Bei der Ausstellung von Registrierung formularen, Antrags formularen, Genehmigungs formularen und Formularen zur Informations erfassung hoffen viele Unternehmen, dass der Empfänger nur den Formular bereich ausfüllen und den Text, den Titel, den Beschreibung stext oder das feste Format nicht ändern kann. Wenn Sie Word-Dateien einzeln öffnen und die Bearbeitung manuell einschränken, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel wird Office-Software kombinieren" HeSoft Doc Batch Tool In der tatsächlichen Benutzer oberfläche wird klargest ellt, wie mehrere Word-, Docx-und Doc-Dokumente stapel weise einen einges chränkten Bearbeitungs schutz hinzufügen und die Berechtigung auf "Nur Formular daten können ausgefüllt werden" setzen. Nach dem Lesen können Sie den Stapel import schnell abschließen, Verarbeitung optionen festlegen und die erwarteten Ergebnisse und Vorsicht maßnahmen nach der Verarbeitung verstehen.
Im tatsächlichen Büro müssen Word-Dokumente wie HR-Formulare, Kunden registrierung formulare, Registrierung formulare, Fragebogen vorlagen, interne Genehmigungs formulare usw. häufig feste Inhalte beibehalten, ohne geändert zu werden, und nur bestimmte Formular daten dürfen ausgefüllt werden. Wenn die Anzahl der Dokumente groß ist, ist es sehr ineffizient, Word einzeln zu öffnen und dann "Bearbeitung einschränken" festzulegen. Dieses Problem wird in diesem Artikel gelöst:So verwenden Sie Office-Software, um viele Word-Dateien gleichzeitig stapel weise so einzustellen, dass nur Formulare ausgefüllt und andere Daten nicht geändert werden können. In Kombination mit Screenshots können Sie sehen, dass Sie verwenden HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere Word-Dateien zentral importieren und dann die einges chränkten Bearbeitungs typen einheitlich festlegen, um Doppel arbeit zu reduzieren.
Anwendbare Szenarien
Diese Art der Stapel verarbeitung ist praktisch, wenn Sie auf Folgendes stoßen:
- Das Unternehmen muss mehrere Word-Formulare stapel weise versenden, sodass der Füller nur den Inhalt des Formulars eingeben muss.
- Der Vorlagen text, der Beschreibung stext, die Kopf-und Fuß zeile sowie der Formats til müssen geschützt werden und dürfen nicht nach Belieben geändert werden.
- Der gleiche Stapel von Docx-und Doc-Dokumenten muss mit Bearbeitungs regeln für Einschränkungen verein heit licht werden.
- Verwaltungs-, Personal-, Finanz-, Bildungs-und andere Abteilungen müssen Word-Formular dateien erstellen, die "ausgefüllt und nicht geändert werden können".
In Szenarien mit einer großen Anzahl von Dokumenten ist der Wert der Stapel verarbeitung von Office-Software sehr offen sichtlich: Einmaliger Import, einheitliche Einstellung und zentral isierte Verarbeitung sind zeitsparender und weniger fehler anfällig als manuelle Bedienung.
Effekt vorschau
Vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung können normale Word-Dateien normaler weise frei bearbeitet werden. Benutzer können den Inhalt des Textes ändern, feste Anweisungen löschen, das Format ändern oder sogar versehen tlich wichtige Daten außerhalb des Formulars ändern. Dies wirkt sich auf die Einheitlichkeit von Vorlagen aus und kann auch das Problem einer unregelmäßigen Informations erfassung verursachen.
Nach der Verarbeitung
Nach der Verarbeitung wird das Dokument aktiviertBegrenzen Sie den Bearbeitungs schutzUnd setzen Sie den Typ der Beschränkung bearbeitung aufKann nur Formular daten ausfüllen. Das bedeutet:
- Der feste Inhalt des Dokuments darf nicht nach Belieben geändert werden.
- Benutzer können Informationen nur im Bereich des Formulars eingeben, in dem sie ausgefüllt werden dürfen.
- Es eignet sich besser für die Verteilung standard isierter Dokumente wie Formular vorlagen, Registrierung vorlagen und Genehmigungs vorlagen.
Aus dem Einstellungs element im Screenshot ist deutlich ersichtlich, dass die Software die Auswahl verschiedener Einschränkung typen unter "Passwort zum Bearbeiten einschränken" unterstützt. Das entsprechende Ziel dieses Artikels ist die Auswahl"Nur Formular daten können ausgefüllt werden".
Betriebs schritte
Schritt 1: Geben Sie Word ein, um die Passworts chutz funktion hinzuzufügen
Auf der linken Seite der Haupt schnitts telle der Software sehen Sie, dass der aktuelle StandortWord-ToolsKategorie, wählen Sie in der Funktions liste"Word fügt Passworts chutz hinzu". Im Beschreibung stext dieser Funktion im Screenshot wird erwähnt, dass der Word-Datei Schutz maßnahmen wie das geöffnete Passwort und das schreib geschützte Passwort hinzugefügt werden können. Der aktuelle Artikel muss die verwendenBegrenzen Sie die BearbeitungFähigkeit.
Zweck des Betriebs:Geben Sie das Stapel verarbeitung modul für die Einstellungen zum Schutz von Word-Dokumenten ein.
Erwartete Ergebnisse:Öffnen Sie die Seite "Word Passworts chutz hinzufügen" und rufen Sie den nachfolgenden Stapel import-und Einstellungs prozess auf.
Schritt 2: Importieren Sie Word-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Gehen Sie nach dem Aufrufen der Seite "Word Passworts chutz hinzufügen" zum ersten Schritt "Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus". Aus der oberen rechten Ecke der Benutzer oberfläche bietet die Software"Dateien hinzufügen"Und"Dateien aus Ordnern importieren"Zwei Wege.
- Wenn die Anzahl der Dateien nicht groß ist, können Sie auf klickenDateien hinzufügenWählen Sie mehrere Word-Dokumente manuell aus.
- Wenn der gesamte Stapel von Doc-und Docx-Dateien in einem Ordner abgelegt wurde, können Sie auf klickenDateien aus Ordnern importieren, Ist besser für die Stapel verarbeitung geeignet.
Nach dem Import werden in der Liste Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt, damit Sie bestätigen können, ob der Import korrekt ist. Unten im Screenshot sehen Sie auch die "Anzahl der Datensätze", was darauf hinweist, dass die Software den gleichen Vorgang für mehrere Dateien unterstützt.
Zweck des Betriebs:Sammeln Sie alle Word-Dateien auf einmal, die auf "Nur Formular ausfüllen" festgelegt werden müssen.
Erwartete Ergebnisse:Alle ausstehenden Dateien werden in der Liste angezeigt. Klicken Sie unten, nachdem Sie die Richtigkeit bestätigt haben“Weiter”.
Schritt 3: Aktivieren Sie die Beschränkung bearbeitung und wählen Sie "Nur Formular daten ausfüllen"
Wenn Sie zu Schritt 2 "Verarbeitung optionen festlegen" gehen, sehen Sie, dass sich auf der Seite mehrere Schalter elemente befinden, darunter:
- Passwort zum Öffnen der Datei
- Datei inhalt schreib geschütztes Passwort
- Begrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern
Wenn Ihr Ziel ist, ein Word-Dokument zu machenAndere Inhalte können nicht geändert werden, nur Formular daten können ausgefüllt werdenDann ist der Punkt zu öffnen"Begrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern"Dieser Artikel.
Das Element wird im Screenshot geöffnet und die Option "Bearbeitungs typ einschränken" wird angezeigt. Wählen Sie hier:
Kann nur Formular daten ausfüllen
Unten auf der Seite sehen Sie auch ein Eingabefeld:"Passwort, wenn das Limit aufgehoben wird (kann nicht ausgefüllt werden)". Dies bedeutet, dass Sie das hier festgelegte Passwort verwenden können, wenn das Limit in Zukunft aufgehoben werden muss. Wenn derzeit keine einheitliche Ent sperr anforderung besteht, können Sie auch den Anweisungen der Benutzer oberfläche folgen, um es nicht auszufüllen.
Zweck des Betriebs:Stellen Sie die Stapel-Word-Datei einheitlich auf den Formular füll modus ein, um den Text und andere feste Inhalte zu schützen.
Erwartete Ergebnisse:Bei allen verarbeiteten doc/docx-Dateien wird die Regel "Bearbeitung einschränken-nur Formular daten ausfüllen" angewendet.
Schritt 4: Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort und schließen Sie die Stapel verarbeitung ab
Nach dem Prozess oben auf der Seite gibt es Schritt 3 hinter der Software"Speicherort festlegen"Und Schritt 4“Beginne mit der Verarbeitung”. Obwohl der Screenshot den spezifischen Inhalt nicht erweitert, kann er anhand des Prozess namens angemessen beurteilt werden. Klicken Sie einfach weiter“Weiter”, Legen Sie den Speicherort der Datei nach der Verarbeitung fest und starten Sie dann die Stapel verarbeitung.
Zweck des Betriebs:Ausgabe der neuen Datei nach der Verarbeitung, um Verwechslungen mit der Original datei zu vermeiden.
Erwartete Ergebnisse:Die Software generiert Word-Dateien, die für die Bearbeitung festgelegt wurden, stapel weise gemäß den aktuellen Regeln.
Es wird empfohlen, nach Abschluss der Verarbeitung 1 bis 2 Ergebnis dateien nach dem Zufalls prinzip zu öffnen, um den Effekt zu überprüfen, zu bestätigen, dass sich das Dokument bereits in dem Zustand befindet, dass "nur Formular daten ausgefüllt und andere Inhalte nicht geändert werden können", und dann einheitlich an Benutzer verteilt werden.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Für welche Dokumente ist "Nur Formular daten können ausgefüllt werden" geeignet?
Es eignet sich besser für Word-Dateien, die eine Formular struktur sind, wie z. B. Informations registrierung formulare, Antrags formulare, Fragebögen, Eingabe formulare usw. Wenn es sich bei Ihrem Dokument nur um einen normalen Text handelt und kein Formular bereich zum Ausfüllen vorhanden ist, sollten Sie vor der Verwendung bestätigen, ob der Inhalt des Dokuments dem Formular füll szenario entspricht.
2. Ist dies eine Stapel verarbeitung der Original datei oder wird die Ergebnis datei separat gespeichert?
Aus prozess ualer Sicht enthält die Software den Schritt "Speicherort festlegen", was normaler weise bedeutet, dass die Verarbeitung sergeb nisse an einem bestimmten Speicherort gespeichert werden können. Im tatsächlichen Betrieb wird empfohlen, das Ausgabe verzeichnis zur einfachen Überprüfung und Rücker statt ung von der Original datei zu trennen.
3. Muss ich ein Passwort für die Aufhebung der Einschränkung festlegen?
Der Screenshot sagt deutlich“Kann nicht ausfüllen”Dies bedeutet, dass dies kein obligato rischer Punkt ist. Wenn Sie die Beschränkungen in Zukunft einheitlich aufheben müssen, wird empfohlen, die Aufbewahrung von Passwörtern zu regeln. Wenn es sich nur um eine vorübergehende Stapel freigabe handelt, können Sie auch entscheiden, ob Sie sie entsprechend den tatsächlichen Anforderungen ausfüllen möchten.
4. Welche Word-Formate können verarbeitet werden?
Aus der Liste der Dateien im Screenshot enthält das aktuelle BeispielDocxDatei. Beim tatsächlichen Schreiben und Suchen interessieren sich Benutzer normaler weise auch für Word-, Doc-, Docx-und andere Formate. Es wird empfohlen, dass Sie eine kleine Charge von Beispiel dateien eingeben, um den Effekt zu testen, bevor Sie die Stapel verarbeitung offiziell durchführen.
5. Warum wird empfohlen, Office-Software für die Stapel verarbeitung zu verwenden?
Da es sich bei dieser Art von Anforderung im Wesentlichen um sich wiederholende Datei operationen handelt: Dieselben Schutz regeln müssen auf viele Dokumente angewendet werden. Im Vergleich zum Öffnen der Word-Einstellungen nacheinander kann die Stapel verarbeitung manuelle Klicks erheblich reduzieren, die Wahrscheinlichkeit fehlender Einstellungen verringern und die Regeln konsistent halten.
Zusammenfassung
Wenn Sie viele Word-Dateien in großen Mengen auf einstellen möchtenSie können nur Formulare ausfüllen und keine anderen Daten ändernDer effizientere Weg besteht nicht darin, sie einzeln manuell einzurichten, sondern sie mit profession eller Office-Software zu verarbeiten. Befolgen Sie den in diesem Artikel gezeigten Prozess in HeSoft Doc Batch Tool Beenden Sie nacheinander: Geben Sie einWord Hinzufügen von Passworts chutz, Stapeln Sie Dateien, öffnen SieBegrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern, Wählen Sie"Nur Formular daten können ausgefüllt werden", Setzen Sie dann den Speicherort fort und beginnen Sie mit der Verarbeitung. Sie können die Berechtigung kontrolle des gesamten Stapel von Docx/Doc-Dokumenten schnell abschließen.
Wenn Sie eine Reihe von Registrierung formularen, Antrags formularen, Genehmigungs formularen oder Vorlagen dokumenten zur Hand haben, die einheitlich geschützt werden müssen, wird empfohlen, zuerst einige Muster dokumente für einen Testbetrieb zu verwenden und dann die gesamte Charge von Dokumenten stapel weise zu verarbeiten, um das Büro sicherer zu verbessern Effizienz.