Lorsqu'un dossier contient un grand nombre de documents Word, docx ou doc, il est très chronophage et facile d'omettre des informations en les ouvrant un par un pour vérifier le nombre de pages, l'auteur, le titre, le sujet, la date de création, la date de modification et le chemin d'accès au fichier. Cet article explique comment utiliser la fonction de statistiques des informations sur les fichiers dans HeSoft Doc Batch Tool pour regrouper en une seule fois dans un tableau Excel le nom, le chemin, l'extension, la taille, la date, le nombre de pages et les métadonnées Office de plusieurs fichiers Word. Cela convient à des scénarios tels que l'archivage de documents, l'inventaire de données, la conservation des traces d'audit et l'organisation des listes de livrables de projet.
Dans le travail quotidien, beaucoup de personnes rencontrent ce problème : un dossier contient des dizaines, voire des centaines de documents Word, et il faut compter pour chaque fichier le chemin complet, le nombre de pages, la date de création, la date de modification, la taille du fichier, ainsi que des métadonnées internes au document Word comme le titre, le thème, l’auteur, les commentaires. Si l’on compte sur une opération manuelle qui consiste à ouvrir chaque Word, consulter les propriétés et copier vers Excel, cela prend non seulement du temps, mais il est aussi très facile de se tromper en recopiant le nom de fichier, le nombre de pages ou le chemin.
Cet article vise à résoudre ce problème concret : comment compter par lots les chemins, le nombre de pages et les métadonnées de nombreux fichiers Word, et les résumer automatiquement dans un tableau Excel. Le logiciel de bureautique utilisé ici est HeSoft Doc Batch Tool . Sa valeur principale réside dans le traitement par lots des fichiers pour réduire les tâches répétitives, ce qui est particulièrement adapté pour réaliser un inventaire unifié et extraire les informations d’un grand nombre de documents docx, doc et Word.
Grâce aux opérations décrites dans cet article, vous pouvez importer en une seule fois les fichiers Word d’un dossier, sélectionner les informations détaillées des fichiers Word, puis générer une liste Excel. Cette liste contiendra le chemin, le nom, l’extension, la taille, la date de création, la date de modification, le nombre de pages et les champs de métadonnées Office, ce qui facilite le filtrage, l’archivage, la vérification et les statistiques ultérieures.
Scénarios applicables : quels sont les cas où le comptage par lots des informations des fichiers Word est approprié ?
Le comptage par lots des informations des documents Word et leur exportation vers Excel ne servent pas uniquement à visualiser une liste de fichiers ; ils sont très pratiques dans de nombreux scénarios de bureau. En particulier lorsque le nombre de fichiers est important, que la provenance des documents est complexe ou qu’il est nécessaire de procéder à un archivage ou à un audit, l’efficacité du classement manuel devient nettement insuffisante.
1. Archivage des documents de projet : à la clôture d’un projet, il est généralement nécessaire de fournir un grand nombre de rapports, comptes rendus de réunion, documents de conception et manuels sous format Word. Le comptage par lots des chemins de fichiers, du nombre de pages et des informations sur l’auteur permet d’établir rapidement une liste des documents à livrer.
2. Inventaire du matériel pédagogique et de formation : les organismes de formation, les écoles ou les équipes de contenu conservent souvent un grand nombre de plans de cours, polycopiés, cahiers d’exercices et plans d’étude en format docx. L’exportation par lots des titres, thèmes, auteurs et nombres de pages permet de mieux appréhender l’ampleur des ressources.
3. Audit documentaire et contrôle de conformité : lorsque les entreprises doivent vérifier la date de création, la date de dernière modification, l’auteur, le dernier enregistreur et d’autres métadonnées Office, un filtrage unifié via la liste Excel s’avère plus efficace que de consulter les propriétés de chaque Word une par une.
4. Statistiques avant migration de fichiers : avant de migrer un disque partagé, un espace de stockage en ligne ou un répertoire de serveur, la génération préalable d’une table d’informations des fichiers Word permet d’enregistrer le chemin d’origine, la taille du fichier et la date de modification, ce qui facilite la vérification de l’absence d’omissions après la migration.
5. Statistiques du nombre de pages des documents : si vous devez estimer le volume d’impression, la charge de travail d’audit, les devis de traduction ou la charge de travail de mise en page, le nombre de pages est un champ crucial. Obtenir le nombre de pages des Word par lots évite d’avoir à ouvrir chaque fichier un par un pour le consulter.
Aperçu du résultat : avant le traitement, des fichiers Word dispersés ; après, un tableau récapitulatif Excel
Avant traitement : plusieurs documents Word et docx dans un dossier
Avant le traitement, le dossier contient un ensemble de documents Word, par exemple AcademicWritingNotes.docx, ActiveReadingGuide.docx, DailyStudyPlanner.docx, ExamReviewChecklist.docx. L’explorateur de fichiers ne peut montrer que les informations de base comme le nom du fichier, la date de modification, le type et la taille. Il est impossible de consulter de manière centralisée les métadonnées internes au Word comme le nombre de pages, le titre, le thème, l’auteur et les commentaires.
Si l’on se fie uniquement à l’affichage du dossier système, pour résumer ces informations dans un fichier Excel, il faut copier manuellement les noms de fichiers, puis ouvrir les documents ou leurs propriétés un par un. Plus il y a de fichiers, plus les opérations répétitives sont nombreuses et plus le risque d’erreur est élevé.
Après traitement : génération d’un tableau Excel contenant les chemins, le nombre de pages et les métadonnées Office
Une fois le traitement terminé, le logiciel regroupe les résultats statistiques dans un tableau Excel. Comme on peut le voir sur le résultat après traitement, chaque ligne correspond à un fichier Word. L’en-tête de colonne comprend le chemin, le nom, l’extension, la taille, le dossier parent, la date de création, la date de modification, le nombre de pages, ainsi que plusieurs colonnes de champs de métadonnées Office.
Par exemple, on peut voir dans le fichier Excel des métadonnées Office telles que le titre, le thème, les balises, la catégorie, les commentaires, l’auteur, le dernier enregistreur, le numéro de révision, la société, le responsable et la date du dernier enregistrement. Pour les scénarios nécessitant un inventaire documentaire, une vérification des métadonnées ou une synthèse par lots des propriétés des fichiers Word, une telle liste Excel peut être directement utilisée pour le filtrage, le tri, la livraison ou l’archivage.
Étapes de l’opération : utiliser la fonction de statistiques des informations des fichiers pour exporter par lots les informations Word
Étape 1 : Accéder à Organisation de fichiers et sélectionner Statistiques des informations des fichiers
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir dans la barre de navigation de gauche plusieurs catégories d’outils comme Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PDF. L’objectif actuel étant de faire des statistiques par lots sur les informations des fichiers Word, il est nécessaire d’entrer dans la catégorie Organisation de fichiers.
Dans la page Organisation de fichiers, trouvez la fonction Statistiques des informations des fichiers. Sur la capture d’écran, la description de cette carte de fonction indique qu’elle permet de compter par lots le nom, le chemin, la taille, la date et les métadonnées de divers fichiers, ce qui correspond à notre objectif de compter les chemins, le nombre de pages et les métadonnées Office des documents Word.
Après avoir cliqué sur cette fonction, le logiciel entre dans le flux de travail des Statistiques des informations des fichiers. Ce processus adopte la forme d’un assistant par étapes, ce qui facilite l’importation des fichiers, puis la configuration des informations supplémentaires à compter et, enfin, la sauvegarde du résultat.
Étape 2 : Importer les fichiers Word à compter
Une fois dans la page Statistiques des informations des fichiers, la première étape est de sélectionner les enregistrements à traiter. En haut à droite de l’interface, deux options sont proposées : Ajouter des fichiers et Importer des fichiers d’un dossier. Si vous n’avez que quelques fichiers Word, vous pouvez cliquer sur Ajouter des fichiers ; si tous les documents docx ou doc se trouvent dans le même dossier, il est recommandé d’utiliser Importer des fichiers d’un dossier, ce qui permet de les importer en une seule fois.
Après l’importation, le logiciel affiche la liste des fichiers. Sur la capture d’écran, on peut voir les colonnes Numéro, Nom, Chemin, Extension, Date de création, Date de modification. La colonne Nom indique le nom de chaque document Word, la colonne Chemin son emplacement, et la colonne Extension affiche docx. La zone de résumé en bas indique que le nombre d’enregistrements est de 20, ce qui signifie que 20 fichiers Word ont bien été importés.
L’objectif de cette page est de confirmer que l’étendue des fichiers à traiter est correcte. Vous pouvez vérifier si le nom et le chemin correspondent à vos attentes. Si des fichiers non désirés ont été importés, vous pouvez supprimer un enregistrement spécifique via l’icône de suppression dans la colonne Actions ; si vous devez recommencer l’importation, utilisez le bouton Vider pour tout effacer et sélectionner à nouveau.
Étape 3 : Cocher les Informations détaillées des fichiers Word dans les options supplémentaires
Après avoir vérifié que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur le bouton Suivant en bas de la page pour accéder aux Options de traitement. À cette étape, l’interface affiche des options d’informations supplémentaires, vous permettant de choisir le type de fichiers pour lequel vous souhaitez obtenir des informations détaillées.
Étant donné que l’objet du traitement ce sont les documents Word, il faut cocher Informations détaillées des fichiers Word. Sur la capture d’écran, on voit que cette option est cochée, et d’autres options sont proposées à côté, comme les informations détaillées pour les fichiers Excel, PPT, PDF, les fichiers texte et les fichiers image. Veillez à ne pas cocher d’autres types par erreur, sauf si votre tâche nécessite réellement de traiter simultanément des fichiers de différents formats.
Après avoir coché Informations détaillées des fichiers Word, le logiciel tentera d’extraire les champs détaillés liés aux documents Word, y compris le nombre de pages et les métadonnées Office, lors de la génération du tableau Excel. Pour les documents docx, c’est l’étape clé pour obtenir le nombre de pages, le titre, l’auteur, le thème, les commentaires et d’autres informations.
Étape 4 : Définir l’emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir configuré les options de traitement, continuez en cliquant sur Suivant. Selon les indications du processus en haut de l’interface, vous passerez ensuite à Définir l’emplacement de sauvegarde, puis à Lancer le traitement. À l’étape de l’emplacement de sauvegarde, vous devez spécifier où le fichier de résultats sera enregistré, afin de retrouver facilement le tableau récapitulatif Excel une fois le traitement terminé.
Il est conseillé d’enregistrer le fichier Excel de sortie dans un dossier dédié aux résultats statistiques, tel qu’un répertoire d’archivage de projet, un dossier d’inventaire de ressources ou un dossier temporaire sur le bureau. Cela permet de faciliter l’ouverture, la vérification et la distribution ultérieures, et d’éviter de le mélanger avec les fichiers Word originaux.
Une fois dans l’étape de lancement du traitement, suivez les instructions à l’écran pour exécuter le traitement. Le logiciel va, en se basant sur la liste de fichiers importée et l’option cochée pour les informations détaillées des fichiers Word, lire par lots les propriétés des fichiers et les métadonnées des documents, puis générer le résultat Excel.
Étape 5 : Ouvrir Excel et vérifier les résultats statistiques
Une fois le traitement terminé, ouvrez le tableau Excel généré. Vous pouvez vérifier en particulier les types de champs suivants :
Informations de base sur les fichiers : Chemin, Nom, Nom sans extension, Extension, Taille, Dossier parent, Chemin du dossier parent. Ces champs sont adaptés pour créer une liste de fichiers, une vérification de migration et un inventaire de répertoire.
Informations temporelles : Date de création, Date de modification et Date du dernier enregistrement. Elles servent à déterminer la date de mise à jour du document, la vitalité des versions et l’historique des traces.
Information sur les pages Word : Nombre de pages. Ce champ vous aide à compter rapidement le nombre de pages des documents pour estimer le volume d’impression, la charge d’audit, de mise en page, de traduction ou de relecture.
Métadonnées Office : Titre, Thème, Balises, Catégorie, Commentaires, Auteur, Dernier enregistreur, Numéro de révision, Société, Responsable. Pour les équipes qui doivent vérifier l’origine des documents, l’attribution des auteurs ou la normalisation des métadonnées, ces champs sont très précieux.
Si certaines cellules sont vides, cela signifie généralement que le document Word correspondant n’a pas renseigné cette métadonnée, ou que ce champ n’existe pas dans le document. Vous pouvez utiliser la fonction de filtre dans Excel pour identifier rapidement les documents dont les métadonnées sont manquantes, puis décider s’il est nécessaire de les compléter.
Questions fréquemment posées ou points d’attention
1. Peut-on faire les statistiques pour Word, docx et doc ?
D’après l’exemple des captures d’écran, les fichiers importés ont pour extension docx, et l’option Informations détaillées des fichiers Word a été cochée. Dans un scénario de statistiques de documents Word, on rencontre généralement des formats comme docx, doc. Lors du traitement effectif, il est conseillé de regrouper d’abord les fichiers Word à traiter dans un seul dossier, puis d’utiliser la fonction Importer des fichiers d’un dossier afin de réduire les oublis.
2. Pourquoi faut-il cocher Informations détaillées des fichiers Word ?
La liste des fichiers elle-même peut montrer le nom, le chemin, l’extension, la date de création et de modification, mais pour obtenir le nombre de pages et les métadonnées Office, il faut cocher cette option. Sinon, le tableau généré ne contiendra peut-être que les propriétés de base des fichiers, sans répondre au besoin de statistiques des pages Word et d’exportation des métadonnées.
3. Que faire si l’auteur, le titre et le thème dans les résultats sont vides ?
Les métadonnées Office contenues dans le fichier Excel proviennent des propriétés internes des documents Word. Si certains documents n’ont jamais eu de titre, de thème, de catégorie ou de commentaires renseignés, il est normal que la colonne correspondante soit vide. Vous pouvez alors utiliser le fichier Excel comme une feuille de vérification, filtrer les champs vides et planifier leur saisie ou une normalisation ultérieure.
4. Comment améliorer l’efficacité quand le nombre de fichiers est très élevé ?
Lorsque le nombre de fichiers est important, il est recommandé de les classer d’abord par projet, service ou année, puis de les importer par lots pour les statistiques. Le tableau Excel généré sera ainsi plus clair et facilitera la vérification par lot. L’avantage de HeSoft Doc Batch Tool réside précisément dans la capacité à traiter de nombreux fichiers en une seule fois, réduisant le travail répétitif d’ouverture, de copie et de collage.
5. Doit-on sauvegarder les fichiers Word avant le traitement ?
Cette opération a pour but de faire des statistiques et d’exporter une liste Excel, non de modifier le contenu des Word. Cependant, pour les documents importants de projet, les documents contractuels ou d’audit, il est toujours recommandé de conserver une sauvegarde des fichiers originaux et d’enregistrer séparément les résultats statistiques pour en faciliter la traçabilité.
Résumé : remplacer l’ouverture individuelle des Word par un comptage par lots pour former rapidement une liste documentaire Excel
Lorsque le nombre de fichiers Word est faible, consulter manuellement les propriétés des fichiers peut encore être acceptable ; mais lorsqu’un dossier contient des dizaines, voire des centaines de documents docx ou doc, ouvrir un à un pour compter les chemins, les pages et les métadonnées prend énormément de temps. En utilisant la fonction Statistiques des informations des fichiers de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez standardiser ce processus : importer d’abord les fichiers Word, cocher les Informations détaillées des fichiers Word, et enfin générer le tableau récapitulatif Excel.
L’Excel généré contient non seulement le chemin, le nom, l’extension, la taille, la date de création et la date de modification, mais il résume également le nombre de pages et les métadonnées Office. Il convient à de multiples scénarios de bureau tels que l’archivage documentaire, l’audit de documents, la livraison de projet, l’estimation du volume d’impression et la vérification de migration de fichiers.
Si vous êtes en train de classer un ensemble de documents Word, il est conseillé de suivre directement les étapes de cet article : allez dans Statistiques des informations des fichiers sous Organisation de fichiers, importez le dossier par lots, cochez les Informations détaillées des fichiers Word, définissez l’emplacement de sauvegarde et lancez le traitement. Vous pourrez ainsi condenser un travail qui aurait nécessité d’ouvrir constamment Word et de faire du copier-coller en un seul traitement par lot, améliorant considérablement l’efficacité de la gestion documentaire.