폴더에 많은 Word, docx 또는 doc 문서가 있을 때 페이지 수, 작성자, 제목, 주제, 생성 시간, 수정 시간 및 파일 경로를 일일이 열어 확인하는 것은 매우 시간이 많이 걸리고 누락되기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 파일 정보 통계 기능을 사용하여 여러 Word 파일의 이름, 경로, 확장자, 크기, 시간, 페이지 수 및 Office 메타데이터를 한 번에 Excel 표로 요약하는 방법을 소개합니다. 문서 보관, 자료 재고 조사, 감사 추적 및 프로젝트 납품 목록 정리 등의 시나리오에 적합합니다.
일상적인 사무 작업에서 많은 사람들이 다음과 같은 문제를 겪습니다. 한 폴더에 수십 개, 심지어 수백 개의 Word 문서가 있고, 각 파일의 전체 경로, 페이지 수, 만든 날짜, 수정한 날짜, 파일 크기, 그리고 Word 문서 내부의 제목, 주제, 작성자, 메모 등의 메타데이터 정보를 집계해야 하는 경우입니다. 수동으로 Word를 하나씩 열고, 속성을 확인하고, Excel에 복사하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 파일명, 페이지 수 또는 경로를 잘못 기록하기 쉽습니다.
이 글에서 해결하려는 구체적인 문제는 바로 이것입니다. 많은 Word 파일의 경로, 페이지 수 및 메타데이터 정보를 일괄 집계하여 Excel 표로 자동 요약하는 방법입니다. 여기서 사용하는 오피스 소프트웨어는 HeSoft Doc Batch Tool 이며, 이 소프트웨어의 핵심 가치는 파일을 일괄 처리하여 반복 작업을 줄이는 데 있으며, 특히 다수의 docx, doc, Word 문서를 통합 관리하고 정보를 추출하는 데 적합합니다.
이 글의 작업을 통해 폴더 안의 Word 파일을 소프트웨어에 한 번에 가져오고, Word 파일 상세 정보를 선택한 다음 Excel 목록을 생성할 수 있습니다. 목록에는 경로, 이름, 확장자, 크기, 만든 날짜, 수정한 날짜, 페이지 수 및 Office 메타데이터 필드가 포함되어, 후속 필터링, 보관, 대조 및 집계에 편리합니다.
적용 시나리오: Word 파일 정보 일괄 집계가 적합한 경우
Word 문서 정보를 일괄 집계하여 Excel로 내보내는 것은 단순히 파일 목록을 보기 위한 것이 아니며, 많은 사무 환경에서 매우 유용합니다. 특히 파일 수가 많고, 문서 출처가 복잡하며, 보관이나 감사가 필요한 경우 수작업 정리의 효율성이 현저히 떨어집니다.
1. 프로젝트 자료 보관: 프로젝트 종료 시, 일반적으로 다수의 Word 보고서, 회의록, 제안서, 설명서 등을 제출해야 합니다. 파일 경로, 페이지 수 및 작성자 정보를 일괄 집계하면 인도 자료 목록을 신속하게 작성할 수 있습니다.
2. 교육, 훈련 자료 점검: 교육 기관, 학교 또는 콘텐츠 팀은 종종 다량의 교안, 강의안, 연습문제집, 학습 계획서 등의 docx 파일을 보관합니다. 제목, 주제, 작성자 및 페이지 수를 일괄 내보내면 자료 규모를 보다 쉽게 파악할 수 있습니다.
3. 문서 감사 및 규정 준수 점검: 기업 내부에서 문서 만든 날짜, 마지막 수정 시간, 작성자, 마지막 저장자 등 Office 메타데이터를 확인해야 할 때, Excel 목록을 통해 통합 필터링하면 Word 속성을 하나씩 확인하는 것보다 훨씬 효율적입니다.
4. 파일 이전 전 집계: 공유 드라이브, 클라우드 디스크 또는 서버 디렉토리를 이전하기 전에 Word 파일 정보표를 먼저 생성하면, 원래 경로, 파일 크기, 수정 시간을 기록하여 이전 후 누락 여부를 확인하기 쉽습니다.
5. 문서 페이지 수 집계: 인쇄량, 검토 작업량, 번역 견적 또는 편집 작업량을 추정해야 하는 경우, 페이지 수는 매우 중요한 필드입니다. Word 페이지 수를 일괄 획득하면 파일을 하나씩 열어보는 수고를 덜 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전에는 분산된 Word 파일, 처리 후에는 Excel 요약 표
처리 전: 폴더에 여러 Word, docx 문서가 있음
처리 전, 폴더에는 AcademicWritingNotes.docx, ActiveReadingGuide.docx, DailyStudyPlanner.docx, ExamReviewChecklist.docx 등과 같은 여러 Word 문서가 저장되어 있습니다. 파일 탐색기에서는 파일명, 수정한 날짜, 유형 및 크기 등 기본 정보만 볼 수 있으며, Word 내부의 페이지 수, 제목, 주제, 작성자, 메모 등의 메타데이터는 한꺼번에 조회할 수 없습니다.
시스템 폴더 보기에만 의존하여 이 정보들을 Excel로 요약하려면, 파일명을 수동으로 복사하고 문서를 하나씩 열거나 속성을 확인해야 합니다. 파일이 많을수록 반복 작업이 늘어나고 오류 발생 가능성도 높아집니다.
처리 후: 경로, 페이지 수 및 Office 메타데이터를 포함한 Excel 표 생성
처리가 완료되면 소프트웨어가 집계 결과를 Excel 표로 요약합니다. 처리 후 결과를 보면 각 행이 하나의 Word 파일에 해당하며, 헤더에는 경로, 이름, 확장자, 크기, 폴더, 만든 날짜, 수정한 날짜, 페이지 수 및 여러 열의 Office 메타데이터 필드가 포함되어 있습니다.
예를 들어 Excel에서 Office 메타데이터의 제목, 주제, 표시, 범주, 메모, 작성자, 마지막 저장한 사람, 수정 버전 번호, 회사, 관리자, 마지막 저장한 날짜 등의 정보를 볼 수 있습니다. 문서 점검, 메타데이터 확인 또는 Word 파일 속성을 일괄 요약해야 하는 시나리오에서 이러한 Excel 목록은 직접 필터링, 정렬, 전달 또는 보관에 사용할 수 있습니다.
조작 단계: 파일 정보 집계 기능을 사용하여 Word 정보 일괄 내보내기
1단계: 파일 정리로 이동하여 파일 정보 집계 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 탐색 모음에서 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PDF 도구 등 여러 도구 분류를 볼 수 있습니다. 이번 작업은 Word 파일 정보를 일괄 집계하는 것이므로 파일 정리 분류로 이동해야 합니다.
파일 정리 페이지에서 파일 정보 집계 기능을 찾습니다. 스크린샷에서 이 기능 카드의 설명은 각종 파일의 이름, 경로, 크기, 시간 및 메타데이터 등의 정보를 일괄 집계하는 것으로, Word 문서 경로, 페이지 수 및 Office 메타데이터를 집계하려는 우리의 목표와 일치합니다.
이 기능을 클릭하면 소프트웨어는 파일 정보 집계 작업 절차로 진입합니다. 이 절차는 단계별 마법사 형태로, 파일을 먼저 가져온 다음 추가로 집계할 정보를 설정하고 마지막으로 결과를 저장하는 방식으로 진행됩니다.
2단계: 집계할 Word 파일 가져오기
파일 정보 집계 페이지에 진입하면 첫 번째 단계는 처리할 레코드 선택입니다. 인터페이스 우측 상단에 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기 두 가지 진입점이 제공됩니다. Word 파일이 적다면 파일 추가를 클릭할 수 있고, 모든 docx 또는 doc 파일이 동일한 폴더에 있다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용하여 디렉토리 내 파일을 한 번에 가져오는 것이 더 좋습니다.
가져오기가 완료되면 소프트웨어 목록에 파일 레코드가 표시됩니다. 스크린샷에서 목록에 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 열이 포함된 것을 볼 수 있습니다. 이름 열에는 각 Word 문서의 파일 이름이, 경로 열에는 파일 위치가, 확장자 열에는 docx가 표시됩니다. 하단 요약 영역에는 레코드 수가 20으로 표시되어, 현재 20개의 Word 파일을 성공적으로 가져왔음을 알 수 있습니다.
이 페이지의 목적은 집계 대상 파일 범위가 올바른지 확인하는 것입니다. 파일명과 경로가 예상과 일치하는지 확인할 수 있습니다. 필요 없는 파일을 가져왔다면 작업 열의 삭제 아이콘을 통해 단일 레코드를 제거할 수 있고, 다시 가져와야 한다면 모두 삭제 버튼을 사용하여 다시 선택할 수 있습니다.
3단계: 추가 정보에서 Word 파일 상세 정보 체크
파일 목록이 정확함을 확인한 후, 페이지 하단의 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다. 이 단계에서 인터페이스는 추가 정보 옵션을 표시하여 어떤 유형의 파일 상세 정보를 집계할지 선택할 수 있습니다.
이번 처리 대상은 Word 문서이므로 Word 파일 상세 정보를 체크해야 합니다. 스크린샷에서 Word 파일 상세 정보가 이미 체크된 것을 볼 수 있으며, 옆에는 Excel 파일 상세 정보, PPT 파일 상세 정보, PDF 파일 상세 정보, 텍스트 파일 상세 정보, 이미지 파일 상세 정보 등의 선택지가 있습니다. 실제 업무에서 여러 형식의 파일을 동시에 집계해야 하는 것이 아니라면, 이 단계에서 다른 유형을 잘못 선택하지 않도록 주의하세요.
Word 파일 상세 정보를 체크하면, 소프트웨어가 Excel 표를 생성할 때 Word 문서와 관련된 상세 필드, 즉 페이지 수와 Office 메타데이터를 추출하려고 시도합니다. docx 문서의 경우, 이 단계는 페이지 수, 제목, 작성자, 주제, 메모 등의 정보를 얻는 핵심입니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
처리 옵션 설정을 완료한 후, 계속해서 다음을 클릭합니다. 인터페이스 상단의 절차 안내에 따라, 이후에는 저장 위치 설정으로 이동한 다음 처리 시작으로 이동합니다. 저장 위치 단계에서는 결과 파일이 저장될 위치를 지정하여, 처리가 완료된 후 Excel 요약 표를 쉽게 찾을 수 있도록 해야 합니다.
출력될 Excel 파일은 프로젝트 보관 디렉토리, 자료 점검 디렉토리 또는 바탕 화면 임시 폴더와 같이 전용 집계 결과 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 후속으로 열거나, 대조하거나, 배포하기에 편리하고 원래 Word 파일과 섞이는 것도 방지할 수 있습니다.
처리 시작 단계로 진입한 후, 인터페이스 안내에 따라 처리를 실행합니다. 소프트웨어는 앞서 가져온 파일 목록과 체크된 Word 파일 상세 정보를 기반으로 파일 속성 및 문서 메타데이터를 일괄 읽어 들여 Excel 결과를 생성합니다.
5단계: Excel을 열어 집계 결과 확인하기
처리가 완료되면 생성된 Excel 표를 엽니다. 다음 몇 가지 유형의 필드를 중점적으로 확인할 수 있습니다.
기본 파일 정보: 경로, 이름, 확장자 없는 이름, 확장자, 크기, 폴더, 폴더 경로 등입니다. 이러한 필드는 파일 목록 작성, 이전 대조 및 디렉토리 점검에 적합합니다.
시간 정보: 만든 날짜, 수정한 날짜, 마지막 저장 날짜 등입니다. 이 정보들은 문서 업데이트 시간, 버전 활성도 및 이력 추적을 판단하는 데 적합합니다.
Word 페이지 정보: 페이지 수입니다. 이 필드는 문서 페이지 수를 신속하게 집계하여 인쇄, 검토, 편집, 번역 또는 교정 작업량을 평가하는 데 도움이 됩니다.
Office 메타데이터: 제목, 주제, 표시, 범주, 메모, 작성자, 마지막 저장자, 수정 버전 번호, 회사, 관리자 등입니다. 문서 출처, 작성자 소속 또는 메타데이터 규범을 확인해야 하는 팀에게 이 필드들은 매우 유용합니다.
일부 셀이 비어 있다면, 일반적으로 해당 Word 문서 자체에 해당 메타데이터가 기입되지 않았거나 문서 내에 해당 필드가 존재하지 않는다는 의미입니다. Excel에서 필터 기능을 사용하여 메타데이터가 누락된 문서를 신속하게 찾아낸 후, 추가 보완이 필요한지 결정할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. Word, docx, doc 모두 집계할 수 있나요?
스크린샷의 예시를 보면, 가져온 파일 확장자는 docx이며 처리 옵션에서 Word 파일 상세 정보를 체크했습니다. Word 문서 집계 시나리오에서는 일반적으로 docx, doc 등의 형식이 포함됩니다. 실제 처리 시에는 먼저 집계할 Word 파일을 한 폴더에 모아둔 다음, 폴더에서 파일 가져오기를 사용하여 누락을 줄이는 것이 좋습니다.
2. 왜 Word 파일 상세 정보를 체크해야 하나요?
파일 목록 자체로는 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜 및 수정한 날짜 등 기본 정보를 표시할 수 있지만, 페이지 수와 Office 메타데이터가 필요하다면 추가 정보에서 Word 파일 상세 정보를 체크해야 합니다. 그렇지 않으면 생성된 표에는 기본 파일 속성만 포함되어 Word 페이지 수 집계 및 메타데이터 내보내기 요구 사항을 충족시키지 못할 수 있습니다.
3. 집계 결과의 작성자, 제목, 주제가 비어 있으면 어떻게 하나요?
Excel의 Office 메타데이터는 Word 문서 내부 속성에서 비롯됩니다. 만약 특정 문서에 제목, 주제, 범주, 메모 등의 정보가 한 번도 설정된 적이 없다면 해당 열이 비어 있는 것은 정상입니다. 이 경우 Excel을 점검표로 사용하여 빈 필드를 필터링한 후, 추가 기입을 준비하거나 양식을 통일할 수 있습니다.
4. 파일 수가 매우 많을 때 효율성을 어떻게 높일 수 있나요?
파일 수가 많을 경우, 먼저 프로젝트, 부서 또는 연도별로 폴더를 정리한 다음, 여러 번에 나누어 가져와 집계하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 생성된 Excel 표가 더 명확해지고, 후속으로 배치별 대조도 용이합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 장점은 바로 여러 파일을 한 번에 처리하여 반복적인 열기, 복사 및 붙여넣기 작업을 줄이는 데 있습니다.
5. 처리 전에 Word 파일을 백업해야 하나요?
이 작업의 목표는 정보를 집계하여 Excel 목록을 내보내는 것이지, Word 본문 내용을 수정하는 것이 아닙니다. 하지만 중요한 프로젝트 자료, 계약 문서, 감사 파일 등의 시나리오에서는 원본 파일 백업을 유지하고 집계 결과를 별도로 저장하여 추적을 용이하게 하는 것이 좋습니다.
요약: Word를 일일이 열지 않고 일괄 집계하여 Excel 문서 목록 신속 생성
Word 파일 수가 적을 때는 파일 속성을 수동으로 확인하는 것이 어쩌면 받아들일 만할 수 있지만, 폴더 안에 수십, 수백 개의 docx 또는 doc 문서가 있을 때는 경로, 페이지 수 및 메타데이터를 하나씩 열어 집계하는 데 많은 시간이 소요됩니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 파일 정보 집계 기능을 사용하면 이 과정을 표준화할 수 있습니다. 먼저 Word 파일을 가져오고, Word 파일 상세 정보를 체크한 다음, 마지막으로 Excel 요약 표를 생성합니다.
생성된 Excel에는 파일 경로, 이름, 확장자, 크기, 만든 날짜 및 수정한 날짜뿐만 아니라 페이지 수 및 Office 메타데이터도 요약되어 있어, 자료 보관, 문서 감사, 프로젝트 납품, 인쇄량 평가 및 파일 이전 대조 등 다양한 사무 환경에 적합합니다.
만약 여러분이 한 무더기의 Word 문서를 정리하고 있다면, 이 글의 단계에 따라 바로 작업해 보시길 권장합니다. 파일 정리에서 파일 정보 집계로 이동하여 폴더를 일괄 가져오고, Word 파일 상세 정보를 체크한 후, 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오. 이렇게 하면 원래 Word를 반복해서 열고 복사하여 붙여넣어야 했던 작업을 한 번의 일괄 처리로 압축하여 문서 관리 효율성을 대폭 향상시킬 수 있습니다.