PDF 보관, 인쇄 및 검토 시, 각 파일의 페이지 수를 먼저 알아야 하는 경우가 많습니다. 수동으로 열어서 페이지 수를 확인하고 이름을 변경하는 것은 효율이 낮고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 PDF 총 페이지 수를 파일 이름에 일괄 삽입하는 방법을 소개합니다. "파일 이름에 문서의 총 페이지 수 추가" 기능을 통해 사용자는 여러 PDF를 가져와 페이지 수를 시작 위치 또는 끝 위치에 표시하도록 선택하고 "Pages -" 등의 사용자 지정 텍스트를 설정하여 빠르게 규격화된 파일 이름을 생성할 수 있습니다.
파일 보관 및 인쇄 준비에 있어 PDF 페이지 수는 매우 중요한 정보입니다. 그러나 대부분의 PDF 파일은 파일 탐색기에서 파일 이름, 수정 시간, 파일 형식만 확인할 수 있으며 총 페이지 수를 직접 표시할 수 없습니다. 각 PDF의 페이지 수를 알려면 보통 파일을 열고 페이지 번호를 확인한 후 다시 파일을 닫아야 합니다. 페이지 수를 파일 이름에 넣으려면 수동으로 이름을 변경해야 합니다. 수십 개에서 수백 개에 이르는 PDF의 경우 이 과정은 매우 시간이 많이 소요됩니다.
이 글에서는 사무실 환경에 더 적합한 처리 방식을 소개합니다. 바로 PDF 페이지 수를 일괄 집계하고 총 페이지 수를 파일 이름의 앞이나 뒤에 자동으로 추가하는 것입니다. 스크린샷에 사용된 소프트웨어는 " HeSoft Doc Batch Tool "이며, 일괄 파일 처리를 위한 사무용 소프트웨어로 사용자의 반복 작업을 줄여줍니다. 이 글에서는 처리 전, 처리 후 및 작업 단계 스크린샷을 결합하여 PDF 가져오기부터 페이지 수가 포함된 파일 이름 생성까지의 전 과정을 설명합니다.
적용 시나리오: 파일 보관, 인쇄, 검토에 모두 PDF 페이지 수 정보가 필요합니다
일상 업무에서 PDF 페이지 수 정보는 자주 사용되지만 종종 직관적이지 않습니다. 예를 들어 행정 직원이 제도 파일을 정리할 때 짧은 공지와 긴 문서를 구분해야 하고, 법무 담당자가 계약 스캔본을 관리할 때 각 파일의 페이지 누락 여부를 확인해야 하며, 교육 부서에서 교재를 준비할 때 인쇄 페이지 수를 추정해야 하고, 프로젝트 팀이 보고서를 보관할 때 자료의 규모를 빠르게 판단해야 합니다. 이러한 시나리오에서는 사용자가 PDF 총 페이지 수를 빠르게 알 수 있어야 합니다.
페이지 수가 PDF 내부에만 존재한다면 매번 파일을 열어 확인해야 합니다. 페이지 수를 파일 이름에 포함시키면 파일 목록이 간단한 페이지 수 목록으로 바뀝니다. 예를 들어 "2 Pages - 파일 이름.pdf"는 해당 PDF가 2페이지임을, "180 Pages - 파일 이름.pdf"는 해당 PDF가 180페이지임을 나타냅니다. 이렇게 하면 탐색, 정렬, 확인 또는 소통이 더욱 편리해집니다.
이러한 처리 방식은 특히 자료를 집중적으로 정리하는 시나리오에 적합합니다. 예를 들어 특정 프로젝트 디렉터리의 모든 PDF 이름을 통일하여 변경하거나, 인쇄 대기 폴더의 PDF에 페이지 수를 모두 표시하는 경우입니다. 수동으로 하나씩 수정하는 것보다 일괄 처리 도구는 형식의 일관성을 보장하고 누락 또는 오기 가능성을 크게 줄여줍니다.
처리 전 효과: PDF 파일 이름에서는 제목만 볼 수 있습니다
처리 전 스크린샷을 보면 폴더에 여러 PDF 파일이 포함되어 있으며 이름이 각각 다릅니다. 영어 제목, 밑줄이 포함된 파일 이름, 공백이 포함된 파일 이름, 하이픈이 포함된 파일 이름 등이 있습니다. 이러한 파일 이름은 문서 내용을 설명할 수 있지만 총 페이지 수를 표시하지는 못합니다.
예를 들어, 사용자는 "human-exploration.pdf"만으로는 몇 페이지인지 판단할 수 없으며, "Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf"만 보고 긴 자료인지 알 수 없습니다. 페이지 수에 따라 인쇄 작업을 할당하거나 자료의 완전성을 확인하거나 보관 순서를 정리해야 하는 사용자에게 이러한 파일 이름 정보는 부족합니다.
처리 후 효과: 파일 이름 접두사에 PDF 총 페이지 수가 표시됩니다
처리 후 파일 이름이 눈에 띄게 변경되었습니다. 각 PDF 앞에 페이지 수 정보가 추가되고 "Pages -" 형식으로 통일되었습니다. 예를 들어 "2 Pages - The Safety of Mars Sample Return.pdf", "6 Pages - Voyager-Grand-Tour.pdf", "10 Pages - SampleContract-Shuttle.pdf", "77 Pages - human-exploration.pdf" 등입니다.
이 결과는 소프트웨어가 두 가지 작업을 완료했음을 보여줍니다. 하나는 각 PDF 파일의 총 페이지 수를 읽는 것이고, 다른 하나는 사용자가 설정한 규칙에 따라 페이지 수와 추가 텍스트를 파일 이름에 기록하는 것입니다. PDF마다 페이지 수가 다르기 때문에 처리 후 파일 이름 접두사도 달라져 진정한 일괄 집계 및 일괄 이름 변경 효과를 얻을 수 있습니다.
작업 단계: PDF 총 페이지 수를 파일 이름에 일괄 추가하기
1단계: 소프트웨어를 열고 "파일 이름에 문서 총 페이지 수 추가"를 선택합니다
HeSoft Doc Batch Tool 를 시작한 후 왼쪽 탐색 모음에서 "파일 이름"을 선택합니다. 이 분류에는 파일 이름 키워드 바꾸기, 파일 이름에 텍스트 삽입, 접두사 및 접미사 추가, 파일 이름에서 텍스트 삭제 등 파일 이름 일괄 처리와 관련된 기능이 모여 있습니다. 이 글에서 추가하려는 것은 "문서 총 페이지 수"이므로 "파일 이름에 문서 총 페이지 수 추가"를 클릭해야 합니다.
이 단계의 핵심은 올바른 기능을 선택하는 것입니다. 일반적인 접두사/접미사 기능은 고정된 텍스트만 추가할 수 있지만, "파일 이름에 문서 총 페이지 수 추가"는 각 문서의 실제 페이지 수에 따라 다른 내용을 생성할 수 있어 PDF 페이지 수 집계 및 이름 지정에 더 적합합니다.
2단계: 처리할 PDF를 작업 목록에 추가합니다
기능 페이지로 이동하면 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 화면에서 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"라는 두 가지 주요 진입점을 볼 수 있습니다. 대상 PDF가 여러 폴더에 분산되어 있다면 파일 추가를 사용하고, 하나의 디렉터리에 집중되어 있다면 폴더에서 가져오기를 사용하는 것이 더 효율적입니다.
가져오기가 완료되면 소프트웨어는 처리할 파일을 표 형식으로 표시합니다. 스크린샷에는 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정 시간 등의 정보가 나열되며 확장자는 pdf로 표시됩니다. 이때 파일 목록을 한 줄씩 검토하여 처리해야 할 모든 PDF가 추가되었는지 확인하고 처리할 필요가 없는 레코드는 삭제하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 일괄 작업 실행 후 불필요한 파일 이름 변경이 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.
확인이 끝나면 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 규칙 설정으로 이동합니다. 이 시점의 예상 결과는 모든 PDF 파일이 동일한 일괄 작업에 포함되어 이후 설정이 이 파일들에 통일되게 적용되는 것입니다.
3단계: 페이지 수를 파일 이름에 기록할 위치를 선택합니다
"처리 옵션 설정" 페이지에서 "위치" 영역을 볼 수 있습니다. 소프트웨어는 "시작 위치"와 "종료 위치"라는 두 가지 옵션을 제공합니다. 시작 위치를 선택하면 페이지 수가 원래 파일 이름 앞에 추가되고, 종료 위치를 선택하면 원래 파일 이름 뒤에 추가됩니다.
스크린샷에서는 "시작 위치"가 선택되어 있어 처리 결과에서 페이지 수가 파일 이름 맨 앞에 나타납니다. 이 방식은 폴더를 열었을 때 페이지 수를 가장 먼저 확인하려는 사용자에게 적합합니다. 보관 규칙에 따라 원래 파일 제목을 항상 앞에 유지해야 한다면 종료 위치를 선택할 수도 있습니다. 두 방식 모두 절대적인 장단점이 없으며, 중요한 것은 팀의 파일 명명 규칙에 부합하는 것입니다.
4단계: 페이지 수 주변의 사용자 정의 텍스트를 설정합니다
같은 페이지에는 "왼쪽 사용자 정의 텍스트"와 "오른쪽 사용자 정의 텍스트"도 포함되어 있습니다. 스크린샷에서는 "왼쪽 사용자 정의 텍스트"는 비어 있고 "오른쪽 사용자 정의 텍스트"는 "Pages -"로 채워져 있습니다. 이는 소프트웨어가 먼저 PDF 총 페이지 수를 기록하고, 그 다음 "Pages -"를 기록하며, 마지막으로 원래 파일 이름을 붙인다는 의미입니다.
처리 후 표시된 "2 Pages - The Safety of Mars Sample Return.pdf"는 바로 이 규칙의 결과입니다. 여기서 "2"는 PDF 실제 총 페이지 수에서, "Pages -"는 사용자가 입력한 오른쪽 사용자 정의 텍스트에서, 나머지 부분은 원래 파일 이름에서 비롯되었습니다. 이 설정을 통해 사용자는 기존 파일 제목을 유지하면서 페이지 수 정보를 추가할 수 있습니다.
한글 이름 지정이 필요한 경우, 예를 들어 페이지 수 뒤에 "페이지 -"를 추가하는 등 내부 규정에 맞게 사용자 정의 텍스트를 조정할 수 있습니다. 그러나 영문을 사용하든 한글을 사용하든, 추후 검색 및 관리를 위해 동일한 일괄 작업에서 일관성을 유지하는 것이 좋습니다.
5단계: 저장 위치를 설정하고 일괄 처리를 시작합니다
흐름 표시줄을 보면 소프트웨어에는 이후 "저장 위치 설정"과 "처리 시작" 두 단계가 더 있습니다. 위치 및 사용자 정의 텍스트 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭하여 처리 결과 저장 위치를 선택합니다. 일괄 이름 변경은 여러 파일에 영향을 미치므로, 테스트 폴더에서 먼저 작업하여 결과가 예상과 일치하는지 확인한 후 실제 파일을 처리하는 것이 좋습니다.
처리 시작 단계로 들어가면 소프트웨어는 자동으로 페이지 수 읽기, 새 파일 이름 생성, 결과 출력을 완료합니다. 처리가 완료되면 저장 디렉터리를 열어 페이지 수 접두사 또는 접미사가 붙은 PDF 파일을 확인할 수 있습니다. 처리 전후 스크린샷을 비교해 보면, 파일 이름 본문은 그대로 유지되며 지정된 위치에 총 페이지 수와 사용자 정의 텍스트만 추가되었음을 알 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 페이지 수를 파일 이름 앞에 두는 것이 권장되는 이유는 무엇인가요?
페이지 수를 파일 이름 앞에 두면 사용자가 파일 목록에서 페이지 수를 빠르게 확인할 수 있어 인쇄 준비 및 자료 검토에 특히 적합합니다. 처리 후 스크린샷의 빨간색 상자는 파일 이름 앞의 페이지 수 정보를 강조 표시하여 탐색 시 매우 직관적입니다.
2. 원래 파일 이름 순서를 유지하려면 어떻게 해야 하나요?
원래 파일 이름 자체가 이미 프로젝트, 날짜 또는 번호별로 정렬되어 있다면 페이지 수를 앞에 배치하면 시각적인 정렬 습관을 바꿀 수 있습니다. 이 경우 설정에서 "종료 위치"를 선택하여 페이지 수 정보를 파일 이름 뒤에 추가함으로써 원래 파일 이름의 시작 부분을 최대한 유지할 수 있습니다.
3. 일괄 처리 전에 어떤 내용을 확인해야 하나요?
세 가지 사항을 확인하는 것이 좋습니다. 파일이 모두 PDF인지, 모두 처리해야 할 자료인지, 명명 규칙이 예상과 일치하는지입니다. 특히 공식 보관 파일의 경우, 테스트를 위해 사본을 만들어 먼저 진행해보고 한 번에 수정한 후 다시 작업하는 일이 없도록 하는 것이 좋습니다.
4. 파일 이름의 원래 제목이 사라지나요?
처리 후 효과를 보면 원래 파일 이름 본문이 유지되며, 소프트웨어는 페이지 수와 "Pages -" 텍스트만 추가합니다. 즉, 이 처리 방식은 파일 이름을 페이지 수로 대체하는 것이 아니라 원래 파일 이름을 기반으로 정보를 추가하는 것입니다.
5. 이 방법을 Word, docx, doc 등의 문서에 사용할 수 있나요?
이 글은 주로 PDF 페이지 수를 일괄 집계하여 파일 이름에 기록하는 방법을 다룹니다. 업무 중에 docx, doc 등 페이지 수를 표시해야 하는 Word 문서를 만날 수도 있습니다. 스크린샷의 기능 이름이 "파일 이름에 문서 총 페이지 수 추가"이므로, 구체적으로 지원되는 형식은 소프트웨어의 실제 기능과 처리 결과에 따라야 합니다. 처리하기 전에 소량의 샘플로 테스트해 보는 것이 좋습니다.
요약: 반복적인 PDF 페이지 수 집계는 일괄 처리 도구에 맡기세요
PDF 페이지 수를 일괄 집계하여 파일 이름에 기록하면 파일 목록이 문서의 분량을 직접 보여주어 PDF를 열어 페이지 번호를 확인하는 반복 작업을 줄일 수 있습니다. 이는 보관, 인쇄, 검토, 자료 배포 및 지식 베이스 관리에 있어 간단하지만 매우 효과적인 효율성 향상 방법입니다.
HeSoft Doc Batch Tool 를 사용할 때 전체 과정은 복잡하지 않습니다. 파일 이름 분류로 이동하여 "파일 이름에 문서 총 페이지 수 추가"를 선택하고, PDF 파일을 가져온 다음, 페이지 수를 시작 위치 또는 종료 위치에 추가하도록 설정하고, 사용자 정의 텍스트를 입력한 후 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면 됩니다. 먼저 소량의 PDF로 명명 규칙을 테스트하여 형식이 만족스러운지 확인한 후 전체 폴더를 일괄 처리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 안전성을 보장하면서 사무용 소프트웨어의 파일 일괄 처리 및 반복 작업 감소 가치를 충분히 활용할 수 있습니다.