일상적으로 운송장 번호, 주문 번호 또는 물류 번호를 처리하는 작업에서 우리는 많은 PDF 파일을 축적하게 됩니다. 이 파일들에는 표준화된 번호 체계가 포함되어 있지만, 저장할 때 '문서', '스캔본' 또는 '파일' 등으로 임의로 이름이 지정될 수 있습니다. 특정 번호의 PDF 파일을 찾아야 할 때, 이렇게 의미 없는 파일 이름들을 보면 필요한 파일이 무엇인지 직관적으로 알 수 없어 하나씩 열어 확인할 수밖에 없고 효율성이 매우 떨어집니다. 만약 파일 수가 수백, 수천 개에 달한다면 그중에서 지정된 하나의 번호를 찾는 것은 말 그대로 건초 더미에서 바늘 찾기입니다. 이 번호들을 자동으로 추출하여 파일 이름으로 지정할 수 있다면 파일 관리가 한눈에 훨씬 명확해지지 않을까요?
이 문서에서는 PDF 파일 이름을 내용의 일련번호, 번호 또는 사용자 지정 정보로 직접 이름을 변경하는 세 가지 방법을 알려드립니다. 이를 통해 검색 시간을 절약하고 파일 관리를 한 번에 처리할 수 있습니다.
언제 PDF의 내용을 새 파일 이름으로 사용하여 이름을 변경해야 하나요?
파일 이름이 복잡하여 식별하기 어려운 경우
많은 PDF는 시스템에서 자동으로 생성되므로 파일 이름이 일반적으로 임의 문자열이거나 사용자 지정 이름입니다. 이름만 봐서는 내용이 무엇인지 알 수 없으며, 파일 수가 많으면 검색하기가 매우 어렵습니다. 이때 PDF의 제목, 날짜, 번호 등 핵심 정보를 새 파일 이름으로 사용하여 이름을 변경하면 내용을 직관적으로 파악할 수 있습니다.
스캔 문서 정리
스캐너로 생성된 PDF 파일은 일반적으로 시간 순서대로 번호가 매겨지며, 내용을 식별하지 않습니다. 수십 개의 계약서, 청구서 또는 자료를 스캔한 후에는 모든 파일 이름이 거의 같아서 일일이 열어서 확인해야 하므로 시간이 많이 낭비됩니다. PDF에서 텍스트 내용을 추출하여 파일 이름을 변경하면 정리 작업을 빠르게 완료하고 파일을 반복해서 열어 확인하는 수고를 덜 수 있습니다.
보관 및 향후 검색
PDF 파일을 장기간 보관하고 나중에 찾아서 사용해야 할 때는 명확한 파일 이름이 매우 중요합니다. 파일 이름은 내용을 직접 반영할 수 있어야 합니다. PDF 내용을 새 파일 이름으로 일괄 변경하면 파일 구조가 더 명확해지고 혼란이 줄어들어 향후 검색 및 관리가 훨씬 수월해집니다.
PDF의 번호를 기준으로 새 파일 이름으로 일괄 변경하는 효과 미리 보기
처리 전:
처리 후:
방법 1: HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF 내용을 새 파일 이름으로 지정하기
추천 지수: ★★★★★
장점:
- 한 번에 수백, 수천 개의 PDF 파일을 일괄 처리할 수 있으며, 텍스트 내 어떤 유형의 내용을 새 파일 이름으로 사용할지 사용자 지정할 수 있습니다.
- 모든 파일 처리가 로컬에서 이루어지므로 파일 업로드 성격을 띠지 않아 사용자의 개인 정보 보안을 보호합니다.
단점:
- 컴퓨터에 소프트웨어를 설치해야만 작업할 수 있습니다.
작업 단계:
1. 【 HeSoft Doc Batch Tool 】를 열고 【파일 이름】-【파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 변경】을 선택합니다.
2. 【파일 추가】 또는 【폴더에서 파일 가져오기】에서 하나의 방식을 선택하여 이름을 변경할 PDF 파일을 추가하거나, 파일을 직접 끌어다 놓아 추가할 수도 있습니다. 마지막으로 다음을 클릭합니다.
3. 설정 옵션 인터페이스로 들어가서 찾기 영역에서 【사용자 지정 수식과 일치하는 텍스트】를 선택한 다음, 해당 텍스트를 퍼지 검색할 수 있는 정규식을 입력합니다. 마지막으로 위치에서 【전체 파일 이름 덮어쓰기】를 선택합니다. 원래 파일 이름을 유지해야 하는 경우 왼쪽 또는 오른쪽에 직접 내용을 추가할 수 있습니다. 마지막으로 다음을 다시 클릭한 후 찾아보기를 클릭하여 새 파일의 저장 위치를 선택합니다.
4. 처리가 완료될 때까지 기다린 후 파일을 열면 이름이 성공적으로 변경된 PDF 파일을 확인할 수 있습니다.
방법 2: Adobe Acrobat DC 편집기를 사용하여 자동으로 번호 인식 및 추출
추천 지수: ★★★☆☆
장점:
- 전문 PDF 소프트웨어는 강력한 OCR 기능을 갖추고 있어 다양한 글꼴, 크기, 위치의 번호를 정확하게 인식할 수 있으며, 기울어지거나 흐릿하거나 복잡한 배경의 텍스트도 비교적 잘 인식하고 표나 양식 안의 번호도 처리할 수 있습니다.
- 소프트웨어가 일괄 처리 기능을 지원하여 한 번에 수백, 수천 개의 PDF 파일에서 번호를 추출하고 이름을 변경할 수 있으며, 처리 과정에서 원본 파일 품질이 영향을 받지 않습니다.
단점:
- Adobe Acrobat 소프트웨어는 가격이 비싸 개인이나 소규모 기업에게는 무시할 수 없는 지출이며, 기능이 강력하지만 가성비는 높지 않습니다.
- 설정 과정이 매우 복잡하여 올바른 인식 영역 및 이름 규칙을 구성해야 하므로 어느 정도 학습 비용이 들고, 원하는 효과를 얻으려면 반복적인 조정이 필요합니다.
작업 단계:
1. Adobe Acrobat DC로 PDF를 엽니다.
2. 도구 - 텍스트 인식 - 이 파일에서를 클릭한 후, 번호 영역을 선택하여 텍스트를 복사합니다.
3. 마지막으로 파일 탐색기에서 붙여넣어 이름을 변경하면 완료됩니다.
방법 3: 수동으로 PDF 파일을 열어 복사하여 붙여넣어 이름 변경 작업
추천 지수: ★☆☆☆☆
장점:
- 어떠한 소프트웨어도 다운로드하여 설치할 필요 없이 모든 처리 과정이 컴퓨터 로컬에서 이루어집니다.
- 번호가 올바른지 수동으로 확인할 수 있어 자동 인식으로 인한 오류를 피할 수 있습니다.
단점:
- 수동으로 복사하여 붙여넣어야 하므로 처리할 파일이 많을 경우 시간이 많이 소요됩니다.
- 복사 오류가 발생하거나 처리하지 못한 파일이 누락될 가능성이 있습니다.
작업 단계:
1. PDF 파일을 열고 파일 이름으로 사용할 내용을 복사합니다.
2. 그런 다음 해당 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이름 변경을 선택합니다.
3. 직접 붙여넣기만 하면 되며, 다음 파일에도 이 작업을 반복합니다.
