많은 사람들이 실수로 콘텐츠가 변경되고 실수로 형식이 변경되며 Word, docx 및 doc 문서를 보낼 때 중요한 조항이 직접 삭제되는 문제가 발생합니다. 특히 계약 템플릿, 시스템 문서, 통지 공지 사항, 교재 등과 같은 시나리오에서 파일을 하나씩 열어 "제한된 편집" 을 설정하는 것은 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 놓치기 쉽습니다. 이 기사는 사무실 소프트웨어와 결합 될 것입니다." HeSoft Doc Batch Tool "실제 작업 프로세스는 여러 Word 파일에 제한된 편집 보호 기능을 일괄 적으로 추가하고 읽기 전용 또는 제한된 수정을 신속하게 실현하며 문서 내용이 마음대로 편집되는 것을 방지하는 방법을 알려줍니다. 읽은 후에는 해당 장면, 처리 전후의 효과, 특정 단계 및 사용 과정에서주의가 필요한 사항을 명확하게 이해할 수 있습니다.
매일 사무실에서는 Word 문서를 동료, 고객, 학생 또는 파트너에게 보내야합니다. 그러나 상대방이 텍스트 콘텐츠를 직접 수정하면 종종 버전 혼란, 데이터 왜곡 및 공식적인 사용에도 영향을 미칩니다. 특히 시스템 문서, 템플릿 문서, 설명 문서 및 교육 자료를 일괄 적으로 보낼 때 수동으로 하나씩 편집 제한을 설정하면 반복적 인 작업이 많을뿐만 아니라 매우 비효율적입니다.
이 기사에서 다루어야 할 질문은 분명합니다.Word 파일의 내용이 수정 및 편집되지 않도록 일괄 처리하는 방법. 사무실 소프트웨어와 결합 HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 Word, docx 및 doc 문서에 "제한된 편집" 보호 기능을 추가하여 파일을 읽기 전용 또는 제한된 수정 방식으로 배포하여 오작동을 줄이고 문서 관리 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오
이 방법은 다음과 같은 필요가있을 때 매우 유용합니다.
- 회사 시스템, 통지 및 사양 문서를 일괄 적으로 보내 다른 사람들이 내용을 볼 수 있고 변경할 수 없기를 바랍니다.
- 텍스트가 마음대로 변경되지 않기를 바라면서 계약 템플릿 및 신청서 템플릿의 일괄 배포;
- 학생들이 실수로 원본 텍스트를 수정하는 것을 방지하기위한 교재, 과정 지침 및 실험 매뉴얼의 일괄 처리;
- 후속 개봉 중에 우발적 인 편집을 방지하기 위해 표준 문서의 일괄 보관;
- 여러 부서에서 docx 및 doc 파일을 공유 할 때 통합 버전을 유지하려고합니다.
수동으로 Word를 하나씩 열어 "Review-Limit Editing" 을 설정하는 것과 비교하여 배치 처리를 위해 사무실 소프트웨어를 사용하면 반복 작업을 크게 줄일 수 있으며 이는 특히 많은 양의 파일이있는 장면에 적합합니다.
효과 미리보기 (사전 및 사후 처리)
치료 전
일반 Word 문서는 개봉 후 직접 입력, 삭제 및 포맷 할 수 있습니다. 모든 수신자는 신체 내용을 수정하여 원본 내용을 파괴 할 수 있습니다.
치료 후
스크린 샷에서 볼 수 있듯이 문서를 설정 한 후 Word의 "검토" 영역에 나타납니다.편집 제한패널에서 오른쪽에는 "우발적 인 편집을 방지하기 위해 문서가 보호되며이 영역 만 볼 수 있습니다" 및 기타 프롬프트가 표시됩니다. 즉, 파일이 보호 상태에 들어갔고 사용자는 일반 문서와 같이 신체 콘텐츠를 수정할 수 없습니다.
일괄 처리 중에 "읽기 전용" 을 선택한 경우 문서를 열 때만 볼 수 있으며 직접 편집 할 수 없습니다. 다른 제한 방법이 선택되면, 실행 가능한 동작은 선택된 규칙에 따라 제한된다.
운영 단계
1 단계: Word를 입력하여 암호 보호를 추가합니다.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽에서 선택단어 도구. 기능 목록을 찾아 클릭하십시오."단어 암호 보호 추가".
인터페이스 프롬프트에서이 기능이 여러 Word 파일에 배치 된 보호 조치를 추가하는 것을 지원한다고 판단 할 수 있으며이 기사에서는 "제한된 편집" 기능을 사용해야합니다. 작업의 목적은 Word 파일 설정을 하나씩 수동으로 여는 대신 일괄 보호의 통합 처리 입력으로 들어가는 것입니다.
2 단계: 일괄 가져오기 Word 파일 보호
기능 페이지를 입력 한 후 먼저 "처리 할 레코드 선택" 단계로 이동하십시오. 이 시점에서 사용할 수 있습니다."파일 추가"또는"폴더에서 파일 가져오기"단추로 처리 할 Word 문서 배치를 목록에 추가합니다.
스크린 샷에서 여러 docx 파일을 가져 왔습니다. 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간은 목록에서 볼 수 있습니다. 이 단계의 목적은 처리 할 모든 문서를 한 번에 작업에 추가하여 후속 통합 설정을 용이하게하는 것입니다.
이러한 가져오기에 적합한 파일은 다음과 같습니다.
- . Docx 파일
- . Doc 파일
- 동일한 폴더에있는 여러 Word 문서
목록의 파일이 올바른지 확인한 후 하단을 클릭하십시오."다음 단계"계속해.
3 단계: "비밀번호 편집 제한" 을 켜고 제한 유형 설정
"처리 옵션 설정" 페이지를 입력 한 후 다음과 같은 몇 가지 보호 스위치를 볼 수 있습니다.
- 파일 열기 암호
- 파일 내용 읽기 전용 암호
- 비밀번호 편집 제한
당신의 목표가Word 파일 내용이 수정 및 편집되지 않도록, 개방에 집중해야"비밀번호 편집 제한"이 항목. 이 기능은 스크린 샷에서 켜져 있으며 선택적 제한 편집 유형을 보여줍니다.
- 읽기 전용
- 만 수정할 수 있습니다.
- 주석만
- 양식 데이터 만 채울 수 있습니다.
그 중 대부분의 "만 볼 수 있고 텍스트를 변경할 수 없습니다" 요구 사항을 선택하십시오."읽기 전용"가장 직접적인.
페이지 아래도 있습니다."제한을 제거 할 때 비밀번호 (없이 채울 수 있음)"입력 상자. 스크린 샷에 따르면 다음 편집을 위해 예제에 "123456" 과 같은 암호를 입력 할 수 있습니다. 문서 보호를보다 표준화하려면 후속 관리를 위해 암호를 설정하고 올바르게 저장하는 것이 좋습니다.
이 단계의 목적은 가져온 모든 Word 파일에 대한 보호 규칙을 균일하게 지정하는 것입니다. 예상되는 결과는 일괄 처리가 완료된 후 이러한 문서는 모두 동일한 제한 편집 설정을 갖습니다.
4 단계: 후속 프로세스를 계속하고 일괄 처리를 시작하십시오.
"비밀번호 편집 제한" 및 제한 유형을 설정 한 후 하단을 클릭하십시오."다음 단계"다음 단계로 계속하십시오. 페이지 흐름에 따라 차례로 진행됩니다."저장 위치 설정"과"시작 처리".
스크린 샷은 처음 두 단계에 초점을 맞추고 있지만 상단 프로세스 바에서 전체 처리 논리가 다음과 같이 명확하게 판단 할 수 있습니다.
- 처리 할 레코드를 선택하십시오.
- 세트 처리 옵션;
- 저장 위치를 설정하십시오.
- 처리를 시작하십시오.
즉, 소프트웨어 가이드를 눌러 저장 위치 설정을 완료 한 다음 처리를 수행하면 한 번에 여러 Word 문서의 제한된 편집 보호 기능을 완료 할 수 있습니다.
이것은 일괄 처리 시나리오에서 사무실 소프트웨어의 가치입니다.원래 반복, 흩어져, 오류가 발생하기 쉬운 Word 보호 작업, 세트, 일괄 완료.
5 단계: 결과 파일을 열고 제한 편집이 적용되는지 확인하십시오.
처리가 완료되면 검사를 위해 결과 파일 중 하나를 무작위로 여는 것이 좋습니다. 스크린 샷의 Word 인터페이스에 따르면 성공적인 설정 후 "검토" 영역에 표시됩니다.제한 편집상태, "우발적 인 편집을 방지하기 위해 문서가 보호됩니다" 와 같은 보호 프롬프트가 오른쪽에 나타납니다.
유사한 인터페이스가 표시되고 텍스트가 일반 문서와 같이 자유롭게 수정할 수없는 경우 이러한 Word 파일의 콘텐츠 보호가 적용되었음을 의미합니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. "편집 제한" 과 "비밀번호 열기" 는 같은 것이 아닙니다.
귀하의 요구 사항이 "다른 사람이 열 수 있지만 부담없이 변경할 수 없습니다" 인 경우 먼저 사용해야합니다.비밀번호 편집 제한"읽기 전용" 및 기타 유형을 선택하십시오. 요구 사항이 "파일을 열려면 암호가 필요합니다" 인 경우 "파일 열기 암호" 에 더 가깝습니다. 두 가지 용도는 다르며 혼합하지 마십시오.
2. 대부분의 수정 방지 시나리오에 적합한 읽기 전용
스크린 샷은 제한 편집 유형에 여러 모드가 포함되어 있음을 보여줍니다. 통지, 시스템, 문서, 원본 템플릿 등의 경우 일반적으로 선택읽기 전용"수정 및 편집 방지" 의 핵심 목적을 충족시킬 수 있습니다.
3. 통합 관리에는 무제한 암호가 권장됩니다.
제한을 제거하기위한 암호가 채워지면 원본 파일 내용을 나중에 수정해야 할 때이 암호가 사용됩니다. 아무도 보호 된 파일을 취소 할 수없는 상황을 피하기 위해 문서 관리자가 통합 된 방식으로 보관하는 것이 좋습니다.
4. 일괄 처리 전에 파일 목록 확인
첫 번째 단계에서 파일을 가져올 때 먼저 목록에서 문서 이름과 경로를 확인하여 함께 보호 할 필요가없는 docx 및 doc 파일을 처리하지 않는 것이 가장 좋습니다.
5. 원래 파일 백업을 유지하는 것이 좋습니다
배치 처리는 효율성을 크게 향상시킬 수 있지만 적은 수의 샘플로 테스트하고 공식 배치 보호 전에 원본 문서를 보관하여 효과가 실제 사용 시나리오와 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.
요약
당신이 찾고 있다면일괄 처리 Word 파일 내용이 수정 된 편집에서 방지방법, 사용 사무실 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 에"단어 암호 보호 추가"기능은 매우 효율적인 연습입니다. 여러 Word, docx 및 doc 문서를 제한된 편집 상태로 설정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 특히 시스템 문서, 템플릿 문서, 교재, 공유 문서 및 잘못 수정해야하는 기타 장면에 적합합니다.
수동 부품 단위 설정에 대한 배치 처리의 가장 큰 가치는 다음과 같습니다.시간을 절약하고, 중복을 줄이며, 누락 위험을 줄이고, 문서 관리를 향상시킵니다.
수정해야 할 Word 파일 배치가있는 경우이 기사의 단계를 직접 따르는 것이 좋습니다. Word 도구를 입력하고 "Word 추가 암호 보호" 를 열고 일괄 적으로 파일을 가져오고 "편집 제한" 을 활성화하십시오. "읽기 전용" 을 선택하십시오. 그런 다음 후속 처리를 완료하십시오. 이를 통해 통합되고 안정적인 문서 보호 프로세스를 더욱 신속하게 설정할 수 있습니다.