例えば、弁護士がクライアントに契約書の草案を送ったり、教師が生徒に未公開の試験問題を送ったり、人事担当者が給与明細を送ったり、デザイナーがデザイン原稿のソースファイルを納品する場合です。また、事業計画書や財務報告書をメールでクライアントや同僚に送る際、ファイルが第三者に見られて情報漏洩するのを防ぐにはどうすればよいでしょうか？実は、PDFに開封パスワードを設定すればこれらの問題は解決できます。しかし、ファイル数が多いと、いちいち開いてパスワードを設定し保存するのは非常に手間がかかります。さらに、使用するツールがファイル内容を漏洩しないかという懸念もあります。
PDFに開封パスワードを設定する必要がある理由
1、重要なファイルを外部に送信する場合：顧客に見積書を送ったり、パートナーに契約書を送ったりする際にパスワードを設定しておけば、万が一メールの送信先を間違えても、相手はパスワードがないため閲覧できず、保険をかけた状態になります。
2、社内資料の管理：会社のファイルの中には全員が閲覧できるわけではないものもあります。異なるレベルの従業員に送付する際に異なるパスワードを設定することは、簡単な権限管理となります。
3、個人情報の保護：身分証明書、履歴書、健康診断報告書などのPDFスキャンデータを保存したり他人に送信したりする際に暗号化することで、個人情報の悪用を防ぎます。
4、事前流出の防止：デザイナーやコンサルタントが最終成果物を提出する際、パスワードを設定することで作品の事前流出を防ぎ、より正式で最終版らしい印象を与えます。
5、バッチファイルの一元処理：例えば、経理部門が毎月処理する大量の経費精算書や、人事部門が四半期ごとに処理する大量の評価表などを、保存前に一括でパスワード設定することで、資料庫全体のセキュリティレベルが向上します。
PDF暗号化の効果プレビュー
処理前：直接開くことが可能
処理後：
方法1： HeSoft Doc Batch Tool を使用してPDFに一括で開封パスワードを設定する
おすすめ度：★★★★★
メリット：
1、ローカルでのバッチ処理。一度に数十、数百ものPDFファイルを追加でき、ソフトウェアはお使いのパソコン上でローカル処理するため、ファイルをオンラインに送信する必要がなく、安全性が保証され、効率が大幅に向上します。
2、ファイル暗号化保護。PDFに設定された開封パスワードはプロフェッショナルレベルの保護であり、たとえファイルが誤って流出しても、パスワードがなければ開けず、内容を見ることはできません。
3、操作が非常に簡単。最初のステップでファイルを選択し、次のステップでパスワードを入力し、3番目のステップで開始をクリック。誰でもすぐに習得でき、専門知識は不要です。
デメリット：
【 HeSoft Doc Batch Tool 】はパソコン上でのみ使用可能です。
操作手順：
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、右側で【PDFツール】を選択し、さらに右側で【PDFパスワード保護を追加】を選択します。
2、【ファイル追加】をクリックするか、処理待ちファイルを指定の場所にドラッグ＆ドロップして、ファイルのインポートを完了します。
3、【次へ】をクリックし、ここで【ファイル開封パスワード】を選択し、下の入力欄に設定する開封パスワードを入力します。
4、【次へ】をクリックすると、ツールがPDFへのパスワード一括設定を開始し、完了後に通知が表示されます。
方法2：Adobe Acrobat Pro DCを使用してPDFに開封パスワードを設定する
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：機能が豊富で、非常に権威があります。暗号化機能が強力で、セキュリティは誰もが認めるところです。開封パスワードの設定以外にも、印刷禁止や編集禁止など、より詳細な権限を設定できます。
デメリット：ソフトウェアが比較的大きく、起動と動作がやや遅いです。バッチ処理機能は奥深くに隠されており、操作手順は初心者にとってはやや複雑で、あまり直感的ではありません。
操作手順：
1、Acrobat ProでPDFを開き、右側のツールバーにある「保護」ツールをクリックします。
2、保護パネルで、「パスワードを使用して保護」を選択します。
3、設定ボックスが表示されるので、「文書を開くときにパスワードが必要」にチェックを入れます。
4、「文書を開くパスワード」にパスワードを入力し、確認のためにもう一度入力します。
5、「権限」で印刷と編集を制限するパスワードを設定できます（これは任意です）。
6、「OK」をクリックし、ファイルを保存します。各ファイルに対してこの手順を繰り返す必要があります。
方法3：オンライン暗号化サイトを使用してPDFにパスワードを設定する
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：ソフトウェアのインストール不要で、ブラウザで使用できます。サイトは一般的にシンプルで分かりやすく、処理速度も速いため、重要度の低いファイルを一時的に1～2つ暗号化する場合に利用できます。
デメリット：ファイルを他人のサーバーにアップロードする必要があるため、ファイル情報のセキュリティを保証できません。通常、ファイルサイズや数に制限があり、処理後のファイルにサイトの透かしが入ることがあります。
操作手順：
1、ブラウザで「オンラインPDF暗号化」を検索し、例えばiLovePDFのようなサイトを見つけます。
2、「PDFファイルを選択」ボタンをクリックし、パソコンからファイルをアップロードします。
3、パスワードボックスに、設定したい開封パスワードを入力します。
4、「PDFを暗号化」をクリックし、ファイルのアップロードと処理が完了するのを待ちます。
5、処理後、「ダウンロード」ボタンをクリックして、暗号化されたPDFをパソコンに保存します。
方法4：Microsoft Word/PPTでPDFとして保存時に暗号化する
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：新しいOffice（WordやPPTなど）でファイルを作成している場合、PDFとして保存する際に、直接パスワードを設定できるため、他のPDFソフトウェアを開く必要がなく、便利です。
デメリット：Officeファイルから「新たに生成する」PDFにのみ適しています。既存のものや他者から送られてきたPDFファイルには効果がありません。暗号化オプションも基本的であり、特定のバージョンのOfficeでのみ利用可能です。
操作手順：
1、WordまたはPPTで文書を編集し、「ファイル」->「名前を付けて保存」をクリックします。
2、保存場所を選択し、「ファイルの種類」で「PDF (*.pdf)」を選択します。
3、「オプション」ボタンをクリックし、表示されたウィンドウで「文書の暗号化」に関連する設定を見つけます。
4、「パスワードを使用して文書を暗号化する」にチェックを入れ、パスワードを2回入力して確認します。
5、「OK」をクリックして戻り、「保存」をクリックします。これにより生成されたPDFは、開く際にパスワードの入力が必要になります。
方法5：PDFエディタを使用してPDFにパスワードを設定する
おすすめ度：★★☆☆☆
メリット：Adobe Acrobatの代替と言え、機能も充実しています。安定したPDF暗号化機能を提供し、一部はバッチ処理もサポートしています（プラグインのインストールや特定の機能の使用が必要な場合があります）。
デメリット：バッチ暗号化機能はソフトウェアを開いてすぐに目につくものではなく、別途探したり設定したりする必要があります。単に暗号化だけをしたいユーザーにとっては、ソフトウェア全体が複雑に見えます。
操作手順：
1、Foxit PDF Editorなどのソフトウェアをインストールして開き、PDFを1つ開きます。
2、上部の「保護」タブをクリックし、「パスワード保護」ボタンを見つけます。
3、表示されたウィンドウで、「文書を開くためのパスワードが必要」にチェックを入れます。
4、開封パスワードを入力して確認します。
5、「OK」をクリックし、ファイルを保存します。
方法6：オープンソースソフトウェアPDFsamを使用してPDFファイルに開封パスワードを設定する
おすすめ度：★★☆☆☆
メリット：主な機能はPDFの分割、結合、回転などです。基本的な暗号化を提供できるため、要求レベルの高くないユーザーには十分です。
デメリット：ソフトウェアのインターフェースと操作は比較的簡素に見え、使用感は一般的です。統合ツールとして、その暗号化機能は専用ツールほど使いやすくない可能性があります。
操作手順：
1、PDFsamをダウンロードしてインストールし、開いたら「保護」モジュールを選択します。
2、「追加」ボタンをクリックして、暗号化したいPDFをインポートします。
3、右側の設定で、「開封パスワードを設定」にチェックを入れます。
4、パスワードボックスにパスワードを入力します。
5、ファイルの出力先パスを設定し、下部の「実行」ボタンをクリックします。
6、処理完了後、出力フォルダに暗号化されたファイルを探しに行きます。
方法7：アップルの「Automator」を使用してPDF暗号化サービスを作成する
おすすめ度：★★☆☆☆
メリット：これはMacに標準搭載されている自動化ツールで、一度設定すれば以降ずっと使用でき、右クリックメニューサービスとして作成できます。
デメリット：Macでのみ利用可能で、設定が非常に複雑です。Automatorの使用方法をユーザー自身が理解し、ワークフローを構築する必要があり、一般の人にとっては学習が必要です。
操作手順：
1、「Automator」アプリケーションを開き、新規「クイックアクション」を作成します。
2、左側のライブラリから【PDFファイル】の下にある【PDFを暗号化】アクションを見つけ、右側のワークスペースにドラッグします。
3、このアクションを設定し、固定パスワードを設定するか、「実行のたびに確認」を選択できます。
4、このワークフローを「PDFを暗号化」などの名前で保存します。
5、以降、FinderでPDFファイルを右クリックすると、「サービス」メニューに「PDFを暗号化」オプションが表示されます。
6、それをクリックし、パスワードを入力すると、暗号化が実行されます。
方法8：携帯アプリ（Adobe Acrobat Readerなど）を使用してPDFにパスワードを設定する
おすすめ度：★★☆☆☆
メリット：外出先での緊急時に役立ちます。重要なPDFを受け取った場合、スマホで直接パスワードを設定して転送できるので、一時的な対応には使えます。
デメリット：スマホの画面が小さく操作が不便で、ファイルが大きいと処理も遅くなります。通常、ファイルは1つずつしか処理できず、機能も簡易版であり、セキュリティ面はPCソフトに劣る可能性があります。
操作手順：
1、スマホにAdobe Acrobat Readerをインストールし、アプリを開きます。
2、暗号化したいPDFファイルを見つけて開きます。
3、下部ツールバーの「…」その他オプションをタップします。
4、メニューから「パスワードで保護」または「暗号化」機能を探します。
5、パスワードを2回入力して確認し、「完了」または「保護」をタップします。
6、最後に暗号化されたファイルを別名で保存するか、共有します。
大量の契約書にパスワードを設定する必要がある法務担当者も、頻繁に試験問題を暗号化して学生に送信する教師も、あるいは自分のファイルセキュリティを守りたいすべての会社員も、「 HeSoft Doc Batch Tool 」の【PDFパスワード保護の追加】機能は、安心できる優れた選択肢です。それはまさに、あなたのデジタルファイルに信頼できる鍵をかけ、ファイル漏洩の心配をなくしてくれるようなものです。