Software die Umbenennung aller Datensätze stapelweise durch, ohne dass der Benutzer jeden Ordner einzeln öffnen, löschen, eingeben und bestätigen muss.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Was ist der Unterschied zwischen exakter Suche und formelbasierter unscharfer Suche?
Die exakte Suche eignet sich zum Ersetzen von exakt identischem Text, z. B. wenn in allen Ordnernamen das Wort "Alt" vorkommt und einheitlich in "Neu" geändert werden soll. Die formelbasierte unscharfe Suche eignet sich zum Ersetzen von Text, der einer Regel folgt, aber inhaltlich unterschiedlich ist, wie z. B. verschiedene dreistellige Ziffern, verschiedene Daten oder verschiedene Nummern. Die Nummern 812, 293, 376 in diesem Beispiel sind nicht identisch, daher ist die Wahl der formelbasierten unscharfen Suche besser geeignet.
2. Was passiert, wenn die Liste der Schlüsselwörter nach dem Ersetzen leer ist?
Aus dem Hinweis in der Oberfläche geht hervor, dass neben der Liste der Ersetzungsschlüsselwörter der Hinweis "Leer lassen bedeutet Löschen" steht. Wenn also auf der rechten Seite kein Inhalt eingetragen wird, wird der gefundene Text möglicherweise gelöscht. In diesem Beispiel soll durch -TEST ersetzt werden, daher muss der Ersetzungstext zwingend eingetragen werden, um ein vom Erwarteten abweichendes Ergebnis zu vermeiden.
3. Kann man viele Ordner gleichzeitig verarbeiten?
Diese Funktion dient der Stapelverarbeitung von Ordnernamen. Das Beispiel im Screenshot zeigt 5 Ordner, in der Praxis können je nach Bedarf viel mehr Ordner hinzugefügt werden. Je größer die Anzahl der verarbeiteten Ordner, desto deutlicher wird der Effizienzgewinn durch das Stapeltool. Dennoch wird empfohlen, vor der Verarbeitung einer großen Menge an Produktivdaten den Ausdruck mit einer kleinen Stichprobe zu validieren.
4. Ändert sich der Pfad nach der Umbenennung?
Wenn sich der Ordnername ändert, ändert sich auch der Ordnerpfad entsprechend. Beispielsweise wird aus D:\test\INV4X812\ ein Pfad wie D:\test\INV4X-TEST\. Wenn Skripte, Verknüpfungen, Excel-Verweise, Word-Links oder andere Systeme auf den alten Pfad verweisen, müssen die Auswirkungen im Voraus abgeschätzt werden.
5. Ist das auch für die Bearbeitung von Dateinamen geeignet?
Dieser Artikel demonstriert die Arbeit mit Ordnernamen. Wenn Sie Dateinamen verarbeiten möchten, z. B. stapelweises Ändern von Dateinamen wie docx, doc, xlsx, pdf, pptx, sollten Sie gemäß der linken Softwarekategorie die entsprechenden Funktionen für Dateinamen wählen und nicht die Funktionen für Ordnernamen. Das Verarbeitungsobjekt ist unterschiedlich, daher sollte der Einstiegspunkt entsprechend gewählt werden.
Fazit: Stapelverarbeitung von Ordnernamen mit Regeln reduziert repetitive Arbeit
Dieses Tutorial zeigt, wie man mit HeSoft Doc Batch Tool schnell eine Stapelumbenennung für eine Reihe von Ordnern mit unterschiedlichen Nummern durchführen kann. Die wichtigsten Schritte sind: Aufrufen der Kategorie Ordnername, Auswahl von Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen, Hinzufügen der zu verarbeitenden Ordner, Auswahl von Formel für unscharfe Textsuche verwenden, Eingabe von \d{3} zum Abgleichen der dreistelligen Ziffern und Eingabe von -TEST als Ersetzungstext.
Diese Methode eignet sich hervorragend für die Organisation von Büromaterialien, Projektauslieferungen, Standardisierung von Testverzeichnissen und Stapelarchivierung. Im Vergleich zur manuellen Einzelumbenennung können Stapeltools viel Zeit sparen und von Menschen verursachte Eingabefehler reduzieren. Wenn Ihre Ordnernamen ähnliche Nummern, Daten oder Versionsnummern enthalten, die einheitlich ersetzt werden müssen, empfiehlt es sich, zuerst die Namensregeln zu erfassen, dann mit einer kleinen Stichprobe zu testen und nach Bestätigung der Wirkung die Stapelverarbeitung auszuführen.