Wenn viele Word-Dokumente von Webseiten, OCR oder Systemen exportiert werden, erscheinen oft viele Leerzeichen im Text. Bei einer großen Anzahl von Dokumenten ist die manuelle Ersetzung über die Suchen-Funktion sehr ineffizient. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool über das Word-Tool „Leerzeichen in Word löschen“ mehrere docx-Dateien stapelweise importieren und in den Verarbeitungsoptionen „Alle Leerzeichen löschen“ auswählen können, um Leerzeichen in mehreren Word-Dateien auf einmal zu bereinigen.
Wenn Sie eine Reihe von Word-Dokumenten erhalten und feststellen, dass der Text darin durch verschiedene Leerzeichen unterbrochen ist, ist der naheliegendste Gedanke vielleicht, Word zu öffnen und die Leerzeichen mit Suchen und Ersetzen durch nichts zu ersetzen. Diese Methode eignet sich jedoch nur für wenige Dateien. Befinden sich in einem Ordner viele docx- oder doc-Dokumente, aus denen jeweils Leerzeichen gelöscht werden müssen, kostet die manuelle Bearbeitung viel Zeit, und es kann leicht passieren, dass das Speichern einer Datei vergessen oder bestimmte Inhalte übersehen werden.
Das in diesem Artikel behandelte Szenario ist eindeutig: das Stapellöschen aller Leerzeichen aus den Inhalten mehrerer Word-Dateien. „Alle Leerzeichen“ bedeutet hier nicht nur das Löschen von Leerraum am Absatzanfang oder das Zusammenführen aufeinanderfolgender Leerzeichen, sondern das vollständige Entfernen aller gewöhnlichen Leerzeichen im Dokumentinhalt. Im Folgenden wird am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool erläutert, wie diese Aufgabe mit den Stapelverarbeitungsfunktionen einer Bürosoftware erledigt werden kann.
Anwendungsszenarien: Für welche Büroaufgaben eignet sich das stapelweise Entfernen von Word-Leerzeichen?
Im Büroalltag stammen ungewöhnliche Leerzeichen in Word meist aus einigen wenigen Quellen. Die erste Quelle ist Kopieren und Einfügen, beispielsweise das Kopieren von Text aus Webseiten, E-Mails, PDFs oder Systemseiten nach Word, wobei der Text viele unkontrollierbare Leerzeichen enthalten kann. Die zweite Quelle ist die OCR-Erkennung: Nach der Konvertierung von Scans in Word können zwischen englischen Zeichen, Ziffern und Satzzeichen viele überflüssige Leerzeichen auftreten. Die dritte Quelle sind Systemexporte; von einigen Geschäftssystemen generierte docx-Dokumente weisen ein instabiles Layout auf, und im Fließtext können unregelmäßige Abstände vorkommen.
Bei einem einzelnen Dokument ist die manuelle Korrektur kein großes Problem; wenn Sie jedoch die Word-Dateien eines gesamten Ordners bearbeiten müssen, wird der Effizienzunterschied sehr deutlich. Im Screenshot ist zu sehen, dass sechs Dateien von 1.docx bis 6.docx auf die Bearbeitung warten. In realen Büroszenarien kann diese Anzahl noch höher sein, beispielsweise bei einer Reihe von Verträgen, Berichten, Nachweisen, Kursbeschreibungen, Fragensammlungen oder Datenblättern.
HeSoft Doc Batch Tool ist eine Stapelverarbeitungssoftware für Bürodokumente. Ihr Wert liegt darin, eine große Anzahl sich wiederholender Word-Vorgänge zu automatisieren. Für Aufgaben wie das stapelweise Löschen von Word-Leerzeichen müssen Benutzer die Dateien nicht einzeln öffnen, sondern importieren sie einfach in die Aufgabenliste, legen einmal die Verarbeitungsregeln fest und lassen dann mehrere Dokumente nach denselben Regeln bereinigen.
Ergebnisvorschau: Vergleich der Dokumente vor und nach dem Löschen der Leerzeichen
Vor der Verarbeitung: Deutliche Leerzeichen-Unterbrechungen im Fließtext
Auf dem Word-Screenshot vor der Verarbeitung ist zu erkennen, dass der Fließtext von 2.docx an mehreren Stellen deutliche Leerzeichen aufweist. Die roten Markierungen zeigen die Bereiche mit auseinandergezogenem Text, die roten Pfeile weisen darauf hin, dass diese Leerräume die zu bereinigenden Ziele sind. Bei englischen Inhalten beeinträchtigen diese Leerzeichen die nachfolgende Zeichenstatistik, den Textvergleich oder die Verarbeitung spezieller Formatierungen.
Bei herkömmlicher Vorgehensweise müssten Sie 2.docx öffnen, Suchen und Ersetzen ausführen, speichern und schließen und dann mit 3.docx, 4.docx fortfahren. Nach einigen Wiederholungen ermüdet die manuelle Bedienung leicht. Insbesondere bei längeren Dateiinhalten muss sichergestellt werden, dass der Ersetzungsbereich das gesamte Dokument abdeckt.
Nach der Verarbeitung: Alle Leerzeichen entfernt, Inhalt wird fortlaufend angezeigt
Im Screenshot nach der Verarbeitung ist der ursprünglich durch Leerzeichen getrennte Text nun fortlaufend, was zeigt, dass der Vorgang „Alle Leerzeichen löschen“ wirksam war. Es ist zu erkennen, dass im Satz keine Leerzeichen mehr vorhanden sind und der Text als durchgehende Zeichenkette erscheint. Dies ist genau das Ergebnis, das dieses Tutorial erreichen will.
Dieses Ergebnis eignet sich hervorragend für die Inhaltsbereinigung, bei der alle Leerzeichen entfernt werden müssen. Es sei jedoch noch einmal darauf hingewiesen, dass die Lesbarkeit normaler englischsprachiger Lesematerialien nach dem Löschen aller Leerzeichen abnimmt. Vor der formellen Stapelverarbeitung sollte daher sichergestellt werden, dass die Anforderung nicht „Leerzeichen ordnen“, sondern „alle Leerzeichen löschen“ lautet.
Arbeitsschritte: Stapellöschen aller Leerzeichen in docx-Dokumenten
Schritt 1: Software öffnen und zum Word-Werkzeugbereich navigieren
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool bietet die linke Navigationsleiste verschiedene Dateiwerkzeuge, darunter Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und Textwerkzeuge. Da es sich bei den Verarbeitungsobjekten um Word-Dokumente handelt, wählen Sie links „Word-Werkzeuge“ aus.
Suchen Sie auf der Seite „Word-Werkzeuge“ die Funktion „Leerraum in Word löschen“. Der Screenshot zeigt, dass sich diese Funktion an Position 11 befindet, mit der Beschreibung, leeren Inhalt aus Word-Dateien stapelweise zu löschen. Ein Klick auf diese Funktionskarte öffnet den Arbeitsablauf zum stapelweisen Löschen von Leerraum.
Der Schwerpunkt dieses Schrittes liegt auf der richtigen Funktionsauswahl. Auf derselben Seite befinden sich auch Funktionen wie „Alle Formatierungen in Word löschen“, „Schriftart und Absatzformat von Word ändern“ und „Word in PDF konvertieren“. Wenn Sie versehentlich eine andere Funktion wählen, kann das Ziel, Leerzeichen zu löschen, nicht erreicht werden.
Schritt 2: Zu verarbeitende Word-Dateien importieren
Nach dem Aufrufen der Seite „Leerraum in Word löschen“ befinden Sie sich zunächst im Abschnitt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Oben rechts befinden sich Schaltflächen wie „Datei hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“ und „Mehr“. Für wenige, verstreute Dateien klicken Sie auf „Datei hinzufügen“; für viele Word-Dokumente im selben Verzeichnis empfiehlt sich „Dateien aus Ordner importieren“, um Zeit bei der Dateiauswahl zu sparen.
Im Screenshot sind sechs Datensätze importiert, die Dateinamen 1.docx bis 6.docx, der Pfad liegt im Verzeichnis D:\test\, alle mit der Erweiterung docx. Die Liste zeigt auch Erstellungs- und Änderungsdatum an, damit der Benutzer prüfen kann, ob die richtige Dateiversion ausgewählt wurde.
Nach dem Import wird empfohlen, zwei Dinge zu überprüfen: Erstens, ob die Anzahl der Datensätze der Erwartung entspricht (im Screenshot zeigt die Fußzeile 6 Datensätze an); zweitens, ob die Pfade korrekt sind, um zu vermeiden, dass gleichnamige Dateien aus anderen Verzeichnissen hinzugefügt werden. Nach Bestätigung klicken Sie unten auf „Weiter“.
Schritt 3: Verarbeitungsbereich festlegen
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ werden oben die Bereichsoptionen angezeigt, darunter „Alle“, „Haupttext“, „Kopfzeile“ und „Fußzeile“. Im Screenshot ist „Alle“ ausgewählt. Wenn Ihr Ziel darin besteht, Leerzeichen vollständig aus dem Inhalt der Word-Datei zu löschen, ist die Auswahl von „Alle“ sicherer, da auch die Kopf- oder Fußzeilen des Dokuments zu bereinigenden Text enthalten können.
Wenn Ihre Dokumentkopf- oder -fußzeilen feste Vorlagen wie Firmennamen oder Seitenzahlen enthalten, die nicht verändert werden sollen, können Sie je nach Bedarf nur die Verarbeitung des „Haupttextes“ wählen. Da das Ziel dieser Demonstration jedoch das stapelweise Löschen aller Leerzeichen im Dokumentinhalt ist, belassen Sie es gemäß Screenshot bei „Alle“.
Schritt 4: Im Aktionsbereich „Alle Leerzeichen löschen“ aktivieren
Auf derselben Seite im Bereich „Aktion“ sind verschiedene auswählbare Bereinigungsoptionen zu sehen. Sie entsprechen unterschiedlichen Arten von Leerzeichen, wie Leerzeilen, Zeilenumbrüche, Leerzeichen am Absatzanfang, Abschnittswechsel, Seitenumbrüche sowie dem Zusammenführen mehrerer aufeinanderfolgender Leerzeichen zu einem.
Diesmal muss „Alle Leerzeichen löschen“ ausgewählt werden. Im Screenshot ist diese Option bereits aktiviert und mit einem roten Pfeil markiert. Nach der Aktivierung verarbeitet die Software die importierten Word-Dateien nach dieser Regel und löscht die Leerzeichen im Dokumentbereich.
Hier ist besonders zwischen zwei Optionen zu unterscheiden: „Mehrere aufeinanderfolgende Leerzeichen löschen und nur eines behalten“ eignet sich zur Formatbereinigung und behält ein Leerzeichen bei; „Alle Leerzeichen löschen“ eignet sich zum vollständigen Entfernen von Leerzeichen und behält keine Abstände zwischen Wörtern bei. Die Ergebnisse sind völlig unterschiedlich; die Auswahl muss anhand der fachlichen Anforderungen getroffen werden.
Schritt 5: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung starten
Nach Bestätigung der Optionen klicken Sie auf „Weiter“. Am oberen Prozessablauf ist zu erkennen, dass die folgenden Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ sind. Das bedeutet, dass die Software den Benutzer bei der Auswahl des Speicherorts für die verarbeiteten Dateien anleitet und dann die Stapelverarbeitung ausführt.
In der Praxis wird empfohlen, die einzige Originaldatei nicht direkt zu überschreiben. Kopieren Sie die ursprünglichen Word-Dateien zunächst in ein Sicherungsverzeichnis oder wählen Sie beim Speicherort ein neues Ausgabeverzeichnis. So können Sie, selbst wenn das Verarbeitungsergebnis nicht den Erwartungen entspricht, zum Originaldokument zurückkehren und die Regeln neu festlegen.
Häufige Fragen oder Hinweise
Was ist der Unterschied zwischen dem Löschen aller Leerzeichen und dem Löschen von Leerzeilen?
Leerzeichen sind in der Regel die Abstände zwischen Zeichen, während Leerzeilen inhaltslose Zeilen zwischen Absätzen sind. Das Löschen aller Leerzeichen beeinflusst den Abstand zwischen Wörtern; das Löschen von Leerzeilen beeinflusst hauptsächlich die Absatzstruktur. Das Ziel im Screenshot sind Leerzeichen zwischen Wörtern, daher sollte „Alle Leerzeichen löschen“ und nicht nur das Löschen von Leerzeilen gewählt werden.
Kann nur der Haupttext ohne Kopf- und Fußzeilen verarbeitet werden?
Dies kann je nach den Bereichsoptionen im Screenshot ausgewählt werden. Die Seite bietet Bereiche wie „Haupttext“, „Kopfzeile“ und „Fußzeile“ an. Möchten Sie nur den Haupttext bearbeiten, wählen Sie nur diesen Bereich; soll das gesamte Dokument bereinigt werden, wählen Sie „Alle“.
Warum ist vor der Verarbeitung eine Sicherung erforderlich?
Weil das Löschen aller Leerzeichen den Textinhalt direkt verändert. Bei englischen Begriffen, Nummerierungen, Produktbezeichnungen, Codeausschnitten oder Eigennamen mit Leerzeichen kann das Verständnis nach dem Löschen der Leerzeichen beeinträchtigt sein. Eine Sicherung reduziert das Risiko der Stapelverarbeitung.
Müssen die Word-Dateien nach dem Stapelimport einzeln geöffnet werden?
Nein. Der Nutzen von HeSoft Doc Batch Tool besteht gerade darin, die wiederholte Arbeit des einzelnen Öffnens von Word-Dateien zu vermeiden. Nach dem Import der Dateien und dem Festlegen der Regeln werden mehrere Dokumente nach demselben Prozess verarbeitet, ideal für Stapelverarbeitungsaufgaben im Büro.
Fazit: Überlassen Sie die wiederkehrende Word-Leerzeichenentfernung einem Stapelwerkzeug
Das stapelweise Löschen von Word-Leerzeichen scheint einfach, aber wenn die Anzahl der Dateien steigt, wird das manuelle Suchen und Ersetzen ineffizient und fehleranfällig. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie in den Word-Werkzeugen „Leerraum in Word löschen“ auswählen, mehrere docx- oder doc-Dateien importieren, „Alle Leerzeichen löschen“ aktivieren und dann dem Assistenten zum Speichern und Verarbeiten folgen.
Wenn Sie vor einer Reihe von Word-Dokumenten mit ungewöhnlichen Leerzeichen stehen, wird empfohlen, das Ergebnis zunächst mit einer kleinen Stichprobe zu testen und nach Bestätigung alle Dateien stapelweise zu verarbeiten. So ist ein einheitliches Verarbeitungsergebnis sichergestellt, der zeitliche Aufwand für manuelle Wiederholungen wird deutlich reduziert und die Dokumentbereinigung effizienter gestaltet.