重要なファイルを長期保存する必要がある場合、一般的なPDFは便利ですが、時間が経つと開けなくなったり、フォーマットが崩れたりする問題が発生することがあります。そこでPDF/Aというフォーマットが、ファイルを長期保存後も正常に開けることを保証します。政府機関や病院で最もよく使われているのがPDF/Aフォーマットで、例えば政策法規や検査報告書など、数十年保存が必要な文書内容をPDF/Aに変換すれば、将来コンピュータシステムが変わっても、ファイルが開けなくなったり文字化けしたりする問題は発生しません。また、学校や研究機関でもこのフォーマットは非常に必要とされており、指導教官の学術論文や学生の卒業論文など、長期保存が必要な知的財産をPDF/Aフォーマットで保存すれば、遠い将来、他の人が閲覧する際にも元の状態のまま見ることができ、フォントの欠落やレイアウトのずれといった問題は起こりません。簡単に言うと、特に重要で、長期保存が必要な、あるいは証拠となる可能性のあるファイルは、すべてPDF/Aフォーマットへの変換を検討すべきです。見た目は通常のPDF文書とほぼ変わりませんが、実際には文書内容に保護膜を一枚かけるようなもので、長い時間の試練に耐えられます。では、大量の通常のPDF文書を一括でPDF/Aフォーマットに変換するにはどうすればよいでしょうか？ここでは、フォーマットの一括変換を効率的に行う3つのステップを紹介します。PDF/A-1a、PDF/A-1b、PDF/A-2a、PDF/A-2b、PDF/A-2u、PDF/A-3a、PDF/A-3b、PDF/A-3u、PDF/A-4、PDF/A-4e、PDF/A-4fなど、複数のフォーマットに対応しています。
1. 使用シーン
多くの重要なPDF文書を数十年あるいはそれ以上保存する必要があり、将来的に再度閲覧する際にファイル内容のフォントやレイアウト形式が完全に保たれていることを保証したい場合、それらを一括でPDF/A形式に変換することで、情報資産の永続的な価値、安全性、およびコンプライアンスを確保できます。
2. 操作手順
【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【PDFツール】-【PDFを他のバージョンのPDFに変換】を選択します。
【ファイルを追加】でPDF/Aバージョンに変換する必要のあるPDF文書を自主的に追加します
【フォルダからファイルをインポート】で選択したフォルダ内のすべてのPDF文書をインポートします。
下部でインポートされたファイルを確認できます。
必要に応じてPDF/A-1a、PDF/A-1b、PDF/A-2a、PDF/A-2b、PDF/A-2uなど、任意のバージョンのPDFを選択して変換できます。
処理が完了したら、保存場所をクリックしてバージョン変換に成功したPDFファイルを表示します。
