많은 사용자가 자료 제출, 시스템 연동 또는 장기 보관 시 "PDF 버전 비호환" 문제를 겪습니다. 예를 들어 상대방이 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0만 허용하는 경우입니다. 수동으로 하나씩 다른 이름으로 저장하는 것은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. 본 문서는 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 실제 인터페이스를 기반으로, PDF 파일을 일괄 가져오고 대상 버전을 선택하여 통일된 변환을 완료하는 방법을 명확하게 설명합니다. 읽고 나면 PDF 파일 버전을 1.5, 1.6, 2.0 및 기타 버전으로 일괄 변환하는 방법을 빠르게 습득하여 반복 작업을 줄이고 문서 처리 효율을 높일 수 있습니다.
일상적인 사무 작업에서 PDF 파일 버전이 통일되지 않는 것은 매우 흔한 문제입니다. 예를 들어, 일부 비즈니스 시스템은 낮은 버전의 PDF만 지원하고, 일부 협력업체는 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0 제출을 요구하며, 특정 PDF/A 표준을 요구하는 아카이빙 시나리오도 있습니다. 파일 수가 적으면 수동으로 처리하는 것이 그럭저럭 가능하지만, 일괄 변환이 필요한 경우 파일을 하나씩 다른 이름으로 저장하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 파일을 빠뜨리거나 버전을 잘못 선택하기 쉽습니다.
이 문서에서 해결하고자 하는 문제는 바로 PDF 파일 버전을 1.5, 1.6, 2.0 또는 기타 버전 번호로 일괄 변환하는 것입니다. 사무용 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 여러 PDF를 한 번에 가져와 대상 버전을 통일되게 설정하고 일괄 처리할 수 있어, 대량 파일 정리 및 표준화된 출력에 특히 적합합니다.
적용 시나리오
다음과 같은 상황에 직면하고 있다면 이 문서가 매우 도움이 될 것입니다:
- 상대방 시스템에서 PDF 버전이 너무 높거나 낮아 업로드할 수 없다는 메시지가 표시됩니다.
- 여러 PDF를 PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 또는 PDF 2.0으로 통일되게 변환해야 합니다.
- 아카이빙 규정에 따라 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-4 등 표준 버전으로 변환해야 합니다.
- 회사에서 계약서, 보고서, 설명서, 스캔본 등 PDF 파일을 일상적으로 대량 처리하여 반복 작업을 줄여야 합니다.
- 문서 출처가 다양하고 버전이 일관되지 않아, 출력을 통일한 후 고객이나 내부 시스템에 전달해야 합니다.
대량의 문서를 자주 처리하는 행정, 법무, 재무, 기록물 관리, 프로젝트, 운영 등의 직무에서 PDF 버전 일괄 변환은 매우 일반적인 사무 요구 사항입니다.
효과 미리보기
처리 전
소프트웨어 메인 페이지에서 PDF 도구로 진입하면 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환' 기능 입구를 볼 수 있습니다. 이 입구는 소프트웨어가 PDF를 다른 형식으로 변환하는 것이 아니라 PDF 파일 버전을 직접 조정하는 것을 지원한다는 의미입니다.
기능에 진입한 후 첫 번째 단계는 처리할 파일을 추가하는 것입니다. 인터페이스에서 '파일 추가', '폴더에서 파일 가져오기', '비우기' 등의 버튼을 볼 수 있으며, 목록 형식으로 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정 날짜 등의 정보를 표시하여 올바르게 가져왔는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
처리 후
처리 옵션을 설정할 때 소프트웨어는 일반적인 PDF 1.0, PDF 1.1, PDF 1.2, PDF 1.3, PDF 1.4, PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0을 포함한 다양한 선택 가능한 버전을 제공하며, 여러 PDF/A, PDF/X, PDF/UA 등 표준도 지원합니다. 대상 버전을 선택한 후, 계속해서 저장 위치를 설정하고 일괄 처리를 시작할 수 있습니다.
처리가 완료되면 버전이 통일된 PDF 파일들을 얻게 되며, 시스템 업로드, 문서 교환 및 장기 아카이빙에 더욱 적합합니다.
조작 단계
1단계: 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환' 기능 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고, 왼쪽에서 PDF 도구를 선택한 다음, 기능 목록에서 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'을 찾아 클릭합니다.
이 단계의 목적: 'PDF를 Word로', 'PDF를 Excel로', 'PDF를 TXT로' 등 다른 형식 변환 기능을 선택하는 실수를 피하고, 올바른 일괄 처리 모듈로 진입합니다.
예상 결과: 해당 기능의 처리 페이지로 이동하며, '처리할 레코드 선택', '처리 옵션 설정', '저장 위치 설정', '처리 시작'과 같은 단계별 프로세스가 표시됩니다.
2단계: 버전을 변환할 PDF 파일 일괄 추가
처리 페이지에 진입한 후, 먼저 '처리할 레코드 선택' 단계에서 파일을 가져옵니다. 실제 상황에 따라 선택할 수 있습니다:
- 파일 추가: 여러 위치에서 몇 개의 PDF를 선택할 때 적합합니다.
- 폴더에서 파일 가져오기: 동일한 폴더에 있는 대량의 PDF를 한 번에 가져올 때 적합합니다.
가져오기가 완료되면 파일이 목록에 표시되며, 다음 정보를 확인할 수 있습니다:
- 파일 이름
- 파일 경로
- 확장자
- 만든 날짜
- 수정 날짜
잘못 가져온 경우, '비우기'를 사용하여 다시 추가하거나 목록 오른쪽의 삭제 작업을 통해 개별 파일을 제거할 수 있습니다.
이 단계의 목적: PDF 버전을 통일되게 변환해야 하는 파일들을 작업 목록에 한 번에 모으는 것입니다.
예상 결과: 목록에 처리할 모든 PDF가 정확하게 표시되고, 레코드 수가 실제 파일 수와 일치하면 '다음 단계'를 클릭하여 버전 설정 페이지로 이동합니다.
3단계: 대상 PDF 버전 선택 (예: 1.5, 1.6, 2.0)
'처리 옵션 설정' 페이지에서 여러 버전 옵션을 볼 수 있습니다.
일반적인 요구 사항은 보통 다음과 같습니다:
- PDF 1.5
- PDF 1.6
- PDF 1.7
- PDF 2.0
스크린샷 예시에서는 PDF 2.0이 선택되어 있습니다. 목표가 PDF를 1.5 또는 1.6으로 일괄 변환하는 것이라면 여기에서 해당 버전만 선택하면 됩니다.
일반 PDF 버전 외에도 페이지에서 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/UA-1 등의 표준 버전을 볼 수 있습니다. 아카이빙, 인쇄, 접근성 또는 특정 산업 표준 요구 사항이 있는 사용자에게 이러한 옵션은 매우 유용합니다.
이 단계의 목적: 출력 파일의 대상 표준을 명확히 하여 변환된 PDF가 시스템 호환성 또는 아카이빙 요구 사항을 충족하도록 합니다.
예상 결과: 대상 버전(예: PDF 1.5, PDF 1.6 또는 PDF 2.0)이 올바르게 선택되고, 이어서 '다음 단계'를 클릭하여 계속 진행합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
인터페이스 프로세스에서 버전 설정 후에는 '저장 위치 설정'과 '처리 시작' 두 단계를 확인할 수 있습니다. 즉, PDF 버전을 선택한 후 프로세스에 따라 출력 위치를 설정하고, 이어서 일괄 처리를 실행하면 됩니다.
이 단계의 목적: 변환된 PDF 파일을 위한 통일된 출력 디렉토리를 지정하여, 추후 검색, 업로드 또는 아카이빙을 용이하게 합니다.
예상 결과: 소프트웨어가 선택한 대상 PDF 버전에 따라 처리된 파일을 일괄 출력합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF 1.5, 1.6 또는 2.0 중 어떤 것을 선택해야 하나요?
원칙은 간단합니다: 수신측 요구 사항을 기준으로 합니다. 상대방이 PDF 1.5를 명확히 규정했다면 1.6이나 2.0을 선택하지 마십시오. 특별한 요구 사항이 없다면 일반적으로 비즈니스 시스템 호환성에 따라 결정할 수 있습니다. 구 시스템은 PDF 1.4, 1.5 또는 1.6을 선호하는 경향이 있고, 새로운 환경은 PDF 1.7 또는 PDF 2.0을 수용할 수 있습니다.
2. 일괄 가져오기 시 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기' 중 어떤 것이 적합한가요?
파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 '파일 추가'를 사용하는 것이 좋습니다. 파일이 이미 동일한 디렉토리에 정리되어 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 더 효율적입니다. 이는 사무용 소프트웨어 일괄 처리의 핵심 가치, 즉 반복적인 클릭을 줄이는 것입니다.
3. 변환하기 전에 파일 목록을 확인해야 하나요?
확인하는 것이 좋습니다. 특히 수십, 수백 개의 PDF를 일괄 처리할 때 이름, 경로 및 레코드 수를 먼저 확인하면 관련 없는 파일을 잘못 처리하는 것을 방지할 수 있습니다.
4. PDF/A, PDF/X와 일반 PDF 버전의 차이점은 무엇인가요?
일반 PDF 1.5, 1.6, 2.0은 버전 호환성 요구에 더 중점을 둡니다. PDF/A는 장기 보존 및 아카이빙에 더 중점을 둡니다. PDF/X는 주로 인쇄 관련 시나리오에 사용됩니다. PDF/UA는 접근성 읽기와 관련이 있습니다. '시스템이 특정 PDF 버전만 인식하는' 문제를 해결하는 것이라면 일반적으로 일반 PDF 버전을 선택하면 충분합니다.
5. 수동으로 다른 이름으로 저장하는 대신 일괄 처리 소프트웨어를 권장하는 이유는 무엇인가요?
파일 하나를 수동으로 처리하는 것은 어렵지 않지만, 대량의 반복 작업이 어려운 것입니다. 사무용 소프트웨어의 가치는 바로 일괄 가져오기, 통일 설정, 한 번 처리에 있습니다. 이렇게 하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 수동 작업 오류율도 낮출 수 있습니다.
요약
PDF 파일 버전을 1.5, 1.6, 2.0 또는 기타 버전 번호로 일괄 변환해야 할 때, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하면 수동으로 하나씩 처리하는 것보다 훨씬 효율적입니다. 전체 프로세스는 매우 명확합니다. 먼저 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환' 기능에 진입하고, 파일을 일괄 추가한 다음, 대상 버전을 선택하고, 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다.
계약서, 보고서, 기록물, 스캔본 등 문서를 자주 처리하는 사무 환경에서 이러한 일괄 처리 방식은 반복 작업을 현저히 줄이고, 파일 표준화 및 전달 효율성을 높일 수 있습니다.
현재 PDF 버전 비호환, 시스템 업로드 실패 또는 일괄 아카이빙 요구로 어려움을 겪고 있다면, 본 문서의 단계에 따라 직접 작업해 보는 것이 좋습니다. 먼저 소량의 파일로 대상 버전을 테스트한 후 대량 변환을 진행하면 더욱 안전하고 효율적입니다.