Wenn mehrere Excel-Tabellen in Webdateien umgewandelt werden müssen, nimmt das einzelne Speichern als HTML viel Zeit in Anspruch. In diesem Artikel wird eine für Büroszenarien geeignete Methode zur Stapelverarbeitung vorgestellt: Verwenden Sie die Funktion zur Umwandlung von Excel in HTML-Webseiten in HeSoft Doc Batch Tool , um mehrere XLS- und XLSX-Tabellen einheitlich in die Aufgabenliste zu importieren, legen Sie dann gemäß dem Arbeitsablauf den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. Schließlich werden HTML-Webdateien generiert, die mit einem Browser geöffnet werden können.
Bei der Büroarbeit tritt häufig die folgende Anforderung auf: Sie haben eine Reihe von Excel-Tabellen, ursprünglich im xlsx- oder xls-Format, die nun aber in einem Webverzeichnis, einer Projektdokumentation, einer Wissensdatenbank, einem Intranet-System oder einer Browser-Umgebung eingesehen werden müssen. Der erste Gedanke vieler ist, Excel zu öffnen und dann Datei für Datei als HTML-Webseite zu speichern. Diese Methode ist zwar machbar, wird jedoch bei steigender Dateianzahl zu typischer, repetitiver Arbeit.
Der in diesem Artikel vorgestellte Ansatz verwendet " HeSoft Doc Batch Tool " aus dem Screenshot, um Excel-Dateien stapelweise in HTML zu konvertieren. Es handelt sich um eine Stapelverarbeitungssoftware für Bürodateien, die geeignet ist, eine große Anzahl sich wiederholender Dateiverarbeitungsaufgaben zentral zu erledigen. Für die Frage "Wie konvertiert man mehrere Excel-Tabellen in Webseiten?" bietet sie einen klaren Funktionseinstieg: Excel in HTML-Webseiten konvertieren.
Im Folgenden werden die Aspekte Anwendungsszenarien, Effekte vor und nach der Verarbeitung, konkrete Bedienschritte und Hinweise erläutert, um Ihnen zu helfen, eine Reihe von Excel-Arbeitsmappen schnell in HTML-Webdateien umzuwandeln.
Anwendungsszenarien: Wann ist es notwendig, Excel-Tabellen in Webseiten zu konvertieren?
Excel eignet sich zum Bearbeiten, Berechnen und Pflegen von Daten, während das HTML-Webformat besser zum Präsentieren, Durchsuchen und Veröffentlichen geeignet ist. Die Konvertierung von Excel nach HTML ist in den folgenden Büroszenarien üblich.
Für die Webveröffentlichung oder das Hochladen von Systemmaterialien
Einige Projektmaterialien müssen als Webdateien abgelegt oder direkt im Browser eingesehen werden. In diesem Fall ist die Konvertierung von Excel nach HTML effizienter als Screenshots, Kopieren und Einfügen oder manuelles Neuformatieren der Tabelle.
Für die geräteübergreifende Anzeige von Tabelleninhalten
Wenn der Empfänger keine Möglichkeit hat, Excel zu installieren, kann die HTML-Datei über einen Browser geöffnet werden, was eine universellere Anzeigemethode darstellt. Für schreibgeschützte Datentabellen, Listentabellen und Beschreibungstabellen kann die Konvertierung in Webdateien den Kommunikationsaufwand reduzieren.
Für die Archivierung großer Mengen von Excel-Materialien
Viele Unternehmen archivieren Materialien wie historische Berichte, Mitarbeiterinformationen, Datenlisten und Bildindizes nach Datum oder Projekt. Wenn gewünscht ist, dass archivierte Dateien direkt vorschauber sind, ist die stapelweise Konvertierung von Excel in HTML eine praktische Methode.
Zur Reduzierung sich wiederholender Formatkonvertierungsvorgänge
Wenn Sie nicht nur eine, sondern viele Excel-Dateien verarbeiten müssen, werden die Vorteile eines Stapelverarbeitungstools deutlich. Mehrere Dateien auf einmal zu importieren ist stabiler und zeitsparender, als die gleichen Schritte wiederholt auszuführen.
Effektvorschau: Änderungen der Dateien vor und nach der Stapelkonvertierung
Vor der Konvertierung: Dateien sind nach wie vor im Excel-Arbeitsmappen-Format
Der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt mehrere Excel-Dateien mit den Dateinamen Employee Information.xlsx, Image1(1).xlsx, Image1(2).xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx und Employee Information 1.xlsx. Diese Dateien haben alle ein Excel-Symbol, was darauf hinweist, dass sie noch im Tabellen-Arbeitsmappen-Format vorliegen.
In diesem Zustand müssten sie einzeln konvertiert werden, wenn sie als Webseiten betrachtet werden sollen. Bei 6 Dateien ist die manuelle Bearbeitung bereits recht umständlich; wenn es in der Praxis Dutzende solcher Dateien sind, ist das manuelle Speichern als Webseite nicht nur langsam, sondern auch ungeeignet für eine einheitliche Überprüfung.
Nach der Konvertierung: Entsprechende HTML-Webdateien werden generiert
Im Screenshot nach der Verarbeitung sind die ursprünglichen Excel-Dateien zu HTML-Dateien geworden, z. B. Employee Information.html, Employee Information 1.html, Image1.html, Image1(1).html, Image1(2).html und Local image path test.html. Die Dateisymbole werden als browserbezogene Symbole angezeigt, was darauf hinweist, dass diese Dateien nun im Webformat vorliegen.
Das Ergebnis der Konvertierung weist eine klare Namenskorrespondenz auf, was es dem Benutzer erleichtert, die entsprechende Webdatei anhand des ursprünglichen Excel-Namens zu finden. Dies ist für die Stapelarchivierung und -verteilung sehr wichtig, denn je mehr Dateien vorhanden sind, desto mehr sind eine stabile Benennung und einheitliche Ausgabeergebnisse erforderlich.
Bedienablauf: Excel stapelweise in HTML-Webseiten konvertieren
Der Bedienablauf von HeSoft Doc Batch Tool verwendet eine schrittweise Oberfläche. Ausgehend von den Screenshots ist die aktuelle Funktion grob in drei Schritte unterteilt: Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung. Nachfolgend wird dies entsprechend der Reihenfolge der Benutzeroberfläche beschrieben.
Schritt 1: Auf der linken Seite die Kategorie Excel-Tools aufrufen
Achten Sie nach dem Öffnen der Software zuerst auf die linke Navigationsleiste. In den Screenshots sind mehrere Tool-Kategorien zu sehen. Aktuell sollen Excel-Tabellendateien verarbeitet werden, daher ist "Excel-Tools" auszuwählen. Nach dem Aufrufen dieser Kategorie werden auf der rechten Seite die mit Excel verbundenen Stapelkonvertierungsfunktionen angezeigt.
Ziel dieses Schritts ist es, den Werkzeugbereich einzugrenzen und schnell die Funktionen zur Konvertierung von Tabellendateien zu finden. Bei einer umfassenden Bürosoftware wie HeSoft Doc Batch Tool hilft die linke Kategorisierung dem Benutzer, aus einer Vielzahl von Werkzeugen die aktuelle Aufgabe zu lokalisieren.
Schritt 2: Funktion "Excel in HTML-Webseiten konvertieren" anklicken
Suchen Sie auf der Seite der Excel-Tools nach "20. Excel in HTML-Webseiten konvertieren". Im Screenshot ist diese Funktionskarte hervorgehoben und mit einem roten Pfeil markiert. Die Kartenbeschreibung lautet "Konvertiert Excel-Dateien stapelweise in das HTML-Webformat". Dies ist die für diesen Zweck zu verwendende Funktion.
Nach dem Anklicken der Karte gelangt die Software in die spezielle Verarbeitungsoberfläche "Excel in HTML-Webseiten konvertieren". Das erwartete Ergebnis ist eine Listenseite zum Importieren von Dateien und Ausführen der Stapelkonvertierung, anstatt auf der Werkzeug-Übersichtsseite zu verbleiben.
Schritt 3: Excel-Dateien zur Verarbeitungsliste hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Funktionsseite befinden sich oben die beiden Import-bezogenen Schaltflächen "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordner importieren". Wenn Sie nur einige bestimmte Dateien verarbeiten möchten, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden; befinden sich alle Excel-Dateien in demselben Verzeichnis, ist die Verwendung von "Dateien aus Ordner importieren" in der Regel bequemer.
Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf "Dateien hinzufügen", was darauf hindeutet, dass in der Demonstration mehrere xlsx-Dateien über diese Schaltfläche hinzugefügt wurden. Nach dem Hinzufügen zeigt die untere Tabelle die Spalten Dateinummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Aktionen an.
Wie im Screenshot zu sehen, wurden der Liste 6 Datensätze mit der Erweiterung xlsx hinzugefügt, und auch die Fußzeile zeigt eine Anzahl von 6 Datensätzen. Diese Liste ist sehr entscheidend, sie entspricht der Bestätigungs-Checkliste vor der eigentlichen Konvertierung. Nur Dateien, die in dieser Liste erscheinen, werden im anschließenden Stapelverarbeitungsprozess berücksichtigt.
Schritt 4: Dateiliste überprüfen und nicht benötigte Einträge löschen
Bei der Stapelkonvertierung sind die gefürchtetsten Fehler "falsche Dateien importieren" und "Dateien übersehen". Daher wird empfohlen, vor dem Klicken auf "Weiter" punktuell zu prüfen, ob die Dateinamen korrekt sind, die Pfade aus dem Zielordner stammen und die Erweiterung das Excel-Format ist.
Die Aktionsspalte rechts in der Liste zeigt ein Löschsymbol. Wenn eine bestimmte Datei nicht konvertiert werden soll, kann sie in dieser Zeile gelöscht werden. Oben ist auch eine Schaltfläche "Leeren" zu sehen. Falls der gesamte Stapel falsch hinzugefügt wurde, kann er geleert und neu importiert werden. Dieser Schritt hilft, die Fehlerquote bei der Stapelverarbeitung zu reduzieren.
Schritt 5: Auf "Weiter" klicken, um die Speicherorteinstellung zu öffnen
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Dateiliste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter". Der Fortschrittsbalken auf der Benutzeroberfläche zeigt an, dass der zweite Schritt "Speicherort festlegen" ist. Der Schwerpunkt des nächsten Schritts liegt also darauf, das Ausgabeverzeichnis für die konvertierten HTML-Dateien zu bestimmen.
Da der bereitgestellte Screenshot die spezifischen Steuerelemente der Speicherort-Seite nicht zeigt, werden hier keine zusätzlichen Annahmen über Schaltflächennamen gemacht. In der Praxis müssen Sie nur den Anweisungen der Software-Oberfläche folgen, um den Speicherort auszuwählen. Es wird empfohlen, einen speziellen Ausgabeordner zu wählen, z. B. ein Verzeichnis mit dem Namen "Excel zu HTML Ergebnis", um es von den ursprünglichen Excel-Dateien zu unterscheiden.
Schritt 6: Verarbeitung starten und HTML-Ergebnisse überprüfen
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gelangen Sie zum dritten Schritt "Verarbeitung starten". Die Software führt die Konvertierung nacheinander für die Dateien in der vorherigen Liste durch. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ausgabeverzeichnis. Es sollten .html-Dateien zu sehen sein, die den Originaldateien entsprechen.
Bei der Ergebnisprüfung können Sie sich auf drei Aspekte konzentrieren: Erstens, ob die Anzahl der Dateien mit der Verarbeitungsliste übereinstimmt; zweitens, ob die Dateinamen einfach den ursprünglichen Excel-Dateien zuzuordnen sind; drittens, ob die HTML-Dateien nach einem Doppelklick im Browser geöffnet werden können. So kann bestätigt werden, ob die Stapelkonvertierungsaufgabe die Erwartungen erfüllt hat.
Häufige Fragen und Bedienhinweise
1. Sind xls und xlsx beides Excel-Dateien?
sowohl xls als auch xlsx sind gängige Excel-Tabellenformate. Die Screenshot-Beispieldateien liegen im xlsx-Format vor. Wenn in der Praxis andere Excel-Formate verarbeitet werden müssen, wird empfohlen, zunächst eine Testdatei in der Software hinzuzufügen, um zu bestätigen, dass sie normal in die Liste übernommen werden kann, bevor die Stapelverarbeitung erfolgt.
2. Warum sollte zuerst die Datensatzanzahl überprüft werden?
Die Datensatzanzahl hilft Ihnen, schnell zu bestätigen, ob die Importmenge korrekt ist. Wenn Sie beispielsweise planen, 6 Excel-Dateien zu konvertieren, und die Fußzeile der Liste zeigt 6 Datensätze an, stimmt die Menge grob überein. Bei abweichender Anzahl sollten Sie zuerst prüfen, ob eine Datei übersehen oder zu viel ausgewählt wurde.
3. Ersetzt die konvertierte HTML-Datei das Original-Excel?
Aus den Ergebnisbildern geht hervor, dass nach der Konvertierung HTML-Webdateien generiert werden. Zur Sicherheit wird empfohlen, die ursprünglichen Excel-Dateien nicht zu löschen, zumindest solange die HTML-Ergebnisse nicht als fehlerfrei bestätigt wurden.
4. Für welche Situationen eignet sich der Ordnerimport?
Wenn sich die zu konvertierenden Dateien alle in einem Ordner befinden oder die Anzahl hoch ist, eignet sich "Dateien aus Ordner importieren" besser für Stapelszenarien. Es reduziert den Vorgang des wiederholten Auswählens von Dateien und lässt die Liste schneller generieren.
Zusammenfassung: Stapelkonvertierung macht die Umwandlung von Excel in Webseiten effizienter
Bei der Konvertierung mehrerer Excel-Tabellen in Webseiten geht es nicht um die Frage "Kann man das?", sondern um "Wie kann man es schneller und stabiler?". Manuelles Speichern als HTML eignet sich für die gelegentliche Bearbeitung einzelner Dateien, aber bei einer Vielzahl von Dateien sinken Effizienz und Genauigkeit.
HeSoft Doc Batch Tool macht aus solchen sich wiederholenden Büroaufgaben einen klaren Stapelverarbeitungsprozess. Der Benutzer muss lediglich die Excel-Tools aufrufen, "Excel in HTML-Webseiten konvertieren" wählen, Dateien hinzufügen oder aus einem Ordner importieren, die Liste bestätigen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten. So können mehrere xlsx- und xls-Tabellen einheitlich als HTML-Webdateien generiert werden.
Wenn Sie gerade eine Reihe von Excel-Tabellen für die Webanzeige aufbereiten, wird empfohlen, zunächst einen kleinen Stapel gemäß den Schritten in diesem Artikel zu testen und dann die Stapelkonvertierung für den gesamten Ordner durchzuführen. So stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse kontrollierbar bleiben und wiederholte Bearbeitungszeit erheblich reduziert wird.