많은 Word 문서를 처리할 때, 특정 키워드가 포함된 전체 단락을 일괄적으로 정리해야 하는 경우 일반적으로 어떻게 작업하나요? 예를 들어, 여러 Word 보고서에서 조항, 초안 등의 키워드가 있는 설명 단락을 삭제해야 하거나, AI에서 내용을 참고했지만 본문에 AI 생성 등의 키워드가 포함된 불필요한 단락이 있을 경우, 이러한 키워드가 포함된 전체 텍스트를 일괄 삭제해야 하며, 단일 단어가 아닙니다. 보통 찾기 및 바꾸기로 키워드를 찾은 후, 수동으로 해당 단락 전체를 삭제하여 문제를 해결하지만, 이는 작업 시간을 크게 소모하고 효율성을 크게 떨어뜨리며, 반복성이 강한 경우 오류가 발생하기 쉽습니다.
이 글에서는 이 문제에 대해 네 가지 특별한 방법을 알려드리겠습니다. 문단에 나타나는 키워드를 기준으로 해당 키워드가 포함된 전체 문단을 일괄 삭제하여 정밀하게 제거함으로써 문서 처리 효율성과 정확성을 크게 높일 수 있습니다. 함께 해보시죠!
어떤 경우에 키워드를 기준으로 Word의 전체 텍스트 문단을 삭제해야 하나요?
개인정보 내용 삭제
기업의 Word 문서 관리에서 일부 파일은 코드, 직원 번호 또는 계약 조항과 같은 민감한 정보를 포함할 수 있습니다. 외부 공유 또는 공개 전에 특정 키워드가 포함된 전체 텍스트 문단을 일괄 삭제하여 영업 비밀 유출 위험을 피해야 합니다.
중복 설명 제거
Word 문서 자료를 작성할 때, 지정된 키워드가 포함된 설명, 주석 또는 기록 등 중복되는 불필요한 내용이 많을 수 있습니다. 문서의 정리성과 가독성을 더욱 높이기 위해 일반적으로 이러한 키워드를 기준으로 전체 문서에서 불필요한 전체 문단을 일괄 삭제하여 주요 내용을 명확하게 합니다.
템플릿 주석 삭제
일부 회사에서는 Word 매크로 명령이나 스크립트를 만들어 템플릿 문서를 처리합니다. 키워드를 기준으로 템플릿 주석, 조항 등의 전체 텍스트 문단 내용을 삭제해야 할 때 매크로 명령과 스크립트의 중요성이 부각됩니다. 키워드를 기반으로 해당 전체 문단을 자동으로 식별하고 삭제할 수 있습니다.
Word 키워드로 전체 문단 삭제 효과 미리보기
처리 전:
처리 후:
방법 1: HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 전체 텍스트 문단 일괄 삭제
추천 지수: ★★★★★
장점:
- 수백, 수천 개의 Word 문서를 일괄 처리할 수 있어 속도가 빠르고 효율적이며, 키워드에 따른 전체 문단 교체도 지원합니다.
- 추가된 모든 파일은 로컬에서 처리되므로 업로드되는 성격이 없어 사용자의 보안 및 개인정보를 보호합니다.
단점:
- 컴퓨터에 소프트웨어를 설치해야만 조작할 수 있습니다.
조작 단계:
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】를 열고, 【Word 도구】-【키워드로 Word의 완전한 문단 찾기 및 바꾸기】를 선택합니다.
2、【파일 추가】 또는 【폴더에서 파일 가져오기】 중 하나의 방법을 선택하여 지정된 키워드가 포함된 전체 문단을 삭제해야 할 Word 파일을 추가합니다. 또는 파일을 아래로 직접 끌어다 놓은 후 다음 단계를 클릭합니다.
3、설정 옵션 페이지로 진입하여 【텍스트 정확하게 찾기】를 선택하고, 텍스트의 실제 상황에 따라 아래 항목을 선택할 수 있습니다. 찾을 키워드 목록 아래에 문단에 포함된 키워드를 입력하고, 바꿀 키워드 목록 아래는 빈 칸으로 남겨두면 이 키워드가 포함된 전체 텍스트 문단을 삭제하는 것으로 간주됩니다. 확인 후 다음 단계를 클릭하고, 이어서 탐색을 클릭하여 새 파일의 저장 위치를 선택합니다.
4、처리가 완료될 때까지 기다린 후, 빨간색 경로를 클릭하여 폴더를 열면 문단이 모두 성공적으로 삭제된 Word 파일을 확인할 수 있습니다.
방법 2: Word 와일드카드 바꾸기 기능으로 키워드에 따라 전체 문단 삭제
추천 지수: ★★★☆☆
장점:
- 삭제가 가장 정밀하여 다른 내용을 잘못 삭제하지 않습니다.
- 대부분의 문제를 한 번에 해결할 수 있어 후속 문제가 없습니다.
단점:
- 와일드카드 지식을 학습해야 하므로 학습 비용이 큽니다.
- 2010 이하 버전 호환성이 낮고, 오직 하나의 파일씩만 삭제할 수 있습니다.
조작 단계:
1、Word 파일을 열고, Ctrl + H를 눌러 찾기 및 바꾸기 창을 엽니다. 더 보기를 클릭하고, 와일드카드 사용을 선택합니다.
2、찾을 내용에 (^13)[!^13]@Ai[!^13]@^13 (Ai를 예로 함)을 입력하고, 바꿀 내용에 /1을 입력한 다음 모두 바꾸기를 클릭합니다.
3、순식간에 바꾸기가 완료됩니다.
방법 3: VBA 매크로 기능을 이용하여 특정 키워드가 포함된 전체 문단 일괄 삭제
추천 지수: ★★★☆☆
장점:
- 완전 자동화된 일괄 처리로, 한 번의 클릭으로 완료할 수 있습니다.
- 많은 양의 내용을 삭제하는 데 적합하며, 동시에 반복 사용이 가능하도록 저장할 수 있습니다.
단점:
- 매크로 기능을 활성화해야 하므로, 모르는 사람에게는 조작이 어렵습니다.
- 매크로 활성화 후 파일에 보안 위험이 발생할 수 있어, 더욱 개인정보 보호에 신경 써야 합니다.
조작 단계:
1、Word 파일을 열고, Alt + F11을 눌러 VBA 편집기를 엽니다.
2、새 모듈을 삽입하고, 아래 코드를 붙여넣습니다:
Sub DeleteParagraphsWithKeyword()
Dim keyword As String
keyword = "Aii"
For i = ActiveDocument.Paragraphs.Count To 1 Step -1
If InStr(ActiveDocument.Paragraphs(i).Range.Text, keyword) > 0 Then
ActiveDocument.Paragraphs(i).Range.Delete
End If
Next i
End Sub
3、두 번째 코드는 여전히 Ai를 예로 합니다. 이어서 F5를 누르면 실행이 완료됩니다.
방법 4: 탐색 창을 사용하여 Word의 지정된 키워드가 포함된 문단 수동 삭제
추천 지수: ★★★☆☆
장점:
- 필요 없는 내용을 선택적으로 삭제할 수 있습니다.
- 중요한 부분을 잘못 삭제하지 않아, 모든 조작이 안전하고 신뢰할 수 있습니다.
단점:
- 각 파일을 수동으로 조작해야 합니다.
- 전체 처리를 완료하는 데 상당히 오랜 시간이 소요됩니다.
조작 단계:
1、Word 파일을 열고, 【보기】-【탐색 창】을 클릭합니다.
2、검색 상자에 키워드를 입력하면, 모든 키워드가 강조 표시됩니다.
3、전체 문단을 하나씩 삭제하면 됩니다. 탐색 창을 닫는 것이 좋습니다.
