여러 개의 docx 또는 Word 문서의 페이지 수, 작성자, 제목, 주제, 비고, 작성 시간, 수정 시간 및 전체 경로를 Excel로 정리해야 할 때 수동으로 통계를 내면 효율이 낮고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로 들어 파일 정보 통계 기능을 통해 Word 파일을 일괄 가져오고, Word 파일 상세 정보를 선택한 후 페이지 수와 Office 메타데이터가 포함된 Excel 표를 내보내는 방법을 보여줍니다. 이를 통해 사용자가 신속하게 문서 목록 작성, 자료 정리 및 감사 검증을 완료할 수 있도록 도와줍니다.
교육 자료, 프로젝트 문서, 논문 자료, 규정 문서 또는 고객 납품 문서 정리를 담당하다 보면, 간단해 보이지만 시간이 많이 소요되는 문제에 자주 직면하게 됩니다. 폴더 안에 여러 개의 Word 문서가 있고, 상사나 동료가 각 문서의 파일명, 전체 경로, 확장자, 크기, 만든 날짜, 수정한 날짜, 페이지 수, 작성자, 제목, 주제 등의 정보가 담긴 Excel 표를 정리하라고 요청하는 경우입니다.
이러한 요구를 완전히 수작업으로 처리하려면 보통 세 가지 반복 작업을 거쳐야 합니다. 폴더를 열어 파일명을 복사하고, Word 파일을 일일이 열어 페이지 수를 확인한 다음, 문서 속성에 들어가 메타데이터를 봐야 합니다. 파일 수가 조금만 많아져도 작업량이 급격히 늘어나고, 통계 누락, 경로 복사 오류, 페이지 수 기록 불일치 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
본문에서는 더 효율적인 방법을 소개합니다. 바로 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 의 파일 정보 통계 기능을 사용하여 여러 docx, doc 또는 Word 문서의 정보를 한 번에 Excel로 취합하는 것입니다. 이 기능의 가치는 단일 파일 처리에 있는 것이 아니라, 대량의 파일을 대상으로 한 일괄 통계에 있습니다. 이를 통해 사용자의 반복 작업을 줄여주고, 그 시간을 결과 확인 및 분석에 사용할 수 있게 해줍니다.
적용 시나리오: Word 문서 정보를 Excel 대장으로 만들어야 할 때
Word 파일 경로, 페이지 수 및 메타데이터를 일괄 통계하는 작업은 문서 관리, 콘텐츠 정리, 프로젝트 아카이빙 및 사무 감사 등의 시나리오에서 흔히 볼 수 있습니다. 여러 문서의 정보를 표로 만들어야 한다면, 이 방법을 사용하기에 적합합니다.
자료 목록 정리: 예를 들어 하나의 교육 자료 패키지에 학습 계획, 읽기 가이드, 강의 개요, 연습 문제, 복습 체크리스트 등의 Word 문서가 포함되어 있다고 가정합니다. 파일 정보를 통계하면 신속하게 자료 목록을 만들어 추후 검색에 용이하게 할 수 있습니다.
페이지 수 및 작업량 산정: 번역, 교정, 편집, 인쇄 및 감수 작업은 대개 페이지 수와 관련이 있습니다. Word 페이지 수를 일괄적으로 확보하면, 파일을 열어 일일이 페이지 수를 확인하는 시간을 줄일 수 있습니다.
문서 메타데이터 검사: Office 문서에는 작성자, 마지막 저장자, 제목, 주제, 메모, 회사 등의 메타데이터가 저장되어 있을 수 있습니다. 기업 자료, 외부 제출 자료 또는 보관 문서의 경우, 이러한 필드를 일괄 점검하면 표준에 맞지 않는 정보를 발견하는 데 도움이 됩니다.
파일 이전 및 백업 대조: 공유 드라이브를 옮기거나 프로젝트 파일을 백업하기 전에, 경로, 크기, 만든 날짜 및 수정한 날짜를 먼저 내보내면 이전 전후의 대조 근거로 활용할 수 있습니다.
문서 대장 일괄 생성: 행정, 인사, 교무, 컨설팅, 법무 등 직무에서 문서 대장을 유지 관리해야 하는 경우가 많습니다. Excel을 자동 생성하면 반복 입력을 줄일 수 있습니다.
결과 미리보기: Word 폴더에서 Excel 통계표로
처리 전: 여러 Word 파일이 폴더에 분산되어 있음
아래 그림은 처리 전의 폴더 보기 화면입니다. 디렉터리 안에 AcademicWritingNotes.docx, ActiveReadingGuide.docx, DailyStudyPlanner.docx, GrammarPracticeBook.docx, OnlineCourseOutline.docx 등 파일명의 여러 Word 문서가 있는 것을 볼 수 있습니다. 폴더 보기 화면에서는 파일명, 수정한 날짜, 파일 형식, 크기를 확인할 수 있지만, Word 페이지 수를 직접 표시할 수 없으며 작성자, 제목, 주제, 메모 등의 Office 메타데이터도 집중적으로 보여줄 수 없습니다.
이때 Excel 목록을 작성해야 한다면, 수작업으로 항목별로 복사하고 확인하는 방법밖에 없습니다. 파일이 20개 정도라면 겨우 해낼 수 있겠지만, 200개, 2000개로 확장된다면 수작업 통계의 효율성과 정확성 모두 문제가 될 것입니다.
처리 후: Excel에서 행과 열로 통계 결과 표시
처리가 완료되면 결과는 Excel 표 형식으로 나타납니다. 각 Word 파일은 한 행에 해당하며, 서로 다른 속성은 각기 다른 열에 해당합니다. 스크린샷의 표에는 경로, 이름, 확장자를 제외한 이름, 확장자, 크기, 위치한 폴더, 위치한 폴더 경로, 만든 날짜, 수정한 날짜, 페이지 수 및 여러 Office 메타데이터 필드가 포함되어 있습니다.
표 머리글을 보면 내보낸 내용이 단순한 파일 목록이 아니라 Office 메타데이터 제목, 주제, 태그, 범주, 메모, 작성자, 마지막 저장자, 수정 버전 번호, 회사, 관리자, 마지막 저장 날짜 등 Word 문서 내부 정보를 포함한다는 것을 알 수 있습니다. 이러한 결과는 직접 필터링에 사용할 수 있습니다. 예를 들어 작성자별 문서 필터링, 페이지 수별 작업량 통계, 수정한 날짜별 업데이트 상황 확인 등이 가능합니다.
조작 단계: Word 상세 정보를 일괄 읽어 들여 Excel 생성
1단계: 파일 정보 통계 기능 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후, 먼저 왼쪽 기능 탐색에서 파일 정리를 선택합니다. 파일 정리 분류 아래에는 파일명으로 분류, 확장자로 분류, 폴더 정보 통계 등 파일 일괄 관리와 관련된 여러 기능이 포함되어 있습니다. 이번에 하고자 하는 작업은 여러 Word 문서의 경로, 크기, 시간, 페이지 수 및 메타데이터를 추출하는 것이므로 파일 정보 통계를 선택합니다.
인터페이스의 파일 정보 통계 카드 설명은 각종 파일의 이름, 경로, 크기, 시간 및 메타데이터 등의 정보를 일괄 통계하는 것이라고 안내합니다. 이 설명은 본문의 목표와 완전히 일치합니다. 여러 docx 또는 Word 파일의 상세 정보를 하나의 Excel 파일로 모으는 것입니다.
파일 정보 통계를 클릭하면 소프트웨어가 단계별 처리 페이지로 진입합니다. 단계별 흐름은 사용자가 순서대로 파일 가져오기, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 완료하여 핵심 설정 누락을 방지하도록 도와줍니다.
2단계: 파일 추가 또는 폴더에서 Word 문서 가져오기
파일 정보 통계에 진입하면 먼저 처리할 레코드 선택 페이지로 이동합니다. 페이지 오른쪽 상단에는 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기 두 개의 자주 사용하는 버튼이 있습니다. 일괄 통계의 경우, 디렉터리 안의 여러 Word 문서를 한 번에 선택하는 데 더 적합하므로 폴더에서 파일 가져오기를 우선 사용하는 것이 좋습니다.
파일을 가져오면 페이지 중간에 파일 목록이 나타납니다. 목록 필드는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 및 조작으로 구성됩니다. 스크린샷에서 소프트웨어가 각 docx 파일의 전체 경로(예: 파일이 D 드라이브 테스트 디렉터리 아래에 위치), 확장자 열에 docx로 표시됨, 만든 날짜 및 수정한 날짜까지 이미 읽어 들인 것을 확인할 수 있습니다.
이 단계의 핵심은 파일 범위를 확인하는 것입니다. 목록의 문서가 모두 통계가 필요한 Word 파일인지, 특히 관련 없는 파일이 섞여 있지는 않은지, 특정 하위 디렉터리의 문서가 빠지지는 않았는지 확인하십시오. 목록 하단에 레코드 수가 20으로 표시되어 현재 일괄 작업에 총 20개의 파일 레코드가 있음을 나타냅니다.
일부 파일만 통계하고 싶다면 조작 열을 통해 필요 없는 레코드를 삭제할 수 있습니다. 잘못 가져왔다면 모두 지우기를 클릭한 후 다시 추가할 수 있습니다. 확인이 끝나면 페이지 하단의 다음 단계를 클릭합니다.
3단계: Word 파일 상세 정보 선택하여 페이지 수 및 메타데이터 내보내기 확정
두 번째 단계 처리 옵션 설정에 진입하면 인터페이스에 추가 정보 영역이 표시됩니다. 여기에는 Word 파일 상세 정보, Excel 파일 상세 정보, PPT 파일 상세 정보, PDF 파일 상세 정보, 텍스트 파일 상세 정보 및 이미지 파일 상세 정보 등 다양한 파일 형식의 상세 정보 옵션이 나열됩니다.
본문에서 통계하려는 것은 Word 문서이므로 Word 파일 상세 정보를 선택해야 합니다. 스크린샷에서 해당 옵션이 이미 선택되어 있습니다. 이 설정은 매우 중요합니다. 파일을 가져오기만 하고 Word 파일 상세 정보를 선택하지 않으면 최종 결과에 일반 파일 속성만 포함될 수 있으며, 페이지 수 및 Word 관련 Office 메타데이터를 얻을 수 없습니다.
이 옵션을 선택하면 이후 처리 과정에서 소프트웨어가 Word 문서의 상세 속성을 읽어 들입니다. docx 페이지 수, 작성자, 제목, 주제, 메모, 마지막 저장자 등의 정보를 통계해야 하는 사용자에게 이 단계는 Excel 표의 필드 완성도를 결정합니다.
4단계: Excel 결과 저장 위치 설정
추가 정보 설정을 완료한 후, 계속해서 다음 단계를 클릭합니다. 페이지 상단의 흐름 안내에 따라 세 번째 단계는 저장 위치 설정입니다. 여기서 통계 결과를 어디에 저장할지 지정해야 합니다.
용도에 따라 결과 파일의 이름을 지정하고 저장할 것을 권장합니다. 예를 들어 프로젝트 자료 점검인 경우, 해당 프로젝트 아카이빙 폴더에 Excel을 저장할 수 있습니다. 임시 대조용이라면 바탕화면이나 전용 통계 결과 디렉터리에 저장할 수 있습니다. 명확한 저장 위치는 추후 재검토를 더욱 편리하게 하며, 동료에게 전달하거나 납품 첨부 파일로 활용하기도 용이합니다.
저장 위치 설정을 완료한 후, 다시 처리 시작 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 앞서 가져온 파일 목록에 따라 파일 속성과 Word 상세 정보를 순차적으로 읽어 결과를 Excel에 기록합니다.
5단계: 처리 완료 후 Excel 필드 확인
생성된 Excel을 연 후, 몇 가지 측면에서 결과가 요구 사항을 충족하는지 확인할 수 있습니다.
파일 개수 확인: 먼저 Excel의 데이터 행 수가 가져오기 페이지에 표시된 레코드 수와 일치하는지 확인합니다. 스크린샷 예시에서 가져온 레코드 수는 20개이므로 결과 표도 20개의 Word 파일에 대응해야 합니다.
경로 및 이름 확인: 경로, 이름, 확장자 등의 필드를 조회하여 디렉터리 누락이나 다른 파일의 잘못된 통계가 없는지 확인합니다. 전체 경로는 추후 원본 파일을 찾는 데 매우 중요합니다.
페이지 수 확인: 페이지 수 열은 인쇄량, 감수량, 번역량 또는 정리 작업량을 추정하는 데 사용할 수 있습니다. 특정 파일의 페이지 수가 확연히 비정상적이라면, 원본 Word 문서로 돌아가 별도로 검사할 수 있습니다.
Office 메타데이터 확인: 작성자, 제목, 주제, 메모, 마지막 저장자 등의 필드는 문서의 출처와 유지 관리 상황을 식별하는 데 도움을 줍니다. 외부 발송 또는 보관용 Word 파일의 경우, 이러한 열에 공개해서는 안 될 정보가 있는지 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 폴더에서 크기와 시간을 볼 수 있는데 왜 도구를 사용하여 내보내야 하나요?
리소스 관리자는 기본 보기만 제공할 수 있으며, 구조화된 Excel로 직접 정리하는 데는 적합하지 않습니다. 파일 정보 통계 기능을 사용하면 경로, 이름, 크기, 시간, 페이지 수 및 메타데이터를 통일된 표에 담아 필터링, 정렬, 집계 및 보관에 용이합니다. 특히 페이지 수와 Office 메타데이터는 폴더 보기 화면으로는 일괄 통계 요구를 충족시킬 수 없습니다.
2. Word 페이지 수를 통계할 때 문서를 하나하나 열어야 하나요?
본문의 절차대로 작업하면 Word 문서를 수동으로 하나하나 열 필요가 없습니다. 사용자는 파일을 소프트웨어로 가져오고 Word 파일 상세 정보를 선택하기만 하면 됩니다. 소프트웨어가 관련 정보를 일괄적으로 읽어 들여 Excel을 생성합니다. 이로써 파일을 반복해서 여는 작업을 대폭 줄일 수 있습니다.
3. Excel에서 일부 메타데이터가 비어 있으면 통계에 실패한 건가요?
반드시 그렇지는 않습니다. Office 메타데이터의 값 유무는 Word 문서 자체에 해당 속성이 저장되어 있는지에 따라 달라집니다. 예를 들어 어떤 문서들은 주제, 범주, 메모 또는 회사 정보가 기입되지 않았을 수 있으며, 해당 셀이 비어 있는 것은 정상입니다. Excel의 빈 값 필터 기능을 활용하여 메타데이터가 불완전한 문서를 역으로 점검할 수 있습니다.
4. 파일을 가져올 때 파일 추가를 선택해야 하나요, 아니면 폴더에서 파일 가져오기를 선택해야 하나요?
몇 개의 분산된 Word 파일만 통계하는 경우 파일 추가를 사용하는 것이 더 직관적입니다. 하나의 디렉터리 아래 대량의 docx, doc 문서를 통계하려면 폴더에서 파일 가져오기를 사용하는 것이 더 효율적입니다. 스크린샷의 예시는 바로 같은 디렉터리 아래의 여러 docx 파일을 일괄 가져온 것입니다.
5. 결과 표를 계속 가공할 수 있나요?
가능합니다. 내보낸 Excel 표 자체가 구조화된 데이터이므로, 이후에 Excel의 필터, 정렬, 피벗 테이블, 조건부 서식 등의 기능을 계속 사용하여 분석할 수 있습니다. 예를 들어 작성자별 그룹화, 페이지 수별 정렬, 수정한 날짜별 최근 업데이트 문서 필터링, 또는 특정 폴더 아래 Word 문서의 총 페이지 수 통계 등이 가능합니다.
요약: 반복적인 Word 정보 통계 작업은 일괄 처리 도구에 맡기세요
Word 파일 경로, 페이지 수 및 메타데이터를 일괄 통계하는 작업은 본질적으로 전형적인 반복적 사무 작업입니다. 수동 처리는 느릴 뿐만 아니라 파일 수가 많고, 경로가 길고, 필드가 많아 오류가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 파일 정보 통계 기능을 통해 여러 docx 또는 doc 문서를 한 번에 가져오고, Word 파일 상세 정보를 선택한 후 Excel 목록으로 내보낼 수 있습니다.
이 방식의 장점은 명확합니다. Word를 일일이 열 필요 없고, 경로를 수동으로 복사할 필요 없으며, 각 문서의 속성을 따로 확인할 필요가 없습니다. 처리된 Excel은 자료 점검, 프로젝트 아카이빙, 문서 감사, 작업량 평가 및 이전 대조에 직접 사용할 수 있습니다.
지금 바로 정리해야 할 Word 문서들을 가지고 있다면, 먼저 파일들을 하나의 디렉터리로 모은 후 본문의 단계에 따라 파일 정보 통계로 들어가 폴더를 가져오고, Word 파일 상세 정보를 선택한 후 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하는 것이 좋습니다. 몇 단계의 조작만 거치면 파일 경로, 페이지 수 및 Office 메타데이터가 포함된 Excel 표를 얻을 수 있어, 번거롭던 문서 통계 작업이 명확하고 효율적이며 재검토 가능한 상태로 바뀝니다.