Wenn Sie mehrere docx-Word-Dokumente in einem Ordner einheitlich in das .ott-Vorlagenformat konvertieren müssen, ist das einzelne Speichern unter nicht nur langsam, sondern es können auch leicht Dateien übersehen werden. Dieser Artikel kombiniert die Benutzeroberfläche von HeSoft Doc Batch Tool und stellt den praktischen Ablauf der Konvertierung von Word zu Ott vor, einschließlich des Findens des Funktionseinstiegs in den Word-Tools, des Hinzufügens von Dateien oder des Importierens aus einem Ordner, des Überprüfens der Datensatzliste, des Fortfahrens mit der Einstellung des Speicherorts und der Ausführung der Verarbeitung, geeignet für die Organisation von Bürodateien, die Archivierung von Vorlagen und Szenarien der Stapelformatkonvertierung.
Viele Büromitarbeiter stoßen beim Ordnen von Unterlagen auf ein scheinbar einfaches, aber sehr zeitaufwändiges Problem: Eine Reihe von Word-Dokumenten muss einheitlich in das .ott-Format konvertiert werden. Wenn sich beispielsweise Dutzende von docx-Dokumenten in einem Ordner befinden, müssen sowohl die ursprünglichen Dateinamen beibehalten als auch entsprechende Ott-Vorlagendateien generiert werden. Dokumente einzeln zu öffnen und „Speichern unter“ zu wählen, führt nicht nur zu sich wiederholenden Schritten, sondern macht es nach einer Unterbrechung auch schwer festzustellen, welche Dateien bereits konvertiert wurden und welche noch nicht.
Dieser Artikel stellt eine Vorgehensweise vor, die sich besser für die Stapelverarbeitung im Büro eignet: Nutzen Sie die Funktion „Word in Ott konvertieren“ in HeSoft Doc Batch Tool , um mehrere Word-Dateien auf einmal der Verarbeitungsliste hinzuzufügen und die Konvertierung dann gemäß dem Software-Workflow abzuschließen. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Bürosoftware für die Stapelverarbeitung von Dateien, die sich für wiederkehrende Aufgaben wie Formatkonvertierung und Dateiverwaltung eignet. Für Anforderungen wie docx zu ott, Word zu Ott oder die stapelweise Generierung von Vorlagendateien ist die Verwendung von Stapelwerkzeugen stabiler und zeitsparender als die manuelle Bedienung.
Anwendungsszenarien: Warum Word-Dokumente stapelweise in .ott konvertieren?
.ott wird üblicherweise für die Verwaltung von Vorlagendokumenten verwendet. Wenn eine Organisation bestehende Word-Dokumente als Vorlagen konsolidieren möchte, z. B. Berichtsvorlagen, Kursvorlagen, Handbuchvorlagen, Besprechungsprotokollvorlagen oder interne Formularvorlagen, kann es erforderlich sein, die ursprünglichen .docx- oder .doc-Dateien in .ott zu konvertieren. Für einzelne Dateien ist die manuelle Konvertierung unproblematisch; bei mehreren Dateien ist die Stapelverarbeitung jedoch effizienter.
Die folgenden Szenarien eignen sich für die in diesem Artikel beschriebene Methode: Erstens, wenn sich viele docx-Dokumente in einem Ordner befinden und einheitlich in das Ott-Vorlagenformat konvertiert werden müssen; zweitens, wenn die ursprünglichen Word-Dateien aus verschiedenen Projekten stammen und nach der Konvertierung zentral archiviert werden sollen; drittens, wenn Positionen in den Bereichen Schulung, Lehre, Verwaltung oder Personalwesen regelmäßig Vorlagenmaterialien ordnen müssen; viertens, wenn Benutzer die ursprünglichen Dateinamen beibehalten und nur das Dateiformat ändern möchten, um einen späteren Abgleich zu erleichtern.
Der Vorteil der Stapelverarbeitung liegt in der Zentralisierung sich wiederholender Schritte. Sie müssen Word-Dokumente nicht wiederholt öffnen und auch nicht jedes Mal manuell den Speichertyp auswählen. Sie müssen die Dateien nur einmalig in das Werkzeug importieren, auf Richtigkeit prüfen und gemäß dem Workflow weiterverarbeiten, um die entsprechenden .ott-Dateien zu generieren.
Ergebnisvorschau: Vor der Konvertierung befinden sich Word-Dokumente im Ordner
Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich mehrere Word-Dokumente im Ordner befinden, alle mit der Erweiterung .docx. Die Dateinamen umfassen unter anderem apple_values.docx, botany-experiential-learning.docx, english-resource.docx, Ideas for Improving your English.docx, nutritional-analysis-manual.docx und NutritionForum.docx. Dies sind die Quelldateien, die diesmal stapelweise konvertiert werden sollen.
In der Praxis kann die Anzahl ähnlicher Dateien weit über sechs hinausgehen. Je mehr Dateien es sind, desto unwirtschaftlicher ist die manuelle Konvertierung. Besonders wenn Dateinamen englische Wörter, Leerzeichen, Bindestriche oder längere Titel enthalten, treten beim manuellen Speichern leichter Ungereimtheiten bei der Benennung auf. Daher ist es eine zuverlässigere Vorgehensweise, diese Word-Dokumente gesammelt einer Stapelkonvertierungsaufgabe hinzuzufügen.
Ergebnisvorschau: Nach der Konvertierung werden Ott-Vorlagendateien erhalten
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt das Konvertierungsergebnis: Die Dateierweiterungen wurden in .ott geändert, z. B. apple_values.ott, english-resource.ott, Ideas for Improving your English.ott, nutritional-analysis-manual.ott, NutritionForum.ott. Wie zu sehen ist, behalten die konvertierten Dateien die relativ eindeutige ursprüngliche Benennung bei, sodass der Benutzer schnell erkennen kann, welche Word-Dokument zu welcher Ott-Datei gehört.
Dieses Konvertierungsergebnis eignet sich sehr gut für die anschließende Archivierung und Verteilung. Bei Vorlagendateien ist eine klare Benennung wichtig. Ein Stapelkonvertierungswerkzeug kann den manuellen Umbenennungsschritt reduzieren, die Ausgabedateien standardisieren und Teammitgliedern das Auffinden und Verwenden erleichtern.
Arbeitsschritte: Vom Word-Werkzeug zum Stapelkonvertierungs-Workflow
Schritt 1: Aufrufen des Word-Werkzeugbereichs von HeSoft Doc Batch Tool
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool befindet sich auf der linken Seite die Funktionskategorienavigation. Da sich diese Aufgabe auf Word-Dokumente bezieht, muss auf der linken Seite das Word-Werkzeug ausgewählt werden. Nach dem Aufruf werden im Hauptbereich verschiedene Word-Formatkonvertierungsfunktionen in Kartenform angezeigt.
Im Screenshot ist zu sehen, dass die Seite Funktionen wie Word in Docm konvertieren, Word in Dot konvertieren, Word in Dotx konvertieren, Word in XPS konvertieren, Word in HTML-Webseite konvertieren, Word in TXT konvertieren, Word in RTF konvertieren und Word in Odt konvertieren auflistet. Wir müssen die Funktion Word in Ott konvertieren finden. Im Screenshot befindet sich diese Funktion im unteren Bereich, nummeriert mit 32, mit der Kartenbeschreibung: Batch-Konvertierung von Word-Dateien in das Ott-Format.
Ziel dieses Schrittes ist es, präzise zum Einstiegspunkt für die Word-zu-Ott-Konvertierung zu gelangen. Da auf derselben Seite mehrere Word-Konvertierungsformate existieren, ist auf den Funktionsnamen zu achten, um nicht versehentlich auf andere Formate wie Odt, TXT oder RTF zu klicken.
Schritt 2: Aufrufen der Seite „Word in Ott konvertieren“ und Hinzufügen von Dateien
Nach dem Klick auf „Word in Ott konvertieren“ wechselt die Software zur entsprechenden Verarbeitungsseite. Oben links auf der Seite wird „Zurück zur Hauptübersicht“ angezeigt, daneben der aktuelle Funktionsname „Word in Ott konvertieren“. Der Seiten-Workflow ist in drei Phasen unterteilt: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Der aktuelle Screenshot zeigt Phase 1.
Oben rechts auf der Seite befinden sich die beiden Haupteinstiegspunkte „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. „Dateien hinzufügen“ eignet sich, um wenige Word-Dokumente von verschiedenen Orten auszuwählen; „Dateien aus Ordner importieren“ eignet sich für den Fall, dass sich viele zu konvertierende Dokumente in einem Verzeichnis befinden. Für die stapelweise Konvertierung vieler Word-Dateien in Ott wird in der Regel empfohlen, bevorzugt „Dateien aus Ordner importieren“ zu verwenden, da dies der Arbeitsweise der Stapelverarbeitung besser entspricht.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist, dass die zu konvertierenden Word-Dokumente in die Liste importiert werden. Im Screenshot werden bereits 6 Datensätze angezeigt, was bedeutet, dass das Hinzufügen der Dateien erfolgreich war. Jeder Datensatz enthält Informationen wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeitpunkt und Änderungszeitpunkt, was dem Benutzer die Überprüfung vor der Verarbeitung erleichtert.
Schritt 3: Überprüfen von Name, Pfad und Erweiterung
Nach dem Importieren der Dateien wird nicht empfohlen, sofort zum nächsten Schritt überzugehen, sondern zuerst die Liste zu überprüfen. Die Spalte „Name“ dient der Bestätigung, welche Dateien importiert wurden, die Spalte „Pfad“ der Bestätigung, aus welchem Ordner diese Dateien stammen, und die Spalte „Erweiterung“ der Bestätigung des Dateityps. Im Screenshot ist docx als Erweiterung zu sehen, was bedeutet, dass das aktuelle Beispiel hauptsächlich die Konvertierung von docx zu ott betrifft.
Sollten sich in der Liste Dokumente befinden, die nicht konvertiert werden müssen, können diese über das Lösch-Symbol in der Spalte „Aktion“ entfernt werden. Wurde versehentlich der gesamte falsche Ordner importiert, kann die Liste auch über die Schaltfläche „Leeren“ oben geleert und dann erneut importiert werden. Bei Stapelaufgaben spart eine vorherige Überprüfung mehr Zeit als eine Nacharbeit nach der Verarbeitung.
Ziel dieses Schrittes ist es, die Korrektheit der Konvertierungsobjekte sicherzustellen. Das erwartete Ergebnis ist, dass alle Word-Dateien in der Liste den Anforderungen dieser Konvertierung entsprechen und die Anzahl der Datensätze mit der Erwartung des Benutzers übereinstimmt. Der Zusammenfassungsbereich unten auf der Seite zeigt die Datensatzanzahl mit 6 an, was dem Benutzer hilft, schnell zu beurteilen, ob alle Dateien importiert wurden.
Schritt 4: Auf „Weiter“ klicken, um zur Einstellung des Speicherorts zu gelangen
Klicken Sie nach der Bestätigung der Liste auf die Schaltfläche „Weiter“ unten auf der Seite. Gemäß dem Oberflächen-Workflow besteht die nächste Phase darin, den Speicherort festzulegen. Auch wenn der Screenshot keine spezifischen Details der Speicherort-Seite zeigt, lässt sich aus dem Workflow-Text schlussfolgern, dass der Benutzer ein Speicherverzeichnis für die konvertierten Ott-Dateien angeben muss.
Es wird empfohlen, das Ausgabeverzeichnis vom Quelldateiverzeichnis zu trennen. Wenn sich die Quelldateien beispielsweise in D:\test befinden, kann das Konvertierungsergebnis in einem separaten Ergebnisordner gespeichert werden. Dies hat zwei Vorteile: Erstens ist leichter zu erkennen, welche Dateien die ursprünglichen Word-Dateien und welche die konvertierten .ott-Dateien sind; zweitens erleichtert es das anschließende Komprimieren, Archivieren oder Ausliefern.
Ziel dieses Schrittes ist es, der Software mitzuteilen, wo die Ausgabedateien gespeichert werden sollen. Das erwartete Ergebnis ist, dass nach der Festlegung des Speicherorts mit der Phase „Verarbeitung starten“ fortgefahren werden kann.
Schritt 5: Verarbeitung starten und Ausgabedateien überprüfen
Nachdem die Einstellung des Speicherorts abgeschlossen ist, folgen Sie den Anweisungen auf der Oberfläche, um die Verarbeitung zu starten. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ausgabeverzeichnis und überprüfen Sie die Ergebnisdateien. Normalerweise werden die Ausgabedateien mit der Erweiterung .ott angezeigt und behalten den Hauptnamen der Originaldatei bei. Im Verarbeitungs-Screenshot ist zu sehen, dass mehrere Ott-Dateien generiert wurden.
Bei der Ergebniskontrolle kann auf drei Punkte besonders geachtet werden: Stimmt die Dateianzahl mit der Erwartung überein, ist die Erweiterung .ott und lassen sich die Dateinamen den ursprünglichen Word-Dokumenten zuordnen. Falls die Konvertierungsaufgabe viele Dateien umfasst, wird empfohlen, nach Dateiname oder Änderungsdatum zu sortieren, um die diesmal generierten Dateien schnell zu bestätigen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Werden durch die Stapelkonvertierung die ursprünglichen Word-Dateien verändert?
Nach den üblichen Gepflogenheiten der Bürodateiverarbeitung generiert die Formatkonvertierung in der Regel Dateien im Zielformat. Zur Sicherheit wird empfohlen, die ursprünglichen docx- und doc-Dateien vor der Konvertierung aufzubewahren und das Ausgabeergebnis in einem separaten Ordner zu speichern. So stehen die Originaldateien auch dann noch zur Verfügung, falls später eine erneute Konvertierung erforderlich ist.
2. Was ist zu tun, wenn sich Nicht-Word-Dateien im Ordner befinden?
Im Screenshot dieses Artikels ist zu sehen, dass die Erweiterungen in der Liste alle docx sind. In der Praxis sollte bei einem Import aus einem Ordner die Liste auf die Erweiterungen hin überprüft werden, um zu bestätigen, dass alle zur Aufgabe hinzugefügten Elemente zu verarbeitende Word-Dokumente sind. Werden nicht zugehörige Dateien entdeckt, sollten diese vor Beginn der Verarbeitung entfernt werden.
3. Wie lässt sich die Fehlerwahrscheinlichkeit bei einer hohen Dateianzahl reduzieren?
Es wird eine Drei-Schritt-Prüfmethode empfohlen: Zuerst bestätigen, ob der richtige Importordner gewählt wurde, dann prüfen, ob die Anzahl der Listeneinträge der Erwartung entspricht, und schließlich auf Unstimmigkeiten bei Name und Erweiterung achten. Bei besonders wichtigen Stapelkonvertierungsaufgaben kann zunächst das Ausgabeergebnis mit 2 bis 3 Dateien getestet werden, bevor alle Dateien verarbeitet werden.
4. Sind „Word zu Ott“ und „Word zu Odt“ dieselbe Funktion?
Nein. Im Screenshot ist zu sehen, dass „Word in Odt konvertieren“ und „Word in Ott konvertieren“ zwei verschiedene Karten sind. Sowohl Odt als auch Ott sind gängige dokumentenbezogene Formate, haben aber unterschiedliche Verwendungszwecke. In diesem Artikel soll das Ott-Vorlagenformat verarbeitet werden, daher muss „Word in Ott konvertieren“ und nicht „Word in Odt konvertieren“ ausgewählt werden.
Fazit: Überlassen Sie wiederholte Speichern-unter-Vorgänge dem Stapelverarbeitungswerkzeug
Mehrere docx-Dokumente auf einmal in .ott zu konvertieren, eignet sich nicht für die manuelle, schrittweise Abarbeitung. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer im Word-Werkzeug „Word in Ott konvertieren“ auswählen, Dateien stapelweise hinzufügen oder aus einem Ordner importieren, die Liste überprüfen, dann den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten. Der gesamte Workflow ist auf die Stapelkonvertierung von Dateien ausgerichtet und eignet sich für Szenarien mit häufiger Büromaterialverwaltung.
Wenn Sie gerade eine Reihe von Word-Vorlagen, Kursmaterialien oder internen Dokumenten bearbeiten, empfiehlt es sich, die Quelldateien zunächst in einem Ordner zu sammeln und dann mit der Funktion „Word in Ott konvertieren“ einheitlich zu konvertieren. Dies reduziert nicht nur sich wiederholende Arbeitsschritte, sondern macht es auch einfacher, die ausgegebenen Ott-Dateien zu verwalten und abzugleichen.