여러 업무 문서가 한 폴더에 흩어져 있을 때 파일 경로와 파일명을 수동으로 정리하는 것은 시간과 노력이 많이 듭니다. 이 문서에서는 Word, PDF, PPT, Excel, TXT 등 혼합 파일을 예로 들어 HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일 정보 통계" 기능을 통해 파일 전체 경로, 이름, 확장자, 크기, 생성 시간 및 수정 시간을 일괄적으로 Excel로 내보내어, 사용자가 규격화된 파일 디렉터리와 보관 목록을 빠르게 생성할 수 있도록 돕는 방법을 소개합니다.
프로젝트 자료 정리, 강의 자료归档, 계약서 첨부 파일 확인 또는 공유 드라이브 파일 현황 파악 시, 여러 파일의 경로 정보를 Excel에汇总해야 하는 경우가 많습니다. 파일 수가 적을 때는 수동으로 파일 이름을 복사하여 그럭저럭 해결할 수 있지만, 파일 수가 수십, 수백 개에 달하고 doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt 등 다양한 형식이 포함되면 수작업 정리는 매우 비효율적입니다. 더 번거로운 점은 전체 경로가 보통 길어서 수동 복사 시 폴더 계층 구조를 빠뜨리기 쉬워 이후 파일을 찾지 못하게 될 수 있다는 것입니다.
이 글에서는 오피스 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일 정보 통계" 기능을 사용하여 여러 Word, PDF, PPT, Excel 및 텍스트 파일의 경로 정보를 한 번에 Excel 표로汇总하는 것입니다. 이는 단일 문서 내용을 편집하는 도구가 아니라, 반복적이고 규칙적인 파일 정리 작업을 처리하는 데 적합한 배치 파일 처리 중심의 오피스 소프트웨어입니다.
적용 시나리오: 폴더에서 Excel 목록으로의 일괄 정리 요구
다음과 같은 작업을 수행해야 한다면 이 글의 방법을 사용할 수 있습니다. 첫째, 고객이나 동료에게 파일 납품 목록을 제공해야 하며, 목록에는 전체 경로와 파일 이름이 포함되어야 합니다. 둘째, 교육 자료나 연수 자료를 정리할 때 강의용 pptx, 강의록 pdf, 연습 시트 xlsx, 설명 문서 docx 등의 파일을 통계 내야 합니다. 셋째, 감사 또는归档 전에 특정 디렉터리에 어떤 파일이 있는지, 파일 크기는 얼마인지, 마지막 수정 시간은 언제인지 확인해야 합니다. 넷째, 폴더 내 문서를 다른 관리 시스템으로 가져와야 하는데, 시스템에서 Excel 파일 목록을 먼저 준비하도록 요구하는 경우입니다.
전통적인 방법은 보통 파일 탐색기에서 파일을 하나씩 확인한 후 이름과 경로를 Excel에 복사하는 것입니다. 이 방식은 느릴 뿐만 아니라 형식도 통일되지 않습니다. 파일 정보 통계 기능을 사용하면 소프트웨어가 표 필드에 따라 결과를 자동으로 출력하며, 한 행이 하나의 파일에 해당하므로 이후 필터링, 정렬, 검증 및 보관에 매우 적합합니다.
효과 미리보기: 일괄 통계 전후의 변화
통계 전: 파일은 단지 폴더 내 목록으로 표시됨
처리 전 폴더에서는 ClassroomReview.pptx, ConceptSummary.pdf, CourseSchedule.xlsx, ExamPreparation.docx, ExerciseLog.xlsx, GrammarNotes.txt, KnowledgeOverview.pptx 등 다양한 파일 형식을 볼 수 있습니다. 이 파일들은 같은 폴더 안에 있지만, 현재 보기에서는 장부 제작에 적합한 전체 경로, 확장자 분리, 바이트 크기, 소속 폴더 경로 등의 정보를 직접 제공하지 않습니다.
통계 후: Excel이 경로, 이름, 크기 및 시간을 자동으로 나열
처리 후의 Excel 표는 더욱 구조화됩니다. A열은 Path로 전체 경로를 기록하고, B열은 Name으로 전체 파일 이름을 기록하며, C열은 Name (without extension)으로 확장자를 제외한 파일 이름을 기록하고, D열은 Extension으로 파일 접미사를 기록하며, E열과 F열은 각각 Size (bytes)와 Size를 표시합니다. 그 뒤로 Containing folder name, Containing folder path, Created time, Modified time이 포함됩니다.
이러한 결과표가 있으면 사용자는 Excel에서 직접 모든 PDF 파일을 필터링하거나, 모든 docx 또는 xlsx 파일을 필터링할 수 있으며, 파일 크기별로 이상 파일을 확인하거나 수정 시간별로 자료 업데이트 여부를 확인할 수도 있습니다. 파일 목록을 장기적으로 관리해야 하는 사람에게 이는 수동으로 목록을 만드는 것보다 훨씬 규격화된 방법입니다.
조작 단계: 파일 경로 정보를 Excel로 일괄 내보내기
1단계: 파일 정리 분류 열기, 파일 정보 통계 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 시작한 후, 먼저 왼쪽 네비게이션 바에서 "파일 정리"를 찾습니다. 이 분류 아래에는 파일 일괄 관리와 관련된 다양한 기능이 제공됩니다. 이 글에서 사용하는 것은 "파일 정보 통계"이며, 카드 설명에는 각종 파일의 이름, 경로, 크기, 시간 및 메타데이터 등의 정보를 일괄 통계할 수 있다고 나와 있습니다. 우리의 목표는 파일 경로 Excel 목록을 생성하는 것이므로, 이 기능으로 진입해야 합니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 소프트웨어 메인 인터페이스는 기능 카드 방식으로 자주 사용하는 배치 처리 작업을 구성하여 스크립트나 명령줄에 익숙하지 않은 오피스 사용자에게 비교적 친숙합니다. 사용자는 코드를 작성할 필요 없이, 마법사에 따라 파일을 가져오고 옵션을 설정한 후 결과를 생성하기만 하면 됩니다.
2단계: 통계할 파일 가져오기, 레코드 수량 확인
"파일 정보 통계"로 진입하면 페이지 상단에 현재 기능 이름이 표시되고, 오른쪽에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼이 있습니다. 한 폴더에 집중된 자료의 경우, "폴더에서 파일 가져오기"를 클릭하여 해당 디렉터리 아래의 여러 파일을 한 번에 가져오는 것이 좋습니다. 만약 그중 일부 파일만 선택하려면 "파일 추가"를 사용할 수 있습니다.
파일을 가져오면 목록에 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 예시에서는 총 20개의 레코드를 가져왔으며, 현재 표에는 처음 10개가 표시됩니다. 여기서 경로 열을 통해 이미 각 파일의 전체 위치를 볼 수 있습니다. 예를 들어 D:\test\folders\CourseSchedule.xlsx와 같습니다. 이 단계를 확인하는 것은 최종 Excel에 어떤 파일이 포함될지를 결정하므로 매우 중요합니다.
3단계: 목록을 활용하여 검사, 필터링 및 정렬, 관련 없는 파일 제외
한 폴더 내에 공식 파일뿐만 아니라 임시 파일, 이전 버전 파일 또는 통계가 필요 없는 첨부 파일도 있는 경우, 가져온 후 목록을 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 페이지에는 "필터" 및 "정렬" 버튼이 제공되며, 레코드 오른쪽에는 삭제 작업도 있습니다. 사용자는 파일 이름, 확장자 또는 시간 정보를 바탕으로 해당 레코드를 유지할지 판단할 수 있습니다. 예를 들어 Word와 PDF만 통계가 필요하다면, 먼저 확장자가 주로 doc, docx, pdf인지 확인할 수 있습니다. 모든 오피스 자료를 통계해야 한다면 xlsx, pptx, txt 등의 파일을 유지할 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 정확한 통계 대상 파일 목록을 얻는 것입니다. 확인 후 문제가 없다면 페이지 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 들어갑니다.
4단계: 추가 정보 설정, 더 상세한 필드 출력 여부 결정
두 번째 페이지는 "처리 옵션 설정"입니다. 스크린샷에서 "추가 정보" 영역을 볼 수 있으며, 여기에는 Word 파일 상세 정보, Excel 파일 상세 정보, PPT 파일 상세 정보, PDF 파일 상세 정보, 텍스트 파일 상세 정보 및 이미지 파일 상세 정보 등의 체크박스가 포함되어 있습니다. 파일 경로, 이름, 확장자, 크기 및 시간만 원하는 사용자는 복잡한 정보를 추가로 선택하지 않아도 됩니다. 문서의 세부 사항을 더 통계하고 싶은 사용자는 파일 유형에 따라 해당 항목을 선택할 수 있습니다.
주의할 점은 추가 정보를 선택하는 목적이 실제 요구와 일치해야 한다는 것입니다. 표준 파일 목록을 만드는 것뿐이라면 기본 정보만으로도 충분히 명확합니다. 더 심층적인 자료 분석을 위한 것이라면 관련 파일 유형의 상세 정보를 선택하는 것을 고려하십시오. 선택을 완료하면 "다음"을 클릭합니다.
5단계: 저장 위치 설정, Excel 통계 결과 생성 시작
페이지 상단의 프로세스에 따르면, 이후에는 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작"이 포함됩니다. 저장 위치 단계에서는 통계 결과의 출력 디렉터리를 지정해야 합니다. 찾기 쉽도록 결과 파일을 현재 자료 폴더 옆이나 전용 "파일 목록", "归归档 디렉터리" 폴더에 저장하는 것이 좋습니다.
"처리 시작"에 들어가면 소프트웨어가 이미 가져온 파일 정보를 일괄 읽어 들여 결과를 Excel 표에 기록합니다. 처리가 완료되면 생성된 Excel 파일을 열어 각 파일이 한 행에 해당하고 필드가 깔끔하게 배열되어 직접 납품,归档 또는 추가 가공에 적합한 것을 확인할 수 있습니다.
오피스 소프트웨어로 파일 목록을 일괄 생성하는 것을 권장하는 이유
일괄 파일 통계의 가치는 단순히 몇 분을 절약하는 데 있는 것이 아니라, 더 중요한 것은 반복 작업에서의 오류율을 낮추는 데 있습니다. 수동으로 경로를 정리할 때 흔히 발생하는 문제로는 특정 파일 누락, 파일 이름과 확장자 잘못 분리, 경로 불완전 복사, 생성 시간과 수정 시간 혼동, 크기 단위 불일치 등이 있습니다. 소프트웨어가 생성한 Excel 목록은 필드를 자동으로 분리하고 각 행의 구조를 일관되게 유지합니다.
예를 들어, 처리된 표에서 Path 열은 파일 위치를 찾는 데 사용되고, Name 열은 전체 파일 이름을 확인하며, Extension 열은 형식별 필터링에 편리하고, Size 열은 파일 크기를 판단하며, Containing folder path 열은 파일 소재 디렉터리를 추적하기 쉽고, Created time 및 Modified time 열은 시간 확인을 용이하게 합니다. 팀 협업 및 자료 인수인계에 있어 이러한 구조화된 결과는 스크린샷이나 수기 목록보다 더 신뢰할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. Word, Excel, PPT, PDF를 함께 통계할 수 있나요?
가능합니다. 예시 가져오기 목록과 처리 결과를 보면 pptx, pdf, xlsx, docx, txt 등의 파일이 동일한 통계 작업에 동시에 포함될 수 있습니다. 특별한 관리 요구사항이 없는 한 사용자는 형식별로 여러 번 작업할 필요가 없습니다.
2. 생성된 Excel에 전체 경로가 포함되나요?
포함됩니다. 결과 표의 Path 필드는 D:\test\folders\StudyPlan.docx와 같이 전체 경로와 파일 이름을 표시합니다. 이 외에도 파일 이름, 확장자 및 소속 폴더 경로가 별도로 표시되어 다양한 시나리오에서 사용하기 편리합니다.
3. 파일을 잘못 가져온 경우 어떻게 하나요?
레코드 목록에서 각 파일 뒤에는 조작 열이 있어 필요 없는 레코드를 삭제할 수 있습니다. 페이지 상단에는 "비우기" 버튼도 있어, 가져온 범위가 완전히 잘못되었다면 비운 후 다시 추가할 수 있습니다.
4. 파일 수가 매우 많을 때 어떻게 확인하나요?
목록은 페이지 나누기 표시를 지원하며, 스크린샷에서 페이지당 10개 레코드와 페이지 전환을 볼 수 있습니다. 사용자는 필터, 정렬 및 페이지 나누기 보기를 결합하여 레코드를 확인하고, 먼저 데이터 소스가 정확한지 확인한 후 다음 단계로 넘어가 Excel을 생성할 수 있습니다.
요약: 파일 경로汇总을 표준화된 프로세스로 만들기
여러 Word, PDF, PPT, Excel 파일의 경로 정보를 Excel에汇总하는 것은 본질적으로 전형적인 반복적 오피스 작업입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일 정보 통계" 기능을 사용하면 파일 가져오기, 레코드 확인, 옵션 설정, 저장 위치 선택 및 결과 생성을 하나의 명확한 프로세스로 연결하여 수동 복사로 인한 비효율과 오류를 방지할 수 있습니다.
프로젝트 자료, 교육 파일, 계약서 첨부 파일 또는 공유 드라이브 디렉터리를 정리 중이라면, 이 글의 단계에 따라 먼저 Excel 파일 목록을 생성한 후 표에서 필터링, 정렬 및 추가 설명을 보충할 수 있습니다. 이렇게 하면 파일 관리 효율성을 높일 수 있을 뿐만 아니라归档 및 납품을 더욱 규격화할 수 있습니다.