オフィスでフォルダーを分類整理することは、ファイルを長期間保存する上で欠かせない行為です。フォルダーの種類を明確にすることで、必要なファイルを素早く見つけられるようになります。フォルダーをより見つけやすくするために、通常はフォルダー名の先頭に統一したテキストを追加し、それらのフォルダーの用途や日付を示します。チームでプロジェクトを処理する際、草稿から審査、最終版まで複数の段階を経ることがあります。これらの段階に応じて異なるテキストのプレフィックスを追加することで、チームメンバーはどのプロジェクトが未着手かを直感的に把握し、遅れているフォルダーを順次処理できるため、作業効率が大幅に向上します。また、企業が複数部署の異なる種類のファイルを扱う際に、分類したファイルをフォルダーに入れ、フォルダー名の先頭に年と日付の情報を一括追加することで、異なる年度のデータファイルを素早く検索でき、企業のファイル管理がより容易になります。企業、チーム、個人ユーザーを問わず、フォルダーの前に同じ文字を一括追加することで、ファイルをより体系的に管理できます。それでは、選択したすべてのフォルダーに統一したテキストを一致させて追加するにはどうすればよいでしょうか。
1、使用シーン
チームがプロジェクトを開始したばかりで、資料を保存するために多くの新しいフォルダを作成した場合、これらの新しいフォルダと古いフォルダを区別するために、新しいフォルダ名の先頭に同じ内容を一括で追加することで、フォルダがどのカテゴリに属するかが一目で分かり、検索も容易になり、古いフォルダとの混同を避けることができます。
2、効果のプレビュー
処理前：
処理後：
3、操作手順
【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【フォルダ名】-【フォルダ名にテキストを挿入】を選択します。
【フォルダを追加】では、選択したフォルダとその中のサブフォルダをインポートできます。
以下はインポートされたファイルの確認です。
【位置】テキストをフォルダ名の先頭に挿入する場合は 0 を入力します。指定した文字の後ろに追加したい場合は、下のヘルプ説明をご覧ください。
【挿入するテキスト】ここに、フォルダ名に追加する内容を入力または貼り付けます。
【0】は、ファイル名の先頭にテキストを追加することを示します。
【1】は、最初の英字、漢字、数字、または記号の右側にテキストを追加することを示します。
【2】は 2 番目、以下同様です。
【2:5】は、2、3、4、5 番目の文字の右側すべてにテキストを追加することを示します。
【3,9】は、3 番目と 9 番目の文字の右側にテキストを追加することを示します。
【-1,-2】は、それぞれ最後から 1 番目と最後から 2 番目の文字の右側にテキストを追加することを示します。
処理が完了したら、保存場所の後ろにある赤いパスをクリックして、追加後のファイルを確認します。
