PDF内のキーワードは常に完全一致するとは限りません。例えば、月、年、番号、バージョン番号はファイルによって異なる場合があります。この記事では、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、「数式によるあいまいテキスト検索」で不固定キーワードを一括マッチングし、複数のPDF内の対象コンテンツを一括置換する方法を説明します。これは、報告書、契約書、仕様書、保存文書を一括更新する必要があるオフィスユーザーに適しています。
PDF 内のテキストを一括置換する際、最も厄介なのは置換そのものではなく、「検索したい内容が完全に一致しない」ことです。例えば、大量の PDF レポートの中には、ある日付は April 13, 2017 だったり、別の日付は May 13, 2019 だったりします。番号の接尾辞が異なっていたり、バージョン番号の年号が異なっていたりもします。通常の完全一致検索を使用すると、古い内容ごとに個別のルールを設定する必要があり、ファイルが増えるほどルールも複雑になります。
このような問題に対しては、ワイルドカードや数式を用いたあいまい一致を利用するのがより適切な方法です。本記事では、「 HeSoft Doc Batch Tool 」の操作画面を用いて、PDF 内の固定されていないキーワードを一括置換する方法を紹介します。このソフトウェアは、ファイルの一括処理シーンを重視したオフィスツールであり、複数の PDF に対する繰り返しの検索、置換、保存作業を集中して完了させ、機械的な操作を減らすことができます。
適用シーン：固定的ではないが規則性のある PDF キーワード
「固定的でないキーワード」とは、まったく規則性がないわけではなく、部分的に変化するものです。例えば、月は April や May の場合があり、年は任意の4桁の数字、番号は固定の接頭辞＋数字、バージョン番号は V1、V2、V3 などです。これらの内容は異なりますが、ルールで記述することができます。
オフィス環境では、この種の一括置換のニーズは非常に多くあります。PDF レポートの日付の一括更新、契約書内の年号の一括置換、複数の PDF 説明書に含まれる古いバージョン番号の新しい番号への置換、プロジェクト資料内のロット番号の置換、Word、docx、doc、Excel または PowerPoint からエクスポートされた PDF ファイルの処理などです。PDF 内のテキストが認識可能で、かつ対象テキストに規則性があれば、あいまい検索と置換の使用を検討できます。
効果のプレビュー：処理前の PDF に存在する古いキーワード
サンプルフォルダには、1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf という複数の PDF が含まれています。一括処理タスクにおいて、最初のステップはすぐに修正を行うことではなく、まず処理対象のファイル範囲を確認し、無関係なファイルをタスクに含めないことです。
処理前の PDF を開くと、ページ内に「April 13, 2017」が存在することがわかります。赤い枠は、置換が必要な月と年を示しています。これらは典型的な固定的でないキーワードです。他のファイルでは、月と年が異なる可能性がありますが、いずれも同じ種類の内容に属します。
効果のプレビュー：処理後のキーワードが一括置換される
一括処理が完了すると、PDF 内の該当箇所は「August 13, 2026」に変わります。結果を見ると、月と年は置換されていますが、既存のレイアウトやその他の内容は維持されています。PDF ページのフォーマットを保持する必要があるオフィス文書にとって、この PDF コンテンツ内で直接検索・置換を行う方法は、より実際のニーズに合致しています。
操作手順 1：PDF キーワード検索と置換の入り口を開く
「 HeSoft Doc Batch Tool 」を実行した後、左側で「PDF ツール」を選択します。ソフトウェアのインターフェースは、PDF 関連機能をカード形式で表示します。スクリーンショットによると、「PDF 内のキーワードを検索して置換する」を選択する必要があります。
このステップの目的は、PDF の本文内容を処理する機能に入ることです。本記事で扱うのは PDF ファイル内部のテキストであり、ファイル名ではないため、ファイル名関連のツールを選択しないでください。正しい入り口に入った後、続けて PDF コンテンツの検索方法や置換リストを設定できます。
操作手順 2：PDF ファイルを一括追加する
機能に入ると、ページはウィザード形式のフローで表示され、第 1 ステップは「処理が必要なレコードを選択する」です。右上には「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「クリア」「その他」などの操作が用意されています。少数のファイルの場合は「ファイルを追加」を使用し、ディレクトリ内の大量の PDF の場合は「フォルダからファイルをインポート」を使用することを推奨します。
スクリーンショットでは、リストにすでに 4 つの PDF が追加されており、ファイルパスは D:\test\ にあり、拡張子はすべて pdf です。インポート後、レコード数、ファイル名、パスを確認し、今回処理すべき PDF がすべて追加されていることを確認します。リストに処理が不要なファイルがある場合は、操作列から削除できます。確認後、下部の「次へ」をクリックします。
操作手順 3：数式を用いたテキストのあいまい検索を選択する
「処理オプションの設定」に入ったら、まず「検索方法」を確認します。インターフェースには「テキストの完全一致検索」と「数式を用いたテキストのあいまい検索」があります。置換するキーワードが完全に同じ場合は完全一致検索を選択できますが、本記事のテーマは固定的でないキーワードであるため、「数式を用いたテキストのあいまい検索」を選択する必要があります。
数式によるあいまい検索を選択すると、ルールで一連のテキストを表現できます。スクリーンショットの例では、左側の検索キーワードリストの 1 行目は「April|May」で、April または May に一致することを意味します。2 行目は「\d{4}」で、4 桁の数字に一致することを意味します。右側の置換後のキーワードリストは、1 行目が「August」、2 行目が「2026」です。
この設定方法は、PDF 内の日付を一括処理するのに非常に適しています。固定の日付のみを探すのではなく、「月に類するテキスト」と「年に類するテキスト」をそれぞれ検索し、新しい目標値に置換します。多数のファイル、多数のページにわたる PDF の一括修正において、これはルールの数を大幅に減らすことができます。
操作手順 4：リストの対応関係を確認する
検索リストと置換リストを入力する際、最も重要なのは左右の行番号の対応です。左側の 1 行目で一致した内容は、右側の 1 行目を使用して置換されます。左側の 2 行目で一致した内容は、右側の 2 行目を使用して置換されます。スクリーンショットでは、月のルールは August に対応し、年のルールは 2026 に対応しており、これは正しいです。
行番号を間違えると、置換結果が期待と異なる可能性があります。例えば、年を月に置き換えたり、月を年に置き換えたりする場合です。契約書、財務、レポートのアーカイブに関わる PDF では、入力を完了した後、数秒間ルールを確認してから次のステップに進むことを推奨します。
操作手順 5：出力を保存して一括処理を開始する
設定が完了したら「次へ」をクリックします。インターフェース上部から、「保存場所の設定」と「処理の開始」というフローがまだあることがわかります。元のファイルを直接上書きするのではなく、新しい出力場所を設定することを推奨します。この利点は、元の PDF を保持できるため、処理後の比較が容易になり、ルール設定が不適切だった場合に迅速にロールバックできることです。
「処理の開始」ページに入ったら、ウィザードに従って処理を実行します。ソフトウェアはリスト内の PDF に対して、一つずつ検索と置換のルールを適用します。処理が終了したら、出力ファイルを開いてキーページを確認し、置換結果が期待通りかどうかを確認します。タスクファイルが多い場合は、異なるファイル、異なるページ番号を抜き取り検査し、ルールが誤って一致していないことを確認します。
よくある質問と注意事項
1. あいまい検索は任意の検索と同じですか？いいえ。あいまい検索はルールに依存し、ルールが正確であればあるほど、結果の信頼性は高まります。「\d{4}」のようなルールは 4 桁の数字に一致しますが、PDF 内に多数の 4 桁の番号がある場合は、慎重に使用する必要があります。
2. 置換前にバックアップを推奨する理由は？一括処理の特徴は、一度に複数のファイルに影響を与えることです。誤った置換による手戻りを避けるために、処理前に元の PDF をコピーするか、出力結果を新しいディレクトリに保存することを推奨します。
3. 複数のキーワードを同時に置換できますか？スクリーンショットからわかるように、検索リストと置換リストは複数行の入力に対応しているため、複数組のキーワードを設定できます。実際の使用時には、左右の行番号の対応を維持し、項目ごとに確認する必要があります。
4. PDF の内容が選択できない場合はどうすればよいですか？PDF がスキャン画像の場合、テキストは実際のテキストではない可能性があります。この場合、通常の検索と置換では認識できない可能性があります。一括処理の前に、まず PDF を開いて対象テキストを選択またはコピーしてみて、認識可能なテキストであることを確認することを推奨します。
5. 置換後のキーワードが空白の場合、どのような影響がありますか？インターフェース上では「空白の場合は削除を意味します」というヒントが表示されます。置換のみを行いたい場合は、右側の対応する行を空白のままにしないでください。特定のテキストを本当に削除したい場合でも、まずテストファイルで効果を確認すべきです。
まとめ
複数の PDF 内のキーワードが完全に一致していなくても、明確な規則性がある場合、ワイルドカードや数式によるあいまい一致を使用する方が効率的な処理方法です。「 HeSoft Doc Batch Tool 」を通じて、ユーザーは PDF ツールで「PDF 内のキーワードを検索して置換する」を選択し、ファイルを一括でインポートし、「数式を用いたテキストのあいまい検索」を有効にして、検索と置換のルールを入力し、最後に処理結果を一括で出力できます。
この方法は、日付、年号、番号、バージョン番号など、オフィス文書でよく見られる修正タスクに適しています。PDF を一つずつ開いて手動で編集するのに比べ、一括処理は大幅な時間を節約し、修正漏れの確率を下げることができます。少数のファイルでのテストから始め、ルールが正確であることを確認してから全 PDF を処理することで、より安定した一括置換効果を得られるでしょう。