多くのword文書は、編集、結合、またはテンプレートの適用後にセクション区切りを残し、ページ番号、ヘッダーフッター、ページ方向、ページング効果が異常になる。 この記事では、使用方法について説明します HeSoft Doc Batch Tool 、「Wordのキーワードを検索して置換」機能により、Word、docx、docファイルのセクション区切り変数を一括検索し、置換内容を空白にしますこれにより、複数のファイルのセクション区切りを一度に削除し、ドキュメントを1つずつ開いて手動で処理する重複作業を減らすことができます。
大量のword文書を整理するとき、区切り記号はよく見られるが無視されやすい問題である。 これは、テンプレートのコピー、ドキュメントの結合、レイアウトの調整、異なるページ方向の設定、または他のシステムからエクスポートされたdocx、docファイルから発生する可能性があります。 1つのファイルからセクション区切りを削除するのは複雑ではありませんが、1つのフォルダに数十、さらには数百のWordファイルがある場合は編集タグを開いたり、表示したり、セクション区切りをつけたり、削除したり、保存したりすると、プロセス全体が時間がかかり、削除が漏れやすい。
この記事で解決すべき問題は、多くのWordファイルのセクション区切りを一括して置き換えたり削除したりする方法です。 ここで使用しているオフィスソフトはスクリーンショットの HeSoft Doc Batch Tool 、その位置付けはオフィスシーン向けの一括ファイル処理ツールで、核心的な価値は重複したWord、Excel、PDFなどのファイル操作を一つのプロセスにまとめて完成することである。 Wordの区切り記号を整理するには、「Wordのキーワードを検索して置換」機能を利用して、区切り記号を識別可能な変数として検索し、置換内容を空白にして、一括削除を実現します。
適用シーン: Word区切り記号を一括削除する必要がある場合
複数のword文書を処理するときに次のような状況が発生した場合は、一括処理方式を使用するのに適しています
- 「区切り記号 (次のページ) 」などの区切り記号が複数のdocxまたはdocファイルに存在するため、一括して削除する必要があります。
- テンプレートから一括生成されたWordファイルは、各文書の構造が似ており、下部または中間に同じタイプの区切り記号が残っている。
- ドキュメントをマージした後、余分な空白ページ、ヘッダーのフッターが連続していない、ページ番号が再開しているなどの問題が発生し、セクション区切りに関係があると疑われた。
- 報告書、製品説明書、論文資料、契約書の添付書類を整理し、統一的なレイアウトを要求する必要がある。
- 各ファイルを手動で開いてセクション区切りを削除するのは遅いので、オフィスソフトウェアで一括して完了したい。
注意すべき点は、セクション区切りはWordでは特殊な組版タグであり、通常のテキストではないことです。 従来の肉眼検索や一般的なキーワード置換は必ずしも大量処理に適しているとは限らない。 スクリーンショットの操作の考え方は、ツールに内蔵されている変数を使用することです{Hesoft.word.section}Wordのセクションを表し、ソフトウェアが特殊なオブジェクトで一致するようにします。
効果プレビュー: 処理前と処理後のWordのセクション区切りの変化
処理前: word文書にセクション区切り記号が存在します
処理前のWordページには、文書の内容の下に明らかな「セクション区切り (次のページ) 」マークが表示されています。 このタグは、Wordが現在の位置にセクションコントロールを挿入していることを示しており、後続のページの余白、方向、ヘッダーフッター、ページ番号などの設定に影響を与える可能性があります。 大量のファイルにこのようなセクション区切りがあると、1つずつ削除するのに多くの時間がかかります。
スクリーンショットから分かるように、セクション区切りはページコンテンツの後ろにあり、赤い矢印でマークされています。 1つのファイルはWordで直接削除できますしかし、1.Docx、2.Docx、3.Docxなどの複数のファイルでは、手動処理は重複労働になる。
処理後: セクション区切りが削除され、元の位置には普通の段落マークしか残っていません。
処理後のスクリーンショットでは、「区切り記号 (次のページ) 」と表示されていた位置に区切り記号のテキストは表示されなくなり、赤枠領域には普通の改行や段落マークしか残っていない。 つまり、区切り記号はすでに整理されており、文書の構造がより簡潔で、後続のレイアウトもより統一的に検査しやすい。
本稿では、Wordの本文の内容を変更するのではなく、セクション区切りという特殊な記号を一括して配置し、削除することを目標としている。 そのため、操作する前に、処理待ちファイルのセクションをクリーンアップする必要があるかどうかを確認し、レイアウトを制御するために必要なセクションを削除しないようにすることをお勧めします。
操作手順: Wordの区切り文字をオフィスソフトウェアで一括置換または削除します
手順1: Wordツールに入り、「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側の機能分類で「Wordツール」を選択します。 メインインタフェースには、透かしの追加、空白の削除、ページレイアウトの変更、画像のエクスポート、Word変換など、Wordの一括処理に関連する複数の機能カードが表示されます。 今回処理するのはセクション区切りなので、1番目の機能を選択しますWordのキーワードを検索して置き換えます。
この機能を選択した理由は、セクション区切りはツールが提供する変数で表現し、「検索するキーワードリスト」に入れることができるからです「置換後のキーワードリスト」に内容が記入されていない場合は削除効果を実現できます。 つまり、本質的には「セクション区切りを探してから空に置き換える」ということです。
手順2: 処理が必要なWordファイルを追加する
機能ページに入ると、画面上部に「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「クリア」「その他」などのボタンが表示されます。 指定されたファイルを少量しか処理しない場合は、「ファイルを追加」をクリックします1つのフォルダにdocx、docファイルがたくさんある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用できますファイルリストを一度にインポートします。
スクリーンショットにはすでに6つのword文書がインポートされており、リストにはシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間、操作列が表示されています。 これにより、処理前にファイルが正しいかどうかをチェックし、関係のないファイルを誤って処理しないようにすることができます。 ファイルを処理する必要がない場合は、操作列の削除アイコンから削除できますリストが間違っている場合は、「クリア」を使用して再度追加することもできます。
ファイルに間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックして、処理オプションの設定に入ります。 この手順の目的は、処理待ちのファイルの範囲を決めて、後続の設定が正しいword文書に適用されるようにすることです。
ステップ3: 検索方法を「テキストを正確に検索」に設定します
「処理オプションの設定」ページでは、「検索方法」領域が表示されます。 スクリーンショットで選択したのはテキストを正確に検索しますを選択します。 Wordのセクション区切りという明確なオブジェクトを削除するには、「テキストを正確に検索」を使用することをお勧めします。これにより、ソフトウェアは指定された変数に正確に一致し、誤一致の可能性を減らすことができます。
下には「文字の大文字と小文字を無視する」「単語の一部ではなく完全な単語にマッチする」などの「追加オプション」があります。 ここでは、通常の英語の単語ではなくWordのセクション区切り変数を扱うため、通常、これらのテキスト一致オプションをチェックする必要はありません。 スクリーンショットの基本設定を保持すればいいです。
ステップ4: 検索するキーワードのリストにセクション区切り変数を入力します
左側の「検索するキーワードのリスト」に次のように入力します
{Hesoft.word.section}
この変数は、word文書のセクション区切りを表すために使用されます。 スクリーンショットの赤い枠にも特に「変数」の入り口とその変数の内容が書かれており、説明ツールはWord内部の特殊な要素を変数で識別することをサポートしている。 通常の文字を入力するのとは異なり、セクション区切りは肉眼で見た単純な文字列ではなく、文書構造における制御タグであるため、変数方式で一括処理に適している。
セクション区切りを削除することを目標としている場合は、右側の「置換されたキーワードリスト」に何も記入しないでください。 画面にも「入力しない場合は削除」と表示されます。 したがって、左側に区切り記号変数が入力され、右側に空白が残っているのは、すべての区切り記号が見つかったら、空に置き換えることをソフトウェアに伝えることと同じです。
ステップ5: 次のステップに進み、保存場所を設定して処理を開始します
キーワードと置換内容の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 インタフェースフローには、ステップ3が「保存場所の設定」、ステップ4が「処理の開始」です。 処理したファイルを新しいフォルダに保存するか、ソフトウェアが提供する保存場所設定を使用して、元のファイルを直接上書きして比較しないようにすることをお勧めします。
保存先を設定したら、処理開始段階に進みます。 ソフトウェアは、前にインポートしたファイルのリストに従って、Wordファイルのセクション区切りを1つずつ開いて処理します。 数十件、数百件のdocxドキュメントについては、この一括方式は手動で1つずつ削除するよりも安定しており、時間も節約できる。
よくある質問と注意事項
1.セクション区切りを削除してもページのフォーマットに影響しませんか?
可能です。 セクション区切りは、Wordで、用紙の方向、ヘッダーのフッター、ページ番号、余白など、異なるセクションのページ設定を制御するために使用されます。 一部のセクション区切りが特殊なレイアウトのために設定されている場合、削除後に前後のページフォーマットが結合される可能性があります。 したがって、一括削除の前に、少量のファイルでテストし、結果が期待通りになることを確認してから、すべてのファイルを処理することをお勧めします。
2.置換後のキーワードリストを空白にするのはなぜですか?
今回の目標は、セクション区切りを別の文字に置き換えるのではなく、セクション区切りを削除することだからです。 スクリーンショット画面のヒントによると、「入力しないと削除を表示します」。 だから、左側に {hesoft.word.section} を記入し、右側に記入しないのは、Wordのセクションを一括削除するための重要な設定です。
3. docとdocxファイルの両方をこのように扱うことはできますか?
スクリーンショットのサンプルファイル拡張子はdocxです。 実際のオフィスシーンでは、多くのユーザーがdocファイルに遭遇しています。 あるフォーマットを処理するかどうかは、ソフトウェアの導入と実際の処理結果に準じなければならない。 ファイルをインポートし、リスト内の拡張子を表示して、ツールが認識して処理できる場合は、バッチタスクを実行することをお勧めします。
4.処理前にバックアップは必要ですか?
バックアップを推奨します。 一括置換、一括削除操作には一括影響範囲があり、特にWordセクションはページ構造に関連付けられます。 安全のために、元のファイルをコピーしたり、出力を新しいディレクトリに保存したりして、処理して比較することができます。
5.書類が多い場合、どのように正確性を高めるのか?
まずいくつかの典型的な書類を選んでテストし、処理前後の変化が正しいことを確認してから、フォルダ全体をインポートすることができる。 処理前にファイルリストの名前とパスをチェックし、処理後に複数の結果ファイル、特にヘッダーフッター、ページ番号、空白ページ、ページ方向が要求を満たしているかどうかをチェックします。
まとめ: 一括処理でWordの区切り記号整理の重複労働を減らす
複数のWordファイルのセクション区切りを一括削除するには、セクション区切りを検索可能なオブジェクトとして認識することが重要です。 HeSoft Doc Batch Tool 「Wordのキーワードを検索して置換」機能を使用すると、 {hesoft.word.section} 変数と合わせて、複数のdocx、doc文書に分散されている区切り記号を一括して見つけることができます内容を空白にして削除します。
Wordレポート、契約書、説明書、資料アセンブリ、テンプレート生成ファイルを大量に整理している場合は、ドキュメントを1つずつ開いてセクション区切りを手動で削除する必要はありません。 バックアップファイルを用意し、処理待ちのword文書をインポートし、この文書の手順に従って正確な検索と空の置換を設定してから、一括して処理を実行することをお勧めします。 これにより、重複作業を減らすことができ、文書形式の整理作業をより効率的かつ統一することができる。