Didacticiel de recherche et remplacement de mots-clés Excel en masse : modifiez rapidement plusieurs tableaux avec des règles de type 030\d{3}

Cet article utilise un exemple concret pour expliquer comment rechercher et remplacer en masse des mots-clés conformes à une règle dans plusieurs tableaux Excel. Avant le traitement, le tableau contient des numéros CCN d'hôpital commençant par 030 et des codes CBSA commençant par 46 ; après le traitement, ces contenus sont respectivement remplacés par 111111 et 22222. L'article explique, en suivant des captures d'écran, comment sélectionner une fonction, ajouter un fichier xlsx, définir la plage de texte des cellules, activer la recherche de texte floue par formule et remplir les règles de remplacement dans HeSoft Doc Batch Tool .

Lorsqu'un seul fichier Excel contient des dizaines de contenus à modifier, la recherche et le remplacement manuels peuvent encore être effectués tant bien que mal ; mais si des contenus similaires existent dans plusieurs fichiers Excel, plusieurs feuilles de calcul et plusieurs colonnes, le traitement manuel devient alors très inefficace. C'est particulièrement vrai pour les champs de type numéro, qui ont souvent le même préfixe mais des suffixes différents, par exemple 030006, 030010, 030064. Il est difficile de tous les couvrir en une seule fois en saisissant simplement un mot-clé fixe.

Cet article se concentre sur la recherche et le remplacement groupés par mots-clés dans Excel, en expliquant comment utiliser la logique des expressions régulières avec caractères génériques pour modifier rapidement le contenu régulier dans plusieurs fichiers de tableur. L'exemple utilise HeSoft Doc Batch Tool , un logiciel de traitement de fichiers par lots conçu pour les scénarios bureautiques, idéal pour réduire le travail répétitif et améliorer l'efficacité du traitement des fichiers Excel.

Scénarios applicables

Si les situations suivantes se présentent dans votre travail, vous pouvez envisager d'utiliser la méthode décrite dans cet article :

• Plusieurs fichiers Excel contiennent les mêmes mots-clés selon une règle identique et doivent être remplacés de manière unifiée.
• Les mots-clés ne sont pas des chaînes de caractères fixes, mais une catégorie de numéros ou de codes réguliers.
• Il est nécessaire de traiter des numéros de type texte dans des tableaux xlsx, tels que des numéros d'hôpital, des codes de produit, des numéros de projet.
• Avant d'envoyer un rapport, il est nécessaire de remplacer en masse certains numéros sensibles par des valeurs anonymisées.
• La méthode manuelle consistant à ouvrir chaque fichier et à effectuer la recherche/remplacement un par un prend trop de temps.

Comparé à la modification manuelle d'un seul fichier, l'avantage de l'outil de traitement par lots est de pouvoir placer plusieurs fichiers dans une même tâche et d'appliquer automatiquement le même ensemble de règles à tous les fichiers. Pour les personnes qui organisent régulièrement des rapports hebdomadaires, des rapports mensuels, des listes de clients et des grands livres d'activité, cela permet d'économiser beaucoup de temps d'opérations répétitives.

Aperçu du résultat : Du numéro d'origine à une valeur de remplacement unifiée

Avant traitement : Plusieurs groupes de mots-clés conformes à la règle dans Excel

Dans la capture d'écran avant traitement, le tableau Excel présente des données de liste de participants. L'en-tête de la colonne B est Hospital CCN, et contient des numéros comme 010039, 030006, 030010 ; l'en-tête de la colonne D est CBSA, et contient des codes comme 26620, 46060. Les flèches rouges mettent en évidence les numéros commençant par 030 et la zone du code 46060.

La difficulté ici réside dans le fait que les valeurs à traiter dans la colonne B ne sont pas complètement identiques, mais correspondent toutes à la règle 030 suivi de 3 chiffres ; la valeur à traiter dans la colonne D peut également être résumée par 46 suivi de 3 chiffres. Si on remplace manuellement une par une, c'est non seulement lent, mais il est aussi très facile d'oublier quelques lignes.

Après traitement : Le contenu correspondant a été remplacé selon la règle

La capture d'écran après traitement montre que les numéros commençant par 030 dans la colonne B ont été uniformément remplacés par 111111, et que l'ancien code 46060 dans la colonne D a été remplacé par 22222. Ainsi, l'effet d'une recherche groupée par règle puis d'un remplacement unifié est atteint.

D'après les résultats, on peut voir que le remplacement par expression régulière avec caractères génériques est adapté au traitement de textes similaires mais pas complètement identiques. Tant que la règle est définie avec précision, le logiciel peut identifier automatiquement le contenu cible sans avoir à énumérer manuellement chaque valeur d'origine.

Étapes d'opération

Étape 1 : Sélectionner la fonction de recherche et remplacement groupés dans Excel

Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez l'outil Excel sur la gauche. Plusieurs fonctions de traitement par lots liées à Excel apparaîtront dans l'interface principale. Pour cet exemple, il faut cliquer sur Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel, dont la description indique : rechercher et remplacer en masse des mots-clés dans le contenu des fichiers Excel.

Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans la page de tâche de remplacement de mots-clés. Comme cette fonction est spécifiquement dédiée au remplacement de contenu dans les fichiers Excel, vous pouvez suivre l'assistant pour terminer la sélection des fichiers, les options de traitement, l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement.

Étape 2 : Ajouter les fichiers Excel à modifier dans la liste des tâches

Après être entré dans la page de la tâche, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Vous pouvez choisir des fichiers Excel spécifiques via « Ajouter des fichiers », ou les ajouter en masse via « Importer des fichiers depuis un dossier ». Dans la capture d'écran, la liste des tâches contient déjà 3 fichiers xlsx, nommés respectivement product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx.

La liste affiche des informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Après l'ajout, vérifiez d'abord que les chemins d'accès aux fichiers sont corrects pour éviter d'inclure des tableaux non pertinents dans la tâche. Si une ligne n'a pas besoin d'être traitée, vous pouvez utiliser l'icône de suppression dans la colonne Actions pour la retirer. Après avoir confirmé le nombre d'enregistrements et les fichiers, cliquez sur Suivant.

Étape 3 : Définir la portée du traitement sur le texte des cellules

Après être entré dans la page de configuration des options de traitement, concentrez-vous d'abord sur la portée du traitement. Dans la capture d'écran, Texte de la cellule est coché, ce qui signifie que le logiciel recherchera et remplacera les mots-clés dans le contenu des cellules Excel. Les éléments Hospital CCN et CBSA à traiter dans cet exemple se trouvent tous dans des cellules, ce choix est donc correct.

Si votre contenu cible se trouve dans les noms de feuille de calcul ou les formes de texte, vous devez sélectionner la portée correspondante selon la situation réelle. Cependant, l'exemple de cet article ne traite que les cellules, il ne s'étend donc pas à d'autres objets. Lors d'un remplacement groupé, plus la portée du traitement est précise, plus cela aide à réduire les correspondances inutiles.

Étape 4 : Choisir le type de données texte selon les caractéristiques du numéro

Dans la capture d'écran, le type de données de cellule à traiter sélectionné est Texte. De nombreux numéros, bien que composés de chiffres, ne sont pas des valeurs numériques destinées au calcul, mais des codes métier. Par exemple, si 030006 est compris comme un nombre ordinaire, il pourrait être converti en 30006, entraînant la perte du zéro non significatif. Par conséquent, lors du traitement de ce type de mots-clés Excel, les traiter comme du texte est plus conforme à la signification métier réelle.

La page affiche également la méthode de traitement pour les cellules contenant des formules, la sélection actuelle étant la valeur calculée de la formule. En d'autres termes, s'il y a des formules dans les cellules, le traitement se basera sur la valeur affichée résultant du calcul de la formule. Cela aide à traiter le contenu des tableaux qui contient des résultats de formules.

Étape 5 : Activer « Utiliser la formule pour rechercher du texte de manière floue »

Dans les options de définition des mots-clés, la méthode de recherche sélectionnée est Utiliser la formule pour rechercher du texte de manière floue. Cette option convient pour faire correspondre une catégorie de texte par règle, plutôt que de rechercher seulement un mot strictement fixe. Pour les numéros commençant par 030 et les codes commençant par 46 de cet article, il est plus approprié d'utiliser la recherche floue.

Dans la liste des mots-clés à rechercher à gauche, saisissez :

• 030\d{3}
• 46\d{3}

Dans la liste des mots-clés de remplacement à droite, saisissez en correspondance :

• 111111
• 22222

Vous pouvez comprendre 030\d{3} comme « 030 » suivi de 3 chiffres, ce qui peut correspondre à 030006, 030010, etc. ; 46\d{3} signifie « 46 » suivi de 3 chiffres, ce qui peut correspondre à 46060, etc. Les listes de gauche et de droite correspondent ligne par ligne, donc la première règle remplacera par 111111 et la deuxième règle remplacera par 22222.

Étape 6 : Continuer pour définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement

Après avoir configuré les règles de recherche et les résultats de remplacement, cliquez sur Suivant pour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde. Afin de faciliter la vérification des résultats, il est conseillé de sauvegarder les fichiers traités dans un nouveau dossier, et de ne pas les mélanger directement avec les fichiers originaux. Ainsi, même si vous constatez que les règles doivent être ajustées, vous pouvez revenir aux fichiers originaux pour les retraiter.

Enfin, allez à l'étape Démarrer le traitement et exécutez la tâche. Le logiciel traitera par lots plusieurs fichiers Excel selon la liste, et remplacera les mots-clés correspondant aux règles par le contenu spécifié. Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir les fichiers de sortie et comparer les colonnes clés avant et après traitement pour confirmer que les résultats sont conformes aux attentes.

Questions fréquentes et points d'attention

1. Quand est-il approprié d'utiliser les expressions régulières avec caractères génériques plutôt que la recherche/remplacement ordinaire ?

Lorsque le contenu à remplacer est complètement identique, la recherche/remplacement ordinaire suffit ; lorsque le contenu a une structure commune mais des valeurs spécifiques différentes, par exemple les trois premiers caractères fixes et les trois derniers variables, les règles d'expressions régulières avec caractères génériques sont plus adaptées. 030\d{3} dans cet article en est un exemple typique.

2. Le remplacement groupé affectera-t-il les autres colonnes ?

Si d'autres colonnes contiennent également du contenu correspondant à la règle, elles peuvent aussi être affectées. Par conséquent, avant le traitement formel, vérifiez si la règle est suffisamment précise. Si vous souhaitez ne traiter que certaines colonnes, vous pouvez combiner cela avec les paramètres de condition pertinents dans l'interface pour restreindre, mais l'activation dépend de la structure réelle du fichier.

3. La liste de remplacement peut-elle être laissée vide ?

Dans la zone de droite de la capture d'écran, une indication précise que ne pas remplir signifie Supprimer. Autrement dit, si un certain résultat de remplacement est laissé vide, cela pourrait signifier que le contenu correspondant sera supprimé. Si votre objectif est de remplacer par une valeur spécifiée, assurez-vous de remplir le contenu correspondant dans la colonne de droite.

4. Pourquoi est-il recommandé de traiter d'abord une copie ?

Le traitement par lots est efficace, mais son impact est également large. Surtout lors de l'utilisation de règles de correspondance, il est conseillé de copier d'abord un fichier ou de choisir un nouvel emplacement de sauvegarde, puis de vérifier les résultats sur un échantillon. Une fois confirmé que les règles ne produisent pas de fausses correspondances, appliquez-les à davantage de fichiers Excel.

5. À quoi faut-il faire attention lors du traitement de xlsx et d'autres fichiers Excel ?

Dans les captures d'écran, l'extension des fichiers d'exemple est xlsx. Dans la pratique quotidienne, on peut également rencontrer des formats comme xls, xlsm. Avant le traitement, confirmez que les fichiers peuvent être importés normalement et choisissez le type de données et la portée de traitement appropriés selon le contenu du tableau.

Résumé

Cet article a montré comment utiliser les expressions régulières avec caractères génériques pour rechercher et remplacer en masse des mots-clés dans plusieurs fichiers de tableur Excel. Avec HeSoft Doc Batch Tool , les utilisateurs peuvent d'abord importer plusieurs fichiers xlsx, puis choisir la portée de traitement « Texte de la cellule », activer « Utiliser la formule pour rechercher du texte de manière floue », saisir des règles comme 030\d{3}, 46\d{3}, et définir les valeurs de remplacement correspondantes.

Cette méthode est adaptée pour modifier des numéros en masse, unifier des codes, anonymiser des données et nettoyer des rapports. Comparé à l'opération manuelle fichier par fichier, le traitement par lots peut réduire considérablement le travail répétitif et améliorer la précision. Il est recommandé de d'abord valider les règles sur un petit échantillon dans le travail réel, puis de traiter tous les fichiers par lots, rendant le remplacement de mots-clés Excel plus efficace et plus contrôlable.