So finden und ersetzen Sie Schlüsselwörter in mehreren Excel-Dateien mithilfe von Platzhalter-Regex

Wenn mehrere Excel- oder XLSX-Tabellen dieselbe Art von Nummern, Codes oder Schlüsselwörtern enthalten, ist das Öffnen jeder Datei zum Suchen und Ersetzen nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch leicht zu übersehenen oder fehlerhaften Änderungen. Dieser Artikel verwendet das Stapel-Ändern von Krankenhausnummern und Gebietscodes als Beispiel und erläutert, wie Sie mit Platzhaltern und regulären Ausdrücken eine Gruppe von Zelltexten abgleichen, die einem Muster entsprechen, und dann über HeSoft Doc Batch Tool mehrere Excel-Dateien auf einmal importieren, Suchregeln und Ersetzungsinhalte festlegen und die Verarbeitungsergebnisse einheitlich ausgeben. Dies eignet sich für Szenarien wie Datenbereinigung, Code-Aktualisierung, Vorlagenpflege und die Standardisierung historischer Tabellen.

In der täglichen Büroarbeit sind viele zu ändernde Excel-Inhalte keine völlig identischen festen Schlüsselwörter, sondern eine Reihe von Nummern mit gemeinsamen Mustern. Beispielsweise enthalten einige Arbeitsmappen sechsstellige Codes, die mit „030“ beginnen, andere Zellen enthalten fünfstellige Gebietsnummern, die mit „46“ beginnen. Wenn nur die gewöhnliche exakte Suche verwendet wird, müssen die ursprünglichen Nummern einzeln aufgelistet werden; bei vielen Dateien müssen außerdem mehrere xlsx-Tabellen wiederholt geöffnet werden, was den Vorgang sehr umständlich macht.

Das in diesem Artikel behandelte Problem ist: Wie können mit Platzhaltern oder regulären Ausdrücken in vielen Excel-Dateien Schlüsselwörter, die einem bestimmten Format entsprechen, stapelweise gesucht und durch vorgegebene Inhalte ersetzt werden? Im Beispiel werden Nummern, die der Regel „030 plus drei Ziffern“ entsprechen, einheitlich durch „111111“ ersetzt, und Nummern, die der Regel „46 plus drei Ziffern“ entsprechen, einheitlich durch „22222“. Die gesamte Aufgabe wird mit der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ erledigt. Der wesentliche Nutzen liegt darin, mehrere Dateien auf einmal hinzuzufügen und Verarbeitungsregeln einheitlich zu konfigurieren, um den Aufwand für wiederholtes Suchen und Ersetzen in einzelnen Dateien zu reduzieren.

1. In welchen Szenarien eignet sich die Excel-Platzhalter-Stapelersetzung

Platzhalter oder reguläre Ausdrücke eignen sich für die Verarbeitung von Daten, deren Inhalte nicht völlig identisch sind, deren Format jedoch gemeinsame Regeln aufweist. Im Vergleich zur exakten Suche nach einem einzelnen Wort kann damit eine Gruppe von Inhalten mit einer einzigen Regel beschrieben werden, weshalb sie sich besonders für die Bereinigung von Massendaten eignet.

1. Stapelweises Aktualisieren unterschiedlicher Nummern

Beispielsweise kommen in mehreren Excel-Arbeitsmappen Nummern wie 030006, 030010, 030011 und 030064 vor. Obwohl sich die letzten drei Stellen jeder Nummer unterscheiden, beginnen alle mit 030 und haben dieselbe Gesamtlänge. In diesem Fall kann diese Gruppe von Nummern mit einem einzigen Ausdruck abgeglichen werden, ohne jede alte Nummer einzeln erfassen zu müssen.

2. Einheitliche Verarbeitung von Gebiets- oder Klassifizierungscodes

Wenn die Gebietscodes in der Tabelle gleichartige Daten wie 46060 und 46140 enthalten, kann eine Regel anhand des festen Präfixes und der Stellenzahl erstellt werden. Im Beispiel wird mit der Form „46 plus drei Ziffern“ gesucht, und die Treffer werden einheitlich durch einen neuen Code ersetzt.

3. Bereinigen von xlsx-Dateien, die von mehreren Abteilungen eingereicht wurden

Abteilungen wie Finanzen, Personal, Einkauf und Verwaltung reichen häufig ähnlich aufgebaute Excel-Vorlagen ein. Wenn sich ein Codierungsstandard ändert, führt die manuelle Änderung jeder Datei leicht dazu, dass alte Daten übersehen werden, die in vielen Zeilen und Spalten verborgen sind. Durch das stapelweise Importieren von Dateien und das Ausführen derselben Regeln kann der Bearbeitungsstandard einheitlich gehalten werden.

4. Pflege historischer Verzeichnisse und Datenvorlagen

Produktnummern, Kundencodes, Gebietscodes, Projektnummern und Archivnummern können sich je nach Geschäftsregeln ändern. Für langfristig angesammelte xlsx- und xls-Arbeitsmappen kann zunächst der Abgleichbereich anhand der Nummernmuster gefiltert und anschließend die Stapelersetzung durchgeführt werden. In der Praxis sollten die Regeln zuerst mit einer kleinen Anzahl von Kopien überprüft und sichergestellt werden, dass das zu verarbeitende Format von der Software ordnungsgemäß gelesen werden kann.

2. Vorschau der Wirkung: Was ändert sich vor und nach der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung: Gleichartige Nummern sind in der Tabelle verstreut

In der Excel-Tabelle vor der Verarbeitung enthält die Spalte Hospital CCN unterschiedliche Nummern wie 030006, 030010, 030011, 030064, 030074, 030085, 030111, 030114 und 030148; die entsprechenden mehrzeiligen Inhalte in der Spalte CBSA lauten dagegen 46060. Die Zahlen in diesen Zellen sind nicht völlig gleich, entsprechen aber jeweils den vorab festgelegten Nummernmustern.

Im Screenshot ist erkennbar, dass sich die zu verarbeitenden Daten in normalen Excel-Zellen befinden. Wenn die in Excel integrierten Funktionen Datei für Datei verwendet werden, müssen in jeder Arbeitsmappe Suchbedingung, Ersetzungsinhalt und Speichern wiederholt eingegeben werden. Bei vielen Dateien, vielen Arbeitsblättern oder großen Datenmengen erhöht die wiederholte Bedienung den Prüfaufwand deutlich.

Nach der Verarbeitung: Texte, die den Regeln entsprechen, werden einheitlich ersetzt

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung werden die ursprünglich mit 030 beginnenden Nummern mit der vorgegebenen Stellenzahl durch 111111 ersetzt, und Zahlen, die der Regel für den Anfang mit 46 entsprechen, durch 22222. Die gelb markierten Bereiche im Screenshot zeigen unmittelbar die geänderten Zellen, während andere Nummern, die nicht den Regeln entsprechen, unverändert bleiben.

Dies zeigt, dass bei diesem Vorgang nicht unterschiedslos ganze Spalten geändert werden, sondern zuerst anhand des Ausdrucks Zelltexte gefunden werden, die die Bedingungen erfüllen, und anschließend die einander zeilenweise zugeordneten Ersetzungsinhalte aus der Regelliste angewendet werden. Für Aufgaben, bei denen mehrere Schlüsselwortgruppen gleichzeitig geändert werden müssen, können im selben Ablauf mehrere Zeilen mit Such- und Ersetzungsregeln gepflegt werden.

3. Arbeitsschritte zum stapelweisen Suchen und Ersetzen von Excel-Schlüsselwörtern mit der Bürosoftware

Schritt 1: Funktion „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“ öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Excel-Tools“. Klicken Sie in der Liste der Excel-Tools auf „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“. Die Beschreibung dieser Funktion lautet, Schlüsselwörter im Inhalt von Excel-Dateien stapelweise zu suchen und zu ersetzen, was dem Ziel dieses Artikels entspricht, mehrere Arbeitsmappen zu verarbeiten.

Ziel dieses Schritts ist es, in den speziell auf die Ersetzung von Excel-Inhalten ausgerichteten Aufgabenablauf zu gelangen, anstatt Funktionen zum Umbenennen von Dateien oder zur Formatkonvertierung zu verwenden. Nach dem Öffnen führt die Seite den Benutzer in der Reihenfolge „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ durch die Konfiguration.

Schritt 2: Die stapelweise zu verarbeitenden Excel-Dateien hinzufügen

Auf der Seite „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ können Sie über „Dateien hinzufügen“ Arbeitsmappen auswählen oder über „Dateien aus Ordner importieren“ mehrere Dateien aus einem Verzeichnis auf einmal hinzufügen. In der Beispielliste sind bereits product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx und test.xlsx enthalten, insgesamt 3 Datensätze.

Nach dem Hinzufügen der Dateien sollten Name, Pfad und Erweiterung in der Liste überprüft werden, um sicherzustellen, dass keine unzusammenhängenden Dateien versehentlich ausgewählt wurden. Wenn ein Datensatz nicht verarbeitet werden soll, kann er über die Löschfunktion rechts in der Zeile aus der Liste entfernt werden; wenn die Auswahl erneut erfolgen soll, kann auch die Schaltfläche „Leeren“ auf der Seite verwendet werden. Nachdem die Dateiliste bestätigt wurde, klicken Sie unten auf „Weiter“.

Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle Excel-Dateien, auf die dieselbe Gruppe von Ersetzungsregeln angewendet werden soll, erscheinen in der Aufgabenliste. Das zentrale Importieren der Dateien ist der entscheidende Effizienzvorteil der Stapelverarbeitung gegenüber dem einzelnen Öffnen von Excel.

Schritt 3: Excel-Verarbeitungsbereich festlegen

Nach dem Aufrufen von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ bestimmen Sie zuerst die zu verarbeitenden Excel-Objekte. Im Screenshot bietet der „Verarbeitungsbereich“ Optionen wie „Zelltext“, „Name des Arbeitsblatts Sheet“ und „Text auf Formen im Arbeitsblatt“. Da in diesem Beispiel Nummern in Tabellenzellen geändert werden sollen, wird „Zelltext“ aktiviert.

Wenn die tatsächliche Aufgabe darin besteht, Arbeitsblattnamen oder Texte auf Formen zu ändern, sollte der entsprechende Bereich entsprechend dem Ziel ausgewählt werden, damit nicht versehentlich unzusammenhängende Bereiche einbezogen werden. Je genauer die Bereichsauswahl ist, desto leichter lässt sich vermeiden, dass unerwünschte Stellen ersetzt werden.

Schritt 4: Formeltyp und Datentyp festlegen

Im Screenshot ist beim „Formeltyp der zu verarbeitenden Zellen“ die Option „Keine Einschränkung“ ausgewählt. Das bedeutet, dass der Suchbereich nicht danach eingeschränkt wird, ob Formeln enthalten sind. Für Zellen mit Formeln bietet die Oberfläche außerdem die beiden Verarbeitungsarten „Wert nach Formelberechnung“ und „Formelausdruck“. Da sich dieses Beispiel auf die letztlich angezeigten Daten konzentriert, ist im Screenshot „Wert nach Formelberechnung“ ausgewählt.

Beim „Datentyp der zu verarbeitenden Zellen“ ist im Beispiel „Text“ aktiviert. Obwohl die Nummern aus Ziffern bestehen, müssen sie häufig führende Nullen beibehalten, zum Beispiel 030006. Wenn solche Nummern als normale Zahlenwerte behandelt werden, können führende Nullen eine besondere Bedeutung haben. Daher sollte die Auswahl anhand des tatsächlichen Datentyps der Quelldatei getroffen werden. Im Screenshot sind außerdem die auswählbaren Typen Zahl, Logisch und Datum/Uhrzeit zu sehen; diese sollten nur aktiviert werden, wenn die entsprechenden Inhalte tatsächlich verarbeitet werden müssen.

Schritt 5: Platzhalter-Abgleich auswählen und Regeln eingeben

Wählen Sie im Bereich „Einstellungen für Schlüsselwörter“ als Suchmethode „Fuzzy-Textsuche mit Formel verwenden“. Diese Option dient dazu, Text anhand von Ausdrucksmustern zu suchen, und ist die Kerneinstellung für die stapelweise Excel-Platzhalterersetzung in diesem Beispiel.

In der linken Liste „Zu suchende Schlüsselwörter“ werden zwei Regelzeilen eingegeben: Die erste Zeile lautet „030\d{3}“ und dient zum Abgleich von Text, bei dem auf 030 weitere drei Ziffern folgen; die zweite Zeile lautet „46\d{3}“ und dient zum Abgleich von Text, bei dem auf 46 weitere drei Ziffern folgen. In der rechten Liste „Ersetzte Schlüsselwörter“ werden in denselben Zeilennummern 111111 und 22222 eingegeben.

Die Zuordnung der Regeln ist sehr wichtig: Inhalte, die in Zeile 1 der linken Liste gefunden werden, werden durch Zeile 1 der rechten Liste ersetzt, und Inhalte, die in Zeile 2 der linken Liste gefunden werden, durch Zeile 2 der rechten Liste. Fügen Sie keine Leerzeilen oder Verschiebungen ein, da dies zu unerwarteten Ersetzungsergebnissen führen kann. Im Screenshot ist „Groß-/Kleinschreibung ignorieren“ nicht aktiviert; da das aktuelle Beispiel nur Zahlen verarbeitet, hat diese Option keinen deutlichen Einfluss. Wenn die Regeln englische Buchstaben enthalten, muss anhand der Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung entschieden werden, ob die Option aktiviert wird.

Schritt 6: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Klicken Sie nach dem Abschluss der Such- und Ersetzungsregeln auf „Weiter“, um im Ablauf zur Seite „Speicherort festlegen“ zu gelangen. Es wird empfohlen, die Verarbeitungsergebnisse in einem separaten Verzeichnis zu speichern und nicht die einzige Originaldatei direkt zu überschreiben, solange die Regeln noch nicht überprüft wurden. Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gelangen Sie zu „Verarbeitung starten“, wo die Software die hinzugefügten Excel-Dateien mit derselben Konfiguration nacheinander verarbeitet.

Nach Abschluss der Verarbeitung sollten die Ausgabedateien stichprobenartig geöffnet werden. Dabei sind vor allem drei Arten von Inhalten zu prüfen: ob Nummern, die der ersten Regel entsprechen, zu 111111 geworden sind, ob Nummern, die der zweiten Regel entsprechen, zu 22222 geworden sind, und ob Daten, die keiner Regel entsprechen, unverändert bleiben. Nachdem die Korrektheit bestätigt wurde, kann diese Regelgruppe auf einen größeren Dateibestand angewendet werden.

4. Wie sind Platzhalter- und Reguläre-Ausdruck-Regeln zu verstehen

In diesem Beispiel steht „\d“ für eine Ziffer und „{3}“ dafür, dass die vorausgehende Ziffernregel dreimal hintereinander vorkommt. Daher kann „030\d{3}“ als 030 gefolgt von beliebigen drei Ziffern verstanden werden, und „46\d{3}“ als 46 gefolgt von beliebigen drei Ziffern. Sie beschreiben jeweils eine Textklasse und keinen einzelnen festen Wert.

Je allgemeiner der Ausdruck ist, desto mehr Inhalte werden abgeglichen. Wenn beispielsweise nur ein sehr kurzes Präfix angegeben wird, können auch Daten betroffen sein, die ursprünglich nicht geändert werden sollten. Vor der eigentlichen Stapelverarbeitung wird empfohlen, Gesamtlänge der Nummern, feste Präfixe, Spaltenposition und Zell-Datentyp zu bestätigen und erst dann ausreichend präzise Regeln zu erstellen.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Warum werden Nummern, die mit 0 beginnen, nicht gefunden

Nummern, die mit 0 beginnen, können in Excel als Text gespeichert sein oder nach der Erkennung als Zahl die führende Null verloren haben. Zuerst sollten der tatsächliche Inhalt und der Datentyp der Quellzellen geprüft und sichergestellt werden, dass die Auswahl „Datentyp der zu verarbeitenden Zellen“ in der Software mit den Quelldaten übereinstimmt.

2. Warum werden Inhalte ersetzt, die nicht geändert werden sollten

Häufige Ursachen sind ein zu weit gefasster Ausdruck oder ein zu breit gewählter Verarbeitungsbereich. Durch zusätzliche feste Präfixe, die Begrenzung der Stellenzahl sowie über Optionen der Oberfläche wie „Der Name des Arbeitsblatts muss diese Bedingung erfüllen“ oder „Der Spaltenname der Zelle muss diese Bedingung erfüllen“ lässt sich der Bereich weiter eingrenzen. Diese Einschränkungen sollten jedoch nur aktiviert werden, wenn tatsächlich Arbeitsblatt oder Spalte begrenzt werden müssen.

3. Wie lassen sich Zuordnungsfehler bei mehreren Regeln vermeiden

Die Suchliste und die Ersetzungsliste entsprechen einander anhand der Zeilennummern. Nach dem Ausfüllen sollten die Zeilen einzeln überprüft werden, insbesondere Leerzeilen, die Reihenfolge der Regeln und die Ersetzungswerte. Zuerst kann eine Testdatei ausgeführt werden, um das Ergebnis jeder Regel zu bestätigen, bevor alle Arbeitsmappen importiert werden.

4. Sollten die Originaldateien direkt überschrieben werden

Die Stapelersetzung wirkt sich gleichzeitig auf mehrere Dateien aus. Wenn die Regeln fehlerhaft eingestellt sind, vergrößert sich auch der Umfang der Nacharbeit. Sicherer ist es, eine Sicherung der Originaldateien aufzubewahren, die Ausgabeergebnisse in einem neuen Ordner zu speichern und nach der Verarbeitung Daten, Formeln und Arbeitsblattstruktur stichprobenartig zu prüfen.

5. Sind Datum und Zahlen für die Verarbeitung als Textregeln geeignet

Die Entscheidung sollte anhand des tatsächlichen Zelltyps getroffen werden. Datum/Uhrzeit, Zahlenwerte, logische Werte und Text werden in Excel unterschiedlich gespeichert. Wenn das Ziel Nummern, Codes oder Felder mit führenden Nullen sind, muss besonders darauf geachtet werden, ob sie als Text vorliegen. Aktivieren Sie nicht alle Kategorien gleichzeitig, ohne den Datentyp zu kennen.

6. Fazit

Durch das stapelweise Suchen und Ersetzen von Excel-Schlüsselwörtern mit Platzhaltern oder regulären Ausdrücken kann die Arbeit „jede Nummer und jede Datei einzeln ändern“ in „Regeln einmal definieren und stapelweise ausführen“ umgewandelt werden. HeSoft Doc Batch Tool ist eine auf die Stapelverarbeitung von Bürodateien ausgerichtete Software, die mehrere Excel-Dateien zentral importieren und über einen Assistenten Verarbeitungsbereich, Suchmethode, Schlüsselwortregeln, Ersetzungsinhalte und Speicherort festlegen kann.

Wenn Sie viele xlsx-Tabellen pflegen, wird empfohlen, zunächst eine oder zwei Dateien als Testmuster zu kopieren, die Ausdrücke gemäß den Schritten dieses Artikels einzugeben und die Verarbeitungsergebnisse zu überprüfen. Nachdem der Abgleichbereich als korrekt bestätigt wurde, kann der gesamte Ordner für die Stapelverarbeitung importiert werden. Dadurch lassen sich sowohl wiederholte Arbeit als auch das Risiko von übersehenen Änderungen, fehlerhaften Änderungen und uneinheitlichen Verarbeitungsstandards zwischen verschiedenen Dateien verringern.