In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere Excel-Tabellen in einem Ordner auf einmal in das XLSM-Format konvertieren können. Der Artikel kombiniert Screenshots zur Veranschaulichung der Situation vor und nach der Verarbeitung mit der Benutzeroberfläche der Software, um Anwendungsszenarien, Konvertierungsergebnisse, Dateiimport, Speicherort-Einstellungen und Verarbeitungshinweise zu erläutern. Er hilft Benutzern, die xlsx-, xls- und andere Tabellendateien stapelweise verarbeiten müssen, das wiederholte Öffnen und Speichern unter zu reduzieren und die tägliche Büroeffizienz zu steigern.
In der täglichen Büroarbeit kommt es häufig vor, dass sich in einem Ordner Dutzende oder sogar Hunderte von Excel-Tabellen befinden, die ursprünglich im .xlsx-Format vorliegen, aber aufgrund nachfolgender Geschäftsprozesse, Vorlagenstandards oder Anforderungen an die Makrokompatibilität einheitlich in das .xlsm-Format geändert werden müssen. Wenn man jede Excel-Datei einzeln öffnet und dann „Speichern unter“ als makrofähige Arbeitsmappe ausführt, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es können auch leicht Dateien übersehen, das falsche Format gewählt oder an einem falschen Ort gespeichert werden.
Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist: Wie konvertiert man viele Excel-Tabellendateien stapelweise in das XLSM-Format. Hierfür wird eine Software zur Stapelverarbeitung von Dateien für Büroszenarien verwendet – HeSoft Doc Batch Tool . Ihr Kernwert liegt darin, sich wiederholende Vorgänge wie Dateikonvertierung, -sortierung und -umbenennung zentral zu verarbeiten, und eignet sich für Benutzer, die häufig Bürodokumente wie Word, Excel, PDF und Bilder bearbeiten müssen. Im Folgenden wird anhand von Screenshots der vollständige Arbeitsablauf von der Werkzeugauswahl über den Dateiimport bis zum Abschluss der Konvertierung beschrieben.
Anwendungsszenarien: Wann ist die Stapelkonvertierung von Excel zu XLSM erforderlich?
XLSM ist das Format für makrofähige Excel-Arbeitsmappen und wird häufig für Tabellenszenarien verwendet, die VBA-Makros, Automatisierungsskripte, Schaltflächensteuerelemente oder komplexe Vorlagenlogik speichern müssen. Selbst wenn die aktuelle Datei vorübergehend keine Makros enthält, verlangen einige Teams die einheitliche Verwendung von .xlsm, um später die einfache Hinzufügung von Makros oder die Konsistenz des Systemimportformats zu gewährleisten.
Häufige Szenarien sind:
- Finanz-, Verwaltungs- und Personalabteilungen müssen eine große Anzahl von .xlsx-Berichten einheitlich in das .xlsm-Vorlagenformat konvertieren.
- Im Projektmanagement haben sich mehrere Excel-Fortschrittstabellen angesammelt, die nach Vereinheitlichung des Formats an Kunden oder Teammitglieder geliefert werden müssen.
- Vertriebs-, Lagerbestands-, Budget-, Prüfungsplanungs- und andere Tabellendateien sind im selben Ordner verstreut und müssen stapelweise in makrofähige Arbeitsmappen umgewandelt werden.
- Interne Unternehmenssysteme oder automatisierte Prozesse erfordern den Upload von .xlsm-Dateien, während historische Dateien hauptsächlich in den Formaten .xlsx, .xls usw. vorliegen.
- Die Notwendigkeit, wiederholte manuelle Vorgänge wie „Datei öffnen – Speichern unter – Format wählen – Datei schließen“ zu reduzieren.
Für die Konvertierung von nur ein oder zwei Dateien mag das manuelle „Speichern unter“ noch akzeptabel sein; wenn die Anzahl der Dateien jedoch ein Dutzend oder mehrere Dutzend erreicht, ist die Verwendung einer Stapelverarbeitungssoftware stabiler und zeitsparender.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung xlsx, nach der Verarbeitung einheitlich in xlsm geändert
Vor der Verarbeitung: Der Ordner enthält mehrere Excel-Tabellen im xlsx-Format
Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass der Ordner „Test folder 1“ mehrere Excel-Dateien enthält, wie z. B. Annual Budget Plan.xlsx, Exam Preparation Tracker.xlsx, Household Expense Tracker.xlsx, Monthly Sales Data.xlsx usw. Die Dateiendungen lauten alle .xlsx, der Typ wird als Microsoft Excel-Arbeitsblatt angezeigt.
Müssten diese Dateien einzeln manuell konvertiert werden, müsste jede Excel-Tabelle separat geöffnet und als .xlsm gespeichert werden. Je mehr Dateien, desto deutlicher wird der sich wiederholende Vorgang.
Nach der Verarbeitung: Alle Ausgabedateien liegen im XLSM-Format vor
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass im Ordner „Test folder 3“ dieselbe Gruppe von Dateien jetzt die Endung .xlsm trägt, z. B. Annual Budget Plan.xlsm, Client Contact List.xlsm, Conference Planning Schedule.xlsm usw. Der Dateityp hat sich ebenfalls in Microsoft Excel-Arbeitsmappe mit Makros geändert, also eine makrofähige Excel-Arbeitsmappe.
Dies zeigt, dass nach Abschluss der Stapelkonvertierung der Hauptteil des Dateinamens unverändert bleibt und die Erweiterung von .xlsx in .xlsm geändert wurde, was es dem Benutzer erleichtert, den ursprünglichen Dateiinhalt weiterhin zu identifizieren und gleichzeitig die XLSM-Formatanforderungen zu erfüllen.
Arbeitsschritte: Verwenden von HeSoft Doc Batch Tool zur Stapelkonvertierung von Excel in XLSM
Die folgende Beschreibung folgt der Reihenfolge der Bedien-Screenshots. Der Gesamtprozess lässt sich wie folgt zusammenfassen: Aufrufen des Excel-Werkzeugmoduls, Auswahl von „Excel in Xlsm konvertieren“, Importieren der zu konvertierenden Dateien, Bestätigen der Liste und Wechsel zum nächsten Schritt, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung.
Schritt 1: Rufen Sie die Kategorie Excel-Werkzeuge auf und wählen Sie „Excel in Xlsm konvertieren“
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie in der linken Navigationsleiste mehrere Klassifizierungen für die Bürodokumentenverarbeitung, darunter Startseite, Aufgabenfluss, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateisortierung, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Bild-Werkzeuge usw. Da es sich bei dem aktuellen Verarbeitungsobjekt um Excel-Tabellen handelt, müssen Sie auf der linken Seite auf „Excel-Werkzeuge“ klicken.
Nach dem Aufrufen der Excel-Werkzeuge zeigt die Hauptoberfläche mehrere Funktionen zur Stapelverarbeitung im Zusammenhang mit Excel an, z. B. Excel in JPG-Bild konvertieren, Excel in Docx konvertieren, Excel in PDF konvertieren, Excel in Csv konvertieren, Excel in Xls konvertieren, Excel in Xlsx konvertieren usw. Entsprechend dem aktuellen Ziel sollten Sie in der Benutzeroberfläche „11. Excel in Xlsm konvertieren“ auswählen. Im Screenshot ist diese Funktionskarte markiert, was anzeigt, dass dies der Einstiegspunkt für die Stapelkonvertierung von Excel-Dateien in das Xlsm-Format ist.
Der Zweck dieses Schrittes besteht darin, der Software den Konvertierungstyp für diese Aufgabe mitzuteilen. Nach Auswahl des richtigen Werkzeugs werden die nachfolgend importierten Excel-Dateien gemäß dem XLSM-Zielformat verarbeitet und nicht in PDF, CSV, XLSX oder andere Formate konvertiert.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder aus einem Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Funktionsseite „Excel in Xlsm konvertieren“ wird oben auf der Benutzeroberfläche der aktuelle Funktionsname angezeigt. Oben rechts befinden sich Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Aus Ordner importieren“, „Leeren“, „Mehr“ usw. Für wenige verstreute Dateien können Sie „Dateien hinzufügen“ verwenden; wenn sich mehrere Excel-Tabellen im selben Ordner befinden, ist es besser, auf „Aus Ordner importieren“ zu klicken.
Im Screenshot ist zu sehen, dass 10 Excel-Dateien importiert wurden. Die Liste enthält die Spalten Nr., Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Aktion. In der Spalte Name werden Dateien wie Annual Budget Plan.xlsx, Client Contact List.xlsx, Conference Planning Schedule.xlsx usw. angezeigt; die Spalte Erweiterung zeigt für alle xlsx an; die Spalte Pfad zeigt, dass diese Dateien aus dem Ordner „Test folder 1“ auf dem Desktop stammen.
Der Zweck dieses Schrittes besteht darin, die Excel-Dateien, die stapelweise konvertiert werden sollen, in die Warteliste aufzunehmen. Nach Abschluss des Imports wird empfohlen, zunächst die Anzahl und die Erweiterungen der Dateien in der Liste zu überprüfen. Im unteren Zusammenfassungsbereich des Screenshots wird „Anzahl der Datensätze: 10“ angezeigt, was bedeutet, dass die aktuelle Aufgabe 10 Dateien verarbeiten wird. Wenn Sie feststellen, dass Dateien importiert wurden, die nicht konvertiert werden müssen, können Sie diese über das Löschsymbol in der Aktionsspalte auf der rechten Seite entfernen. Ist die gesamte Liste falsch, können Sie „Leeren“ verwenden und neu importieren.
Schritt 3: Bestätigen Sie die zu verarbeitenden Datensätze und klicken Sie auf „Weiter“
Nach Abschluss des Dateiimports sollten Sie nicht übereilt mit der Verarbeitung beginnen. Es wird empfohlen, drei Punkte zu bestätigen: Erstens, ob der Dateiname die Tabelle ist, die dieses Mal konvertiert werden muss; zweitens, ob der Pfad vom richtigen Ordner stammt; drittens, ob die Erweiterung ein von Excel unterstütztes Format ist. Im Screenshot lauten die importierten Dateierweiterungen alle xlsx, was der Anforderung der Stapelkonvertierung von xlsx nach xlsm entspricht.
Klicken Sie nach Bestätigung der Richtigkeit auf die Schaltfläche „Weiter“ unten auf der Seite. Die Prozessanzeige oben auf der Benutzeroberfläche zeigt an, dass Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, Schritt 2 „Speicherort festlegen“ und Schritt 3 „Verarbeitung starten“ ist. Nach dem Klicken auf „Weiter“ gelangen Sie daher zum Abschnitt zum Festlegen des Speicherorts.
Der Zweck dieses Schrittes besteht darin, die Aufgabenbestätigung vor der formellen Konvertierung abzuschließen, um zu vermeiden, dass falsche Dateien in den nachfolgenden Verarbeitungsprozess einfließen. Sobald eine Stapelverarbeitung eine große Anzahl von Dateien betrifft, ist eine frühzeitige Überprüfung oft zeitsparender als eine nachträgliche Nachbesserung.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort für die konvertierten XLSM-Dateien fest
Nachdem Sie „Speicherort festlegen“ aufgerufen haben, müssen Sie das Ausgabeverzeichnis gemäß Ihren tatsächlichen Bürogewohnheiten auswählen. Es wird empfohlen, die konvertierten Dateien in einem neuen Ordner zu speichern, z. B. wird das Verarbeitungsergebnis im Screenshot in „Test folder 3“ angezeigt. Dies hat zwei Vorteile: Erstens bleiben die ursprünglichen .xlsx-Dateien erhalten, was die Rückverfolgung erleichtert; zweitens werden die konvertierten .xlsm-Dateien zentral gespeichert, was die Überprüfung und Auslieferung erleichtert.
Wenn die Softwareoberfläche einen Standardspeicherort anbietet, wird ebenfalls empfohlen zu bestätigen, ob der Pfad den aktuellen Projektanforderungen entspricht. Bei wichtigen Berichten, Finanzdaten oder Kundendateien ist es besser, die Originaldateien nicht direkt zu überschreiben, sondern in ein neues Verzeichnis auszugeben und erst nach fehlerfreier Prüfung zu archivieren.
Der Zweck dieses Schrittes besteht darin, den Speicherort der Konvertierungsergebnisse festzulegen. Die korrekte Einstellung des Speicherorts kann vermeiden, dass die Dateien später nicht gefunden werden können, und verringert das Risiko einer versehentlichen Bearbeitung der Originaldateien.
Schritt 5: Verarbeitung starten und Konvertierungsergebnis prüfen
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, gelangen Sie zum Abschnitt „Verarbeitung starten“. Führen Sie die Verarbeitung gemäß den Anweisungen im Benutzeroberflächenprozess aus und warten Sie, bis die Software die Stapelkonvertierung abgeschlossen hat. Öffnen Sie nach Abschluss der Konvertierung den Ausgabeordner zur Überprüfung, wobei Sie insbesondere prüfen sollten, ob die Dateiendungen in .xlsm geändert wurden, ob die Dateianzahl mit der Importliste übereinstimmt und ob der Hauptteil des Dateinamens unverändert geblieben ist.
Im Screenshot des Endergebnisses ist zu sehen, dass die ursprüngliche Datei Annual Budget Plan.xlsx in Annual Budget Plan.xlsm konvertiert wurde und andere Dateien ebenfalls einheitlich zu .xlsm geworden sind. Der Typ wird als Microsoft Excel-Arbeitsmappe mit Makros angezeigt. Für eine Stapelkonvertierungsaufgabe ist dies das erwartete Ergebnis.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Werden nach der Konvertierung von xlsx in xlsm automatisch Makros generiert?
Nein. XLSM ist ein Dateicontainerformat, das Makros unterstützt. Die Stapelkonvertierung in .xlsm bedeutet, dass die Datei Makros speichern kann, aber das bedeutet nicht, dass die Software automatisch VBA-Makrocode für die Tabelle erstellt. Wenn die Originaldatei keine Makros enthält, werden nach der Konvertierung auch keine Makros aus dem Nichts generiert. Dieser Unterschied muss in der Teamzusammenarbeit klar kommuniziert werden.
2. Warum wird empfohlen, in einen neuen Ordner auszugeben?
Die Stapelkonvertierung betrifft mehrere Dateien, die Ausgabe in einen neuen Ordner ist sicherer. Die ursprünglichen xlsx-Dateien können als Backup aufbewahrt werden, die konvertierten xlsm-Dateien werden für die nachfolgenden Prozesse verwendet. Insbesondere bei Datendateien wie Budgettabellen, Kundenlisten, Projektplänen trägt die Aufbewahrung der Originale dazu bei, versehentliches Überschreiben zu vermeiden.
3. Welche Informationen sollten nach dem Importieren der Dateien überprüft werden?
Es wird empfohlen, Name, Pfad, Erweiterung und Anzahl der Datensätze zu überprüfen. Die Liste im Screenshot zeigt diese Felder bereits deutlich an, z. B. die Spalte Name zur Bestätigung der Datei, die Spalte Pfad zur Bestätigung des Quellordners, die Spalte Erweiterung zur Beurteilung, ob es sich um eine Excel-Datei handelt, und die Anzahl der Datensätze unten zur Bestätigung der Menge der Stapelverarbeitung.
4. Können verschiedene Excel-Formate wie xls, xlsx verarbeitet werden?
Der Screenshot in diesem Artikel zeigt die Konvertierung mehrerer .xlsx-Dateien in .xlsm. Ob andere Excel-Formate wie .xls, .xlsx, .xlsb usw. als Eingabedateien verwendet werden können, hängt von der tatsächlichen Unterstützung der Software und dem Importergebnis ab. In der Praxis können Sie zunächst mit wenigen Dateien testen, bevor Sie eine umfangreiche Konvertierung durchführen.
5. Sollten die Dateien nach Abschluss der Konvertierung zur Überprüfung geöffnet werden?
Eine stichprobenartige Überprüfung wird empfohlen. Obwohl die Stapelkonvertierung viel Zeit sparen kann, sollten wichtige Dateien dennoch einer Ergebnisprüfung unterzogen werden. Sie können einige .xlsm-Dateien nach dem Zufallsprinzip öffnen, um zu bestätigen, ob der Tabelleninhalt, die Tabellenstruktur und die Formatanzeige den Erwartungen entsprechen.
Zusammenfassung: Stapelkonvertierung in XLSM macht die Formatierung von Excel-Tabellen effizienter
Das manuelle Konvertieren einer großen Anzahl von Excel-Dateien von .xlsx in .xlsm ist sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie über die Funktion „Excel in Xlsm konvertieren“ unter „Excel-Werkzeuge“ mehrere Tabellen auf einmal zur Aufgabenliste hinzufügen, gemäß dem Prozess den Speicherort festlegen, die Verarbeitung starten und schließlich einheitliche XLSM-Dateien erhalten.
Wenn Sie Berichtsvorlagen, Projektunterlagen, Verkaufsdaten, Budgetdateien oder andere Excel-Tabellen sortieren und diese einheitlich in das makrofähige Arbeitsmappenformat konvertieren müssen, wird empfohlen, die zu verarbeitenden Dateien zunächst in einem Ordner zu sammeln und dann das Stapelkonvertierungswerkzeug zu verwenden, um den Vorgang abzuschließen. Dies reduziert sich wiederholende Arbeit, macht das Dateiformat standardisierter und erhöht die Effizienz bei der anschließenden Zusammenarbeit und Archivierung.