Cet article utilise un exemple pratique pour expliquer comment rechercher et remplacer par lots des mots-clés correspondant à des motifs spécifiques dans plusieurs tableaux Excel. Avant le traitement, les tableaux contiennent des numéros de code CCN d'hôpital commençant par 030 et des codes CBSA commençant par 46 ; après le traitement, ces contenus sont remplacés respectivement par 111111 et 22222. L'article explique, en suivant des captures d'écran, comment dans HeSoft Doc Batch Tool sélectionner la fonction, ajouter des fichiers xlsx, définir la plage de texte des cellules, activer la recherche de texte par formule floue et remplir les règles de remplacement.
Lorsqu'un fichier Excel contient des dizaines de contenus à modifier, la recherche et le remplacement manuels peuvent encore être effectués tant bien que mal ; mais s'il existe des contenus similaires dans plusieurs fichiers Excel, plusieurs feuilles de calcul et plusieurs colonnes, le traitement manuel devient alors très inefficace. C'est particulièrement vrai pour les champs de type numéro, qui ont souvent le même préfixe mais des suffixes différents, par exemple 030006, 030010, 030064. Il est difficile de tous les couvrir en une seule fois en saisissant simplement un mot-clé fixe.
Cet article se concentre sur la recherche et le remplacement en masse de mots-clés dans Excel, en expliquant comment utiliser la logique des caractères génériques et des expressions régulières pour modifier rapidement le contenu régularisé dans plusieurs fichiers de tableur. L'exemple utilise HeSoft Doc Batch Tool , un logiciel de traitement par lots orienté vers les scénarios bureautiques, adapté pour réduire les tâches répétitives et améliorer l'efficacité du traitement des fichiers Excel.
Scénarios applicables
Si les situations suivantes se présentent dans votre travail, vous pouvez envisager d'utiliser la méthode décrite dans cet article :
- Plusieurs fichiers Excel contiennent des mots-clés suivant la même règle et doivent être remplacés uniformément.
- Les mots-clés ne sont pas des chaînes de caractères fixes, mais un type de numéro ou de code avec une régularité.
- Il est nécessaire de traiter des numéros de type texte dans des tableaux xlsx, tels que des numéros d'hôpital, des codes produit, des numéros de projet.
- Avant d'envoyer des rapports, il faut remplacer en masse une partie des numéros sensibles par des valeurs anonymisées.
- L'ouverture manuelle de chaque fichier et l'exécution individuelle de la recherche et du remplacement prennent trop de temps.
Par rapport à la modification manuelle d'un seul fichier, l'avantage des outils de traitement par lots est de pouvoir placer plusieurs fichiers dans une même tâche et d'appliquer automatiquement le même ensemble de règles à tous les fichiers. Pour ceux qui compilent régulièrement des rapports hebdomadaires, mensuels, des listes de clients ou des grands livres d'activité, cela permet d'économiser beaucoup de temps d'opérations répétitives.
Aperçu des résultats : des numéros d'origine à la valeur de remplacement unifiée
Avant traitement : Excel contient plusieurs groupes de mots-clés conformes à la règle
Dans la capture d'écran avant traitement, le tableau Excel affiche des données de liste de participants. La colonne B a pour titre Hospital CCN et contient des numéros tels que 010039, 030006, 030010 ; la colonne D a pour titre CBSA et contient des codes tels que 26620, 46060. Les flèches rouges mettent en évidence la zone des numéros commençant par 030 et le code 46060.
La difficulté ici est que les valeurs à traiter dans la colonne B ne sont pas complètement identiques, mais suivent toutes la règle « 030 suivi de 3 chiffres » ; les valeurs à traiter dans la colonne D peuvent également être résumées par « 46 suivi de 3 chiffres ». Si on les remplace manuellement une par une, c'est non seulement lent, mais il est aussi très facile d'oublier quelques lignes.
Après traitement : le contenu correspondant a été remplacé selon la règle
La capture d'écran après traitement montre que les numéros originellement commençant par 030 dans la colonne B ont été remplacés uniformément par 111111, et que le code 46060 dans la colonne D a été remplacé par 22222. On obtient ainsi l'effet de rechercher en masse avec une règle, puis de remplacer uniformément.
D'après les résultats, on peut voir que le remplacement par caractères génériques et expressions régulières est adapté pour traiter des textes similaires mais pas complètement identiques. Tant que la règle est définie avec précision, le logiciel peut identifier automatiquement le contenu cible sans avoir à lister manuellement chaque valeur d'origine.
Procédure opérationnelle
Étape 1 : Choisir la fonction de recherche et remplacement en masse dans Excel
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez l'outil Excel dans la partie gauche. Plusieurs fonctions de traitement par lots liées à Excel apparaîtront dans l'interface principale. Pour cet exemple, il faut cliquer sur Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel, une fonction décrite comme permettant de rechercher et remplacer en masse des mots-clés dans le contenu de fichiers Excel.
Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans la page de tâche de remplacement de mots-clés. Cette fonction étant spécifiquement dédiée au remplacement de contenu dans les fichiers Excel, les étapes suivantes consistent à suivre l'assistant pour la sélection des fichiers, les options de traitement, l'emplacement de sauvegarde et le démarrage du traitement.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Excel à modifier dans la liste des tâches
Après être entré dans la page de tâche, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Vous pouvez ajouter des fichiers Excel spécifiques en utilisant Ajouter des fichiers, ou les ajouter en masse en utilisant Importer des fichiers à partir d'un dossier. La capture d'écran montre une liste de tâches contenant déjà 3 fichiers xlsx, nommés respectivement product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx.
La liste affiche le numéro de séquence, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification, etc. Après l'ajout, il faut d'abord confirmer que les chemins des fichiers sont corrects pour éviter d'inclure des tableaux non pertinents. Si une ligne n'a pas besoin d'être traitée, on peut la supprimer via l'icône de suppression dans la colonne des opérations. Après avoir confirmé le nombre d'enregistrements et l'exactitude des fichiers, cliquez sur Suivant.
Étape 3 : Définir la portée du traitement sur le texte des cellules
Sur la page de configuration des options de traitement, prêtez d'abord attention à la portée du traitement. La capture d'écran montre que Texte de la cellule est coché, ce qui signifie que le logiciel recherchera et remplacera les mots-clés dans le contenu des cellules Excel. Les cibles à traiter dans cet exemple, Hospital CCN et CBSA, se trouvent toutes deux dans des cellules, donc cette sélection est correcte.
Si votre contenu cible se trouve dans les noms de feuille de calcul ou le texte des formes, vous devez choisir la portée correspondante en fonction de la situation réelle. Mais l'exemple de cet article ne traite que les cellules, donc on n'étend pas à d'autres objets. Lors d'un remplacement par lots, plus la portée du traitement est claire, plus cela aide à réduire les correspondances inutiles.
Étape 4 : Choisir le type de données texte selon les caractéristiques des numéros
Dans la capture d'écran, le type de données de cellule à traiter qui est coché est Texte. Beaucoup de numéros sont composés de chiffres, mais ne sont pas des valeurs numériques pour le calcul, mais des codes métier. Par exemple, 030006, si interprété comme un nombre ordinaire, pourrait être converti en 30006, entraînant la perte des zéros non significatifs. Par conséquent, lors du traitement de ce type de mots-clés Excel, les traiter en tant que texte correspond mieux à la signification métier réelle.
La page affiche également le mode de traitement pour les cellules contenant des formules, la sélection actuelle étant la valeur calculée de la formule. Cela signifie que si une cellule contient une formule, le traitement se basera sur la valeur d'affichage résultant du calcul de la formule. Ceci facilite le traitement du contenu de tableaux incluant des résultats de formules.
Étape 5 : Activer l'option Utiliser une formule pour la recherche floue de texte
Dans les options de configuration des mots-clés, la méthode de recherche choisie est Utiliser une formule pour la recherche floue de texte. Cette option est adaptée pour utiliser des règles afin de correspondre à une catégorie de textes, plutôt que de rechercher uniquement un mot complètement fixe. Pour les numéros commençant par 030 et les codes commençant par 46 de cet article, l'utilisation de la recherche floue est plus appropriée.
Saisissez dans la liste des mots-clés à rechercher à gauche :
- 030\d{3}
- 46\d{3}
Et dans la liste des mots-clés de remplacement à droite, saisissez correspondant :
- 111111
- 22222
On peut comprendre 030\d{3} comme « 030 suivi de 3 chiffres », capable de correspondre à 030006, 030010, etc. ; 46\d{3} signifie « 46 suivi de 3 chiffres », capable de correspondre à 46060, etc. Les listes de gauche et de droite se correspondent ligne par ligne, donc la première règle remplacera par 111111, et la deuxième règle remplacera par 22222.
Étape 6 : Continuer avec la définition de l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Après avoir configuré les règles de recherche et les résultats de remplacement, cliquez sur Suivant pour accéder à la configuration de l'emplacement de sauvegarde. Pour faciliter la vérification des résultats, il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier, sans les mélanger directement avec les fichiers originaux. Ainsi, même s'il s'avère que les règles doivent être ajustées, on peut revenir aux fichiers originaux pour relancer le traitement.
Enfin, passez à l'étape Démarrer le traitement et exécutez la tâche. Le logiciel traitera par lots plusieurs fichiers Excel selon la liste, en remplaçant les mots-clés correspondant aux règles par le contenu spécifié. Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir les fichiers de sortie et comparer les colonnes clés avant et après traitement pour confirmer si les attentes sont atteintes.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Quand est-il approprié d'utiliser les caractères génériques et expressions régulières plutôt que la recherche/remplacement simple ?
Quand le contenu à remplacer est complètement identique, la recherche/remplacement simple suffit ; quand le contenu a une structure identique mais des valeurs spécifiques différentes, par exemple les trois premiers caractères fixes et les trois derniers variables, il est plus adapté d'utiliser une règle de caractères génériques et expressions régulières. Le 030\d{3} de cet article en est un exemple typique.
2. Le remplacement en masse affectera-t-il d'autres colonnes ?
Si d'autres colonnes contiennent également des contenus conformes à la règle, elles pourraient également être affectées. Par conséquent, avant le traitement officiel, il faut vérifier si la règle est suffisamment précise. Si l'on souhaite traiter seulement certaines colonnes, on peut combiner cela avec les réglages de conditions pertinentes dans l'interface, mais l'opportunité de les activer doit être décidée en fonction de la structure réelle du fichier.
3. La liste de remplacement peut-elle être laissée vide ?
La zone de droite dans la capture d'écran indique que si le champ n'est pas rempli, la valeur correspondante sera supprimée. Autrement dit, si un résultat de remplacement est laissé vide, cela peut signifier que le contenu correspondant doit être supprimé. Si votre objectif est de remplacer par une valeur spécifiée, assurez-vous de remplir le contenu correspondant dans la partie droite.
4. Pourquoi est-il conseillé de traiter d'abord une copie ?
Le traitement par lots est efficace, mais sa portée d'impact est également large. Surtout lors de l'utilisation de règles de correspondance, il est conseillé de copier d'abord un fichier ou de choisir un nouvel emplacement de sauvegarde, puis de vérifier les résultats sur un échantillon. Après avoir confirmé qu'il n'y a pas de fausses correspondances dans les règles, appliquez-les à un plus grand nombre de fichiers Excel.
5. À quoi faut-il faire attention lors du traitement de xlsx et d'autres fichiers Excel ?
Les fichiers d'exemple dans la capture d'écran ont l'extension xlsx. Dans le travail réel, on peut également rencontrer des formats xls, xlsm, etc. Avant le traitement, il faut confirmer que les fichiers peuvent être importés normalement et choisir le type de données et la portée de traitement appropriés en fonction du contenu du tableau.
Résumé
Cet article a montré comment utiliser les caractères génériques et les expressions régulières pour rechercher et remplacer en masse des mots-clés dans plusieurs fichiers de tableur Excel. Avec HeSoft Doc Batch Tool , l'utilisateur peut d'abord importer plusieurs fichiers xlsx, puis sélectionner la portée de traitement Texte de la cellule, activer Utiliser une formule pour la recherche floue de texte, saisir des règles comme 030\d{3}, 46\d{3}, et définir les valeurs de remplacement correspondantes.
Cette méthode est adaptée à la modification en masse de numéros, à l'unification de codifications, à l'anonymisation des données et au nettoyage de rapports. Par rapport à l'opération manuelle fichier par fichier, le traitement par lots peut réduire significativement le travail répétitif et améliorer la précision. Il est conseillé, dans le travail quotidien, de valider d'abord les règles avec un petit nombre d'échantillons avant de traiter l'ensemble des fichiers par lots, rendant ainsi le remplacement de mots-clés Excel plus efficace et mieux contrôlable.