폴더에 대량의 Word, docx, doc 문서가 쌓였을 때, 페이지 수, 경로, 작성자, 수정 시간 및 Office 메타데이터를 하나씩 열어서 확인하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일 정보 통계" 기능을 사용하여 여러 Word 파일의 이름, 전체 경로, 확장자, 크기, 생성 시간, 수정 시간, 페이지 수량 및 제목, 주제, 작성자 등 메타데이터 정보를 Excel 표로 일괄 취합하는 방법을 소개합니다. 이는 자료 아카이빙, 문서 점검, 프로젝트 인도 목록 정리 등의 작업에 적합합니다.
일상 업무에서 많은 팀이 다음과 같은 문제에 직면합니다. 하나의 폴더에 수십 개에서 수백 개의 Word 문서가 있고, 각 파일의 경로, 페이지 수, 생성 시간, 수정 시간을 통계 내야 하며, 제목, 주제, 작성자, 마지막 저장자 등의 Office 메타데이터도 정리해야 합니다. 각 docx 또는 doc 파일을 수동으로 열어 확인한 후 Excel에 복사하면 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 누락되거나 잘못 기입하기 쉽습니다.
이 글에서 해결하려는 문제는 바로 "대량의 Word 파일 경로, 페이지 수, 메타데이터 정보를 일괄 통계 내고 Excel 표로 집계하는 것"입니다. 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 "파일 정보 통계" 기능을 이용하면, 폴더에 흩어져 있는 Word 파일을 한 번에 가져와 파일 기본 정보와 Word 상세 정보를 자동으로 읽고, 마지막으로 필터링, 보관, 추가 분석이 가능한 Excel 집계표를 생성할 수 있습니다.
적용 시나리오: Word 파일 정보를 일괄 통계해야 하는 경우
Word 문서 정보를 일괄 통계하는 것은 드문 요구 사항이 아닙니다. 특히 파일 수가 많고 목록이나 대장을 작성해야 할 때 반복 작업을 현저히 줄여줍니다. 다음 시나리오는 모두 이 글의 방법을 사용하기에 적합합니다.
- 자료 보관: 학습 자료, 교육 자료, 계약 템플릿, 규정 문서 등 Word 문서를 Excel 목록으로 정리하여 검색과 인수인계를 용이하게 합니다.
- 프로젝트 납품: 납품 전에 모든 docx 파일의 이름, 경로, 페이지 수, 수정 시간을 나열하여 문서 완비 여부를 쉽게 확인해야 합니다.
- 문서 감사: 파일 작성자, 마지막 저장자, 마지막 저장 날짜 등의 메타데이터를 확인하여 문서 출처와 버전 상태를 판단해야 합니다.
- 파일 현황 파악: 공유 드라이브, 프로젝트 폴더 또는 자료 라이브러리에서 Word 파일 수, 크기, 소재 폴더, 업데이트 시간을 통계 냅니다.
- 페이지 수 집계: 교육 유인물, 논문 자료, 보고서 문서가 많을 때 각 Word 파일의 페이지 수를 빠르게 알아야 합니다.
소수의 파일만 통계 낼 때는 수동 작업도 괜찮지만, 파일 수가 수십 개, 수백 개로 늘어나면 일괄 처리 사무용 소프트웨어의 가치가 매우 두드러집니다. 그 핵심 장점은 '특정 파일 하나를 대신 열어주는 것'이 아니라, 반복적인 파일 읽기, 정보 추출, 표 집계 작업을 한 번에 완료한다는 점입니다.
결과 미리보기: 처리 전에는 여러 개의 Word 파일이 흩어져 있음
처리 전에는 폴더에서 AcademicWritingNotes.docx, ActiveReadingGuide.docx, DailyStudyPlanner.docx, ExamReviewChecklist.docx 등 많은 Word 문서를 볼 수 있습니다. 이러한 파일들은 파일 탐색기에서 파일 이름, 수정 시간, 유형, 크기를 볼 수 있지만, 전체 경로, 페이지 수를 직접 확인하거나 Word 문서 내부의 Office 메타데이터를 일괄 조회할 수는 없습니다.
이러한 목록의 문제점은 파일 탐색기에 표시되는 정보가 제한적이며, 정식 통계 결과로는 적합하지 않다는 것입니다. Excel 대장을 작성해야 한다면 여전히 행마다 정리해야 하고, 페이지 수, 작성자, 제목, 주제, 비고 등의 필드까지 포함해야 한다면 수동 통계는 거의 필연적으로 상당한 시간 낭비를 초래합니다.
결과 미리보기: 처리 후 Excel 집계표 생성
처리가 완료되면 소프트웨어가 Word 파일 정보를 Excel에 집계합니다. 처리된 표에서 알 수 있듯이, 각 행은 하나의 Word 문서에 해당하고 각 열은 하나의 통계 필드입니다. 표에는 파일 경로, 이름, 확장자, 크기, 소재 폴더, 생성 시간, 수정 시간, 페이지 수 및 여러 Office 메타데이터 필드가 포함됩니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 내보낸 Excel에는 파일 이름만 나열된 것이 아니라 "페이지 수", "Office - 메타데이터 - 제목", "Office - 메타데이터 - 주제", "Office - 메타데이터 - 태그", "Office - 메타데이터 - 범주", "Office - 메타데이터 - 비고", "Office - 메타데이터 - 작성자", "Office - 메타데이터 - 마지막 저장자", "Office - 메타데이터 - 수정 번호", "Office - 메타데이터 - 회사", "Office - 메타데이터 - 관리자", "Office - 메타데이터 - 마지막 저장 날짜" 등의 필드가 포함됩니다. 이러한 정보는 후속 필터링, 정렬, 보관 및 검토에 매우 적합합니다.
조작 단계: 파일 정보 통계 기능으로 Word 정보 일괄 내보내기
1단계: "파일 정리"에서 "파일 정보 통계"로 이동
HeSoft Doc Batch Tool 를 열고, 왼쪽 기능 탐색에서 "파일 정리"를 선택합니다. 기능 카드에서 "3、파일 정보 통계"를 찾습니다. 해당 기능 설명에는 각종 파일의 이름, 경로, 크기, 시간, 메타데이터 등의 정보를 일괄 통계한다고 표시되어 있습니다. 이 기능을 클릭하여 처리 마법사로 진입합니다.
이 단계의 목적은 올바른 일괄 처리 진입점을 선택하는 것입니다. 이 글에서는 Word 파일의 경로, 페이지 수, 메타데이터를 통계하려는 것이므로, 단순 Word 편집 기능이 아니라 파일 기본 정보와 상세 정보를 읽을 수 있는 "파일 정보 통계"로 진입해야 합니다.
2단계: 통계할 Word 파일 추가
"파일 정보 통계" 페이지에 진입하면 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더보기" 등의 버튼이 있습니다. 이미 같은 폴더에 모여 있는 Word 문서의 경우, 보통 "폴더에서 파일 가져오기"를 선택하는 것이 더 편리합니다. 일부 docx 또는 doc 파일만 통계하려면 "파일 추가"를 사용하여 개별적으로 선택할 수도 있습니다.
가져오기를 완료하면 목록에 일련 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 스크린샷에서 20개의 레코드를 가져온 것을 볼 수 있으며, 각 파일은 D:\test\folders\AcademicWritingNotes.docx와 같은 전체 경로를 표시합니다. 이때 파일 개수가 정확한지, 경로가 예상과 일치하는지 먼저 확인할 수 있습니다. 통계할 필요가 없는 파일을 가져왔다면 목록의 조작 열을 통해 삭제할 수 있으며, 잘못 가져왔다면 "비우기"를 사용하여 다시 선택할 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 통계 대상인 모든 Word 파일이 소프트웨어 목록에 나타나고, 확장자가 docx 또는 기타 Word 문서 형식임을 확인할 수 있는 것입니다. 확인 완료 후 하단의 "다음"을 클릭합니다.
3단계: 처리 옵션에서 Word 파일 상세 정보 체크
두 번째 단계인 "처리 옵션 설정"에 진입하면 "부가 정보" 영역을 볼 수 있습니다. 인터페이스에는 "Word 파일 상세 정보", "Excel 파일 상세 정보", "PPT 파일 상세 정보", "PDF 파일 상세 정보", "텍스트 파일 상세 정보", "이미지 파일 상세 정보" 등 여러 파일 유형의 상세 정보 옵션이 제공됩니다.
이 글에서는 Word 문서 페이지 수와 Office 메타데이터를 통계해야 하므로 "Word 파일 상세 정보"를 체크해야 합니다. 스크린샷에서 해당 옵션이 이미 체크되어 있습니다. 이 옵션은 매우 중요합니다. 만약 기본 파일 정보만 통계하면 보통 이름, 경로, 크기, 시간 등의 필드만 얻을 수 있습니다. "Word 파일 상세 정보"를 체크해야 소프트웨어가 Word 문서 내부 정보, 예를 들어 페이지 수와 Office 메타데이터를 추가로 읽어옵니다.
체크 후 "다음"을 클릭합니다. 여기서의 작업 목적은 Excel 내보내기 시 파일 시스템 정보뿐만 아니라 Word 문서 고유의 상세 필드도 함께 출력하도록 소프트웨어에 알려주는 것입니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
페이지 상단의 마법사 흐름에 따르면, 후속 단계에는 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 포함됩니다. 저장 위치 단계에 진입하면 인터페이스 안내에 따라 내보낸 Excel 파일의 저장 위치를 선택합니다. 추후 검색 및 보관이 용이하도록 현재 프로젝트 디렉터리나 전용 통계 결과 폴더에 출력 표를 저장하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 설정한 후 "처리 시작"으로 진입합니다. 소프트웨어가 추가된 Word 파일을 일괄 읽어 통계 결과를 Excel에 기록합니다. 처리가 완료되면 생성된 Excel 파일을 열어 행별로 집계된 Word 문서 목록을 확인할 수 있습니다.
내보낸 Excel 표의 활용 방법
생성된 Excel 집계표는 일회성 결과 파일이 아니며, 다양한 사무용 시나리오에 계속 사용할 수 있습니다:
- 페이지 수별 정렬: 페이지가 가장 많거나 적은 Word 문서를 빠르게 찾습니다.
- 수정 시간별 필터: 최근 업데이트된 문서와 장기간 유지보수되지 않은 문서를 확인합니다.
- 작성자 또는 마지막 저장자별 필터: 문서 출처나 마지막 편집자를 확인합니다.
- 경로별 그룹화: 다양한 폴더 내 Word 문서 분포 상황을 분석합니다.
- 납품 목록으로 사용: 문서 범위를 확인하기 위해 Excel 표를 프로젝트 구성원이나 고객에게 전달합니다.
수동 정리와 비교했을 때, 일괄 내보낸 표는 구조가 더 통일되어 있으며, 후속 필터링, 정렬, 피벗 분석 및 보관에 더 적합합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 "Word 파일 상세 정보"를 체크해야 하나요?
페이지 수, Office 메타데이터 등의 내용은 Word 문서의 상세 정보에 속하기 때문입니다. 파일만 가져오고 이 옵션을 체크하지 않으면 내보낸 결과가 주로 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간과 같은 기본 파일 속성일 수 있습니다. docx 페이지 수와 메타데이터를 통계하려면 "부가 정보"에서 "Word 파일 상세 정보"를 체크해야 합니다.
2. doc 및 docx 파일을 통계할 수 있나요?
기능 포지셔닝으로 볼 때, 이 기능은 각종 파일의 이름, 경로, 크기, 시간, 메타데이터 등의 정보를 통계하고 Word 파일 상세 정보 옵션을 제공하는 데 사용됩니다. 실제 사용 시, 통계할 Word 문서를 목록으로 가져올 수 있습니다. 다른 버전의 Word 파일에 대해서는 전체 폴더를 일괄 처리하기 전에 소량의 샘플로 내보낸 필드가 예상과 맞는지 먼저 테스트해 보는 것이 좋습니다.
3. 내보내기 전에 각 Word 파일을 열어야 하나요?
일일이 수동으로 열 필요가 없습니다. 일괄 처리의 가치는 여러 파일을 한 번에 가져와 소프트웨어가 통합적으로 읽고 Excel 표를 생성하게 하여, 수동으로 열고, 확인하고, 복사하고, 붙여넣는 반복 작업을 피할 수 있다는 점입니다.
4. 파일이 매우 많을 때 주의할 점은 무엇인가요?
먼저 파일 출처와 폴더 범위를 확인하여 관련 없는 파일을 함께 가져오지 않도록 하는 것이 좋습니다. 폴더 계층이 많으면 먼저 프로젝트나 카테고리별로 나누어 통계하면 내보낸 Excel을 관리하기 더 쉽습니다. 처리 완료 후에도 레코드 수가 예상과 일치하는지 확인하는 것을 권장합니다.
요약: 수동 복사를 일괄 통계로 대체하여 Word 문서 대장을 신속하게 구축
Word 파일 경로, 페이지 수량, 메타데이터 정보를 일괄 통계하는 것은 본질적으로 문서 관리의 반복적인 노동 문제를 해결하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일 정보 통계" 기능을 사용하면, 흩어져 있는 다수의 docx, doc 문서에서 자동으로 이름, 경로, 크기, 시간, 페이지 수 및 Office 메타데이터를 추출하여 Excel 표에 집계할 수 있습니다.
만약 프로젝트 자료를 정리하거나, 교육 문서를 보관하거나, 공유 드라이브 파일을 현황 파악하거나, 다른 사람에게 Word 문서 목록을 제출해야 한다면, 이 일괄 처리 방식을 직접 사용하는 것이 좋습니다. 먼저 파일을 가져오고, Word 파일 상세 정보를 체크한 다음, 마지막으로 Excel을 내보내면, 원래 개별적으로 열어 통계해야 했던 작업을 몇 단계로 압축하여 완료할 수 있어 사무 작업 효율을 눈에 띄게 향상시킵니다.