大量のフォルダを番号や業務名で作成した後、名称の途中にプロジェクトコードや部署略称、ロット番号を追加する必要が生じた場合、手動で修正すると多くの時間がかかります。本文では、フォルダの一括リネームのシナリオに焦点を当て、 HeSoft Doc Batch Tool の「フォルダ名にテキストを挿入」機能を活用して、指定した文字列を複数のフォルダ名の固定位置に一括挿入し、ユーザーがディレクトリの標準化整理を迅速に完了できる方法を紹介します。
多くの方がオフィス資料を整理する際に、次のような問題に直面します。フォルダは既に作成され、番号も振られており、その中にはWord、docx、doc、Excel、xlsx、PDF、PPTなどの様々なドキュメントが保存されているかもしれません。しかし、しばらく経つと、部門からプロジェクトコード、クライアント略称、またはバッチラベルを統一して追加するよう求められます。例えば、元々「001-CourseProjects」という名前だった場合、その名前の途中に固定の識別子を挿入し、ディレクトリ構造をより識別しやすくしたいというケースです。手動で一つずつ名前を変更すると、時間がかかるだけでなく、番号の混乱、接続詞の不統一、一部フォルダの変更漏れといった問題を引き起こす可能性があります。
このような反復性が高く、ルールが明確なオフィスタスクには、一括処理ツールを使用する方が効率的です。この記事では、「 HeSoft Doc Batch Tool 」を使用して、フォルダ名の途中に指定したテキストを一括挿入する方法を紹介します。記事では、適用シーン、処理前後の効果、具体的な操作手順、注意点について説明します。これにより、このチュートリアルがどのような問題を解決するのか、そしてソフトウェア上でどのように操作すればよいのかを理解していただけます。
適用シーン：フォルダ名の途中にプロジェクトコードを一括追加
「フォルダ名の途中にテキストを挿入」は、名前の構造が比較的统一されているディレクトリに適しています。構造が統一されているとは、複数のフォルダ名に共通の接頭辞、番号、日付、または固定フィールドが含まれていることを指します。例えば：
- 001-CourseProjects、002-ExamPreparation、003-KnowledgeBase
- 2026-顧客資料、2026-契約書類、2026-プロジェクト納品物
- A01-デザイン案、A02-要求仕様書、A03-テストレポート
これらの名前に共通する特徴は、前半部分が通常、番号、日付、分類コードであり、後半部分が具体的な業務名であることです。後になって、「ABC」「内部」「V2」「2026Q2」「プロジェクトA」などの固定テキストを途中に追加する必要が生じた場合、位置を指定して挿入する方法で統一的に処理できます。
この方法は、特に以下のようなオフィスシーンに適しています：
- 資料納品前の統一命名：全ての納品ディレクトリにクライアントコードやプロジェクトコードを追加し、受取人の混乱を防ぎます。
- 部門アーカイブ時の情報補足：人事、財務、管理、教育などの部門フォルダ名にアーカイブバッチを追加します。
- コースや研修資料の整理：コース番号とコース名の間に学期、クラス、コースタイプを追加します。
- 過去のフォルダの二次整理：古いディレクトリの命名が不明瞭な場合、テキストの一括挿入によって重要な情報を補完します。
- チームコラボレーションディレクトリの標準化：異なるメンバーが作成したフォルダを同じ形式で表示し、検索や並べ替えを容易にします。
「接頭辞の追加」や「接尾辞の追加」と比較して、テキストの中間挿入は、元の番号による並び順を維持しながら、番号の後に識別情報を追加するのに適しています。これにより、既存のディレクトリ順序を損なうことなく、新たな業務上の意味を付加できます。
効果プレビュー：元のディレクトリからテキスト一括挿入後の結果
処理前：フォルダ名は番号と英字の業務名のみ
下図は処理前のフォルダ一覧を示しています。各フォルダは3桁の数字で始まり、その後に英字の名前が続きます（例：「001-CourseProjects」「002-ExamPreparation」「003-KnowledgeBase」など）。この命名方法は並べ替えに有利ですが、プロジェクトコードや分類情報を付与する必要がある場合は、名前の途中に新しい内容を追加する必要があります。
Windowsエクスプローラーでこれらの名前を一つずつ変更するには、「選択、名前の変更、カーソル移動、テキスト入力、確定」といった手順を繰り返す必要があります。フォルダ数が多ければ多いほど、繰り返し作業が顕著になります。挿入位置が途中でばらばらになると、後々の検索やアーカイブにも影響します。
処理後：指定テキストがフォルダ名の途中に一括表示される
処理が完了すると、フォルダ名には指定されたテキストが統一的に挿入されています。下図では、元の番号の後ろに「ABC」という識別子が追加され、複数のフォルダで命名形式が統一されていることがわかります。プロジェクト資料、コース資料、顧客資料といったディレクトリにとって、このような一括名前変更はフォルダの意味をより明確にします。
処理前後の比較からわかるように、テキストの一括挿入は、ユーザーに各フォルダの新しい名前を手動で一つずつ入力させるのではなく、統一されたルールに基づいて自動的に処理が行われます。元の名前の構造が一貫していれば、処理結果も整然としやすくなります。
操作手順：ウィザードに従ってフォルダを一括名前変更
以下では、ソフトウェアの画面スクリーンショットを用いながら、 HeSoft Doc Batch Tool でこの操作を完了する方法を説明します。このツールは、オフィスソフトに含まれる一括処理ツールの一種であり、ファイル、フォルダ、文書資料の整理といった反復的なオフィスタスクを主な対象としています。
ステップ1：「フォルダ名」からテキスト挿入機能を見つける
ソフトウェアを起動すると、左側に機能ナビゲーションエリアが表示されます。スクリーンショットによると、ソフトウェアには「ホーム、タスクフロー、すべてのツール、ファイル名、フォルダ名、ファイル整理、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツール、動画ツール、音声ツール、その他ツール」などのカテゴリが含まれています。
今回の処理対象はフォルダ名であるため、まず左側の「フォルダ名」をクリックします。右側の機能カードで「フォルダ名にテキストを挿入」を選択します。スクリーンショットでは、この機能は2番目の項目として表示されており、「フォルダ名の指定位置にテキストを一括挿入します」という説明があります。
このステップの目的は明確です。「フォルダ名の途中にテキストを挿入する」処理専用の機能に入り、ファイル名の処理や前後への追加、テキスト削除といった別の機能ではなく、正しい機能を選択することです。正しい機能を選択した後、挿入位置と挿入内容を設定します。
ステップ2：一括処理が必要なフォルダを追加
機能ページに入ると、上部には現在の機能名「フォルダ名にテキストを挿入」が表示されます。インターフェースは4ステップのプロセスを採用しており、最初のステップは「処理するレコードを選択」です。このページの右上には、「フォルダを追加」「クリア」「その他」などのボタンがあります。
「フォルダを追加」をクリックし、処理が必要なフォルダをリストに追加します。追加が完了すると、ソフトウェアは、番号、名前、パス、作成日時、更新日時、操作列を含むテーブル形式で処理待ちレコードを表示します。サンプルでは合計10個のフォルダが追加されており、下部には「レコード数：10」と表示されています。
このステップでは、主に2種類の情報を重点的に確認することをお勧めします。一つは「名前」列で、変更が必要なすべてのフォルダが追加されているかどうかを確認します。もう一つは「パス」列で、これらのフォルダが正しいディレクトリから来ていることを確認し、別の場所にある同名フォルダを誤って処理するのを防ぎます。特定のレコードを処理すべきでないことが判明した場合は、操作列の削除ボタンを使用して削除できます。全体的に追加を間違えた場合は、クリアしてから再度追加できます。
リストに誤りがないことを確認したら、ページ下部の「次へ」をクリックして、処理オプションの設定に進みます。
ステップ3：挿入位置と挿入内容を入力
「処理オプションの設定」ページでは、2つの必須項目を入力する必要があります。「位置」と「挿入するテキスト」です。スクリーンショットの例では、「位置」に4、「挿入するテキスト」に「ABC-」と入力されています。
ここでの設定が一括名前変更の結果を決定づけるため、実際の命名規則に照らし合わせて慎重に入力する必要があります。以下のように考えることができます：
- フォルダの先頭が固定番号の場合：例えば001、002、003の場合、番号付近に挿入位置を設定し、プロジェクトコードを追加するために使用します。
- フォルダの先頭が日付の場合：例えば2026-06-資料の場合、日付フィールドの後に挿入位置を設定し、部門やバッチを追加するために使用します。
- フォルダ名の長さが異なる場合：統一された挿入ポイントが依然として存在するかどうかをまず判断する必要があります。統一された挿入ポイントがない場合、固定位置による挿入は結果の不整合を招く可能性があります。
「挿入するテキスト」は、業務上の必要に応じて入力します。サンプルではデモ用テキストとして「ABC-」を使用しています。実際の作業では「財務-」「プロジェクトA-」「2026Q2-」「内部-」などと入力できます。接続詞を維持するかどうかは、元のフォルダ名に応じて決定します。元の名前に既に接続詞が含まれている場合、挿入するテキストにも接続詞を含める場合は、最終的な見栄えを事前に確認し、不必要な記号が生じないようにする必要があります。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして続行します。
ステップ4：プロセスに従い保存場所を設定して処理を実行
インターフェース上部のプロセスを見ると、処理オプションの設定後に「保存場所の設定」と「処理を開始」という二つのステップがあることがわかります。引き続きソフトウェアのウィザードに従って操作してください。画面の指示に従って保存場所を設定し、最終的な処理段階に進みます。
処理を開始する前に、処理待ちレコード数が正しいか、挿入位置が正しいか、挿入テキストが正しいか、という3つの項目を再度確認することをお勧めします。大量のフォルダがある場合は、最初に少数のサンプルで一度検証し、処理結果が期待どおりであることを確認してから一括実行するのが最善です。
実行が完了したら、フォルダのあるディレクトリに移動して結果を確認すると、複数のフォルダ名が同じルールでテキストを挿入されているのがわかります。サンプルの処理結果では、フォルダ名の途中に「ABC」という識別子が統一的に表示されており、一括操作が有効になったことを示しています。
よくある質問と注意点
1. テキストの一括挿入でフォルダ内のファイル内容は変わりますか？
いいえ。この記事で説明しているのはフォルダ名の処理であり、変更されるのはフォルダ自体の名前です。フォルダ内のWord、docx、doc、Excel、xlsx、PDF、PPT、画像などのファイルの内容は変更されません。フォルダ内のファイル名も一括変更する必要がある場合は、ファイル名に関連する別の機能を使用する必要があります。
2. すべてのフォルダが固定位置での挿入に適していますか？
必ずしもそうとは限りません。位置指定による挿入は、名前の構造が比較的統一されているフォルダに適しています。3桁の番号で始まるフォルダ、日付で始まるフォルダ、固定形式を持たないフォルダが混在している場合、同じ位置ではすべてのフォルダに対応できない可能性があります。このような状況に遭遇した場合は、まず名前の構造を整理するか、異なるルールのディレクトリをバッチごとに処理してください。
3. 挿入するテキストにハイフン、アンダースコア、中国語を含めることはできますか？
命名の必要に応じて、通常のテキストや一般的な区切り文字を入力できますが、オペレーティングシステムがフォルダ名に使用できない特殊文字は避けるべきです。ハイフン、アンダースコア、中国語、英数字などの一般的な内容は、通常、オフィスディレクトリの命名に使用できます。
4. 処理結果が希望する形式でない場合はどうすればよいですか？
一括名前変更の前に、少数のフォルダをコピーしてテストすることをお勧めします。一括処理は一度に複数のレコードに影響を与えるため、テストによって挿入位置と挿入テキストが正しいかどうかを確認できます。重要な資料を正式に処理する前には、バックアップを保持することがより確実な方法です。
5. システム標準の名前変更機能を使わないのはなぜですか？
システム標準の名前変更機能は、少数のフォルダや単純な連番には適していますが、「名前の途中の固定位置にテキストを挿入する」といったルール化された一括操作には、手動方式では効率が低くなります。オフィスソフトの一括処理ツールは、反復的な作業をパラメータの一度の設定に変換できるため、大量のディレクトリ整理により適しています。
まとめ：繰り返しの名前変更を一度の一括処理に
フォルダ名の途中にテキストを一括挿入することは、小さな要件に見えるかもしれませんが、資料のアーカイブ、プロジェクトの納品、コース管理、部門間のコラボレーションにおいて非常に一般的なものです。手動処理は時間を浪費するだけでなく、フォーマットの不統一を引き起こしやすくなります。 HeSoft Doc Batch Tool を使用すると、ユーザーは「フォルダ名」カテゴリで「フォルダ名にテキストを挿入」を選択し、フォルダを追加して、挿入位置と挿入内容を設定し、ウィザードに従って処理を完了できます。
この方法の価値は、大量の反復的な名前変更作業を一度のルール設定に変え、フォルダの命名をより統一し、資料構造をより明確にし、その後の検索、並べ替え、共有をより効率的にすることにあります。もし、プロジェクトフォルダ、コースフォルダ、オフィス文書アーカイブ用のディレクトリを整理している最中であれば、最初にいくつかのサンプルで挿入効果をテストし、問題がないことを確認してから、すべてのフォルダを一括処理することをお勧めします。