Um die Dokumentsicherheit zu gewährleisten und zu verhindern, dass der Dateiinhalt von anderen beliebig geändert oder kopiert wird, kann für PDF-Dateien ein Lesekennwort festgelegt werden. Ohne Eingabe des Kennworts können andere das Dokument nur lesen, jedoch keinerlei Bearbeitungen oder Änderungen vornehmen. Gleichzeitig können Einschränkungen aktiviert werden, die das Kopieren und Drucken der PDF verbieten. Wie richtet man also einen Lesekennwortschutz für eine PDF-Datei ein? Im Folgenden zeigen wir Ihnen die konkreten Schritte, die in nur 3 Schritten mühelos erledigt sind!
Vorschau des auf „Nur Lesen“ eingestellten PDFs, bei dem Bearbeiten und Drucken deaktiviert sind
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Schritte zum Stapelverarbeitung von Nur-Lese-Kennwörtern für PDFs
1. Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie PDF-Tools → PDF mit Kennwort schützen.
2. Fügen Sie die PDFs hinzu, die mit einem Kennwort geschützt werden sollen. Wählen Sie eine der drei Hinzufügemöglichkeiten: Dateien hinzufügen, Dateien aus Ordner importieren oder Dateien direkt per Drag & Drop einfügen.
3. Aktivieren Sie die Option Nur-Lese-Kennwort für Dateiinhalt und geben Sie das Kennwort darunter ein. Wenn das Kopieren oder Drucken des PDF-Inhalts verhindert werden soll, lassen Sie die beiden darunter liegenden Optionen deaktiviert.
4. Nach Abschluss klicken Sie auf Speicherort anzeigen. Alle PDFs sind nun mit einem Kennwortschutz versehen, sie sind nur lesbar, Bearbeiten, Kopieren und Drucken sind nicht möglich.
Nachdem ein Nur-Lese-Kennwort für das PDF festgelegt wurde, können andere Personen die Datei ohne Kenntnis des Kennworts nur lesen. Möchte man den Inhalt bearbeiten oder ändern, muss das Kennwort eingegeben werden. Dies verhindert wirksam die Manipulation von Dateiinhalten und schützt die Originalität und Integrität des Dokuments. Gleichzeitig kann durch das Deaktivieren von Kopieren und Drucken verhindert werden, dass die Dateiinhalte leicht verbreitet werden.
Neben dem Nur-Lese-Modus gibt es weitere Methoden, um PDF-Dateien zu schützen: ein Öffnen-Kennwort festlegen, eine digitale Signatur hinzufügen, fortschrittlichere Verschlüsselungsalgorithmen verwenden usw.
Öffnen-Kennwort festlegen: Verhindert, dass Dritte die Datei beliebig einsehen können. Das Kennwort muss eingegeben werden, um das PDF zu öffnen.
Digitale Signatur hinzufügen: Stellt die Authentizität und den ursprünglichen Ursprung des PDFs sicher und verhindert beliebige Manipulationen der Datei.
Verschlüsselungsalgorithmus: Verwendung fortschrittlicherer Verschlüsselungsalgorithmen (wie AES-256) zum Schutz der Datei, sodass der Inhalt selbst bei Kopie der Datei nicht lesbar ist. Geeignet für den Schutz hochsensibler Dateien wie Finanzdaten oder vertrauliche Berichte.