複数のdocxやWord文書のページ数、作成者、タイトル、件名、メモ、作成日時、更新日時、完全なパスをExcelに整理する際、手作業での集計は効率が悪くミスも発生しがちです。本記事では HeSoft Doc Batch Tool を例に、ファイル情報集計機能を使ってWordファイルを一括インポートし、Wordファイルの詳細情報にチェックを入れ、ページ数やOfficeメタデータを含むExcel表を出力する方法を紹介します。これにより、文書の棚卸し、資料のアーカイブ、監査チェックを効率的に行えます。
トレーニング資料、プロジェクト文書、論文資料、制度文書、顧客への納品文書の整理を担当していると、一見シンプルながら時間のかかる問題によく悩まされるのではないでしょうか。フォルダ内に多数のWord文書があり、上司や同僚から、各文書のファイル名、完全パス、拡張子、サイズ、作成日時、更新日時、ページ数、作成者、タイトル、件名などの情報をまとめたExcelシートを作成するよう依頼される、といったケースです。
このような作業を完全に手作業で処理する場合、通常、フォルダを開いてファイル名をコピーし、Wordを個別に開いてページ数を確認し、さらに文書のプロパティを開いてメタデータを確認する、という3つの繰り返し動作が必要になります。ファイル数が増えれば増えるほど、作業量は急激に増加し、集計漏れやパスのコピーミス、ページ数記録の不一致といった問題が容易に発生します。
本記事では、より効率的な方法として、オフィスソフト HeSoft Doc Batch Tool のファイル情報統計機能を使用し、複数のdocx、doc、またはWord文書の情報を一度にExcelへ集約する方法をご紹介します。その価値は単一ファイルの処理ではなく、多数のファイルを対象とした一括統計処理にあり、ユーザーの繰り返し作業を減らし、確認や分析に時間を集中させることを支援します。
利用シーン：Word文書情報をExcelの台帳にしたい場合
Wordファイルのパス、ページ数、メタデータの一括統計は、文書管理、コンテンツ整理、プロジェクトアーカイブ、オフィス監査といったシーンで広く見られます。複数の文書情報を表形式にまとめる必要がある場合、この方法が適しています。
資料目録の整理：例として、あるトレーニング資料パッケージに学習計画書、読解ガイド、コースシラバス、練習問題、復習用チェックリストなどのWord文書が含まれている場合を想定します。ファイル情報を統計することで、資料目録を迅速に作成し、後日の検索を容易にします。
ページ数と作業量の見積り：翻訳、校正、組版、印刷、審査といった業務は、多くの場合ページ数に関係します。Wordのページ数を一括取得することで、ファイルを開いて手動で確認する時間を削減できます。
文書メタデータの検査：Office文書には、作成者、最終更新者、タイトル、件名、備考、会社名などのメタデータが保存されている場合があります。企業資料や対外提出資料、アーカイブ文書においては、これらの項目を一括チェックすることで、不適切な情報の発見に役立ちます。
ファイル移行とバックアップの照合：共有ドライブの移動やプロジェクトファイルのバックアップを行う前に、パス、サイズ、作成日時、更新日時をあらかじめエクスポートしておくことで、移行前後の照合根拠として利用できます。
文書台帳の一括生成：総務、人事、教務、コンサルティング、法務などの職種では、文書台帳のメンテナンスが頻繁に必要となります。Excelを自動生成することで、重複する入力作業を削減できます。
効果のプレビュー：WordフォルダからExcel統計表へ
処理前：複数のWordファイルがフォルダ内に分散
下図は処理前のフォルダビューを示しています。ディレクトリ内に複数のWord文書があり、ファイル名にはAcademicWritingNotes.docx、ActiveReadingGuide.docx、DailyStudyPlanner.docx、GrammarPracticeBook.docx、OnlineCourseOutline.docxなどが含まれているのが確認できます。フォルダビューでは、ファイル名、更新日時、ファイルの種類、サイズは確認できますが、Wordのページ数や、作成者、タイトル、件名、備考といったOfficeメタデータを直接表示したり、集中管理することはできません。
この時点でExcelのリストを作成しようとすると、手作業では一つずつコピーして確認するしかありません。ファイル数が20個程度ならまだ対応可能ですが、200個、2000個と規模が拡大するにつれ、手作業による統計処理の効率性と正確性の両方が大きな問題となります。
処理後：Excelに行と列で統計結果を表示
処理が完了すると、結果はExcelの表形式で表示されます。各Wordファイルが1行に対応し、異なる属性が異なる列に表示されます。スクリーンショットの表には、パス、名前、拡張子を含まない名前、拡張子、サイズ、所在フォルダ、所在フォルダパス、作成日時、更新日時、ページ数、および複数のOfficeメタデータフィールドが含まれています。
ヘッダー行から分かるように、エクスポートされる内容は通常のファイルリストにとどまらず、Word文書内部の情報、例えばOfficeメタデータのタイトル、件名、タグ、カテゴリ、備考、作成者、最終更新者、リビジョン番号、会社、管理者、最終保存日時なども含まれます。このような結果は、作成者で文書を絞り込んだり、ページ数で作業量を集計したり、更新日時で更新状況を確認したりするといった、直接的なフィルタリングに利用できます。
操作手順：Wordの詳細情報を一括読み取りしExcelを生成
ステップ1：ファイル情報統計機能を開く
HeSoft Doc Batch Tool を起動したら、まず左側の機能ナビゲーションから ファイル整理 を選択します。「ファイル整理」の分類には、ファイル名による分類、拡張子による分類、フォルダ情報の統計など、ファイルの一括管理に関連する複数の機能が含まれています。今回行うのは、複数のWord文書のパス、サイズ、日時、ページ数、メタデータを抽出することなので、 ファイル情報統計 を選択します。
インターフェース上の「ファイル情報統計」カードの説明には、「各種ファイルの名前、パス、サイズ、時間、メタデータなどの情報を一括統計します」とあります。この説明は本記事の目的と完全に一致します。複数のdocxまたはWordファイルの詳細情報を一つのExcelファイルに集約する、ということです。
「ファイル情報統計」をクリックすると、ソフトウェアはステップ式の処理ページに遷移します。この分かりやすいプロセスにより、ユーザーはファイルのインポート、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始という順序に沿って、設定漏れなく進めることができます。
ステップ2：ファイルを追加するか、フォルダからWord文書をインポートする
「ファイル情報統計」に入ったら、まず 処理対象レコードの選択 ページが表示されます。ページ右上には ファイルを追加 と フォルダからファイルをインポート という二つのよく使うボタンがあります。一括統計の場合は、フォルダからファイルをインポートする方法を優先的にお勧めします。ディレクトリ内の複数のWord文書を一度に選択するのに適しているからです。
ファイルをインポートすると、ページ中央にファイルリストが表示されます。リストのフィールドには、番号、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時、操作が含まれます。スクリーンショットでは、ソフトウェアが各docxファイルの完全なパスを読み取り済みで、例えばファイルがDドライブのテストディレクトリにあること、拡張子列にdocxと表示されていること、作成日時と更新日時もリストされていることなどが確認できます。
このステップの重点は、ファイルの範囲を確認することです。リスト内の文書が、統計対象とすべきWordファイルかどうかをご確認ください。特に関係のないファイルが混ざっていないか、サブディレクトリ内の文書が選択漏れしていないかに注意が必要です。リスト下部にはレコード数が「20」と表示されており、現在の一括処理タスクに合計20件のファイルレコードがあることを示しています。
このうち一部のファイルのみを統計したい場合は、操作列から不要なレコードを削除できます。インポートを誤った場合は、「クリア」をクリックしてから再度追加してください。問題がなければ、ページ下部の 次へ をクリックします。
ステップ3：Wordファイル詳細情報にチェックを入れ、ページ数とメタデータの出力を確実にする
二番目のステップである 処理オプションの設定 に進むと、インターフェースに「追加情報」エリアが表示されます。ここには、Wordファイル詳細情報、Excelファイル詳細情報、PPTファイル詳細情報、PDFファイル詳細情報、テキストファイル詳細情報、画像ファイル詳細情報といった、異なるファイルタイプの詳細情報オプションがリストされています。
本記事で統計したいのはWord文書ですので、 Wordファイル詳細情報 にチェックを入れる必要があります。スクリーンショットでは、このオプションが既に選択されています。この設定は非常に重要で、ファイルをインポートしただけでWordファイル詳細情報にチェックを入れなかった場合、最終的な結果には汎用的なファイル属性しか含まれず、ページ数やWord関連のOfficeメタデータが取得できない可能性があります。
このオプションをチェックすることで、ソフトウェアは後続の処理でWord文書の詳細なプロパティを読み取ります。docxのページ数、作成者、タイトル、件名、備考、最終更新者などの情報を統計する必要があるユーザーにとって、このステップがExcel表のフィールドの充実度を決定づけます。
ステップ4：Excelの結果ファイルの保存場所を設定する
追加情報の設定を完了したら、引き続き 次へ をクリックします。ページ上部のプロセス表示に従うと、第三ステップは 保存場所の設定 です。ここでは、統計結果をどこに保存するかを指定します。
用途に応じて、結果ファイルの命名と保存場所を決めることをお勧めします。例えば、プロジェクト資料の棚卸しであれば、プロジェクトのアーカイブフォルダにExcelを保存します。一時的な照合であれば、デスクトップや専用の統計結果ディレクトリに保存しても良いでしょう。明確な保存場所は後日の再確認を容易にし、同僚への共有や納品用添付ファイルとしての利用にも便利です。
保存場所の設定が完了したら、処理開始段階に進みます。ソフトウェアは先ほどインポートしたファイルリストに基づき、ファイル属性とWordの詳細情報を一つずつ読み取り、結果をExcelに書き込みます。
ステップ5：処理完了後にExcelのフィールドを確認する
生成されたExcelを開いたら、いくつかの観点から結果が要件を満たしているか確認します。
ファイル数の確認：まず、Excelのデータ行数がインポートページで表示されたレコード数と一致するかを確認します。スクリーンショットの例では、インポートされたレコード数は20であり、結果の表も同様に20個のWordファイルに対応しているべきです。
パスと名前の確認：パス、名前、拡張子などのフィールドを確認し、ディレクトリの見落としや他ファイルの誤集計がないかを確認します。完全なパスは、後日元のファイルを特定するために非常に重要です。
ページ数の確認：ページ数列は、印刷量、監査量、翻訳量、または整理の作業量を見積もるのに利用できます。ページ数が明らかに異常なファイルがある場合は、元のWord文書に戻って個別に確認します。
Officeメタデータの確認：作成者、タイトル、件名、備考、最終更新者などのフィールドは、文書の出所やメンテナンス状況の特定に役立ちます。外部送信やアーカイブ用のWordファイルについては、これらの列に公開すべきでない情報が含まれていないか重点的に確認することをお勧めします。
よくある質問と注意事項
1. フォルダでサイズや時間は確認できるのに、なぜツールでエクスポートする必要があるのですか？
エクスプローラーは基本的なビューしか提供できず、構造化されたExcelに直接整理するのには適していません。ファイル情報統計機能を使えば、パス、名前、サイズ、時間、ページ数、メタデータを一元的に表にまとめられるため、絞り込み、並べ替え、集計、保存が容易になります。特にページ数やOfficeのメタデータについては、フォルダビューでは一括統計のニーズを満たせないのが通常です。
2. Wordのページ数を統計する際、文書を一つ一つ開く必要はありますか？
本記事の手順に従って操作する場合、Word文書を手動で一つ一つ開く必要はありません。ファイルをソフトウェアにインポートし、「Wordファイル詳細情報」にチェックを入れるだけで、ソフトウェアが関連情報を一括で読み取り、Excelを生成します。これにより、ファイルを繰り返し開く作業を大幅に削減できます。
3. Excelで一部のメタデータが空欄になっていますが、統計に失敗したのでしょうか？
必ずしもそうとは限りません。Officeメタデータに値が存在するかどうかは、Word文書自体がそれらのプロパティを保持しているかどうかに依存します。例えば、件名、カテゴリ、備考、会社情報などが入力されていない文書では、対応するセルが空欄になるのは正常な状態です。Excelのフィルタ機能で空白値を抽出し、どの文書のメタデータが不完全かを逆にチェックすることもできます。
4. ファイルをインポートする際、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」のどちらを選ぶべきですか？
散在する少数のWordファイルだけを統計する場合は、「ファイルを追加」の方が直感的です。特定のディレクトリ配下にある大量のdocx、doc文書を統計する場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使う方がより効率的です。スクリーンショットの例は、同一ディレクトリ下の複数のdocxファイルを一括でインポートした状況を示しています。
5. 結果の表はさらに加工できますか？
はい、可能です。出力されたExcelの表自体が構造化されたデータであるため、Excelのフィルタ、並べ替え、ピボットテーブル、条件付き書式などの機能を使用して、後続の分析を続行できます。例えば、作成者でグループ化したり、ページ数で並べ替えたり、更新日時で直近の更新文書をフィルタリングしたり、特定のフォルダ内のWord文書の総ページ数を集計したりできます。
まとめ：繰り返しのWord情報統計作業を一括処理ツールに任せる
Wordファイルのパス、ページ数、メタデータの一括統計は、本質的に典型的な反復的なオフィス業務です。手作業による処理は遅いだけでなく、ファイル数の多さ、長いパス、多数のフィールドが原因でミスも発生させます。 HeSoft Doc Batch Tool のファイル情報統計機能を使えば、複数のdocxまたはdoc文書を一度にインポートし、Wordファイル詳細情報にチェックを入れて、Excelリストをエクスポートできます。
この方法の利点は明確です。Wordを個別に開く必要がなく、パスを手動でコピーする必要もなく、各文書のプロパティを個別に表示する必要もありません。処理後のExcelは、資料棚卸し、プロジェクトアーカイブ、文書監査、作業量評価、移行照合に直接利用できます。
もし今まさに整理すべきWord文書が手元にあるなら、まずファイルを一つのディレクトリに集め、本記事の手順に従って「ファイル情報統計」に入り、フォルダをインポートし、「Wordファイル詳細情報」にチェックを入れて保存場所を設定し、処理を開始することをお勧めします。数ステップの操作で、ファイルパス、ページ数、Officeメタデータを含むExcel表が得られ、煩雑だった文書統計作業が明快に、効率的に、そして検証可能なものになるでしょう。