Wenn Benutzer mit einer großen Anzahl von TXT-Textdateien konfrontiert sind, müssen sie oft schnell wissen, wie viele Zeilen, wie viele Zeichen jede Datei hat, welche Kodierung sie verwendet und unter welchem Pfad die Datei gespeichert ist. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Anforderung, TXT-Dateien stapelweise zu erfassen und in eine Excel-Liste zu exportieren, und zeigt, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool auf die Dateiinformationsstatistik zugreifen, TXT-Dateien aus einem Ordner importieren, detaillierte Informationen zu Textdateien auswählen und eine filterbare, sortierbare Excel-Statistiktabelle erstellen können, um Büromitarbeitern zu helfen, den Zeitaufwand für das wiederholte Öffnen von Dateien zu reduzieren.
Viele scheinbar einfache Büroaufgaben können sehr zeitaufwändig sein, wenn man sie tatsächlich erledigt. Wenn sich beispielsweise in einem Ordner eine Reihe von TXT-Textdateien befinden und Ihr Vorgesetzter oder Kunde Sie bittet, eine Liste zu erstellen, die den Dateipfad, den Dateinamen, die Größe, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum, die Textkodierung, die Anzahl der Textzeilen und die Anzahl der Textzeichen jeder TXT-Datei enthält, ist die Überprüfung einzelner Dateien nicht schwierig. Bei einer großen Anzahl von Dateien wird die manuelle Erfassung jedoch zu einer ineffizienten, sich wiederholenden Arbeit.
Die übliche Vorgehensweise besteht darin, zuerst den Dateinamen im Explorer zu kopieren, dann jede TXT-Datei zu öffnen, um den Inhalt zu überprüfen, oder verschiedene Tools zu verwenden, um die Zeilenanzahl und die Kodierung separat zu berechnen, und schließlich die Daten in Excel einzufügen. Dieser Arbeitsablauf ist nicht nur fragmentiert, sondern kann auch leicht zu inkonsistenten Ergebnissen aufgrund von Fehlern beim Kopieren von Zeilen, übersehenen Dateien oder einer inkonsistenten Beurteilung der Kodierung führen. Für Benutzer, die Materialeingangsprüfungen, Textdatenabgleiche oder Dokumentenarchivierung durchführen müssen, wird eher empfohlen, die Stapelverarbeitungsfunktionen von Bürosoftware zu nutzen, um eine standardisierte Excel-Dateiliste in einem Durchgang zu generieren.
Nachfolgend wird am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool vollständig erklärt, wie man die Zeilenanzahl, Zeichenanzahl, Textkodierung und Pfadinformationen von TXT-Dateien stapelweise erfasst. Die Software ist für die Stapelverarbeitung von Dokumenten und Dateien konzipiert und eignet sich für wiederkehrende Aufgaben mit Bürodateien wie Word, Excel, PPT, PDF, Textdateien und Bildern. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Verwendung der Funktion zur Erfassung von Dateiinformationen.
Anwendungsszenarien: Von der Ordnerliste bis zur Textqualitätsprüfung
Die stapelweise Erfassung von TXT-Dateien und der Export nach Excel haben ein breiteres Anwendungsspektrum, als viele denken. Immer wenn Sie die grundlegenden Informationen einer Reihe von Textdateien schnell verstehen müssen, können Sie diese Methode verwenden.
Bei der Materialverwaltung können TXT-Dateien Kursnotizen, Leseexzerpte, Arbeitstagebücher, Besprechungsprotokolle oder vom System exportierte Beschreibungstexte sein. Wenn die Dateien in Ordnern verstreut sind und ein einheitliches Verzeichnis fehlt, ist es schwer zu beurteilen, welche Dateien umfangreich sind, welche kürzlich geändert wurden und welche möglicherweise leer sind. Durch die Erfassung von Zeilen- und Zeichenanzahl kann das Dateivolumen schnell identifiziert werden; durch die Erfassung des Pfades kann die Originaldatei schnell lokalisiert werden.
In Szenarien der Datenverarbeitung und des Systemimports ist die Textkodierung besonders wichtig. Selbst bei TXT-Dateien können einige UTF-8, andere GB18030 oder auch Kodierungen wie UTF-16, Windows-1252 oder US-ASCII sein. Wenn diese TXT-Dateien später in eine Datenbank, ein Skript, ein Geschäftssystem oder ein anderes Tool importiert werden müssen, kann eine inkonsistente Kodierung zu Zeichensalat führen. Wenn die Kodierungen zuerst in Excel zusammengefasst werden, können Risiken frühzeitig erkannt werden.
In Projektabgabeszenarien kann die Excel-Liste als Anhang eingereicht werden. Im Vergleich zur reinen Abgabe eines Stapels von TXT-Dateien erleichtert eine beigefügte detaillierte Tabelle mit Pfad-, Größen-, Zeit-, Zeilen- und Zeichenangaben dem Empfänger die Überprüfung der Dateianzahl und des Inhaltsumfangs.
Zustand vor der Verarbeitung: Nur verstreute TXT-Dateien im Ordner
Vor der Verarbeitung sind im Ordner viele TXT-Textdateien zu sehen, z. B. ReadingJournalNotes.txt, VocabularyPracticeText.txt, GrammarReviewLines.txt, StudyPlanningNotes.txt usw. Die Dateiliste zeigt zwar Namen und Zeiten an, kann uns aber nicht direkt sagen, wie viele Zeilen und Zeichen jede Datei hat, noch kann sie die Textkodierung direkt anzeigen.
Wenn zu diesem Zeitpunkt alle Dateiinformationen erfasst werden sollen, müsste man bei manueller Vorgehensweise wiederholt öffnen, anzeigen und notieren. Für Inhaltsmanager sind solche Vorgänge nicht komplex, aber sehr zeitaufwändig; bei Aufgaben, die Genauigkeit erfordern, lassen sich Fehler bei der manuellen Aufzeichnung ebenfalls kaum vermeiden.
Zustand nach der Verarbeitung: Pfad, Kodierung, Zeilen und Zeichen zentral in Excel angezeigt
Nach der Verarbeitung mit der Dateiinformations-Statistikfunktion wird eine Excel-Zusammenfassungstabelle generiert. Jede Zeile in der Tabelle entspricht einer TXT-Datei, jede Spalte einer Art von Dateiinformation. Im Screenshot ist zu sehen, dass das Ergebnis nicht nur Pfad, Name, Erweiterung, Größe, übergeordneten Ordner, Erstellungszeit und Änderungszeit enthält, sondern auch Text - Textkodierung, Text - Zeilenanzahl, Text - Zeichenanzahl.
Mit dieser Excel-Tabelle wird die anschließende Arbeit viel einfacher. Möchten Sie beispielsweise die Datei mit den meisten Zeilen finden, sortieren Sie die Spalte Textzeilenanzahl; möchten Sie auf anomale Kodierungen prüfen, filtern Sie die Spalte Textkodierung; möchten Sie eine Datei lokalisieren, kopieren Sie die Adresse in der Pfadspalte; möchten Sie den ungefähren Inhaltsumfang jeder Datei verstehen, sehen Sie sich die Zeichenanzahlspalte an. Genau darin liegt der Wert eines Stapelverarbeitungstools im Vergleich zur manuellen Bearbeitung: Es fasst verstreute Informationen in einer strukturierten Tabelle zusammen und vereinfacht so die nachfolgende Analyse.
Arbeitsschritt 1: HeSoft Doc Batch Tool öffnen und Dateiinformations-Statistik auswählen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie in der linken Navigation "Dateien organisieren". Diese Kategorie bietet mehrere Funktionen für die stapelweise Dateiorganisation, wobei die dem Bedarf entsprechende Funktion die "Dateiinformations-Statistik" ist.
Wie dem Screenshot zu entnehmen ist, dient die Dateiinformations-Statistikfunktion der stapelweisen Erfassung von Namen, Pfaden, Größen, Zeiten und Metadaten verschiedener Dateien. Metadaten können hier als erweiterte Informationen zur Datei selbst oder zum Dateiinhalt verstanden werden. Bei TXT-Dateien gehören die uns interessierenden Textkodierung, Zeilen- und Zeichenanzahl zu den zusätzlich zu erfassenden Textinformationen.
Nach Auswahl dieser Funktion gelangen Sie zur spezifischen Verarbeitungsseite. Die Seite verwendet einen schrittweisen Prozess: Nacheinander wählen Sie die zu verarbeitenden Datensätze aus, legen die Verarbeitungsoptionen fest, legen den Speicherort fest und starten die Verarbeitung. Ein solcher Ablauf eignet sich für Stapeldateioperationen, da jeder Schritt dem Benutzer den aktuellen Zweck verdeutlicht und Fehlbedienungen reduziert.
Arbeitsschritt 2: Die zu erfassenden TXT-Dateien importieren
Nachdem Sie die Seite zur Dateiinformations-Statistik aufgerufen haben, müssen Sie zuerst die zu erfassenden TXT-Dateien zur Verarbeitungsliste hinzufügen. Oben auf der Seite stehen die beiden Hauptoptionen "Dateien hinzufügen" und "Aus Ordner importieren" zur Verfügung. Befinden sich die Dateien an verschiedenen Orten, können Sie sie über "Dateien hinzufügen" auswählen; befinden sich alle Dateien im selben Verzeichnis, empfiehlt sich "Aus Ordner importieren", da dies besser für die Stapelverarbeitung geeignet ist.
Nach Abschluss des Imports zeigt die Liste für jede Datei die laufende Nummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung, das Erstellungsdatum und das Änderungsdatum an. Der untere Rand des Screenshots zeigt eine Datensatzanzahl von 20, was bedeutet, dass aktuell 20 zu verarbeitende Dateien importiert wurden. Der Benutzer sollte in diesem Schritt drei Dinge hauptsächlich überprüfen: Erstens, ob die Anzahl der Datensätze der Erwartung entspricht; zweitens, ob die Erweiterung TXT ist; drittens, ob der Pfad der Zielordner ist.
Wenn Sie feststellen, dass die Liste Dateien enthält, die nicht erfasst werden müssen, können Sie den Lösch-Eintrag in der Aktionsspalte verwenden. Ist das Importergebnis insgesamt falsch, können Sie auf "Leeren" klicken und dann erneut auswählen. Klicken Sie nach der Bestätigung auf "Weiter". Das erwartete Ergebnis zu diesem Zeitpunkt ist, dass die Software eine vollständige Dateiliste erhalten hat und Sie mit der Einstellung fortfahren können, welche zusätzlichen Informationen erfasst werden sollen.
Arbeitsschritt 3: Detaillierte Informationen zu Textdateien in den Zusatzinformationen auswählen
Auf der Seite "Verarbeitungsoptionen festlegen" sehen Sie den Bereich "Zusatzinformationen". Hier werden detaillierte Informationsoptionen für verschiedene Dateitypen aufgelistet, darunter Detaillierte Informationen zu Word-Dateien, Detaillierte Informationen zu Excel-Dateien, Detaillierte Informationen zu PPT-Dateien, Detaillierte Informationen zu PDF-Dateien, Detaillierte Informationen zu Textdateien und Detaillierte Informationen zu Bilddateien.
Da das Ziel dieses Mal die Erfassung von Kodierung, Zeilen- und Zeichenanzahl von TXT-Textdateien ist, sollten Sie "Detaillierte Informationen zu Textdateien" ankreuzen. Nach dem Ankreuzen führt die Software bei der Verarbeitung eine tiefergehende Statistik für Textdateien durch und gibt nicht nur gewöhnliche Dateiattribute aus.
Wenn der Benutzer gleichzeitig Dateien wie doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf usw. verarbeitet, können auch nach Bedarf andere detaillierte Informationen angekreuzt werden. Um die Ergebnistabelle jedoch übersichtlicher zu gestalten, empfiehlt es sich, nur "Detaillierte Informationen zu Textdateien" beizubehalten, wenn diese Aufgabe nur TXT betrifft. So wird die exportierte Excel-Tabelle fokussierter, und das Lesen und Filtern ist einfacher.
Nach dem Ankreuzen klicken Sie auf "Weiter", um die Einstellung des Speicherorts aufzurufen. Die Software hat nun festgelegt: Dieses Ergebnis muss textbezogene Felder enthalten.
Arbeitsschritt 4: Speicherort für das Ergebnis wählen und Excel-Statistiktabelle generieren
Wählen Sie im Schritt zum Festlegen des Speicherorts gemäß den Anweisungen auf der Seite das Speicherverzeichnis für die Excel-Ergebnisdatei. Es wird empfohlen, das Ergebnis in einem mit den ursprünglichen TXT-Dateien verbundenen Projektverzeichnis oder in einem speziellen Ordner für Statistikergebnisse zu speichern, um zu vermeiden, dass die Ausgabedatei später nicht gefunden wird.
Sobald Sie den Verarbeitungsschritt gestartet haben, liest die Software die TXT-Dateien in der Liste stapelweise, erfasst grundlegende Dateiinformationen und detaillierte Textinformationen und fasst die Ergebnisse in einer Excel-Tabelle zusammen. Der gesamte Prozess erfordert kein manuelles Öffnen der Dateien durch den Benutzer und kein manuelles Kopieren von Pfaden oder Berechnen von Zeilen.
Nach Abschluss der Verarbeitung öffnen Sie die generierte Excel-Datei, um eine Tabelle ähnlich der Effektvorschau zu sehen. Nun können Sie je nach tatsächlichem Bedarf filtern, sortieren, das Format anpassen und zur Archivierung speichern. Wenn beispielsweise die Zeitspalte unvollständig angezeigt wird, können Sie die Spaltenbreite entsprechend vergrößern; ist die Pfadspalte zu lang, können Sie ebenfalls die Spaltenbreite anpassen oder den automatischen Zeilenumbruch aktivieren.
Wie kann die Excel-Ergebnistabelle verwendet werden?
Erstens kann sie als Dateiverzeichnis dienen. Die Pfad- und Namensspalten ermöglichen es dem Benutzer, schnell zu erkennen, wo sich jede TXT-Datei befindet, und der Name und Pfad des übergeordneten Ordners eignen sich für die Projektarchivierung.
Zweitens kann sie als Inhaltsumfangsstatistik dienen. Die Anzahl der Textzeilen und -zeichen hilft zu beurteilen, ob der Dateiinhalt vollständig ist. Wenn beispielsweise die Zeichenanzahl einer Datei deutlich geringer ist als bei anderen, muss möglicherweise geprüft werden, ob der Export fehlgeschlagen ist; ist die Zeilenanzahl einer Datei ungewöhnlich hoch, muss möglicherweise auf doppelten Inhalt geprüft werden.
Drittens kann sie als Kodierungscheckliste dienen. Die Spalte Textkodierung zeigt visuell den Kodierungstyp jeder Datei an. Wenn in derselben Materialcharge mehrere Kodierungen gemischt sind und später ein einheitlicher Systemimport erforderlich ist, können zuerst Dateien mit nicht der Zielkodierung entsprechenden herausgefiltert werden, um dann Konvertierung oder Überprüfung zu veranlassen.
Viertens kann sie als Liefernachweis dienen. Bei der externen Einreichung von Dateien kann die beigefügte Excel-Liste die Lesbarkeit und Überprüfbarkeit verbessern. Die Gegenseite kann sich einen Überblick über Dateianzahl, -größe, -zeit und -textumfang verschaffen, ohne jede TXT öffnen zu müssen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Müssen alle TXT-Dateien vor der Verarbeitung im selben Ordner abgelegt werden?Es ist nicht zwingend erforderlich, aber die Ablage im selben Ordner erleichtert das einmalige Hinzufügen über "Aus Ordner importieren". Wenn die Dateien verstreut sind, können sie auch über "Dateien hinzufügen" in mehreren Chargen hinzugefügt werden.
2. Warum gibt es nach der Verarbeitung mehrere Kodierungstypen in Excel?Das deutet darauf hin, dass diese TXT-Dateien möglicherweise aus unterschiedlicher Software, unterschiedlichen Systemen oder unterschiedlichen Exportmethoden stammen. Unterschiedliche Kodierungen bedeuten nicht unbedingt ein Problem mit der Datei, aber wenn die nachfolgende Verarbeitungsumgebung eine einheitliche Kodierung erfordert, muss diesem Punkt besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.
3. Was ist der Unterschied zwischen Zeilenanzahl und Zeichenanzahl?Die Zeilenanzahl spiegelt wider, in wie viele Zeilen der Text unterteilt ist, und eignet sich zur Überprüfung der Datensatzanzahl oder Absatzgröße; die Zeichenanzahl spiegelt die Gesamtlänge des Textes wider und eignet sich zur Beurteilung des Inhaltsumfangs. In Kombination lassen sich anomale Dateien leichter erkennen.
4. Was tun, wenn ein zu langer Dateipfad die Lesbarkeit beeinträchtigt?Nach dem Export nach Excel können Sie die Spaltenbreite anpassen, die oberste Zeile fixieren, die Filterung aktivieren oder den Pfad kopieren, um die Datei im Explorer zu lokalisieren. Lange Pfade sind in Dateilisten üblich und beeinträchtigen das Statistikresultat nicht.
5. Ist diese Methode nur für TXT geeignet?Dieser Artikel verwendet TXT als Beispiel, da das Ziel die Erfassung von Textkodierung, Zeilen- und Zeichenanzahl ist. Die Softwareseite zeigt auch detaillierte Informationsoptionen für Word, Excel, PPT, PDF, Bilder usw. Bei der tatsächlichen Verwendung können Sie die entsprechende Option basierend auf dem Dateityp wählen.
Zusammenfassung: Überlassen Sie die Textstatistikarbeit dem Stapelverarbeitungstool
Wenn die Anzahl der TXT-Dateien groß ist, ist das einzelne Öffnen und Anzeigen von Zeilen, Zeichen und Kodierung für Büroszenarien nicht geeignet. Effizienter ist es, die Dateiinformations-Statistikfunktion von HeSoft Doc Batch Tool zu verwenden, die TXT-Dateien aus dem Ordner stapelweise zu importieren, "Detaillierte Informationen zu Textdateien" anzukreuzen und dann eine Excel-Zusammenfassungstabelle zu generieren.
Diese Methode spart nicht nur viel Zeit für sich wiederholende Arbeiten, sondern macht die Statistikergebnisse auch einheitlicher und leichter überprüfbar. Ganz gleich, ob Sie Lernmaterialien organisieren, Protokolltexte abgleichen, eine Projektabgabe vorbereiten oder die Konsistenz von Textkodierungen überprüfen – Sie können zuerst eine Excel-Liste generieren und dann die anschließende Analyse basierend auf der Tabelle durchführen. Für Benutzer, die häufig große Dateimengen verarbeiten, kann diese Art von Büro-Stapelverarbeitungssoftware die Effizienz erheblich steigern.