Wenn mehrere Excel-Arbeitsmappen auf Webseiten, Systemseiten oder in Dokumentenablageverzeichnissen veröffentlicht werden müssen, ist es sehr zeitaufwendig, die Dateien einzeln zu öffnen und als HTML zu speichern. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie mehrere Excel-Dateien wie xlsx, xls stapelweise in das HTML-Webseitenformat konvertiert werden können, und erläutert das Konvertierungsergebnis anhand von Vorher-Nachher-Bildern, um Benutzern zu helfen, die Formatkonvertierung großer Mengen von Tabellendateien schnell durchzuführen.
In der täglichen Büroarbeit werden viele Tabellenmaterialien nicht nur in Excel eingesehen. So müssen Unternehmen beispielsweise Mitarbeiterinformationstabellen, Bildpfadlisten, Datenjournale und Berichtsdetails auf Webseiten-Systemen veröffentlichen; Techniker müssen Excel-Tabellen als HTML-Seiten in Projektmaterialien einbetten; Betriebs- oder Verwaltungsmitarbeiter müssen eine Reihe von xlsx-Dateien in Webseiten-Dateien umwandeln, die mit dem Browser geöffnet werden können. Wenn zu diesem Zeitpunkt jede Excel-Datei manuell geöffnet und als Webseitenformat gespeichert wird, sind die Schritte nicht nur repetitiv, sondern es kann auch leicht zu fehlender Konvertierung, falscher Speicherung und chaotischer Benennung kommen.
Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist klar: Wie kann man viele Excel-Dateien stapelweise in das HTML-Webseitenformat konvertieren? Die hier verwendete Bürosoftware ist die im Screenshot gezeigte " HeSoft Doc Batch Tool ". Ihre Produktpositionierung ist nicht die eines Einzeldatei-Editors, sondern ein Stapelverarbeitungswerkzeug für Bürodateien, das sich für die Verarbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten, Tabellen, PDFs, Bildern und anderen Dateien eignet. Der Kernwert liegt in der Reduzierung repetitiver Vorgänge, der Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen und der Steigerung der Büroeffizienz.
Im Folgenden werden anhand von Screenshots vor und nach der Verarbeitung sowie der Bedienoberfläche der Software die vollständigen Arbeitsschritte von der Funktionsauswahl, dem Import der Excel-Dateien, der Bestätigung der zu verarbeitenden Liste bis hin zum nächsten Schritt der Einstellung des Speicherorts und dem Start der Verarbeitung erläutert.
Anwendbare Szenarien: In welchen Fällen eignet sich die Stapelkonvertierung von Excel zu HTML
Die Konvertierung von Excel in das HTML-Webseitenformat ändert nicht einfach nur die Dateiendung, sondern wandelt die Tabellendatei in eine Webseitendatei um, die direkt im Browser geöffnet werden kann. Für Büroszenarien, die eine gemeinsame Nutzung, Anzeige, Archivierung oder Anbindung an eine Webumgebung erfordern, ist diese Art der Konvertierung sehr praktisch.
1. Mehrere Excel-Berichte müssen als Webseite eingesehen werden
Befinden sich beispielsweise in einem Ordner mehrere Abteilungsberichte, Personaltabellen, Bestandslisten und Statistiktabellen, können diese nach der Konvertierung in HTML-Dateien in der Regel direkt im Browser geöffnet und eingesehen werden, wenn der Empfänger nicht zwingend über eine Excel-Software verfügt. Die Hürde zum Lesen ist niedriger.
2. Tabellenmaterialien müssen auf eine Website oder in ein Intranet-System hochgeladen werden
Einige Backend-Systeme, Wissensdatenbanken und Projektdokumentenverzeichnisse eignen sich besser für die Speicherung von HTML-Webseitendateien. Durch die stapelweise Konvertierung von Excel-Dateien wie xlsx und xls in HTML kann der Zeitaufwand für das manuelle Kopieren und Einfügen von Tabelleninhalten reduziert werden, und es ist auch einfacher, sie unter dem ursprünglichen Dateinamen zu archivieren.
3. Einheitliche Aufbereitung einer großen Anzahl historischer Excel-Dateien
Auf Unternehmensdatenlaufwerken sammeln sich oft große Mengen an Tabellendateien an. Sollen diese einheitlich in ein Webseitenformat konvertiert werden, würde die manuelle Verarbeitung viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit einer Stapelverarbeitungs-Bürosoftware können mehrere Dateien auf einmal importiert werden, wodurch der Konvertierungsprozess kontrollierbarer wird.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung Excel-Dateien, nach der Verarbeitung generierte HTML-Webseiten
Vor der Verarbeitung: Mehrere Excel-Arbeitsmappen im Ordner
Wie der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt, enthält das zu verarbeitende Verzeichnis mehrere Excel-Dateien, z. B. Employee Information.xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx usw. Diese Dateien liegen alle im Tabellenformat vor, das Symbol wird als Excel-Typ angezeigt und sie eignen sich zum Öffnen mit Excel oder kompatibler Tabellenkalkulationssoftware.
Bei nur ein oder zwei Dateien ist eine manuelle Konvertierung vielleicht noch akzeptabel; steigt die Anzahl der Dateien jedoch, insbesondere wenn Dutzende oder Hunderte von Excel-Dateien konvertiert werden müssen, verlangsamen die wiederholten Vorgänge des Öffnens, Speicherns unter, Auswählen des Formats und Speicherns den Arbeitsfortschritt erheblich. Noch problematischer ist, dass es bei manuellen Vorgängen zu Fehlern wie dem Speichern im falschen Verzeichnis, dem Überschreiben von Dateien oder dem Auslassen einer Datei kommen kann.
Nach der Verarbeitung: Für jedes Excel wird eine entsprechende HTML-Webseitendatei generiert
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass dieselben Excel-Dateien in das HTML-Webseitenformat konvertiert wurden. Die Dateinamenserweiterung wurde in .html geändert, z. B. Employee Information.html, Image1(1).html, Local image path test.html usw. Die Symbole werden als browserzugeordnete Symbole angezeigt, was darauf hinweist, dass diese Dateien als Webseitendateien geöffnet werden können.
Der Vorteil dieses Konvertierungsergebnisses liegt auf der Hand: Aus den ursprünglichen mehreren xlsx-Dateien werden stapelweise entsprechende HTML-Dateien generiert, wobei die Dateinamen im Wesentlichen einander entsprechen, was die spätere Suche und Verteilung erleichtert. Für Benutzer, die Excel-Tabellen als Webseitenmaterial veröffentlichen müssen, ist dies zeitsparender als das einzelne Speichern unter als HTML.
Bedienungsschritte: Stapelkonvertierung von Excel zu HTML mit HeSoft Doc Batch Tool
Im Folgenden wird der tatsächliche Bedienungsablauf anhand der Screenshot-Reihenfolge beschrieben. Die Oberfläche kann je nach Version leicht abweichen, die Kernschritte sind jedoch in der Regel: Aufrufen des Excel-Tools, Auswählen von "Excel in HTML-Webseite konvertieren", Hinzufügen von Dateien, Bestätigen der Liste, weiter zum nächsten Schritt, Einstellen des Speicherorts und dann Starten der Verarbeitung.
Schritt 1: Aufrufen des Excel-Tools und Auswählen von "Excel in HTML-Webseite konvertieren"
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sind auf der linken Seite mehrere Werkzeugkategorien zu sehen, darunter Startseite, Aufgabenablauf, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateiordnung, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge usw. Da es sich bei dem aktuellen Verarbeitungsobjekt um Excel-Dateien handelt, muss zuerst links "Excel-Werkzeuge" aufgerufen werden.
Auf der Seite der Excel-Werkzeuge listet die Software in Kartenform verschiedene Excel-Stapelkonvertierungsfunktionen auf, z. B. Excel in JPG-Bild konvertieren, Excel in Word konvertieren, Excel in PDF konvertieren, Excel in CSV konvertieren, Excel in XLSX konvertieren usw. Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf "20. Excel in HTML-Webseite konvertieren", die Kartenbeschreibung lautet "Stapelkonvertierung von Excel-Dateien in das HTML-Webseitenformat".
Der Zweck dieses Schrittes ist die Auswahl der korrekten Konvertierungsaufgabe. Der Benutzer muss auf die Funktionskarte "Excel in HTML-Webseite konvertieren" klicken, um die entsprechende Stapelverarbeitungsseite aufzurufen. Das erwartete Ergebnis ist der Aufruf einer speziellen Aufgabenoberfläche für die Konvertierung von Excel zu HTML, in der anschließend die zu konvertierenden Excel-Dateien hinzugefügt werden können.
Schritt 2: Hinzufügen der zu konvertierenden Excel-Dateien oder Import aus einem Ordner
Auf der Seite "Excel in HTML-Webseite konvertieren" sind im oberen Bereich Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordner importieren", "Leeren", "Mehr" usw. zu sehen. In der Mitte der Seite wird der aktuelle Aufgabenablauf angezeigt: Schritt 1 ist "Zu verarbeitende Datensätze auswählen", Schritt 2 "Speicherort festlegen" und Schritt 3 "Verarbeitung starten".
Sollen nur einige bestimmte Dateien konvertiert werden, kann auf "Dateien hinzufügen" geklickt werden, um diese Excel-Dateien zur Liste hinzuzufügen; befinden sich die Dateien alle im selben Ordner, kann auf "Dateien aus Ordner importieren" geklickt werden, was sich besser für den Stapelimport einer großen Anzahl von Tabellendateien eignet. Der Pfeil im Screenshot zeigt auf "Dateien hinzufügen", was bedeutet, dass hier das Hinzufügen der Excel-Dateien zur Aufgabenliste über das Hinzufügen von Dateien demonstriert wird.
Nach dem Hinzufügen der Dateien listet die Software die zu verarbeitenden Datensätze in einer Tabelle auf, einschließlich laufender Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und der Spalte für Aktionen. Wie der Screenshot zeigt, wurden bereits 6 xlsx-Dateien zur Liste hinzugefügt, und unten in der Zusammenfassung wird "Anzahl der Datensätze: 6" angezeigt. Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist die Bestätigung, dass alle zu konvertierenden Excel-Dateien in der Liste der zu verarbeitenden Dateien enthalten sind.
Schritt 3: Überprüfen der Liste der zu verarbeitenden Dateien, Bestätigen von Anzahl und Format
Vor der Stapelkonvertierung wird empfohlen, die Dateinamen und Erweiterungen in der Liste zu überprüfen. Die Spalte für die Erweiterung im Screenshot zeigt xlsx an, was bedeutet, dass die aktuell importierten Dateien Excel-Arbeitsmappen sind. Für das tatsächliche Büroszenario, wenn gleichzeitig verschiedene Excel-Formate wie xls und xlsx vorhanden sind, wird ebenfalls empfohlen, vor der Konvertierung zu prüfen, ob alle korrekt importiert wurden.
In der rechten Aktionsspalte ist ein Löschsymbol zu sehen. Wird festgestellt, dass eine bestimmte Datei nicht konvertiert werden muss, kann dieser Datensatz über die Aktionsspalte entfernt werden; bei einem fehlerhaften Import oder wenn die Dateien neu ausgewählt werden sollen, kann die Schaltfläche "Leeren" oben verwendet werden, um die aktuelle Liste zu löschen und dann neu hinzuzufügen. So wird vermieden, dass irrelevante Dateien ebenfalls in HTML konvertiert werden.
Schritt 4: Klicken auf "Weiter", um den Speicherort festzulegen
Nachdem die Liste bestätigt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter" unten auf der Seite. Gemäß den Hinweisen zum Oberflächenablauf ist die nächste Phase "Speicherort festlegen". Der Zweck dieses Schrittes ist die Bestimmung, wo die konvertierten HTML-Webseitendateien gespeichert werden sollen.
Da der Screenshot nur die Dateilistenseite zeigt und nicht die spezifischen Schaltflächennamen der Speicherort-Seite, werden hier keine zusätzlichen Oberflächendetails erfunden. Bei der tatsächlichen Bedienung muss der Benutzer lediglich den Anweisungen der Software-Seite folgen, um das Ausgabeverzeichnis auszuwählen oder zu bestätigen. Es wird empfohlen, den Ausgabeort auf einen neuen Ordner festzulegen, um die ursprünglichen Excel-Dateien und die konvertierten HTML-Dateien leichter unterscheiden und das Ergebnis später einheitlich überprüfen zu können.
Schritt 5: Aufruf der Verarbeitungsphase, Warten auf Abschluss der Stapelkonvertierung
Nach Abschluss der Einstellung des Speicherorts folgen Sie dem Ablauf, um in die Phase "Verarbeitung starten" zu gelangen. Die Software konvertiert jede Excel-Datei in der Liste in das entsprechende HTML-Webseitenformat. Nach Abschluss der Konvertierung kann der Benutzer das Ausgabeverzeichnis öffnen, um die generierten .html-Dateien zu überprüfen, und mit einem Browser kontrollieren, ob der Inhalt den Erwartungen entspricht.
Wie das Bild nach der Verarbeitung zeigt, liegen die konvertierten Dateien nun als HTML-Webseiten vor, wobei die Dateinamen im Wesentlichen den ursprünglichen Excel-Dateien entsprechen. Dies zeigt, dass der Stapelverarbeitungsablauf die Formatkonvertierung mehrerer Dateien in einem Durchlauf abschließen kann, wodurch die manuellen Schritte "Excel öffnen - Speichern unter - HTML auswählen - Speichern" entfallen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Sollten die Excel-Originaldateien vor der Konvertierung gesichert werden?
Es wird empfohlen, die ursprünglichen Excel-Dateien aufzubewahren. Obwohl die Stapelkonvertierung normalerweise neue HTML-Dateien generiert, ist es bei der Stapelverarbeitung großer Materialmengen sinnvoll, die Quelldateien aufzubewahren, um spätere Überprüfungen, Nachkonvertierungen oder erneute Konvertierungen zu erleichtern.
2. Beeinflussen Leerzeichen oder Klammern im Dateinamen die Konvertierung?
Wie in den Screenshots zu sehen ist, erscheinen auch Excel-Dateien mit Leerzeichen und Klammern im Dateinamen in der Liste, und nach der Verarbeitung wurden entsprechende HTML-Dateien generiert. Für den praktischen Einsatz wird dennoch empfohlen, die Dateibenennung übersichtlich zu halten und übermäßig spezielle Symbole zu vermeiden, um die spätere Verwaltung zu erleichtern.
3. Warum wird der Import aus einem Ordner empfohlen?
Bei einer größeren Anzahl von Dateien ist "Dateien aus Ordner importieren" effizienter als die Einzelauswahl. Es eignet sich dafür, Excel-Dateien aus demselben Verzeichnis einheitlich zur Aufgabenliste hinzuzufügen und ist die für Stapelkonvertierungsszenarien üblichere Methode.
4. Wie werden die konvertierten HTML-Dateien geöffnet?
HTML-Webseitendateien sind normalerweise mit einem Browsersymbol verknüpft und können per Doppelklick mit dem Standardbrowser geöffnet werden. Sie können auch im Browser über die Funktion zum Öffnen von Dateien angezeigt werden. Sollen sie auf eine Website oder ein System hochgeladen werden, ist je nach Anforderung des Zielsystems eine anschließende Veröffentlichung erforderlich.
Zusammenfassung: Mit Stapelverarbeitungstools Excel zu HTML zeitsparender gestalten
Die stapelweise Konvertierung von Excel-Dateien in das HTML-Webseitenformat löst im Wesentlichen das Problem repetitiver Arbeit. Bei nur wenigen Dateien mag das manuelle Speichern unter als Webseite noch machbar sein; wenn jedoch die Anzahl der Excel-Dateien stetig zunimmt, wird die manuelle Konvertierung ineffizient und fehleranfällig.
HeSoft Doc Batch Tool , eine Stapelverarbeitungssoftware für Bürodateien, strukturiert solch repetitive Vorgänge wie Excel zu HTML in einen klaren Ablauf: Funktion auswählen, Dateien hinzufügen, Liste bestätigen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Der Benutzer muss nicht jede Arbeitsmappe einzeln öffnen, sondern kann die zu verarbeitenden Dateien auf einmal importieren und stapelweise HTML-Webseiten generieren.
Wenn Sie mehrere Excel-Tabellen wie xlsx, xls in HTML-Webseitendateien konvertieren müssen, empfiehlt es sich, zunächst die Originaldateien in einem Ordner zu sammeln und dann die Funktion "Excel in HTML-Webseite konvertieren" gemäß den Schritten in diesem Artikel zu verwenden. Dies reduziert sowohl wiederholte Klicks als auch die zentralere und besser überprüfbare und archivierbare Konvertierungsergebnisse ermöglicht.