Beim Senden von Word-, Docx-und Doc-Dokumenten stoßen viele Menschen auf Probleme, bei denen der Inhalt falsch geändert, das Format geändert und sogar wichtige Begriffe direkt gelöscht werden. Insbesondere für Vertrags vorlagen, System dokumente, Benachricht igungs ankündigungen, Lehrmaterial ien und andere Szenarien ist das Öffnen von Dateien nacheinander nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel wird Office-Software kombinieren" HeSoft Doc Batch Tool "Der tatsächliche Betriebs prozess zeigt Ihnen, wie Sie mehreren Word-Dateien stapel weise einen einges chränkten Bearbeitungs schutz hinzufügen, schnell schreib geschützte oder einges chränkte Änderungen realisieren und verhindern, dass der Inhalt des Dokuments nach Belieben bearbeitet wird. Nach dem Lesen können Sie die anwendbaren Szenarien, die Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung, die spezifischen Schritte und die Vorsicht maßnahmen während des Gebrauchs klar verstehen.
Im täglichen Büro müssen Word-Dateien häufig zur Überprüfung an Kollegen, Kunden, Studenten oder Partner gesendet werden. Sobald die andere Partei den Inhalt des Textes jedoch direkt ändert, führt dies häufig zu Versions verwirrung, Daten verzerrung und wirkt sich sogar auf die formelle Verwendung aus. Insbesondere wenn System dateien, Vorlagen dateien, Dokumentation dokumente und Schulungs materialien stapel weise gesendet werden und die Bearbeitung manuell einges chränkt wird, ist dies nicht nur viel Arbeit, sondern auch sehr ineffizient.
Die in diesem Artikel zu lösenden Probleme sind klar:So verhindern Sie, dass der Inhalt einer Word-Datei in großen Mengen geändert und bearbeitet wird. Kombiniert mit Office-Software HeSoft Doc Batch Tool In der tatsächlichen Benutzer oberfläche können wir mehrere Word-, Docx-und Doc-Dokumente gleichzeitig mit einem "einges chränkten Bearbeitungs"-Schutz versehen, sodass die Dateien auf schreib geschützte oder einges chränkte Weise verteilt werden können, um Fehl bedienungen zu reduzieren und die Effizienz der Dokumenten verwaltung zu verbessern.
Anwendbare Szenarien
Diese Methode ist sehr praktisch, wenn Sie folgende Bedürfnisse haben:
- Senden Sie das Unternehmens system, Benachricht igungen und Standard dokumente stapel weise, in der Hoffnung, dass andere nur Inhalte anzeigen können, die nicht geändert werden können.
- Verteilen Sie Vertrags vorlagen und Antrags formular vorlagen stapel weise und hoffen Sie, dass der Text nicht nach Belieben geändert wird.
- Verarbeiten Sie Unterrichts materialien, Kurs beschreibungen und experimentelle Handbücher stapel weise, um zu verhindern, dass Schüler den Originaltext versehen tlich ändern.
- Archivieren Sie Standard dokumente stapel weise, um zu verhindern, dass sie beim späteren Öffnen versehen tlich bearbeitet werden.
- Wenn mehrere Abteilungen Docx-und Doc-Dateien gemeinsam nutzen, möchten sie die einheitliche Version beibehalten.
Verglichen mit dem manuellen Öffnen von Word nacheinander, um "Restrict ing Editing" festzulegen, und der Verwendung von Office-Software für die Stapel verarbeitung kann wiederholte Vorgänge erheblich reduzieren, was sich besonders für Szenarien mit großen Dateien eignet.
Effekt vorschau (vor und nach der Verarbeitung)
Vor der Verarbeitung
Gewöhnliche Word-Dokumente können direkt nach dem Öffnen eingegeben, gelöscht und formatiert werden. Jeder Empfänger kann den Inhalt des Textes ändern, wodurch der ursprüngliche Inhalt zerstört wird.
Nach der Verarbeitung
Wie Sie aus dem Screenshot sehen können, wird der Bereich "Überprüfung" in Word angezeigt, nachdem das Dokument eingerichtet wurdeBegrenzen Sie die BearbeitungIm Bedienfeld wird auf der rechten Seite eine Eingabe aufforderung wie "Dokument ist geschützt, um eine versehen tliche Bearbeitung zu verhindern, nur dieser Bereich wird angezeigt" angezeigt. Dies bedeutet, dass die Datei in einen geschützten Zustand versetzt wurde und Benutzer den Inhalt des Textes nicht wie bei normalen Dokumenten nach Belieben ändern können.
Wenn Sie während der Stapel verarbeitung "schreib geschützt" auswählen, kann der Inhalt nach dem Öffnen des Dokuments normaler weise nur angezeigt und nicht direkt bearbeitet werden. Wenn Sie andere einges chränkte Methoden auswählen, werden die ausführbaren Aktionen gemäß der ausgewählten Regel einges chränkt.
Betriebs schritte
Schritt 1: Geben Sie Word ein, um die Passworts chutz funktion hinzuzufügen
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie nach linksWord-Tools. Suchen und klicken Sie in der Liste der Funktionen"Word fügt Passworts chutz hinzu".
Aus der Eingabe aufforderung der Benutzer oberfläche geht hervor, dass diese Funktion das Hinzufügen von Schutz maßnahmen für mehrere Word-Dateien in Stapeln unterstützt. In diesem Artikel muss jedoch die Funktion "Begrenzte Bearbeitung" verwendet werden. Der Zweck des Vorgangs besteht darin, den einheitlichen Verarbeitung eintrag für den Batch-Schutz aufzurufen, anstatt die Word-Datei einstellungen nacheinander manuell zu öffnen.
Schritt 2: Importieren Sie Word-Dateien, die in großen Mengen geschützt werden müssen
Kommen Sie nach dem Aufrufen der Funktions seite zum Schritt "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen". Zu diesem Zeitpunkt können Sie oben rechts auf der Seite gehen"Dateien hinzufügen"Oder"Dateien aus Ordnern importieren"Schaltfläche, um die zu verarbeiten den Word-Dokumente stapel weise zur Liste hinzuzufügen.
Mehrere docx-Dateien wurden in den Screenshot importiert. Sie können den Dateinamen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit in der Liste sehen. Der Zweck dieses Schritts besteht darin, alle ausstehenden Dokumente gleichzeitig zur Aufgabe hinzuzufügen, um die spätere einheitliche Einstellung zu erleichtern.
Zu den für diesen Import geeigneten Dateien gehören:
- . Docx Datei
- . Doc-Datei
- Mehrere Word-Dokumente im selben Ordner
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Dateien in der Liste korrekt sind, klicken Sie unten auf“Weiter”Weiter.
Schritt 3: Aktivieren Sie "Passwort zum Bearbeiten einschränken" und legen Sie den Typ der Einschränkung fest
Wenn Sie die Seite "Verarbeitung optionen festlegen" aufrufen, sehen Sie mehrere Schutzsc halter, darunter:
- Passwort zum Öffnen der Datei
- Datei inhalt schreib geschütztes Passwort
- Begrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern
Wenn Ihr Ziel istVerhindern, dass der Inhalt der Word-Datei geändert und bearbeitet wirdSollte sich darauf konzentrieren"Begrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern"Dieser Artikel. Die Funktion wurde im Screenshot aktiviert und zeigt die optionale Art der einges chränkten Bearbeitung an:
- Nur lesen
- Kann nur überarbeitet werden
- Kann nur Kommentar
- Kann nur Formular daten ausfüllen
Wählen Sie unter anderem für die meisten Anforderungen "nur Anzeige erlaubt, keine Änderung des Textes erlaubt"“Nur lesen”Am direktesten.
Es gibt auch unten auf der Seite"Das Passwort, wenn die Einschränkung aufgehoben wird (Sie müssen es nicht ausfüllen)"Eingabefeld. Aus dem Screenshot geht hervor, dass Sie hier ein Passwort eingeben können, z. B. "123456" im Beispiel für die anschließende Bearbeitung von Beschränkungen. Wenn Sie möchten, dass der Dokumenten schutz standard isierter ist, wird empfohlen, das Kennwort für die spätere Verwaltung ordnungs gemäß festzulegen und zu speichern.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Schutz regeln für alle importierten Word-Dateien einheitlich festzulegen. Das erwartete Ergebnis ist: Sobald die Stapel verarbeitung abgeschlossen ist, werden diese Dokumente mit denselben Einstellungen für die Bearbeitung von Einschränkungen versehen.
Schritt 4: Setzen Sie den Folge prozess fort und starten Sie die Stapel verarbeitung
Klicken Sie nach dem Festlegen von "Passwort für die Bearbeitung einschränken" und dem Typ für die Einschränkung unten auf“Weiter”Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort. Je nach Seiten prozess wird es folgen"Speicherort festlegen"Und“Beginne mit der Verarbeitung”.
Obwohl sich der Screenshot auf die ersten beiden Schritte konzentriert, kann aus der oberen Prozess leiste klar beurteilt werden, dass die vollständige Verarbeitung logik lautet:
- Wählen Sie die Datensätze aus, die verarbeitet werden müssen.
- Verarbeitung optionen festlegen;
- Legen Sie den Speicherort fest.
- Beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Mit anderen Worten, Sie müssen nur die Software-Anleitung drücken, um die Einstellungen für den Speicherort abzuschließen, und dann die Verarbeitung durchführen, um den einges chränkten Bearbeitungs schutz mehrerer Word-Dokumente gleichzeitig abzuschließen.
Dies ist genau der Wert von Office-Software in Massen verarbeitung szenarien:Verwandeln Sie die ursprünglichen wiederholten, verstreuten und fehler anfälligen Word-Schutz vorgänge in eine Einstellung und Stapel abschluss.
Schritt 5: Öffnen Sie die Ergebnis datei, um zu prüfen, ob die Restriktion bearbeitung wirksam wird
Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, eine der Ergebnis dateien zur Überprüfung nach dem Zufalls prinzip zu öffnen. Gemäß der Word-Oberfläche im Screenshot wird nach erfolgreicher Einrichtung im Bereich "Überprüfung" angezeigtBegrenzen Sie die BearbeitungStatus, auf der rechten Seite wird eine Schutz aufforderung angezeigt, z. B. "Dokument geschützt, um eine versehen tliche Bearbeitung zu verhindern".
Wenn Sie eine ähnliche Benutzer oberfläche sehen und der Text nicht wie ein normales Dokument frei geändert werden kann, bedeutet dies, dass der Inhalts schutz dieser Word-Datei in Kraft getreten ist.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. "Bearbeitungen einschränken" und "Passwort öffnen" sind nicht dasselbe
Wenn Ihre Anforderung lautet "Andere können sie öffnen, aber nicht beiläufig ändern", sollten Sie zuerst verwendenBegrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern, Und wählen Sie "schreib geschützt" und andere Typen. Wenn Sie "ein Passwort zum Öffnen von Dateien benötigen" benötigen, ist es näher an "Passwort zum Öffnen von Dateien". Die beiden haben unterschied liche Verwendungen, mischen Sie sie nicht.
2. Nur lesen ist für die meisten Anti-Modifikation-Szenen geeignet
Screenshots zeigen, dass die Art der einges chränkten Bearbeitung mehrere Modi enthält. Wählen Sie normaler weise für Benachricht igungen, Systeme, Dokumentation dokumente, Original vorlagen usw.Nur lesenEs kann den Kern zweck der "Verhinderung von Änderungen und Bearbeitung" erfüllen.
3. Es wird empfohlen, das einges chränkte Passwort aufzuheben
Wenn Sie das Passwort eingeben, als das Limit aufgehoben wurde, wird dieses Passwort verwendet, wenn der Inhalt der Original datei später geändert werden muss. Es wird empfohlen, dass der Dokumenten admini strator es einheitlich speichert, um Situationen zu vermeiden, in denen niemand die Datei nach dem Schutz freigeben kann.
4. Bestätigen Sie die Datei liste vor der Stapel verarbeitung
Wenn Sie eine Datei im ersten Schritt importieren, überprüfen Sie am besten zuerst den Namen und den Pfad des Dokuments in der Liste, um zu vermeiden, dass die Docx-und Doc-Dateien, die nicht geschützt werden müssen, zusammen verarbeitet werden.
5. Es wird empfohlen, die Original datei sicherung beizu behalten
Obwohl die Chargen verarbeitung die Effizienz erheblich verbessern kann, wird empfohlen, vor dem formalen Chargen schutz einmal mit einer kleinen Anzahl von Proben zu testen und die Original dateien aufzu bewahren, um sicher zustellen, dass der Effekt Ihren tatsächlichen Verwendung szenarien entspricht.
Zusammenfassung
Wenn Sie nach einer suchenBulk verhindert, dass der Inhalt der Word-Datei geändert und bearbeitet wirdMethode, dann verwenden Sie Office-Software HeSoft Doc Batch Tool In"Word fügt Passworts chutz hinzu"Funktion ist eine sehr effiziente Praxis. Es kann Ihnen helfen, mehrere Word-, Docx-und Doc-Dokumente auf einen einges chränkten Bearbeitungs status zu vereinheitlichen, insbesondere für System dateien, Vorlagen dateien, Lehrmaterial ien, freigegebene Dokumente und andere Szenarien, die eine Fehler vermeidung erfordern.
Im Vergleich zur manuellen Einstellung von Teilen ist der größte Wert der Stapel verarbeitung:Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie Doppel arbeit, verringern Sie das Risiko von Auslassungen und verbessern Sie die Standard isierung des Dokumenten managements.
Wenn Sie zufällig eine Reihe von Word-Dateien haben, die geändert werden müssen, wird empfohlen, die Schritte in diesem Artikel direkt zu befolgen: Geben Sie das Word-Tool ein, öffnen Sie "Word-Passworts chutz hinzufügen", importieren Sie Dateien stapel weise, aktivieren Sie "Passwort für die Bearbeitung einschränken", wählen Sie "Nur lesen" und dann Schließen Sie die Nach bearbeitung ab. Auf diese Weise kann ein einheitlicher und stabiler Dokumenten schutz prozess schneller eingerichtet werden.