De nombreuses unités, anciens systèmes ou clients externes exigent encore la soumission de l'ancienne version du format Excel 97-2003, c'est-à-dire. Fichier xls. S'il y en a beaucoup sous la main. Les formulaires xlsx, les dépôts un par un, prennent non seulement du temps, mais sont également sujets aux erreurs. Cet article se concentre sur les besoins de bureau courants de "conversion par lots de tableaux Excel en anciens formats Xls", combinés HeSoft Doc Batch Tool L'interface réelle de, clarifie les scènes applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes de fonctionnement spécifiques et les précautions. Après l'avoir lu, vous pouvez rapidement terminer xlsx en xls, importer des fichiers par lots, convertir uniformément les anciens formats et gérer les fichiers de bureau quotidiens plus efficacement.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront une telle situation: la nouvelle version du fichier Excel est enregistrée sur leur ordinateur, par exemple. Xlsx, Mais le système de l'autre partie, l'ancienne version de l'environnement de bureau ou certaines plates-formes d'archivage ne prennent en charge que l'ancienne version. XlsFormat. S'il n'y a qu'un ou deux fichiers, il est à peine acceptable de les enregistrer manuellement; mais une fois que le nombre de formulaires augmente, ouvrez un par un, enregistrez et confirmez l'emplacement de stockage, cela entraînera beaucoup de travail répété.
Ce que cet article veut résoudre, c'estConvertir par lots les tableaux Excel au format Xls plus ancienLe problème. Logiciel de bureau combiné HeSoft Doc Batch Tool L'interface de fonctionnement réelle, ce qui suit sera expliqué étape par étape: comment trouver la fonction correspondante, comment importer des fichiers Excel par lots, comment démarrer la conversion et à quoi vous devez faire attention pendant l'utilisation. Pour les postes administratifs, personnels, financiers, opérationnels et autres qui nécessitent un traitement par lots de documents, ce type d'opération peut considérablement améliorer l'efficacité.
Scènes applicables
La conversion par lots d'Excel en Xls est courante dans les types de scènes de bureau suivants:
- Ancienne connexion système:Certains systèmes d'entreprise, systèmes gouvernementaux ou plates-formes internes n'identifient que. Xls, ne supporte pas. Xlsx.
- Compatible avec l'ancienne version d'Office:Le destinataire utilise toujours une version plus ancienne d'Excel et a besoin d'un format plus ancien pour s'ouvrir de manière stable.
- Fichiers de livraison en vrac:Plusieurs tableaux statistiques, rapports et formulaires d'inscription doivent être uniformément convertis en Xls avant de les soumettre.
- Archivage des données historiques:Certains fichiers ou processus nécessitent que le fichier Excel soit enregistré dans un format fixe et ancien.
Si vous avez souvent besoin de traiter des dizaines, des centaines de formulaires, en utilisant un logiciel de bureauConvertir en vrac Xls, Il fait plus de temps que le stockage manuel et il est moins susceptible de manquer des fichiers.
Aperçu des effets
Avant le traitement
Visible de l'interface, l'extension de la table dans la liste des fichiers en attente estXlsx. Par exemple, plusieurs fichiers Excel sont affichés dans la liste, et la colonne d'extension est xlsx, indiquant que la nouvelle version de la feuille Excel est actuellement importée.
Après le traitement
Une fois le traitement terminé, ce lot de fichiers Excel sera converti uniformément en l'ancienne version. XlsFormat. En d'autres termes, l'originalXlsx en xlsIl sera effectué par lots pour faciliter le téléchargement ultérieur sur l'ancien système et l'envoi à des collègues ou clients utilisant l'ancienne version d'Office.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la fonction Convertir Excel en Xls
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après, sur le côté gauche, vous pouvez voir le menu de classification, l'interface actuelle est sélectionnéeOutils Excel. Dans la liste des fonctionnalités, trouvez et cliquez sur"Convertir Excel en Xls".
Le but de l'opération de cette étape est d'entrer dans leExcel en XlsPage des fonctionnalités. Une fois entré, le logiciel bascule sur l'interface de traitement correspondante pour se préparer à l'importation et à la conversion ultérieures par lots.
Résultats attendus:Entrez avec succès la page "Convertir Excel en Xls".
Étape 2: Ajouter le fichier Excel qui doit être converti
Après être entré dans la page des fonctionnalités, vous pouvez voir que plusieurs boutons d'action sont fournis en haut de la page, y compris"Ajouter des fichiers","Importer des fichiers à partir d'un dossier",“Vider”Attendez.
Si vous avez seulement besoin de convertir un petit nombre de fichiers, vous pouvez cliquer sur"Ajouter des fichiers"Pour importer une seule ou plusieurs feuilles Excel dans la liste; si vous devez traiter un grand nombre de tables dans un dossier à la fois, il est préférable d'utiliser"Importer des fichiers à partir d'un dossier", Cela peut compléter la collecte par lots plus rapidement.
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que 6 enregistrements ont été importés dans la liste. Le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations sont clairement affichés.Xlsx.
Le but de cette étape est d'ajouter tous les fichiers Excel à convertir à la liste des tâches pour s'assurer que le traitement suivant est terminé.
Résultats attendus:Le fichier à convertir apparaît dans la liste et peut vérifier le nom, le chemin et l'extension.
Étape 3: passer à l'étape suivante et définir l'emplacement de sauvegarde
L'invite du processus de page montre qu'il s'agit actuellement de l'étape 1 "Sélection des enregistrements à traiter", suivi de l'étape 2 "Définir l'emplacement de sauvegarde" et de l'étape 3 "Démarrer le traitement". Une fois le fichier confirmé, cliquez sur en bas de la page“Suivant”.
Après avoir passé à l'étape suivante, suivez le processus logiciel pour définir l'emplacement d'enregistrement des résultats de la conversion. L'avantage de ceci est que les fichiers Xls générés par lots peuvent être sauvegardés de manière uniforme, ce qui est pratique pour la recherche, la relecture et l'envoi ultérieures.
Le but de cette étape est de spécifier le répertoire de sortie de l'ancien fichier Excel après la conversion par lots pour éviter la dispersion des résultats.
Résultats attendus:Entrez le lien de configuration de l'emplacement de sauvegarde et préparez-vous à commencer la conversion.
Étape 4: Commencez la conversion par lots vers l'ancien format Xls
Après avoir défini la position de sauvegarde, entrez dans l'étape 3 pour commencer le traitement. À ce stade, le logiciel convertira uniformément le fichier Excel importé en suivant la liste des tâches. XlsFormat.
Pour les scènes de bureau qui nécessitent un traitement important des formulaires, cette méthode peut réduire considérablement les clics répétés et le temps de service manuel. En particulier, plusieurs documents tels que des tableaux statistiques, des comptes, des listes, des tableaux d'information, etc., sont effectués à l'aide de logiciels de bureau.Convertir en vrac XlsSera plus efficace.
Résultats attendus:Le fichier xlsx d'origine génère les fichiers xls correspondants par lots pour terminer la conversion de l'ancienne version du format.
Questions fréquentes ou considérations
1. Après xlsx en xls, est-il nécessairement tout à fait cohérent?
Habituellement, le contenu du formulaire est conservé, mais en raison de. XlsIl appartient au format Excel antérieur et la compatibilité de certaines nouvelles fonctionnalités dans les anciennes versions peut nécessiter une attention supplémentaire. Après la conversion par lots, il est recommandé de vérifier au hasard plusieurs documents clés pour confirmer si la composition, la formule ou le contenu spécial répondent aux attentes.
2. Convient pour traiter beaucoup de fichiers à la fois?
Convient. Parce que la valeur fondamentale de ce type de logiciel de bureau estTraitement des fichiers par lots, Réduisez les actions répétées d'ouverture une par une et de stockage une par une. Pour les scénarios avec plus de fichiers, les gains d'efficacité sont généralement plus évidents.
3. Utiliser "Ajouter un fichier" ou "Importer un fichier à partir d'un dossier" lors de l'importation de fichiers?
Quelques fichiers recommandés pour l'utilisation"Ajouter des fichiers"; Si les fichiers sont stockés dans le même répertoire, il est recommandé d'utiliser directement"Importer des fichiers à partir d'un dossier", Plus approprié pour les tâches de masse.
4. Pourquoi vérifier l'extension avant de convertir?
Comme l'objectif est de convertir par lots les feuilles Excel en anciennes versions de Xls, vérifiez d'abord que le fichier source est bien au format Excel qui doit être traité, par exemple. Xlsx, Peut réduire les erreurs de fonctionnement.
5. Comment éviter les fichiers de résultats difficiles à trouver?
Dans l'étape «Définir l'emplacement d'enregistrement», il est recommandé de planifier le répertoire de sortie à l'avance, par exemple en créant un dossier séparé «Xls Conversion Results» pour une gestion unifiée ultérieure.
Résumé
Si vous rencontrezConvertir par lots les tableaux Excel au format Xls plus ancienLa demande, l'utilisation HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau est beaucoup plus efficace que le stockage manuel un par un. Le processus global n'est pas compliqué: entrez d'abordConvertir Excel en XlsFonction, puis importer des fichiers par lots, confirmer que la liste est correcte, passez à l'étape suivante, définissez l'emplacement d'enregistrement et commencez le traitement.
Pour le personnel de bureau qui doit souvent traiter un grand nombre de formulaires, la plus grande valeur des opérations de gros réside dans:Réduire la duplication du travail, réduire la probabilité d'erreur et produire des résultats unifiés. Si vous avez exactement un lot à partir deXlsx en xlsIl est recommandé de suivre directement les étapes de cet article, et généralement tout le lot de conversion peut être terminé rapidement.