Tutorial zur gleichzeitigen Löschung von Text- und Nummerierungsschlüsselwörtern in mehreren XLSX-Tabellen

Für das Löschen von wiederholt in mehreren xlsx-Tabellen auftretenden Textstichwörtern und Nummerninhalten ist das Löschen von Datei zu Datei sehr ineffizient. In diesem Text wird anhand von HeSoft Doc Batch Tool gezeigt, wie gleichzeitig Text- und Nummernsuchbegriffe in Excel-Zellen gelöscht werden, um beispielsweise „Mandatory“ und „46060“ stapelweise zu leeren. Das Tutorial erklärt anhand von Screenshots den Funktionseinstieg, den Dateiimport, den Verarbeitungsumfang, die genaue Suche, die Stichwortliste und die Schritte zum Speichern von Verarbeitungen und fasst die Punkte zusammen, die bei Stapelverarbeitungen zu beachten sind, um dem Benutzer zu helfen, die Datenbereinigung sicherer abzuschließen.

Viele Büroangestellte kennen diese Situation: In einem Ordner befinden sich mehrere Excel-Tabellen, und jede Tabelle enthält nicht benötigte Texte oder Nummern. Beispielsweise wird ein Statusfeld einheitlich als Mandatory angezeigt, oder ein Gebietscode erscheint wiederholt als 46060. Sie möchten vielleicht nur diese Werte löschen, nicht aber ganze Datenzeilen, und auch die übrigen Inhalte der Tabelle nicht verändern. Datei für Datei zu bearbeiten, kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch leicht dazu, dass in manchen xlsx-Dateien etwas übersehen wird.

Dieses Tutorial dreht sich um das „gleichzeitige Löschen von Text- und Nummern-Schlüsselwörtern aus mehreren xlsx-Tabellen“ und erläutert schwerpunktmäßig, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool eine stapelweise Suche und Löschung durchführen. Bei dieser Software handelt es sich um ein Werkzeug zur Stapelverarbeitung von Bürodokumenten, das sich für sich wiederholende Aufgaben in gängigen Dokumenten wie Excel, Word und PDF eignet. Das Beispiel in diesem Artikel konzentriert sich auf Excel-Dateien und nutzt die Funktion „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Excel“, um angegebene Schlüsselwörter durch Nichts zu ersetzen und so eine stapelweise Löschung zu erzielen.

Anwendungsszenario: Warum sich die gemischte Bereinigung von Texten und Nummern für die Stapelverarbeitung eignet

Bei Schlüsselwörtern in Excel handelt es sich nicht zwangsläufig nur um Text; es können auch Nummern, Codes, Klassifizierungswerte oder feste Ziffern sein. In der Praxis treten diese beiden Inhaltsarten häufig gemischt auf. Beispielsweise enthält eine Namensliste sowohl Statusbegriffe als auch Gebietsnummern; eine Produkttabelle enthält sowohl Markenlabels als auch alte Klassifizierungscodes; eine Statistik-Tabelle enthält sowohl Beschreibungstexte als auch beim Systemimport generierte, ungültige Nummern.

Wenn diese Inhalte auf mehrere Excel-Dateien verteilt sind, bringt die manuelle Bearbeitung drei Probleme mit sich. Erstens muss jede Datei einzeln geöffnet werden, was zeitaufwendig ist. Zweitens müssen die Suchkriterien wiederholt eingegeben werden, was leicht zu Tippfehlern führt. Drittens ist es schwierig, nach der Bearbeitung einheitliche Regeln für jede Datei zu gewährleisten. Der Vorteil der Stapelverarbeitung liegt darin, Regeln einmal zentral festzulegen und dann auf mehrere Dateien anzuwenden.

• Geeignet zum stapelweisen Löschen von festen Texten, z. B. Mandatory, Entwurf, Alt, Ungültig etc.
• Geeignet zum stapelweisen Löschen von Nummern oder Codes, z. B. 46060, Klassifizierungscodes, Gebietscodes etc.
• Geeignet für die einheitliche Bereinigung mehrerer xlsx-Dateien, wodurch manuelles Kopieren und Ersetzen reduziert wird.
• Geeignet zum Leeren von angegebenen Inhalten in Zellen bei gleichzeitigem Erhalt der Tabellenstruktur und anderer Daten.

Es ist zu beachten, dass der hier vorgestellte Ansatz das „Löschen von Schlüsselwort-Inhalten“ ist, nicht das Löschen ganzer Zeilen, die das Schlüsselwort enthalten. Wenn Ihr Ziel also darin besteht, die Werte in bestimmten Zellen zu entfernen, ist diese Methode sehr geeignet; wenn das Ziel darin besteht, Zeilen nach Bedingungen zu löschen, benötigen Sie andere Arten von Datenbereinigungsfunktionen.

Ergebnisvorschau: Excel-Daten vor und nach der Verarbeitung im Vergleich

Vor der Verarbeitung enthält die Excel-Tabelle zwei deutlich zu bereinigende Inhalte: In Spalte A erscheint mehrfach „Mandatory“, in Spalte D erscheint mehrfach „46060“. Im Screenshot sind diese beiden Bereiche mit einem roten Rahmen markiert. Solche wiederholten Werte nur im aktuell sichtbaren Bereich zu bereinigen, wäre noch nicht allzu schwierig. Enthält die gesamte Arbeitsmappe jedoch mehr Zeilen, mehr Tabellenblätter oder gibt es sogar mehrere Dateien, wird die manuelle Löschung umständlich.

Nach der Verarbeitung wurden die Zellen, die zuvor „Mandatory“ anzeigten, geleert, und die Zellen, die zuvor „46060“ anzeigten, sind ebenfalls leer. Kopfzeilen, Krankenhausnamen, Städtenamen sowie andere Nummern bleiben bestehen. Dieses Ergebnis eignet sich sehr gut für die weitere Analyse, da sich die Zeilen- und Spaltenpositionen nicht massiv verändert haben und die Datenbasis weiterhin vollständig ist.

Der Vorher-Nachher-Vergleich zeigt, dass das stapelweise Löschen von Schlüsselwörtern andere Inhalte nicht zwangsläufig beeinträchtigt. Solange die Schlüsselwortliste korrekt eingerichtet ist, konzentriert sich die Software auf die Zielinhalte. Für Benutzer, die das Tabellenformat erhalten und nur partielle Werte bereinigen möchten, ist dies eine sicherere Vorgehensweise als das manuelle Löschen ganzer Spalten oder Zeilen.

Arbeitsschritte: Vom Importieren der Dateien bis zum Löschen der Schlüsselwörter

Schritt 1: Öffnen des Excel-Werkzeug-Funktionsbereichs

Wählen Sie nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool links „Excel Werkzeuge“ aus. Auf der Oberfläche erscheinen mehrere Funktionen rund um Excel, wie z. B. Passwortschutz hinzufügen, Passwortschutz entfernen, Formatkonvertierung usw. Da es diesmal um die Bearbeitung von Schlüsselwörtern in Dateiinhalten geht, wählen Sie „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Excel“ aus.

Das Ziel dieses Schrittes ist es, in das Funktionsmodul zu gelangen, das die stapelweise Suche in Excel-Inhalten ermöglicht. Die Beschreibung auf der Funktionskarte zeigt, dass es die stapelweise Suche und Ersetzung von Schlüsselwörtern in Excel-Dateiinhalten unterstützt. Das Löschen von Schlüsselwörtern kann durch Ersetzen durch Nichts realisiert werden, daher ist es nicht nötig, nach einem separaten Lösch-Eintrag zu suchen.

Schritt 2: Hinzufügen mehrerer xlsx-Dateien zur Verarbeitungsliste

Die erste Phase nach Betreten der Funktionsseite ist die Auswahl der zu verarbeitenden Einträge. Im oberen Bereich der Oberfläche befinden sich Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“, „Mehr“ usw. Für wenige Dateien kann „Dateien hinzufügen“ verwendet werden; befinden sich die Dateien gesammelt in einem Ordner, ist die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“ bequemer.

Im Screenshot enthält die Verarbeitungsliste bereits 3 xlsx-Dateien und zeigt den Dateipfad und die Erweiterung an. Es wird empfohlen, hier besonders auf die Spalte „Pfad“ zu achten, da sich Dateien mit gleichem Namen in unterschiedlichen Ordnern befinden könnten. Bestätigen Sie die Anzahl der Einträge und den Dateiumfang als korrekt, bevor Sie unten auf „Weiter“ klicken. Sollten fälschlicherweise Dateien in der Liste sein, die nicht verarbeitet werden sollen, löschen Sie den entsprechenden Eintrag zuerst, um eine Beeinflussung falscher Dateien durch die Stapelverarbeitung zu vermeiden.

Schritt 3: Verarbeitungsbereich auf Zelltext beschränken

Nach Eintritt in die zweite Phase „Verarbeitungsoptionen einrichten“ richten Sie zuerst die Excel-Optionen ein. Im Screenshot ist der „Verarbeitungsbereich“ auf „Zelltext“ gesetzt. Das bedeutet, dass die Software innerhalb der Zellinhalte nach Schlüsselwörtern sucht und diese verarbeitet. Da sich die Beispiele „Mandatory“ und „46060“ beide in Zellen befinden, erfüllt diese Einstellung die Anforderungen.

Im gleichen Bereich sind auch Optionen wie „Name des Arbeitsblatts/Sheets“ und „Text in Formen des Arbeitsblatts“ sichtbar, die aber im Screenshot nicht aktiviert sind. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass nur die Tabellendaten selbst verarbeitet werden und weder Blattnamen noch Texte von Grafikobjekten verändert werden. Je genauer der Verarbeitungsbereich beim stapelweisen Löschen von Schlüsselwörtern definiert ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehländerungen.

Schritt 4: Einstellungen für Zelltyp und Formelverarbeitung bestätigen

Im Screenshot ist bei „Zu verarbeitender Zellformeltyp“ die Option „Keine Einschränkung“ gewählt, bei „Verarbeitungsweise für Zellen mit Formeln“ die Option „Nach Formelberechnung angezeigter Wert“ und bei „Zu verarbeitender Zell-Datentyp“ ist „Text“ aktiviert. Diese Einstellungen sind für gewöhnliche Textbereinigungsaufgaben naheliegend: Die Software durchsucht den angezeigten oder berechneten Textwert der Zelle.

Wenn Ihre Zielnummern in Excel im Textformat vorliegen, z. B. Nummern mit führender Null oder Inhalte, die nach dem Systemexport eine grüne Markierung tragen, ist die Aktivierung des Texttyps in der Regel besser geeignet. Im Screenshot tragen die Nummern in Spalte B eine grüne Markierung, was auf textformatierte Nummern in Excel hindeuten kann. Bei der Verarbeitung von schlüsselwortartigen Nummern ist es empfehlenswert, zunächst deren tatsächlichen Typ in der Tabelle zu prüfen, um Nichtübereinstimmungen aufgrund unterschiedlicher Formate (Zahl vs. Text) zu vermeiden.

Schritt 5: Exakte Suche verwenden und zu löschende Schlüsselwörter eingeben

In den „Einstellungen der Schlüsselwortoptionen“ wurde im Screenshot die Option „Text exakt suchen“ gewählt. Das bedeutet, dass die Software eine genaue Übereinstimmung mit den eingegebenen Schlüsselwörtern durchführt. In der linken Liste „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ wurden „Mandatory“ und „46060“ eingetragen, jedes Schlüsselwort in einer eigenen Zeile. Die rechte Liste „Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter“ ist leer und zeigt den Hinweis: „Freilassen bedeutet Löschen“.

Dies ist die wichtigste Einstellung dieses Tutorials: Was gelöscht werden soll, wird links eingetragen; soll es durch nichts ersetzt werden, bleibt das rechte Feld frei. Bei der Verarbeitung wird die Software diese Schlüsselwörter aus Excel entfernen. Für den Fall, dass Text und Nummern gemischt vorliegen, können diese auch gemeinsam in derselben Schlüsselwortliste vereinheitlicht werden.

Um stabilere Ergebnisse zu erzielen, wird empfohlen, nicht zu viele ungetestete Schlüsselwörter auf einmal einzugeben. Tragen Sie zunächst zwei oder drei der typischsten Inhalte ein und testen Sie das Verarbeitungsergebnis mit wenigen Dateien. Nachdem Sie die korrekte Wirkung bestätigt haben, können Sie die Schlüsselwortliste erweitern und weitere Dateien verarbeiten.

Schritt 6: In die Phase „Speicherort festlegen“ und Verarbeitung starten

Nach Abschluss der Einstellungen klicken Sie auf „Weiter“. Die Fortschrittsleiste zeigt, dass danach noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. In der Phase „Speicherort festlegen“ wird empfohlen, ein neues Ausgabeverzeichnis für die Speicherung der verarbeiteten Excel-Dateien zu wählen. So wird vermieden, die Originaldateien zu verwechseln, und es ermöglicht einen bequemen Vergleich der Dateien vor und nach der Verarbeitung.

Nach Eintritt in die Phase der Verarbeitung führt die Software automatisch die stapelweise Suche und Ersetzung gemäß der Dateiliste und der Schlüsselwortliste durch. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabedateien. Kontrollieren Sie schwerpunktmäßig die Spalten, die ursprünglich „Mandatory“ und „46060“ enthielten, und vergewissern Sie sich, dass diese Inhalte gelöscht wurden. Prüfen Sie gleichzeitig, ob die anderen wichtigen Felder weiterhin vollständig vorhanden sind.

Häufige Fragen und wichtige Hinweise

1. Können Text und Nummern in derselben Schlüsselwortliste stehen?

Ja. Im Screenshot wurden sowohl Texte wie „Mandatory“ als auch Nummern wie „46060“ gemeinsam aufgeführt. Solange sie alle zu löschende Zielinhalte sind, können sie zeilenweise in die „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ aufgenommen werden. Allerdings ist zu beachten, dass Nummern in Excel sowohl als Text als auch als Zahl gespeichert sein können. Es wird empfohlen, das Format vor der Verarbeitung stichprobenartig zu prüfen.

2. Warum wird die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter nicht ausgefüllt?

Weil das Ziel diesmal das Löschen ist und nicht das Ersetzen durch ein anderes Wort. Der Hinweis auf der Oberfläche lautet: „Freilassen bedeutet Löschen“, daher kann die rechte Seite frei bleiben. Wenn Sie dort einen anderen Inhalt eintragen würden, würde die Software die gefundenen Schlüsselwörter durch diesen Inhalt ersetzen, anstatt sie zu leeren.

3. Ist vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung notwendig?

Eine Sicherung wird empfohlen. Die Stapelverarbeitung ist sehr effizient, aber bei falsch eingestellten Regeln kann sie schnell mehrere Dateien beeinträchtigen. Die sicherste Methode ist, die Originaldateien aufzubewahren, das Verarbeitungsergebnis in einem neuen Ordner zu speichern und es erst nach der Überprüfung der Korrektheit für die eigentliche Arbeit zu verwenden.

4. Was tun, wenn ein Schlüsselwort nicht gelöscht wurde?

Dies kann unter mehreren Aspekten geprüft werden: Ist die Schreibweise des Schlüsselworts genau identisch? Gibt es vor- oder nachgestellte Leerzeichen? Ist der Zellinhalt ein Formelergebnis? Stimmt der Datentyp mit der Einstellung überein? Befindet sich der Zielinhalt möglicherweise außerhalb der Zelle? Gemäß Screenshot sollte „Zelltext“ aktiviert sein, wenn sich das Ziel in einer Zelle befindet. Wenn sich das Ziel in Arbeitsblattnamen oder Formtexten befindet, muss der Verarbeitungsbereich neu bewertet werden.

5. Wie vermeidet man das versehentliche Löschen von Inhalten, die nicht gelöscht werden sollten?

Verwenden Sie möglichst die exakte Textsuche und geben Sie das vollständige Schlüsselwort ein. Besondere Vorsicht ist bei kurzen Wörtern oder kurzen Nummern geboten, da diese in anderen gültigen Inhalten vorkommen könnten. Erst testen, dann stapelweise verarbeiten, ist die sicherere Gewohnheit beim Umgang mit Bürodokumenten.

Zusammenfassung: Effizientere Schlüsselwortbereinigung für mehrere Excel-Dateien

Der Schlüssel zum gleichzeitigen Löschen von Text- und Nummern-Schlüsselwörtern aus mehreren xlsx-Tabellen liegt in der Vereinheitlichung der sich wiederholenden Such- und Ersetzungsregeln. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie zunächst mehrere Excel-Dateien importieren, dann den Verarbeitungsbereich auf Zelltext festlegen, die exakte Suche auswählen, die zu löschenden Schlüsselwörter eingeben und das Ersetzungsfeld frei lassen. Die Software verarbeitet die Dateien anschließend stapelweise gemäß den Regeln und hilft dem Benutzer so, die sich wiederholende Arbeit des einzelnen Öffnens und Änderns zu reduzieren.

Wenn Sie gerade eine Reihe von Excel-, xlsx- oder xls-Tabellen aufbereiten und dabei feste Texte, Nummern, Statuswörter oder ungültige Felder löschen müssen, können Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen und zunächst mit Beispieldateien testen, bevor Sie die Verarbeitung für den gesamten Dateibestand ausführen. So sparen Sie Zeit und machen das Ergebnis der Stapelbereinigung gleichzeitig konsistenter und zuverlässiger.