Lorsqu'il est nécessaire de regrouper dans Excel le nombre de pages, l'auteur, le titre, le sujet, les notes, la date de création, la date de modification et le chemin complet de plusieurs documents docx ou Word, la saisie manuelle est souvent inefficace et sujette aux erreurs. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour montrer comment importer en masse des fichiers Word via la fonction de statistiques des informations de fichier, cocher les informations détaillées des fichiers Word, et exporter un tableau Excel contenant le nombre de pages et les métadonnées Office, afin d'aider les utilisateurs à effectuer rapidement l'inventaire des documents, l'archivage et la vérification d'audit.
Si vous êtes chargé d'organiser des supports de formation, des documents de projet, des articles académiques, des documents réglementaires ou des documents livrables aux clients, vous êtes souvent confronté à un problème apparemment simple mais chronophage : un dossier contient de nombreux documents Word, et un responsable ou un collègue vous demande de créer un tableau Excel répertoriant le nom, le chemin d'accès complet, l'extension, la taille, la date de création, la date de modification, le nombre de pages, l'auteur, le titre, le sujet et d'autres informations pour chaque document.
Si ce type de demande est traité entièrement manuellement, il implique généralement trois actions répétitives : ouvrir le dossier pour copier le nom du fichier, ouvrir chaque fichier Word un par un pour vérifier le nombre de pages, puis accéder aux propriétés du document pour consulter les métadonnées. Dès que le nombre de fichiers est important, la charge de travail augmente rapidement, et des problèmes tels que des oublis de statistiques, des erreurs de copie de chemin ou des incohérences dans l'enregistrement du nombre de pages surviennent facilement.
Cet article présente une méthode plus efficace : utiliser la fonction de statistiques des informations de fichier du logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool pour centraliser en une seule fois les informations de plusieurs documents docx, doc ou Word dans un fichier Excel. Sa valeur ne réside pas dans le traitement d'un seul fichier, mais dans la compilation statistique par lots d'un grand nombre de fichiers, ce qui aide les utilisateurs à réduire les tâches répétitives et à consacrer leur temps à la vérification et à l'analyse des résultats.
Scénarios applicables : lorsque vous devez créer un registre Excel à partir d'informations de documents Word
La compilation statistique par lots des chemins d'accès, du nombre de pages et des métadonnées des fichiers Word est courante dans la gestion documentaire, l'organisation de contenu, l'archivage de projets et les audits bureautiques. Chaque fois que vous devez présenter les informations de plusieurs documents sous forme de tableau, cette méthode est appropriée.
Organisation du catalogue de supports : Par exemple, un dossier de supports de formation contient des documents Word tels qu'un plan d'étude, un guide de lecture, un plan de cours, des exercices, une liste de révision, etc. En compilant les informations des fichiers, vous pouvez rapidement créer un catalogue de supports pour faciliter les recherches ultérieures.
Calcul du nombre de pages et de la charge de travail : Les travaux de traduction, de relecture, de mise en page, d'impression et de révision sont souvent liés au nombre de pages. L'obtention par lots du nombre de pages des documents Word peut réduire le temps passé à ouvrir manuellement les fichiers pour vérifier cette information.
Vérification des métadonnées du document : Les documents Office peuvent contenir des métadonnées telles que l'auteur, le dernier enregistreur, le titre, le sujet, les commentaires, la société, etc. Pour les documents d'entreprise, les documents à soumettre à l'externe ou les documents d'archive, une vérification uniforme de ces champs permet de détecter les informations non conformes.
Vérification pour la migration et la sauvegarde de fichiers : Avant de déplacer un disque partagé ou de sauvegarder des fichiers de projet, l'exportation préalable du chemin, de la taille, de la date de création et de la date de modification peut servir de base de vérification avant et après la migration.
Génération par lots de registres de documents : Les postes dans l'administration, les ressources humaines, l'éducation, le conseil, les services juridiques, etc., nécessitent souvent la maintenance de registres de documents. La génération automatique d'un fichier Excel peut réduire la saisie répétitive.
Aperçu du résultat : d'un dossier de fichiers Word à un tableau statistique Excel
Avant le traitement : plusieurs fichiers Word dispersés dans un dossier
L'image ci-dessous montre la vue du dossier avant le traitement. On peut voir que le répertoire contient plusieurs documents Word, avec des noms de fichiers comme AcademicWritingNotes.docx, ActiveReadingGuide.docx, DailyStudyPlanner.docx, GrammarPracticeBook.docx, OnlineCourseOutline.docx, etc. La vue du dossier montre le nom du fichier, la date de modification, le type de fichier et la taille, mais ne peut pas afficher directement le nombre de pages Word, ni présenter de manière centralisée les métadonnées Office comme l'auteur, le titre, le sujet, les commentaires.
Si, à ce stade, vous devez créer une liste dans Excel, la méthode manuelle implique de copier et de vérifier élément par élément. C'est encore faisable pour 20 fichiers, mais si le nombre passe à 200 ou 2 000 documents, l'efficacité et la précision du traitement manuel deviennent problématiques.
Après le traitement : résultats statistiques présentés en lignes et colonnes dans Excel
Une fois le traitement terminé, le résultat est présenté sous forme de tableau Excel. Chaque fichier Word correspond à une ligne, et les différents attributs à différentes colonnes. Le tableau dans la capture d'écran inclut le chemin, le nom, le nom sans extension, l'extension, la taille, le dossier parent, le chemin du dossier parent, la date de création, la date de modification, le nombre de pages, ainsi que plusieurs champs de métadonnées Office.
L'en-tête du tableau montre que le contenu exporté n'est pas seulement une liste de fichiers standard, mais inclut également les informations internes du document Word, telles que le titre des métadonnées Office, le sujet, les balises, la catégorie, les commentaires, l'auteur, le dernier enregistreur, le numéro de révision, la société, le gestionnaire, la date du dernier enregistrement, etc. Un tel résultat peut être utilisé directement pour le filtrage, par exemple pour filtrer les documents par auteur, calculer la charge de travail par nombre de pages, ou vérifier les mises à jour par date de modification.
Étapes opérationnelles : lire les informations détaillées de Word en bloc et générer un fichier Excel
Première étape : Ouvrir la fonction de statistiques des informations de fichier
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez d'abord Organisation des fichiers dans la navigation fonctionnelle à gauche. La catégorie Organisation des fichiers contient plusieurs fonctions liées à la gestion par lots de fichiers, telles que la classification par nom de fichier, par extension, les statistiques d'information de dossier, etc. L'objectif ici est d'extraire le chemin, la taille, la date, le nombre de pages et les métadonnées de plusieurs documents Word, il faut donc sélectionner Statistiques des informations de fichier.
La carte de fonction Statistiques des informations de fichier dans l'interface indique qu'elle compile des informations telles que le nom, le chemin, la taille, la date et les métadonnées pour divers fichiers. Cette description correspond exactement à l'objectif de cet article : nous voulons centraliser les informations détaillées de plusieurs fichiers docx ou Word dans un seul fichier Excel.
Après avoir cliqué sur Statistiques des informations de fichier, le logiciel passe à une page de traitement par étapes. Ce flux guide l'utilisateur pour terminer séquentiellement l'importation des fichiers, la configuration des options, le choix de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement, évitant ainsi d'oublier des réglages essentiels.
Deuxième étape : Ajouter des fichiers ou importer des documents Word depuis un dossier
Après être entré dans les Statistiques des informations de fichier, on arrive sur la page Sélectionner les enregistrements à traiter. En haut à droite de la page se trouvent les deux boutons courants Ajouter des fichiers et Importer des fichiers depuis un dossier. Pour les statistiques par lots, il est recommandé d'utiliser en priorité Importer des fichiers depuis un dossier, car cela permet de sélectionner plus facilement plusieurs documents Word dans un répertoire en une seule fois.
Après l'importation des fichiers, une liste de fichiers apparaît au milieu de la page. Les champs de la liste incluent le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les actions. La capture d'écran montre que le logiciel a déjà lu le chemin complet de chaque fichier docx, par exemple, les fichiers se trouvent dans un répertoire de test sur le lecteur D ; la colonne extension affiche docx ; les dates de création et de modification sont également listées.
Le point crucial de cette étape est de confirmer la portée des fichiers. Veuillez vérifier que tous les documents de la liste sont les fichiers Word à analyser, et assurez-vous qu'aucun fichier non pertinent n'a été inclus par erreur, ou qu'aucun document d'un sous-répertoire n'a été omis. Le bas de la liste indique que le nombre d'enregistrements est de 20, ce qui signifie que la tâche par lot en cours comporte 20 enregistrements de fichiers.
Si vous souhaitez analyser seulement une partie de ces fichiers, vous pouvez supprimer les enregistrements non désirés via la colonne Actions ; si l'importation est incorrecte, vous pouvez cliquer sur Vider et tout recommencer. Après confirmation, cliquez sur Suivant en bas de la page.
Troisième étape : Cocher les informations détaillées des fichiers Word pour exporter le nombre de pages et les métadonnées
Après être passé à la deuxième étape Définir les options de traitement, l'interface affiche une zone d'informations supplémentaires. Les options pour les informations détaillées de différents types de fichiers y sont listées, y compris les informations détaillées des fichiers Word, Excel, PPT, PDF, des fichiers texte et des fichiers image.
Comme cet article vise à analyser des documents Word, il est nécessaire de cocher Informations détaillées des fichiers Word. Dans la capture d'écran, cette option est déjà sélectionnée. Ce paramètre est très important ; si vous importez les fichiers sans cocher cette option, le résultat final pourrait ne contenir que les attributs généraux des fichiers, sans le nombre de pages ni les métadonnées Office liées à Word.
Après avoir coché cette option, le logiciel lira les propriétés détaillées des documents Word lors du traitement suivant. Pour les utilisateurs qui ont besoin d'analyser le nombre de pages, l'auteur, le titre, le sujet, les commentaires, le dernier enregistreur, etc., d'un docx, cette étape détermine le degré de complétude des champs du tableau Excel.
Quatrième étape : Définir l'emplacement de sauvegarde du fichier Excel de résultats
Après avoir terminé la configuration des informations supplémentaires, cliquez sur Suivant. Selon les invites en haut de la page, la troisième étape est Définir l'emplacement de sauvegarde. C'est ici que vous devez spécifier où le résultat statistique sera sauvegardé.
Il est conseillé de nommer et de placer le fichier de résultats selon son usage. Par exemple, s'il s'agit d'un inventaire de projet, le fichier Excel peut être placé dans le dossier d'archivage du projet ; pour une vérification temporaire, il peut être sauvegardé sur le bureau ou dans un répertoire dédié aux résultats statistiques. Un emplacement de sauvegarde clair facilite la révision ultérieure et le partage des résultats avec des collègues, ou en tant que pièce jointe livrable.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à la phase de lancement du traitement. Le logiciel lira séquentiellement les propriétés de fichier et les informations détaillées Word de chaque document importé précédemment, puis écrira les résultats dans le fichier Excel.
Cinquième étape : Vérifier les champs Excel une fois le traitement terminé
Après avoir ouvert le fichier Excel généré, vous pouvez vérifier les résultats sous plusieurs angles pour vous assurer qu'ils répondent à vos besoins.
Vérifier le nombre de fichiers : Regardez d'abord si le nombre de lignes de données dans Excel correspond au nombre d'enregistrements affiché sur la page d'importation. Dans l'exemple de capture d'écran, le nombre d'enregistrements importés est de 20, la table de résultats devrait donc correspondre à 20 fichiers Word.
Vérifier le chemin et le nom : Examinez les champs Chemin, Nom, Extension, etc., pour confirmer qu'aucun répertoire n'a été oublié et qu'aucun autre fichier n'a été statistiqué par erreur. Le chemin complet est très important pour localiser ultérieurement le fichier original.
Vérifier le nombre de pages : La colonne du nombre de pages peut être utilisée pour estimer le volume d'impression, de révision, de traduction ou la charge de travail d'organisation. Si le nombre de pages d'un fichier est manifestement anormal, vous pouvez revenir au document Word original pour une vérification individuelle.
Vérifier les métadonnées Office : Les champs Auteur, Titre, Sujet, Commentaires, Dernier enregistreur, etc., peuvent aider à identifier la source et l'état de maintenance du document. Pour les fichiers Word destinés à l'envoi externe ou à l'archivage, il est recommandé de vérifier ces colonnes pour s'assurer qu'elles ne contiennent pas d'informations qui ne devraient pas être divulguées.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi utiliser un outil pour exporter, alors que la taille et la date sont visibles dans le dossier ?
L'explorateur de fichiers ne fournit qu'une vue de base et n'est pas adapté pour compiler directement des données structurées dans Excel. L'utilisation de la fonction de statistiques des informations de fichier permet de centraliser le chemin, le nom, la taille, la date, le nombre de pages et les métadonnées dans un tableau, ce qui facilite le filtrage, le tri, la synthèse et l'archivage. En particulier, pour le nombre de pages et les métadonnées Office, la vue du dossier ne peut généralement pas répondre aux besoins de statistiques par lots.
2. Doit-on ouvrir les documents un par un pour compter les pages Word ?
En suivant la procédure décrite dans cet article, il n'est pas nécessaire d'ouvrir manuellement chaque document Word. L'utilisateur n'a qu'à importer les fichiers dans le logiciel et à cocher les informations détaillées des fichiers Word ; le logiciel lit les informations pertinentes par lots et génère le fichier Excel. Cela réduit considérablement les opérations répétitives d'ouverture de fichiers.
3. Si certaines métadonnées sont vides dans Excel, cela signifie-t-il que la statistique a échoué ?
Pas nécessairement. La présence de valeurs dans les métadonnées Office dépend du fait que le document Word lui-même ait enregistré ces propriétés. Par exemple, certains documents n'ont pas de sujet, de catégorie, de commentaires ou d'informations sur la société renseignés, il est donc normal que les cellules correspondantes soient vides. Vous pouvez utiliser le filtre d'Excel sur les valeurs vides pour vérifier inversement quels documents ont des métadonnées incomplètes.
4. Lors de l'importation, vaut-il mieux choisir Ajouter des fichiers ou Importer des fichiers depuis un dossier ?
S'il s'agit d'analyser seulement quelques fichiers Word éparpillés, l'option Ajouter des fichiers est plus directe ; s'il faut analyser un grand nombre de documents docx ou doc dans un répertoire, l'option Importer des fichiers depuis un dossier est plus efficace. L'exemple de la capture d'écran montre l'importation en bloc de plusieurs fichiers docx d'un même répertoire.
5. Le tableau de résultats peut-il être retravaillé ?
Oui. Le tableau Excel exporté est une donnée structurée qui peut être analysée ultérieurement à l'aide des fonctions de filtrage, de tri, de tableau croisé dynamique, de mise en forme conditionnelle, etc., d'Excel. Par exemple, pour grouper par auteur, trier par nombre de pages, filtrer les documents récemment mis à jour par date de modification, ou calculer le nombre total de pages des documents Word dans un dossier donné.
Résumé : Confiez le travail répétitif de statistiques des informations Word à un outil de traitement par lots
La statistique par lots des chemins d'accès, du nombre de pages et des métadonnées des fichiers Word est par nature une tâche bureautique répétitive typique. Le traitement manuel est non seulement lent, mais génère également des erreurs en raison du grand nombre de fichiers, des chemins longs et des nombreux champs. Grâce à la fonction de statistiques des informations de fichier de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez importer en une seule fois plusieurs documents docx ou doc, cocher les informations détaillées des fichiers Word, puis exporter une liste Excel.
L'avantage de cette méthode est clair : pas besoin d'ouvrir chaque fichier Word, ni de copier manuellement les chemins, ni de consulter séparément les propriétés de chaque document. Une fois traité, le fichier Excel peut être utilisé directement pour l'inventaire des ressources, l'archivage de projet, l'audit de documents, l'estimation de la charge de travail et la vérification de migration.
Si vous avez actuellement un lot de documents Word à organiser, il est conseillé de d'abord les rassembler dans un seul répertoire, puis de suivre les étapes de cet article : accéder à la fonction de statistiques des informations de fichier, importer le dossier, cocher les informations détaillées des fichiers Word, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement. Après ces quelques opérations, vous obtiendrez un tableau Excel contenant le chemin d'accès des fichiers, le nombre de pages et les métadonnées Office, rendant ainsi la tâche fastidieuse de statistiques documentaires claire, efficace et vérifiable.