Tutorial zur Stapelsuche und -ersetzung von Excel-Schlüsselwörtern: Mehrere Tabellen mit Regeln wie 030\d{3} schnell ändern

Dieser Artikel veranschaulicht anhand eines praktischen Beispiels, wie Sie Schlüsselwörter, die einem bestimmten Muster entsprechen, stapelweise in mehreren Excel-Tabellen suchen und ersetzen können. Vor der Verarbeitung gab es in den Tabellen Hospital CCN-Nummern, die mit 030 beginnen, und CBSA-Codes, die mit 46 beginnen. Nach der Verarbeitung werden diese Inhalte jeweils durch 111111 und 22222 ersetzt. Der Artikel führt Sie anhand von Screenshots durch den Prozess in HeSoft Doc Batch Tool : Auswahl der Funktion, Hinzufügen von xlsx-Dateien, Festlegen des Zelltextbereichs, Aktivieren der unscharfen Formelsuche für Text und Ausfüllen der Ersetzungsregeln.

Wenn in einer Excel-Datei Dutzende von Inhalten geändert werden müssen, ist manuelles Suchen und Ersetzen noch machbar. Handelt es sich jedoch um ähnliche Inhalte in mehreren Excel-Dateien, mehreren Arbeitsblättern und mehreren Spalten, wird die manuelle Bearbeitung sehr ineffizient. Dies gilt insbesondere für nummerische Felder, die oft ein gleiches Präfix, aber unterschiedliche Suffixe aufweisen, z. B. 030006, 030010, 030064. Durch die reine Eingabe eines festen Schlüsselworts lassen sich diese kaum auf einmal erfassen.

Dieser Artikel befasst sich mit der Batch-Suche und -Ersetzung von Schlüsselwörtern in Excel und erläutert schwerpunktmäßig, wie man mit der Denkweise von Platzhalter- und regulären Ausdrücken schnell regelbasierte Inhalte in mehreren Tabellendateien ändert. Im Beispiel wird HeSoft Doc Batch Tool verwendet, eine büroorientierte Software zur Batch-Verarbeitung, die sich dazu eignet, wiederkehrende Arbeiten zu reduzieren und die Effizienz der Excel-Dateiverarbeitung zu steigern.

Anwendungsszenarien

Wenn die folgenden Situationen in Ihrer Arbeit auftreten, sollten Sie die Methode in diesem Artikel in Betracht ziehen:

• In mehreren Excel-Dateien existieren Schlüsselwörter mit derselben Regel, die einheitlich ersetzt werden müssen.
• Das Schlüsselwort ist keine feste Zeichenfolge, sondern eine Art von Nummer oder Code mit Regelmäßigkeit.
• Textbasierte Nummern in xlsx-Tabellen müssen bearbeitet werden, wie z. B. Krankenhausnummern, Artikelcodes, Projektnummern.
• Vor dem Versand von Berichten müssen sensible Nummern durch anonymisierte Werte in großen Mengen ersetzt werden.
• Das manuelle Öffnen und Ersetzen einzelner Dateien nacheinander ist zu zeitaufwendig.

Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung von Einzeldateien liegt der Vorteil von Batch-Tools darin, dass mehrere Dateien in einen Auftrag aufgenommen und dieselben Regeln automatisch auf alle Dateien angewendet werden können. Für Personen, die regelmäßig Wochenberichte, Monatsberichte, Kundenlisten und Geschäftsstammdaten organisiert, kann dies viel Zeit bei sich wiederholenden Vorgängen sparen.

Vorschau der Ergebnisse: Von der ursprünglichen Nummer zum einheitlichen Ersatzwert

Vor der Verarbeitung: Excel enthält mehrere Schlüsselwörter, die dem Muster entsprechen

Im Screenshot vor der Verarbeitung zeigt die Excel-Tabelle Daten einer Teilnehmerliste. Spalte B trägt die Überschrift Hospital CCN und enthält Nummern wie 010039, 030006, 030010; Spalte D trägt die Überschrift CBSA und enthält Codes wie 26620, 46060. Der rote Pfeil markiert deutlich die Nummern, die mit 030 beginnen, und den Bereich mit dem Code 46060.

Die Herausforderung hierbei ist, dass die in Spalte B zu verarbeitenden Werte nicht genau gleich sind, aber alle dem Muster 030 plus 3 Ziffern entsprechen; die in Spalte D zu verarbeitenden Werte lassen sich ebenfalls mit dem Muster 46 plus 3 Ziffern zusammenfassen. Würde man sie einzeln manuell ersetzen, wäre dies nicht nur langsam, sondern man würde auch leicht einige Zeilen übersehen.

Nach der Verarbeitung: Übereinstimmende Inhalte wurden gemäß den Regeln ersetzt

Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass Nummern in Spalte B, die mit 030 beginnen, einheitlich durch 111111 ersetzt wurden, und der ursprüngliche Wert 46060 in Spalte D wurde durch 22222 ersetzt. Somit wurde der Effekt einer regelbasierten Batch-Suche und anschließenden einheitlichen Ersetzung erzielt.

Aus den Ergebnissen ist ersichtlich, dass die Platzhalter- und Regex-Ersetzung sich für die Verarbeitung ähnlicher, aber nicht exakt gleicher Texte eignet. Solange die Regeln präzise eingestellt sind, kann die Software die Zielinhalte automatisch erkennen, ohne jeden einzelnen ursprünglichen Wert manuell auflisten zu müssen.

Bedienungsschritte

Schritt 1: Funktion zur Batch-Ersetzung in Excel auswählen

Wählen Sie nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool links das Excel-Tool aus. In der Hauptoberfläche erscheinen mehrere Batch-Funktionen im Zusammenhang mit Excel. Klicken Sie in diesem Beispiel auf Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen, dessen Funktionsbeschreibung lautet: Schlüsselwörter im Inhalt von Excel-Dateien im Batch suchen und ersetzen.

Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist der Aufruf der Seite für den Schlüsselwort-Ersetzungsauftrag. Da diese Funktion speziell auf die Ersetzung von Inhalten in Excel-Dateien ausgerichtet ist, kann man anschließend mit dem Assistenten die Dateiauswahl, Verarbeitungsoptionen, Speicherort und den Start der Verarbeitung durchführen.

Schritt 2: Die zu ändernden Excel-Dateien zur Aufgabenliste hinzufügen

Nach dem Aufrufen der Auftragsseite besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeitenden Datensätze auszuwählen. Sie können bestimmte Excel-Dateien über Dateien hinzufügen auswählen oder Dateien über Aus Ordner importieren im Batch hinzufügen. Im Screenshot enthält die Auftragsliste bereits 3 xlsx-Dateien mit den Namen product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx.

Die Liste zeigt Informationen wie Index, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungs- und Änderungsdatum an. Nach dem Hinzufügen sollten Sie die Dateipfade auf Korrektheit prüfen, um zu vermeiden, dass nicht relevante Tabellen zum Auftrag hinzugefügt werden. Wenn eine Zeile nicht verarbeitet werden muss, können Sie sie über das Löschen-Symbol in der Spalte Aktion entfernen. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie die Anzahl der Datensätze und die Dateien auf Korrektheit geprüft haben.

Schritt 3: Verarbeitungsbereich auf Zelltext einstellen

Nach dem Aufrufen der Seite zur Einstellung der Verarbeitungsoptionen beachten Sie zuerst den Verarbeitungsbereich. Im Screenshot ist Zelltext angekreuzt, was bedeutet, dass die Software Schlüsselwörter in den Inhalten von Excel-Zellen sucht und ersetzt. Die in diesem Beispiel zu verarbeitenden Einträge für Hospital CCN und CBSA befinden sich beide in Zellen, daher ist diese Auswahl korrekt.

Wenn sich Ihr Zielinhalt in Arbeitsblattnamen oder Formtexten befindet, müssen Sie den entsprechenden Bereich entsprechend der tatsächlichen Situation auswählen. Das Beispiel in diesem Artikel verarbeitet jedoch nur Zellen und dehnt sich daher nicht auf andere Objekte aus. Bei der Batch-Ersetzung gilt: Je genauer der Verarbeitungsbereich, desto geringer die Wahrscheinlichkeit unnötiger Treffer.

Schritt 4: Textdatentyp basierend auf den Eigenschaften der Nummer auswählen

Im Screenshot ist bei den zu verarbeitenden Zell-Datentypen Text angekreuzt. Viele Nummern bestehen zwar aus Ziffern, sind aber keine numerischen Werte für Berechnungen, sondern Geschäftscodes. So könnte z. B. 030006, wenn es als normale Zahl interpretiert wird, in 30006 umgewandelt werden, was zum Verlust der führenden Null führt. Daher ist es sinvoller, solche Excel-Schlüsselwörter als Text zu behandeln, was der tatsächlichen Geschäftslogik entspricht.

Die Seite zeigt auch die Behandlungsmethode für Zellen mit Formeln an. Die aktuelle Auswahl ist der Wert nach Formelberechnung. Das bedeutet: Enthält eine Zelle eine Formel, basiert die Verarbeitung auf dem durch die Formel berechneten Anzeigewert. Dies hilft bei der Verarbeitung von Tabelleninhalten, die Formelergebnisse enthalten.

Schritt 5: „Formel zur unscharfen Textsuche verwenden“ aktivieren

Bei den Einstellungen für die Suchbegriffe wählen Sie als Suchmethode Formel zur unscharfen Textsuche verwenden. Diese Option eignet sich, um eine Klasse von Texten nach Regeln zu suchen, anstatt nur nach einem einzigen, völlig festen Begriff. Für die in diesem Artikel behandelten Nummern, die mit 030 beginnen, und Codes, die mit 46 beginnen, ist die unscharfe Suche besser geeignet.

Geben Sie in der linken Liste der zu suchenden Schlüsselwörter ein:

• 030\d{3}
• 46\d{3}

Geben Sie in der rechten Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter entsprechend ein:

• 111111
• 22222

030\d{3} kann man als 030 gefolgt von 3 Ziffern verstehen, was auf Werte wie 030006, 030010 usw. zutrifft; 46\d{3} bedeutet 46 gefolgt von 3 Ziffern, was auf Werte wie 46060 zutrifft. Die linke und rechte Liste korrespondieren zeilenweise, daher ersetzt die erste Regel mit 111111 und die zweite Regel mit 22222.

Schritt 6: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Nachdem Sie die Suchregeln und Ersatzwerte eingerichtet haben, klicken Sie auf Weiter, um die Einstellung des Speicherorts aufzurufen. Um die Ergebnisprüfung zu erleichtern, empfiehlt es sich, die verarbeiteten Dateien in einem neuen Ordner zu speichern und nicht direkt mit den Originaldateien zu vermischen. So können Sie, selbst wenn Sie feststellen, dass Regeln angepasst werden müssen, zur Originaldatei zurückkehren und die Verarbeitung erneut durchführen.

Gehen Sie abschließend zum Schritt Verarbeitung starten und führen Sie den Auftrag aus. Die Software verarbeitet mehrere Excel-Dateien gemäß der Dateiliste im Batch und ersetzt die den Regeln entsprechenden Schlüsselwörter durch die angegebenen Inhalte. Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie die Ausgabedateien öffnen und die Schlüsselspalten vor und nach der Verarbeitung vergleichen, um zu prüfen, ob die Erwartungen erfüllt sind.

Häufige Fragen und Hinweise

1. Wann eignen sich Platzhalter/Regex anstelle der normalen Suchen-und-Ersetzen-Funktion?

Wenn die zu ersetzenden Inhalte exakt gleich sind, reicht die normale Suchen-und-Ersetzen-Funktion aus. Haben Inhalte dieselbe Struktur, aber unterschiedliche konkrete Werte – z. B. sind die ersten drei Stellen fest, die letzten drei variabel – eignen sich Platzhalter/RegEx-Regeln besser. 030\d{3} in diesem Artikel ist ein typisches Beispiel.

2. Beeinflusst das Batch-Ersetzen andere Spalten?

Wenn in anderen Spalten ebenfalls regelkonforme Inhalte existieren, können auch diese ersetzt werden. Prüfen Sie daher vor der eigentlichen Verarbeitung, ob die Regeln präzise genug sind. Wenn Sie nur bestimmte Spalten bearbeiten möchten, können Sie die Einschränkung über die entsprechenden Bedingungseinstellungen in der Oberfläche vornehmen. Ob dies aktiviert wird, hängt jedoch von der tatsächlichen Dateistruktur ab.

3. Kann die Liste der Ersatzwerte leer bleiben?

Der Hinweis im rechten Bereich des Screenshots lautet: Kein Wert bedeutet Löschung. Wenn eine Ersatzzeile also leer bleibt, könnte dies bedeuten, dass der gefundene Inhalt gelöscht wird. Soll durch einen bestimmten Wert ersetzt werden, müssen Sie auf jeden Fall den entsprechenden Inhalt auf der rechten Seite eintragen.

4. Warum wird empfohlen, zuerst eine Kopie zu verarbeiten?

Die Batch-Verarbeitung ist effizient, hat aber auch einen großen Wirkungsbereich. Insbesondere bei der Verwendung von regelbasierten Treffern empfiehlt es sich, zunächst eine Kopie der Datei zu erstellen oder einen neuen Speicherort zu wählen und die Regeln anhand der Stichprobenergebnisse zu prüfen. Bestätigen Sie erst, dass die Regeln keine Fehltreffer verursachen, bevor Sie sie auf weitere Excel-Dateien anwenden.

5. Was ist bei der Verarbeitung von xlsx und anderen Excel-Dateien zu beachten?

Die Beispieldateien im Screenshot haben die Erweiterung .xlsx. In der Büropraxis können auch Formate wie .xls und .xlsm vorkommen. Prüfen Sie vor der Verarbeitung, ob die Dateien normal importiert werden können, und wählen Sie basierend auf dem Tabelleninhalt den passenden Datentyp und Verarbeitungsbereich.

Zusammenfassung

Dieser Artikel hat demonstriert, wie man mit Platzhalter-/RegEx-Ausdrücken Schlüsselwörter in mehreren Excel-Tabellendateien in großen Mengen sucht und ersetzt. Mit HeSoft Doc Batch Tool kann der Benutzer zunächst mehrere .xlsx-Dateien importieren, dann den Verarbeitungsbereich Zelltext wählen, Formel zur unscharfen Textsuche verwenden aktivieren, Regeln wie 030\d{3} und 46\d{3} eingeben und die entsprechenden Ersatzwerte festlegen.

Diese Methode eignet sich für die Batch-Änderung von Nummern, die Vereinheitlichung von Codes, die Datenanonymisierung und die Berichtsbereinigung. Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung einzelner Dateien kann die Batch-Verarbeitung wiederholte Arbeitsschritte erheblich reduzieren und die Genauigkeit verbessern. Es wird empfohlen, die Regeln in der Praxis zunächst mit einer kleinen Stichprobe zu validieren, bevor alle Dateien im Batch verarbeitet werden, um die Excel-Schlüsselwortersetzung effizienter und kontrollierbarer zu gestalten.