많은 PDF 자료의 파일명은 단순한 순번이지만, 본문에는 실제로 유용한 계약번호, 전표번호 또는 보고서 번호가 포함되어 있습니다. 본문은 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, 여러 PDF 파일을 가져와 사용자 정의 표현식을 사용하여 연속된 8자리 숫자를 매칭하고, 매칭된 번호를 새로운 PDF 파일명으로 덮어씌워 사용자가 PDF 일괄 이름 변경 및 자료 정리를 빠르게 완료할 수 있도록 도와주는 방법을 보여줍니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 스캔, 시스템 내보내기, 이메일 첨부 또는 일괄 다운로드를 통해 자주 생성됩니다. 다운로드 후 파일 이름이 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf와 같은 임시 일련번호인 경우가 많지만, 실제 보관 및 검색에 사용되는 계약 번호, 고객 번호, 주문 번호는 PDF 페이지 내용 안에 있습니다. 수십, 수백 또는 그 이상의 PDF 파일이 있다면 일일이 열어서 확인하고, 번호를 복사하고, 닫고, 이름을 변경하는 작업은 매우 번거로우며 반복 작업이 많을수록 오류가 발생하기 쉽습니다.
이 문서에서는 사무용 일괄 처리에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기" 기능을 사용하여 와일드카드 표현식이나 정규 표현식을 통해 PDF 내용의 번호를 일치시키고, 일치된 텍스트를 일괄적으로 파일 이름으로 설정하는 것입니다. 예시에서 계약서 PDF 본문에는 10026877과 같은 8자리 계약 번호가 있습니다. 처리 전 파일 이름은 1.pdf였지만, 처리 후에는 자동으로 10026877.pdf로 변경됩니다. 이렇게 하면 수동으로 이름을 바꾸는 수고를 줄이고 파일 이름에서 바로 업무 정보를 알 수 있습니다.
적용 시나리오: PDF 내용에서 번호를 추출하여 파일 이름으로 사용
이 방법은 "파일 이름은 불규칙하지만 파일 본문에 고정된 번호가 있는" 모든 PDF 자료에 적합합니다. 일반적인 시나리오로는 계약서 PDF를 계약 번호로 작성, 인보이스 PDF를 인보이스 번호로 작성, 보고서 PDF를 보고서 번호로 작성, 주문서 PDF를 주문 번호로 작성, 기록물 PDF를 기록물 번호로 작성하는 등이 있습니다. 대상 텍스트가 PDF에서 비교적 안정적인 형식을 가지고 있다면 표현식을 사용하여 일치를 시도할 수 있습니다.
예를 들어, 어떤 계약서의 첫 페이지에는 Contract No. 10026877이라고 적혀 있고, 어떤 보고서의 첫 페이지에는 Report No. 뒤에 숫자가 표시되며, 어떤 전표에는 8자리, 10자리 또는 문자 접두사가 붙은 번호가 표시됩니다. 이러한 내용을 소프트웨어가 텍스트로 읽을 수 있다면 일괄 이름 바꾸기의 근거로 삼을 수 있습니다. 수동 처리와 비교했을 때, 표현식 일치의 장점은 한 번 규칙을 설정하면 여러 파일에 동시에 적용할 수 있어 반복성이 강한 파일 정리 작업에 매우 적합하다는 것입니다.
참고로 스크린샷의 기능 인터페이스는 "정규 표현식"을 사용하여 일치 규칙을 설정합니다. 많은 사용자가 이러한 규칙을 통칭하여 와일드카드 표현식이라고 부르는데, 이는 특정 파일 이름을 입력하는 것이 아니라 일치 패턴을 입력하는 것이기 때문입니다. 이 예에서는 \d{8}을 사용하여 연속된 8자리 숫자를 일치시킵니다. 이는 각기 다른 PDF의 서로 다른 계약 번호를 일치시킬 수 있으므로 파일마다 개별 설정할 필요가 없습니다.
결과 미리보기: 무의미한 일련번호에서 검색 가능한 번호 파일 이름으로
처리 전: 폴더에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf만 있음
처리 전 파일 목록은 매우 일반적입니다. 여러 PDF 파일이 숫자 번호 순서로 명명되어 있습니다. 이러한 명칭은 찾기 어렵고 여러 사람이 협업하기에도 좋지 않습니다. 예를 들어 동료가 계약 번호 10026877에 해당하는 파일을 보내달라고 할 때, 1.pdf라는 이름만으로는 해당 계약 파일인지 알 수 없어 PDF를 일일이 열어 확인해야 합니다.
PDF를 열면 문서 내용에 "Contract No." 필드가 포함되어 있고 바로 뒤에 8자리 번호가 있는 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자와 화살표가 가리키는 것은 10026877입니다. 이 번호가 바로 이후에 이름을 바꿀 때 추출할 텍스트입니다.
처리 후: 파일 이름이 10026877.pdf 등의 번호 형식으로 변경됨
일괄 처리를 완료하면 파일 이름이 PDF 내용의 번호로 대체됩니다. 원래의 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf는 각각 10026877.pdf, 20036655.pdf, 20100511.pdf, 33952100.pdf로 변경됩니다. 파일 이름만 봐도 번호를 알 수 있어, 이후에 파일 탐색기에서 검색하거나 업무 시스템에 업로드할 때 더욱 명확해집니다.
조작 단계: 스크린샷 순서대로 PDF 일괄 이름 바꾸기 완료
1단계: 파일 이름 분류에서 PDF 내용 이름 바꾸기 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후 왼쪽 탐색 모음을 먼저 확인합니다. 소프트웨어는 자주 사용되는 사무용 일괄 처리 기능을 범주별로 구성하여 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 그림 도구 등을 제공합니다. 이번 목표는 PDF 파일 이름을 일괄 수정하는 것이므로 "파일 이름" 관련 기능으로 들어갑니다.
주 영역의 기능 카드에서 "7. 파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기"를 선택합니다. 해당 카드 설명은 "PDF 파일 내용의 특정 텍스트를 해당 파일의 파일 이름으로 일괄 설정"입니다. 이 문장은 기능의 용도를 명확히 설명합니다. 단순히 파일 이름에 접두사나 접미사를 추가하거나 원래 파일 이름의 문자를 바꾸는 것이 아니라, PDF 본문에서 지정된 텍스트를 찾아내어 파일 이름을 생성하는 데 사용합니다.
이 단계의 예상 결과는 해당 기능 페이지로 진입하는 것입니다. 처음 사용하는 사용자에게는 먼저 올바른 도구를 선택하는 것이 매우 중요합니다. 동일한 사무용 일괄 처리 소프트웨어에는 파일 이름 바꾸기, 텍스트 삽입, 접두사/접미사 추가, 상위 폴더 이름 추가, 문서 페이지 수에 따른 이름 지정 등 여러 기능이 동시에 포함될 수 있으므로, "파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기"만이 이 문서의 요구에 부합합니다.
2단계: PDF 파일 추가하여 처리할 레코드 목록 생성
기능에 진입하면 페이지 상단에 현재 도구 이름이 표시되고, 프로세스 표시줄에는 '처리할 레코드 선택', '처리 옵션 설정', '저장 위치 설정', '처리 시작'의 네 단계가 표시됩니다. 현재는 1단계로, 먼저 처리할 PDF를 목록에 추가해야 합니다.
인터페이스 우측 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 파일 수가 적으면 "파일 추가"를 사용하여 개별 선택할 수 있고, 많은 PDF가 동일한 디렉터리에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 보통 더 편리합니다. 스크린샷에는 이미 4개의 PDF를 가져왔으며, 표에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 조작 정보가 나열되어 있습니다.
이 단계에서 확인해야 할 두 가지 사항이 있습니다. 첫째, 목록의 파일이 모두 이름을 바꿔야 할 PDF인지, 둘째, 레코드 수가 예상과 일치하는지입니다. 스크린샷 하단에는 레코드 수가 4로 표시되어 있으며, 이는 처리 전 폴더의 PDF 4개와 일치합니다. 확인 후 하단의 "다음"을 클릭하여 규칙 설정으로 넘어갑니다.
3단계: "사용자 정의 수식으로 일치된 텍스트"를 찾기 영역으로 선택
2단계 "처리 옵션 설정"에 진입하면, 먼저 소프트웨어가 PDF의 어느 위치에서 이름 지정에 사용할 내용을 찾을지 결정해야 합니다. 스크린샷의 "찾기 영역" 아래에는 "첫 번째 줄 텍스트", "첫 번째 바코드 이미지", "사용자 정의 수식으로 일치된 텍스트" 등 여러 옵션이 있습니다. 이 예에서는 "사용자 정의 수식으로 일치된 텍스트"를 선택했습니다.
왜 첫 번째 줄 텍스트를 선택하지 않았을까요? 예시 PDF의 계약 번호는 페이지 본문 영역에 위치하고 문서의 첫 번째 줄이 아니기 때문입니다. 바코드 이미지를 선택하지 않은 이유는 스크린샷의 번호가 텍스트 형식의 숫자이지 바코드가 아니기 때문입니다. 사용자 정의 수식을 선택하면 표현식을 통해 소프트웨어에 찾을 내용의 형식을 알려줄 수 있습니다. 이는 계약 번호나 전표 번호처럼 위치가 완전히 고정되어 있지는 않지만 형식이 비교적 안정적인 자료에 특히 유용합니다.
4단계: 정규 표현식에 \d{8} 입력
"정규 표현식" 입력 영역에 \d{8}을 입력합니다. 이 규칙은 연속된 8자리 숫자를 찾는 데 사용됩니다. 구체적인 숫자가 무엇인지는 상관하지 않고, "8자리 숫자가 연속으로 나타나는" 형식에 부합하는지만 확인합니다. 따라서 서로 다른 PDF에 각각 10026877, 20036655, 20100511, 33952100이 나타나더라도 모두 동일한 규칙으로 일치시킬 수 있습니다.
이것이 바로 일괄 처리의 핵심입니다. 수동 방식을 사용한다면 각 파일에서 개별적으로 번호를 찾아야 하고, 고정된 텍스트 변경 방식을 사용한다면 하나의 번호만 처리할 수 있지만, 표현식 일치는 "번호의 규칙"을 소프트웨어에 알려주어 소프트웨어가 각 PDF에서 자동으로 해당 내용을 찾도록 합니다. PDF 파일 수가 많은 경우, 이 방식은 반복 작업을 현저히 줄여줍니다.
물론 실제 업무에서 번호 형식은 다를 수 있습니다. 이 문서의 예시는 8자리 순수 숫자이므로 \d{8}을 사용했습니다. 만약 번호 길이가 다르거나 문자, 대시, 접두사가 포함되어 있다면 실제 규칙에 맞게 조정해야 합니다. 일괄 작업을 진행하기 전에 몇 개의 샘플 PDF를 관찰하여 번호가 모두 동일한 형식을 따르는지 확인하는 것이 좋습니다.
5단계: "전체 파일 이름 덮어쓰기"를 선택하여 번호를 새 PDF 이름으로 설정
"위치" 설정에서 스크린샷은 "전체 파일 이름 덮어쓰기"를 선택했습니다. 이 옵션은 일치된 텍스트를 완전한 새 파일 이름 본문으로 사용하는 것을 의미합니다. 즉, 원래 파일 이름 1, 2, 3, 4는 일치된 번호로 대체되며, 확장자는 여전히 pdf로 유지됩니다. 처리를 완료하면 10026877.pdf와 같은 명칭 결과를 얻게 됩니다.
만약 원래 파일 이름 앞이나 뒤에 번호를 추가하려는 경우, 인터페이스의 "파일 이름 왼쪽에", "파일 이름 오른쪽에" 옵션에 따라 선택할 수 있습니다. 하지만 계약 보관, 보고서 보관 등의 시나리오에서는 일반적으로 파일 이름이 업무 번호와 동일하여 검색 및 정렬에 용이하게 하는 것을 원하므로, "전체 파일 이름 덮어쓰기"가 비교적 자주 사용되는 설정입니다.
6단계: 계속하여 저장 위치 설정 및 처리 시작
규칙 설정을 완료한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다. 페이지 프로세스에 따라 이후에 "저장 위치 설정"과 "처리 시작" 단계로 넘어갑니다. 이 두 단계의 목적은 각각 처리된 파일을 어디에 저장할지 결정하고, 공식적으로 일괄 이름 바꾸기 작업을 실행하는 것입니다. 스크린샷에는 구체적인 저장 위치 페이지가 나와 있지 않으므로, 실제 조작 시 소프트웨어 마법사의 안내에 따라 완료하면 됩니다.
공식적으로 처리하기 전에 원본 PDF를 보존해야 하는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 이러한 파일이 중요한 계약, 재무 전표 또는 고객 자료인 경우, 먼저 백업하거나 처리 결과를 새 위치에 저장하는 것이 가장 좋습니다. 일괄 처리는 효율성이 매우 높지만 일단 규칙이 정확하지 않게 설정되면 예상과 다른 파일 이름이 대량으로 생성될 수 있으므로, 먼저 테스트한 후 대량으로 실행하는 것이 더 안전한 방법입니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
표현식이 번호를 일치시키지 못하는 경우, 가능한 원인은 무엇입니까?
먼저 PDF의 번호가 텍스트로 인식될 수 있는지 확인하십시오. PDF가 이미지 스캔 파일이라면 육안으로는 번호를 볼 수 있지만 소프트웨어가 텍스트를 읽을 수 없으면 일치가 안 될 수 있습니다. 다음으로 번호 형식이 실제로 연속된 8자리 숫자인지 확인하십시오. 번호에 공백, 대시 또는 문자가 포함되어 있으면 \d{8}이 적용되지 않을 수 있습니다.
PDF에 여러 개의 8자리 숫자가 있는 경우, 잘못 일치하는 것을 어떻게 방지합니까?
이것은 일괄 이름 바꾸기에서 매우 흔한 문제입니다. 예를 들어 PDF에 계약 번호, 날짜, 전화번호 뒷자리, 프로젝트 번호 등이 동시에 있을 수 있습니다. 여러 내용이 연속된 8자리 숫자 조건을 충족하는 경우, 간단한 규칙으로는 구분하지 못할 수 있습니다. 처리하기 전에 샘플 파일을 열어 확인하여 대상 번호가 유일한지 확인해야 합니다. 유일하지 않다면 일치 규칙을 더욱 구체화하여 표현식이 진정한 계약 번호나 전표 번호만 일치시키도록 해야 합니다.
대량의 PDF를 처리할 수 있습니까?
소프트웨어 인터페이스상으로, 이 기능은 "폴더에서 파일 가져오기"를 통한 레코드 일괄 추가를 지원하므로 여러 PDF 파일 처리에 적합합니다. 실제 사용 시, 먼저 소량의 샘플로 결과를 검증한 후 전체 폴더를 가져오는 것이 좋습니다. 수백 개 또는 더 많은 파일의 경우, 나누어 처리하고 나누어 확인하는 것이 더 안전합니다.
Word, docx, doc 또는 기타 파일에 사용할 수 있습니까?
이 문서의 스크린샷은 PDF 파일 내용 이름 바꾸기 기능을 보여주므로, 조작 단계는 PDF를 기준으로 합니다. 소프트웨어 인터페이스에는 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, 텍스트 도구 등의 분류뿐만 아니라 파일 이름 분류 아래에도 내용 이름 바꾸기와 관련된 기타 기능이 있습니다. docx, doc, txt 등의 파일의 경우 소프트웨어 내 해당 파일 유형 기능에 따라 선택해야 하며, PDF 단계를 모든 형식에 그대로 적용해서는 안 됩니다.
이름을 바꾼 후 결과를 어떻게 확인합니까?
처리가 완료되면 먼저 폴더에서 파일 이름이 예상과 일치하는지 확인한 다음, 몇 개의 PDF를 무작위로 열어 파일 이름의 번호가 PDF 본문의 번호와 일치하는지 확인하십시오. 파일 이름이 비어 있거나, 중복되거나, 명백히 번호 형식에 맞지 않는 파일이 발견되면 계속 진행을 중지하고 규칙 설정으로 돌아가 표현식과 찾기 영역을 확인해야 합니다.
요약: 반복적인 PDF 열기 및 이름 바꾸기 작업을 일괄 처리 도구에 맡기기
이 문서의 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 "PDF를 열어 번호 확인, 번호 복사, 폴더로 돌아가기, 수동 이름 바꾸기"라는 일련의 반복 작업을 "PDF 가져오기, 일치 표현식 설정, 파일 이름 덮어쓰기 선택, 처리 실행"이라는 일괄 프로세스로 전환할 수 있음을 알 수 있습니다. 계약서, 주문서, 인보이스, 보고서 등의 자료 관리 작업에서 이러한 방식은 파일 정리 효율을 효과적으로 향상시킬 수 있습니다.
PDF 파일 이름이 현재 단순히 일련번호나 깨진 문자만 있고 본문에 명확한 번호가 포함되어 있다면, 이 문서의 방법을 참고하여 먼저 몇 개의 샘플로 \d{8} 등의 표현식이 올바르게 일치하는지 테스트한 후, 전체 파일을 일괄 처리할 수 있습니다. 완료되면 파일 이름에 업무 번호가 직접 표시되어 검색, 보관, 인계 및 공유가 더욱 편리해집니다.