Comment utiliser des expressions régulières avec caractères génériques pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans plusieurs fichiers Excel

Lorsque le même type de numéro, de code ou de mot-clé existe dans plusieurs tableaux Excel ou xlsx, ouvrir les fichiers un par un pour rechercher et remplacer est non seulement chronophage, mais aussi sujet à des oublis et à des erreurs de modification. Cet article prend comme exemple la modification en masse des numéros d’hôpital et des codes régionaux pour expliquer comment utiliser des expressions régulières avec caractères génériques afin de faire correspondre un lot de textes de cellules conformes à une règle, puis via HeSoft Doc Batch Tool importer plusieurs fichiers Excel en une seule fois, définir les règles de recherche et le contenu de remplacement, et produire uniformément les résultats traités, ce qui convient aux scénarios de nettoyage de données, de mise à jour de codification, de maintenance de modèles et de normalisation de tableaux historiques.

Dans le travail quotidien de bureau, de nombreux contenus Excel à modifier ne sont pas des mots-clés fixes totalement identiques, mais un ensemble de numéros présentant une logique commune. Par exemple, certains classeurs contiennent des codes à six chiffres commençant par « 030 », tandis que d’autres cellules contiennent des codes régionaux à cinq chiffres commençant par « 46 ». Si l’on utilise uniquement la recherche exacte classique, il faut saisir chaque ancien numéro un par un ; si le nombre de fichiers est important, il faut en outre ouvrir plusieurs tableaux xlsx à plusieurs reprises, ce qui rend la manipulation très fastidieuse.

Le problème traité dans cet article est le suivant : comment utiliser des règles de correspondance sous forme de caractères génériques ou d’expressions régulières pour rechercher en masse, dans de nombreux fichiers Excel, des mots-clés répondant à un format précis, puis les remplacer par un contenu défini. Dans l’exemple, tous les numéros répondant à la règle « 030 suivi de trois chiffres » sont remplacés par « 111111 », et tous les numéros répondant à la règle « 46 suivi de trois chiffres » sont remplacés par « 22222 ». L’ensemble de la tâche est réalisé à l’aide du logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool ». Son principal intérêt est de permettre d’ajouter plusieurs fichiers en une seule fois et de configurer uniformément les règles de traitement, réduisant ainsi le travail répétitif de recherche-remplacement fichier par fichier.

I. Quels scénarios conviennent au remplacement en masse avec des caractères génériques dans Excel

Les caractères génériques ou les expressions régulières sont adaptés au traitement de données dont le contenu n’est pas totalement identique, mais dont le format suit une logique commune. Par rapport à la recherche d’un mot exact, ils permettent de décrire un groupe de contenus avec une seule règle, ce qui les rend particulièrement adaptés au nettoyage de données en masse.

1. Mettre à jour en masse différents numéros

Par exemple, plusieurs classeurs Excel contiennent des numéros tels que 030006, 030010, 030011, 030064. Bien que les trois derniers chiffres de chaque numéro diffèrent, tous commencent par 030 et ont la même longueur totale. Dans ce cas, une seule expression permet de couvrir ce groupe de numéros, sans avoir à saisir chaque ancien numéro séparément.

2. Traiter uniformément des codes régionaux ou des codes de classification

Lorsque les codes régionaux d’un tableau contiennent des données similaires telles que 46060, 46140, on peut créer une règle basée sur un préfixe fixe et un nombre de chiffres. L’exemple utilise la forme « 46 suivi de trois chiffres » pour rechercher les cibles, puis remplace uniformément les résultats par le nouveau code.

3. Nettoyer des fichiers xlsx soumis par plusieurs services

Les services financier, des ressources humaines, des achats, administratif et d’autres soumettent souvent des modèles Excel de structure similaire. Si une norme de codage change, la modification manuelle fichier par fichier risque de laisser échapper d’anciennes données cachées dans de nombreuses lignes et colonnes. L’importation groupée des fichiers et l’exécution des mêmes règles permettent de maintenir une cohérence de traitement.

4. Assurer la maintenance des registres historiques et des modèles de données

Les numéros de produit, les codes client, les codes régionaux, les numéros de projet et les numéros de dossier peuvent évoluer en fonction des ajustements des règles métier. Pour les classeurs xlsx et xls accumulés sur le long terme, on peut d’abord filtrer la plage de correspondance selon la logique des numéros, puis effectuer le remplacement en masse. En pratique, il convient de valider d’abord les règles sur un petit nombre de copies, et de confirmer que le format à traiter peut être lu correctement par le logiciel.

II. Aperçu du résultat : ce qui change avant et après le traitement

Avant le traitement : des numéros du même type dispersés dans le tableau

Dans le tableau Excel avant traitement, la colonne Hospital CCN contient différents numéros tels que 030006, 030010, 030011, 030064, 030074, 030085, 030111, 030114, 030148 ; les lignes correspondantes de la colonne CBSA contiennent quant à elles 46060. Les chiffres de ces cellules ne sont pas tous identiques, mais ils répondent respectivement aux règles de numérotation prédéfinies.

D’après la capture d’écran, les données à traiter se trouvent dans des cellules Excel ordinaires. Si l’on utilise les fonctions intégrées d’Excel pour agir fichier par fichier, il faut répéter dans chaque classeur la saisie des conditions de recherche, du contenu de remplacement et l’enregistrement du fichier. Lorsque les fichiers sont nombreux, que les feuilles sont multiples ou que le nombre de lignes est important, les opérations répétées augmentent nettement le coût de vérification.

Après le traitement : les textes conformes aux règles sont remplacés uniformément

Une fois le traitement groupé terminé, les numéros commençant par 030 et comportant le nombre de chiffres requis sont remplacés par 111111, et les nombres répondant à la règle commençant par 46 sont remplacés par 22222. Dans la capture, les zones jaunes montrent directement les cellules modifiées, tandis que les autres numéros ne correspondant pas aux règles restent inchangés.

Cela montre que l’opération ne modifie pas aveuglément toute une colonne : elle repère d’abord, à l’aide des expressions, le texte des cellules répondant aux conditions, puis applique les contenus de remplacement correspondant un à un dans la liste de règles. Lorsqu’il faut modifier simultanément plusieurs groupes de mots-clés, il est possible de gérer plusieurs lignes de règles de recherche et de remplacement au sein d’un même flux.

III. Étapes d’utilisation du logiciel bureautique pour rechercher et remplacer en masse des mots-clés Excel

Étape 1 : accéder à la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel »

Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , puis sélectionnez « Outils Excel » dans la liste des catégories de fonctions à gauche. Une fois dans la liste des outils Excel, cliquez sur « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ». La description de cette fonction indique qu’elle permet de rechercher et remplacer en masse des mots-clés dans le contenu des fichiers Excel, ce qui correspond à l’objectif de traitement de plusieurs classeurs dans cet article.

Le but de cette étape est d’entrer dans le flux de travail dédié au remplacement du contenu Excel, et non d’utiliser des fonctions de renommage de fichiers ou de conversion de format. Une fois dans la page, l’utilisateur est guidé dans l’ordre suivant : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir les options de traitement », « Définir l’emplacement d’enregistrement », « Lancer le traitement ».

Étape 2 : ajouter les fichiers Excel à traiter en masse

Sur la page « Sélectionner les enregistrements à traiter », on peut cliquer sur « Ajouter des fichiers » pour sélectionner des classeurs, ou cliquer sur « Importer des fichiers depuis un dossier » pour ajouter en une seule fois plusieurs fichiers d’un répertoire. Dans l’exemple, trois enregistrements ont été ajoutés : product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx et test.xlsx.

Une fois les fichiers ajoutés, il convient de vérifier les noms, chemins et extensions de la liste afin d’éviter d’avoir sélectionné par erreur des fichiers sans rapport. Si un enregistrement ne doit pas être traité, on peut utiliser l’action de suppression à droite de la ligne pour le retirer de la liste ; si l’on souhaite recommencer la sélection, on peut aussi utiliser le bouton « Vider ». Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur « Suivant » en bas de la page.

Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers Excel devant recevoir le même ensemble de règles de remplacement figurent dans la liste des tâches. L’import centralisé des fichiers est le principal avantage d’efficacité du traitement groupé par rapport à l’ouverture individuelle des fichiers Excel.

Étape 3 : définir la plage de traitement Excel

Une fois dans « Définir les options de traitement », déterminez d’abord l’objet Excel à traiter. Dans la capture, la « Plage de traitement » propose des options telles que « Texte des cellules », « Nom des feuilles de calcul » et « Texte des formes de la feuille de calcul ». Comme cet exemple modifie les numéros contenus dans les cellules du tableau, on coche « Texte des cellules ».

Si la tâche réelle consiste à modifier les noms des feuilles ou le texte des formes, il faut choisir la plage correspondante et ne pas inclure en même temps des zones sans rapport. Plus la plage choisie est précise, plus il est facile d’éviter de remplacer des emplacements que l’on ne souhaite pas modifier.

Étape 4 : déterminer le type de formule et le type de données

Dans la capture, « Type de formule des cellules à traiter » est réglé sur « Sans restriction », ce qui signifie que la recherche n’est plus restreinte selon la présence ou non d’une formule. Pour les cellules contenant des formules, l’interface propose deux modes de traitement : « Valeur calculée de la formule » et « Expression de la formule ». Cet exemple s’intéresse aux données finalement affichées ; la capture sélectionne donc « Valeur calculée de la formule ».

Dans « Type de données des cellules à traiter », l’exemple coche « Texte ». Bien que les numéros soient composés de chiffres, ils doivent souvent conserver des zéros initiaux, par exemple 030006. Si ces numéros sont traités comme des valeurs numériques ordinaires, les zéros initiaux peuvent avoir une signification particulière ; il faut donc choisir en fonction du type réel des données de la source. La capture montre également les types numériques, logique et date-heure en option ; il est conseillé de ne les cocher que si l’on doit réellement traiter le contenu correspondant.

Étape 5 : choisir le mode de correspondance par caractères génériques et saisir les règles

Dans la zone « Définir les options de mots-clés », choisissez comme mode de recherche « Utiliser une recherche floue de texte par formule ». Cette option sert à rechercher du texte selon une logique d’expression ; c’est aussi le réglage central qui permet, dans cet exemple, le remplacement en masse avec des caractères génériques Excel.

Dans la « Liste des mots-clés à rechercher » à gauche, saisissez deux lignes de règles : la première est « 030\d{3} » pour correspondre à un texte commençant par 030 suivi de 3 chiffres ; la seconde est « 46\d{3} » pour correspondre à un texte commençant par 46 suivi de 3 chiffres. Dans la « Liste des mots-clés de remplacement » à droite, saisissez 111111 et 22222 sur les mêmes numéros de ligne.

La correspondance entre les règles est très importante : le contenu correspondant à la ligne 1 de gauche est remplacé par la ligne 1 de droite, et le contenu correspondant à la ligne 2 de gauche l’est par la ligne 2 de droite. N’insérez pas de lignes vides ou décalées au hasard, sinon le résultat du remplacement risque de ne pas correspondre à l’attendu. Dans la capture, « Ignorer la casse » n’est pas coché ; l’exemple traite uniquement des chiffres, donc cette option n’a pas d’effet notable. Si les règles contiennent des lettres, il faut décider de l’activer ou non selon que les données distinguent ou non majuscules et minuscules.

Étape 6 : définir l’emplacement d’enregistrement et lancer le traitement

Après avoir complété les règles de recherche et de remplacement, cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Définir l’emplacement d’enregistrement » dans le flux de l’interface. Il est conseillé d’enregistrer les résultats dans un dossier séparé et de ne pas écraser directement l’unique fichier source tant que les règles n’ont pas été validées. Une fois l’emplacement défini, poursuivez vers « Lancer le traitement » ; le logiciel traite alors successivement les fichiers Excel ajoutés avec la même configuration.

Une fois le traitement terminé, ouvrez les fichiers de sortie pour un contrôle par sondage. Vérifiez en priorité trois points : les numéros conformes à la première règle sont-ils devenus 111111, ceux conformes à la deuxième règle sont-ils devenus 22222, et les données ne correspondant à aucune règle restent-elles inchangées. Après avoir confirmé que le résultat est correct, appliquez ensuite ces règles à un ensemble de fichiers plus large.

IV. Comment comprendre les règles de caractères génériques et d’expressions régulières

Dans cet exemple, « \d » représente un chiffre, et « {3} » indique que la règle de chiffre précédente apparaît trois fois de manière consécutive. Ainsi, « 030\d{3} » peut être compris comme « 030 suivi de trois chiffres quelconques », et « 46\d{3} » comme « 46 suivi de trois chiffres quelconques ». Ces expressions décrivent chacune une catégorie de texte, et non une valeur fixe unique.

Plus l’expression est large, plus le nombre de correspondances est élevé. Par exemple, écrire seulement un préfixe très court peut affecter des données que l’on n’avait pas prévu de modifier. Avant un traitement groupé officiel, il est conseillé de vérifier d’abord la longueur totale des numéros, le préfixe fixe, la colonne concernée et le type de données des cellules, puis de rédiger des règles suffisamment précises.

V. Questions fréquentes et points d’attention

1. Pourquoi les numéros commençant par 0 n’ont-ils pas été trouvés

Les numéros commençant par 0 peuvent être enregistrés sous forme de texte dans Excel, ou être reconnus comme nombres et perdre leurs zéros initiaux. Il faut d’abord examiner le contenu réel et le type de données des cellules source, puis vérifier que le choix « Type de données des cellules à traiter » du logiciel correspond aux données source.

2. Pourquoi le remplacement a-t-il modifié des contenus qui ne devaient pas l’être

La cause fréquente est une expression trop large, ou une plage de traitement trop étendue. On peut ajouter un préfixe fixe, limiter le nombre de chiffres, et restreindre davantage la portée à l’aide d’options telles que « Le nom de la feuille doit satisfaire cette condition » ou « Le nom de colonne de la cellule doit satisfaire cette condition », mais ne les activez que si vous avez réellement besoin de limiter la feuille ou la colonne.

3. Comment éviter les erreurs de correspondance entre plusieurs règles

La liste de recherche et la liste de remplacement correspondent par numéro de ligne. Après la saisie, vérifiez ligne par ligne, en particulier les lignes vides, l’ordre des règles et les valeurs de remplacement. On peut d’abord exécuter le traitement sur un fichier de test pour confirmer le résultat de chaque règle, puis importer tous les classeurs.

4. Faut-il écraser directement les fichiers d’origine

Un remplacement groupé affecte simultanément plusieurs fichiers ; si les règles sont mal définies, l’ampleur des corrections augmente. Il est plus prudent de conserver une sauvegarde des fichiers d’origine, d’enregistrer les résultats dans un nouveau dossier, puis de vérifier par sondage les données, les formules et la structure des feuilles après traitement.

5. Les dates et les nombres conviennent-ils à un traitement par règles textuelles

Il faut décider selon le type réel des cellules. Les dates-heures, les valeurs numériques, les valeurs logiques et le texte sont stockés différemment dans Excel. Si la cible est un numéro, un code ou un champ avec des zéros initiaux, il faut généralement porter une attention particulière à son caractère textuel ou non. Ne cochez pas toutes les catégories en même temps sans connaître le type de données.

VI. Conclusion

L’utilisation de caractères génériques ou d’expressions régulières pour rechercher et remplacer en masse des mots-clés Excel permet de transformer un travail de modification « numéro par numéro, fichier par fichier » en une opération consistant à « définir une fois les règles et exécuter en masse ». HeSoft Doc Batch Tool , en tant que logiciel de traitement groupé de fichiers bureautiques, peut importer de manière centralisée plusieurs fichiers Excel et configurer, via un assistant, la plage de traitement, le mode de recherche, les règles de mots-clés, le contenu de remplacement et l’emplacement d’enregistrement.

Si vous gérez un grand nombre de tableaux xlsx, il est conseillé de copier d’abord un ou deux fichiers comme échantillons de test, de saisir les expressions et de vérifier les effets du traitement en suivant les étapes de cet article ; une fois que la plage de correspondance est confirmée comme exacte, importez ensuite tout le dossier pour une exécution groupée. Cela permet à la fois de réduire le travail répétitif et de diminuer les risques d’omission, de modification erronée et d’incohérence des normes de traitement entre différents fichiers.