In diesem Artikel wird anhand eines praktischen Beispiels gezeigt, wie Sie in mehreren Excel-Tabellen stichwortartige Schlüsselwörter nach bestimmten Mustern suchen und ersetzen können. Vor der Verarbeitung enthielten die Tabellen Hospital CCN-Nummern, die mit 030 beginnen, und CBSA-Codes, die mit 46 beginnen. Nach der Verarbeitung wurden diese Inhalte durch 111111 bzw. 22222 ersetzt. Der Artikel erklärt anhand von Screenshots Schritt für Schritt, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool eine Funktion auswählen, eine xlsx-Datei hinzufügen, den Zelltextbereich festlegen, die formelbasierte unscharfe Textsuche aktivieren und Ersetzungsregeln eingeben.
Wenn es in einer Excel-Datei Dutzende von zu ändernden Inhalten gibt, kann die manuelle Suche und Ersetzung noch mühsam bewältigt werden. Handelt es sich jedoch um ähnliche Inhalte in mehreren Excel-Dateien, mehreren Arbeitsblättern und mehreren Spalten, wird die manuelle Bearbeitung sehr ineffizient. Insbesondere bei nummerierten Feldern, die oft dasselbe Präfix, aber unterschiedliche Suffixe haben (z. B. 030006, 030010, 030064), ist es schwierig, alle mit einem einzigen festen Schlüsselwort zu erfassen.
Dieser Artikel befasst sich mit der Stapelsuche und -ersetzung von Schlüsselwörtern in Excel und konzentriert sich darauf, wie man mithilfe von Platzhalter- und regulären Ausdrücken regelmäßige Inhalte in mehreren Tabellendateien schnell ändern kann. Im Beispiel wird HeSoft Doc Batch Tool verwendet, eine für Büroszenarien konzipierte Stapelverarbeitungssoftware, die sich zur Reduzierung sich wiederholender Aufgaben und zur Steigerung der Effizienz bei der Excel-Dateibearbeitung eignet.
Anwendungsszenarien
Wenn die folgenden Situationen in Ihrer Arbeit auftreten, können Sie die in diesem Artikel beschriebene Methode in Betracht ziehen:
- In mehreren Excel-Dateien gibt es Schlüsselwörter mit derselben Regel, die einheitlich ersetzt werden müssen.
- Bei den Schlüsselwörtern handelt es sich nicht um feste Zeichenfolgen, sondern um eine Art von regelmäßigen Nummern oder Codes.
- Es müssen textbasierte Nummern in xlsx-Tabellen verarbeitet werden, z. B. Krankenhausnummern, Artikelcodes, Projektnummern.
- Vor dem Versenden von Berichten müssen bestimmte sensible Nummern stapelweise durch anonymisierte Werte ersetzt werden.
- Das manuelle Öffnen und Ersetzen in jeder einzelnen Datei nimmt zu viel Zeit in Anspruch.
Im Vergleich zur manuellen Änderung einzelner Dateien liegt der Vorteil von Stapelverarbeitungswerkzeugen darin, dass mehrere Dateien in eine Aufgabe eingefügt und dieselben Regeln automatisch auf alle Dateien angewendet werden können. Für Personen, die regelmäßig Wochenberichte, Monatsberichte, Kundenlisten und Geschäftsaufzeichnungen pflegen, kann dies eine erhebliche Menge an sich wiederholenden Arbeitsschritten einsparen.
Ergebnisvorschau: Von ursprünglichen Nummern zu einheitlichen Ersetzungswerten
Vor der Verarbeitung: Excel enthält mehrere Gruppen von Schlüsselwörtern, die einer Regel entsprechen
Im Screenshot vor der Verarbeitung zeigt die Excel-Tabelle Daten einer Teilnehmerliste. Spalte B mit der Überschrift „Hospital CCN“ enthält Nummern wie 010039, 030006, 030010; Spalte D mit der Überschrift „CBSA“ enthält Codes wie 26620, 46060. Die roten Pfeile markieren deutlich den Bereich mit den Nummern, die mit 030 beginnen, und den Code 46060.
Die Schwierigkeit besteht darin, dass die zu verarbeitenden Werte in Spalte B nicht genau gleich sind, aber alle dem Muster „030 plus 3 Ziffern“ entsprechen; die zu verarbeitenden Werte in Spalte D lassen sich ebenfalls mit „46 plus 3 Ziffern“ zusammenfassen. Eine manuelle Ersetzung Zeile für Zeile wäre nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig und könnte leicht einige Zeilen übersehen.
Nach der Verarbeitung: Übereinstimmende Inhalte wurden regelkonform ersetzt
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass die ursprünglich mit 030 beginnenden Nummern in Spalte B einheitlich durch 111111 und die ursprüngliche 46060 in Spalte D durch 22222 ersetzt wurden. Damit ist der Effekt der regelbasierten Stapelsuche und einheitlichen Ersetzung erreicht.
Das Ergebnis zeigt, dass die Ersetzung mit Platzhaltern/regulären Ausdrücken für die Verarbeitung ähnlicher, aber nicht identischer Texte geeignet ist. Solange die Regeln korrekt eingestellt sind, erkennt die Software die Zielinhalte automatisch, ohne dass jeder einzelne Ursprungswert manuell aufgelistet werden muss.
Bedienungsschritte
Schritt 1: Auswahl der Excel-Stapelsuche- und Ersetzungsfunktion
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie auf der linken Seite die Excel-Tools aus. Im Hauptfenster erscheinen mehrere Stapelverarbeitungsfunktionen für Excel. In diesem Beispiel klicken Sie auf „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“; die Funktionsbeschreibung lautet „Stapelsuche und -ersetzung von Schlüsselwörtern in Excel-Dateiinhalten“.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist der Aufruf der Seite für die Schlüsselwortersetzungsaufgabe. Da diese Funktion speziell für die Inhaltsersetzung in Excel-Dateien konzipiert ist, können die folgenden Schritte (Dateiauswahl, Verarbeitungsoptionen, Speicherort, Start der Verarbeitung) entsprechend der Anleitung ausgeführt werden.
Schritt 2: Die zu ändernden Excel-Dateien zur Aufgabenliste hinzufügen
Auf der Aufgabenseite besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeitenden Datensätze auszuwählen. Sie können bestimmte Excel-Dateien über „Dateien hinzufügen“ auswählen oder Dateien stapelweise über „Aus Ordner importieren“ einfügen. Im Screenshot enthält die Aufgabenliste bereits drei xlsx-Dateien mit den Namen product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx und test.xlsx.
Die Liste zeigt Informationen wie Sequenznummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an. Nach dem Hinzufügen sollten Sie zuerst die Dateipfade überprüfen, um zu vermeiden, dass irrelevante Tabellen in die Aufgabe aufgenommen werden. Sollte eine Zeile nicht verarbeitet werden müssen, kann sie über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernt werden. Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie die Anzahl und die Pfade der Datensätze bestätigt haben.
Schritt 3: Verarbeitungsbereich auf „Zelltext“ festlegen
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ achten Sie zunächst auf den Verarbeitungsbereich. Im Screenshot ist „Zelltext“ ausgewählt, was bedeutet, dass die Software in den Inhalten der Excel-Zellen nach Schlüsselwörtern sucht und diese ersetzt. Die in diesem Beispiel zu verarbeitenden Spalten „Hospital CCN“ und „CBSA“ befinden sich beide in Zellen, daher ist diese Auswahl korrekt.
Wenn sich Ihre Zielinhalte in Arbeitsblattnamen oder Formen befinden, müssen Sie den entsprechenden Bereich entsprechend der tatsächlichen Situation auswählen. Da das Beispiel in diesem Artikel jedoch nur Zellen verarbeitet, wird nicht auf andere Objekte ausgeweitet. Bei der Stapelersetzung gilt: Je präziser der Verarbeitungsbereich definiert ist, desto eher werden unnötige Treffer vermieden.
Schritt 4: Textdatentyp basierend auf den Nummerneigenschaften auswählen
Im Screenshot ist für den zu verarbeitenden Zellendatentyp „Text“ ausgewählt. Viele Nummern bestehen zwar aus Ziffern, sind aber keine Werte für Berechnungen, sondern Geschäftscodes. Beispielsweise könnte 030006, wenn es als gewöhnliche Zahl interpretiert wird, in 30006 umgewandelt werden, wodurch die führende Null verloren geht. Daher ist es sachlich korrekter, solche Excel-Schlüsselwörter als Text zu behandeln.
Die Seite zeigt auch die Verarbeitungsweise für Zellen mit Formeln an; aktuell ist „Berechneter Formelwert“ ausgewählt. Das bedeutet, wenn eine Zelle eine Formel enthält, wird der durch die Formel berechnete Anzeigewert als Grundlage für die Verarbeitung verwendet. Dies hilft bei der Verarbeitung von Tabelleninhalten, die Formelergebnisse enthalten.
Schritt 5: „Formel für unscharfe Textsuche verwenden“ aktivieren
Bei den Einstellungen für die Schlüsselwortoptionen wählen Sie als Suchmodus „Formel für unscharfe Textsuche verwenden“. Diese Option eignet sich, um eine Textklasse anhand einer Regel zu finden, anstatt nur nach einem einzigen, völlig feststehenden Wort zu suchen. Für die in diesem Artikel genannten Nummern, die mit 030 beginnen, und Codes, die mit 46 beginnen, ist die unscharfe Suche die geeignetere Methode.
Geben Sie in der linken Liste für die zu suchenden Schlüsselwörter ein:
- 030\d{3}
- 46\d{3}
Geben Sie in der rechten Liste für die ersetzenden Schlüsselwörter entsprechend ein:
- 111111
- 22222
Der Ausdruck 030\d{3} kann als „030 gefolgt von 3 Ziffern“ verstanden werden und passt auf 030006, 030010 usw.; 46\d{3} bedeutet „46 gefolgt von 3 Ziffern“ und passt auf 46060 usw. Die linke und rechte Liste sind zeilenweise einander zugeordnet, daher wird Regel 1 mit 111111 und Regel 2 mit 22222 ersetzt.
Schritt 6: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Nachdem Sie die Suchregeln und Ersetzungsergebnisse festgelegt haben, klicken Sie auf „Weiter“, um den Speicherort zu bestimmen. Um die Ergebnisse leichter überprüfen zu können, empfiehlt es sich, die verarbeiteten Dateien in einem neuen Ordner zu speichern und nicht direkt mit den Originaldateien zu vermischen. So können Sie, selbst wenn die Regeln angepasst werden müssen, zur Originaldatei zurückkehren und die Verarbeitung erneut durchführen.
Gehen Sie abschließend zum Schritt „Verarbeitung starten“ und führen Sie die Aufgabe aus. Die Software verarbeitet alle Excel-Dateien in der Dateiliste stapelweise und ersetzt die der Regel entsprechenden Schlüsselwörter durch den angegebenen Inhalt. Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie die Ausgabedateien öffnen und die entscheidenden Spalten vor und nach der Verarbeitung vergleichen, um zu bestätigen, ob das erwartete Ergebnis erreicht wurde.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Wann eignet sich die Verwendung von Platzhaltern/regulären Ausdrücken anstelle der gewöhnlichen Suchen-und-Ersetzen-Funktion?
Wenn die zu ersetzenden Inhalte völlig identisch sind, genügt die gewöhnliche Suchen-und-Ersetzen-Funktion; wenn die Inhalte dieselbe Struktur, aber unterschiedliche konkrete Werte aufweisen (z. B. die ersten drei Stellen sind fest, die letzten drei variieren), ist die Verwendung von Platzhaltern/regulären Ausdrücken besser geeignet. 030\d{3} in diesem Artikel ist ein typisches Beispiel.
2. Beeinflusst die Stapelersetzung andere Spalten?
Sollten auch in anderen Spalten Inhalte vorkommen, die der Regel entsprechen, könnten diese ebenfalls gefunden werden. Daher sollten Sie vor der eigentlichen Verarbeitung prüfen, ob die Regel präzise genug ist. Wenn Sie nur bestimmte Spalten verarbeiten möchten, können Sie dies über entsprechende Bedingungseinstellungen in der Oberfläche einschränken; ob dies aktiviert wird, muss jedoch abhängig von der tatsächlichen Dateistruktur entschieden werden.
3. Kann die Ersetzungsliste leer bleiben?
Der Hinweis im rechten Bereich des Screenshots besagt, dass ein leeres Feld „Löschen“ bedeutet. Das heißt, wenn ein Ersetzungsergebnis leer bleibt, kann dies bedeuten, dass der gefundene Inhalt gelöscht wird. Wenn Ihr Ziel die Ersetzung durch einen bestimmten Wert ist, müssen Sie den entsprechenden Inhalt unbedingt im rechten Feld eintragen.
4. Warum wird empfohlen, zuerst eine Kopie zu verarbeiten?
Die Stapelverarbeitung ist effizient, hat aber auch einen großen Wirkungsbereich. Insbesondere bei der Verwendung von Regelabgleichen wird empfohlen, zuerst eine Kopie der Datei anzufertigen oder einen neuen Speicherort zu wählen und die Ergebnisse anhand einer Stichprobe zu überprüfen. Wenden Sie die Regeln erst dann auf weitere Excel-Dateien an, wenn Sie bestätigt haben, dass keine falschen Treffer vorliegen.
5. Was ist bei der Verarbeitung von xlsx und anderen Excel-Dateien zu beachten?
Die Beispieldatei im Screenshot hat die Erweiterung xlsx. In der Praxis können auch Formate wie xls oder xlsm vorkommen. Stellen Sie vor der Verarbeitung sicher, dass die Datei ordnungsgemäß importiert werden kann, und wählen Sie basierend auf dem Tabelleninhalt den passenden Datentyp und Verarbeitungsbereich.
Zusammenfassung
Dieser Artikel hat gezeigt, wie man mithilfe von Platzhaltern und regulären Ausdrücken Schlüsselwörter stapelweise in mehreren Excel-Tabellendateien sucht und ersetzt. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer zuerst mehrere xlsx-Dateien importieren, dann den Verarbeitungsbereich „Zelltext“ auswählen, „Formel für unscharfe Textsuche verwenden“ aktivieren, Regeln wie 030\d{3} und 46\d{3} eingeben und die entsprechenden Ersetzungswerte festlegen.
Diese Methode eignet sich für die Stapeländerung von Nummern, die Vereinheitlichung von Codes, Datenanonymisierung und die Bereinigung von Berichten. Im Vergleich zum manuellen Bearbeiten jeder einzelnen Datei kann die Stapelverarbeitung sich wiederholende Arbeit deutlich reduzieren und die Genauigkeit erhöhen. Es wird empfohlen, die Regeln in der Praxis zunächst mit einer kleinen Datenstichprobe zu validieren, bevor die gesamte Dateimenge verarbeitet wird, um die Excel-Schlüsselwortersetzung effizienter und kontrollierbarer zu gestalten.