多くのユーザーは、資料を提出したり、システムをドッキングしたり、長期的にアーカイブしたりするときに、「PDFバージョンが互換性がない」という問題に直面しています。例えば、相手はPDF 1.5、PDF 1.6、PDF 1.7、PDF 2.0しか受け入れていません。 手動で一つずつ保存するのは時間がかかるだけでなく、間違いも起こりやすい。 本文はオフィスソフトと結合します。 HeSoft Doc Batch Tool 」の実際のインタフェースは、pdfファイルを一括インポートし、ターゲットバージョンを選択し、変換を統一する方法を説明します。 見終わったら、pdfファイルのバージョンを一括して1.5、1.6、2.0、その他のバージョン番号に変換する方法を素早く把握し、重複操作を減らし、文書処理の効率を高めることができます。
日常業務では、pdfファイルのバージョンが統一されていないことがよくある問題である。 例えば、一部の業務システムはより低いバージョンのPDFしかサポートしていません。一部の協力者はPDF 1.5、PDF 1.6、PDF 1.7またはPDF 2.0を提出するように要求しています。特定のPDF/A規格を必要とするアーカイブシーンもあります。 ファイル数が少ない場合は、手動で処理することもできますしかし、一括変換が必要になると、1つずつ保存するのは効率が悪いだけでなく、ファイルを見逃したり、間違ったバージョンを選択したりしやすい。
本稿で解決すべきのはPdfファイルのバージョンを1.5、1.6、2.0、またはその他のバージョン番号に一括変換しますの問題です。 オフィスソフトの助けを借りて HeSoft Doc Batch Tool 、一度に複数のPDFをインポートし、ターゲットバージョンを統一的に設定し、集中的に処理することができ、特に一括ファイルの整理や標準化された出力に適しています。
適用シーン
次のような状況に遭遇している場合は、この記事が役立ちます
- 相手のシステムはPDFバージョンが高すぎるか低すぎるかを提示し、アップロードできない。
- 一連のPDFをPDF 1.5、PDF 1.6、PDF 1.7、またはPDF 2.0に一括変換する必要があります。
- アーカイブ仕様に従って、PDF/A-1a、PDF/A-1b、PDF/A-2a、PDF/A-2b、PDF/A-3a、PDF/A-4などの標準バージョンに変換する必要があります。
- 会社は日常的に契約書、報告書、説明書、スキャンなどのpdfファイルを一括処理し、重複労働を減らす必要がある。
- ドキュメントのソースが複雑で、バージョンが一致しないため、一括して出力してからお客様または内部システムに配布する必要があります。
大量の文書を頻繁に処理する行政、法務、財務、書類、プロジェクト、運営などの職場では、PDF版を一括変換することは非常に典型的なオフィスニーズである。
効果プレビュー
処理前
ソフトウェアのトップページからPDFツールに入ると、「PDFを別のバージョンのPDFに変換します」機能の入り口です。 このポータルは、PDFを別の形式に変換するのではなく、PDFファイルのバージョンを直接調整することをサポートしています。
機能に入ったら、最初のステップは処理待ちファイルを追加することです。 画面に表示されます。ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポートする」「クリア」などのボタンをクリックし、ファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報をリスト形式で表示することで、インポートが正しいかどうかを確認できます。
処理後
処理オプションを設定する場合、ソフトウェアには一般的なものを含むいくつかのオプションバージョンが用意されていますPDF 1.0,PDF 1.1,PDF 1.2,PDF 1.3,PDF 1.4,PDF 1.5,PDF 1.6,PDF 1.7,PDF 2.0、複数のPDF/A、PDF/X、PDF/UAなどの規格にも対応しています。 ターゲットバージョンを選択したら、保存場所の設定を続けて一括処理を開始できます。
処理が完了すると、システムのアップロード、ドキュメント交換、長期アーカイブに適した、統一されたバージョンのpdfファイルが取得されます。
操作手順
ステップ1: 「PDFを別のバージョンのPDFに変換」機能に入る
開く HeSoft Doc Batch Tool を選択しますPDFツールをクリックし、機能リストで「PDFを別のバージョンのPDFに変換します」。
このステップの目的:正しい一括処理モジュールに入って、「PDFからWordへ」「PDFからExcelへ」「PDFからTXTへ」などの他のフォーマット変換機能を選択しないようにします。
予想される結果:この機能の処理ページに入ると、「処理するレコードを選択する」「処理オプションを設定する」「保存場所を設定する」「処理を開始する」などの段階的な流れが表示されます。
ステップ2: 変換バージョンが必要なpdfファイルを一括追加します
処理ページに入ったら、まず「処理する記録を選択」の手順でファイルをインポートします。 状況に応じて選択できます
- ファイルを追加: さまざまな場所からいくつかのPDFを選択するのに適しています。
- フォルダからファイルをインポートする: 同じフォルダ内の大量のPDFを一度にインポートするのに適しています。
インポートが完了すると、ファイルがリストに表示され、次のことが確認できます
- ファイル名
- ファイルパス
- 拡張子
- 時間の作成
- 時間の修正
インポートを間違えた場合は、「クリア」を再度追加するか、リストの右侧にある削除操作で个别のファイルを削除します。
このステップの目的:PDFバージョンを一括変換する必要があるファイルを一度にタスクリストに収集します。
予想される結果:リストには処理待ちのPDFがすべて正確に表示され、記録数は実際のファイル数と一致し、「」をクリックします次へ」バージョン設定ページに進みます。
ステップ3: 1.5、1.6、2.0などのターゲットPDFバージョンを選択します
「処理オプションの設定」ページには、複数のバージョンオプションが表示されます。
一般的なニーズは、通常次のとおりです
- PDF 1.5
- PDF 1.6
- PDF 1.7
- PDF 2.0
スクリーンショットの例でチェックしたのはPDF 2.0。 PDFを1.5または1.6に一括変換することを目標としている場合は、ここで対応するバージョンを選択するだけです。
通常のPDFバージョンに加えて、ページには、PDF/A-1a、PDF/A-1b、PDF/A-2a、PDF/A-2b、PDF/A-3a、PDF/A-3b、PDF/A-4、PDF/X-1a、PDF/X-3も表示されます、PDF/UA-1などの標準バージョンです。 これらのオプションは、アーカイブ、印刷、バリアフリー、または特定の業界仕様の要件があるユーザーにも実用的です。
このステップの目的:出力ファイルのターゲット基準を明確にして、変換されたPDFがシステムの互換性やアーカイブの要求を満たすことを保証します。
予想される結果:ターゲットバージョンが正しく選択されています。たとえば、PDF 1.5、PDF 1.6、PDF 2.0などです。次へ」と続きます。
ステップ4: 保存場所を設定してバッチ処理を開始する
インタフェースの流れから、バージョン設定の後に「保存先の設定」と「処理を開始する」2つのステップ。 つまり、PDFバージョンを選択した後、引き続きプロセスに沿って出力場所を設定し、一括処理を実行すればよい。
このステップの目的:変換されたpdfファイルに統一された出力ディレクトリを指定することで、後から検索、アップロード、またはアーカイブすることができます。
予想される結果:ソフトウェアは、あなたが選択したターゲットPDFバージョンに従って、処理されたファイルを一括出力します。
よくある質問または注意事項
1.PDF 1.5、1.6、2.0を選ぶべきですか?
原則は簡単です受信側の要求に準ずる。 相手がPDF 1.5を明確に規定している場合は、1.6または2.0を選択しないでください特別な要求がなければ、通常は業務システムの互換性によって決めることができる。 古いシステムはPDF 1.4、1.5、または1.6に偏っていることが多く、新しい環境はPDF 1.7またはPDF 2.0を受け入れる可能性がある。
2.一括インポートの場合、「ファイルの追加」と「フォルダからファイルをインポート」のどちらに適していますか?
ファイルが複数の場所に分散している場合は、「ファイルを追加」をお勧めしますファイルが同じディレクトリに整理されている場合は、「フォルダからファイルをインポート」の方が効率的です。 これもオフィスソフトの一括処理の核心価値である: 重複クリックを減らす。
3.変換する前にファイルリストを照合しますか?
確認をお勧めします。 特に、数十部、数百部のPDFを一括処理する場合は、名前、パス、記録数を確認して、無関係なファイルを誤って処理しないようにすることができます。
4. PDF/A、PDF/Xと通常のPDFバージョンの違いは何ですか?
普通のPDF 1.5、1.6、2.0はバージョン互換のニーズに偏っているPDF/Aは長期的な保存とアーカイブに偏っているPDF/Xは関連シーンの印刷によく使われていますPDF/UAはバリアフリーの読書に関係している。 「システムはPDFバージョンのみを認識している」という問題を解決するだけでは、通常、通常のPDFバージョンを選択します。
5.手動ではなく、一括処理ソフトを推奨するのはなぜですか?
1つのファイルを手動で処理するのは難しくないので、大量に操作を繰り返すのは難しい。 オフィスソフトの価値は一括インポート、統一設定、一次処理。 これにより、時間を節約するだけでなく、手動操作ミス率を下げることができる。
まとめ
必要に応じてPdfファイルのバージョンを1.5、1.6、2.0、またはその他のバージョン番号に一括変換しますを使用する場合は、 HeSoft Doc Batch Tool 手動で1つずつ処理するよりずっと効率的です。 全体的な流れがはっきりしています。まず「PDFを別のバージョンのPDFに変換」機能に入り、ファイルを一括追加して、ターゲットバージョンを選択し、最後に保存場所を設定して処理を開始します。
契約、報告、書類、スキャンなどの文書を頻繁に処理するオフィスシーンでは、この一括処理方式は重複労働を明らかに減らし、文書の標準化と交付効率を高めることができる。
現在、PDFバージョンの互換性がない、システムのアップロードに失敗している、または一括アーカイブのニーズに悩まされている場合は、この記事の手順で直接操作して、最初にいくつかのファイルでターゲットバージョンをテストしてから、大量の変換を行うことをお勧めしますより安全で効率的になります。