많은 사무용 파일 이름에는 도시 코드, 부서 코드, 고객 번호 또는 프로젝트 약어와 같은 고정 코드가 포함되어 있습니다. 이러한 코드가 파일 이름 중간에 위치하면 수동으로 분류하는 것이 매우 비효율적입니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 파일 이름의 4번째에서 6번째 문자를 기준으로 파일을 일괄 분류하고, LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 코드가 포함된 파일을 해당 폴더로 자동 정리하는 방법을 보여줍니다. txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf 등의 자료를 일괄 보관하는 데 적합합니다.
파일 보관 작업에서 자주 마주치는 상황이 있습니다. 파일 수가 많고 파일 이름이 복잡해 보이지만, 그 안의 특정 코드가 매우 중요한 경우입니다. 예를 들어, 128LON75957.txt, 200LON66460.txt, 213TYO11946.txt, 230SYD60610.txt, 378PAR56483.txt와 같은 파일들입니다. 이 파일 이름 중간에 있는 LON, TYO, SYD, PAR 등의 문자는 주로 도시, 지점, 고객, 프로젝트 또는 업무 유형을 나타냅니다.
이 파일들을 코드별로 다른 폴더에 넣으려면, 기존 방식은 파일 이름을 확인한 후 수동으로 LON, TYO, SYD, PAR 등의 폴더를 새로 만들고 마지막으로 하나씩 끌어서 이동하는 것입니다. 파일 수가 적을 때는 괜찮지만, 파일이 많아지면 누락, 오분류, 중복 이동 등의 문제가 쉽게 발생합니다. 특히 행정, 인사, 재무, 운영, 프로젝트 관리 등의 직무에서는 대량으로 내보낸 문서, 보고서, 증빙 자료, 이미지 또는 텍스트 기록을 자주 처리해야 하므로 수동 정리는 많은 시간을 소모하게 합니다.
본 문서에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 파일 이름 중간의 고정된 범위에 있는 문자를 기준으로 파일을 자동 분류하는 것입니다. 예시에서는 파일 이름의 4번째에서 6번째 문자를 추출하여 분류 기준으로 삼아, 최종적으로 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더를 생성하여 분류 폴더를 일괄 생성하고 파일을 보관하는 효과를 얻습니다.
적용 시나리오: 파일 이름 중간에 고정 코드가 있을 때 가장 적합
파일 이름 중간 코드로 분류하는 전제는 파일 이름에 일정한 규칙이 있는 것입니다. 파일 이름이 완전히 동일할 필요는 없으며, 분류 코드가 동일한 위치에 나타나기만 하면 됩니다. 예를 들어本例 파일의 이름 구조는 대략 '세 자리 숫자 번호 + 세 자리 분류 코드 + 다섯 자리 숫자 일련번호 + 확장자'로 이해할 수 있습니다.
이러한 구조는 사무 파일에서 매우 흔하게 볼 수 있습니다. 시스템에서 내보낸 주문서, 장비 기록, 인사 자료, 물류 파일, 보고서 첨부 파일, 데이터 텍스트에는 특정 핵심 필드가 파일 이름에 포함되는 경우가 많습니다. 이 필드의 위치가 고정되어 있다면, "사용자 정의 위치 범위의 문자로 분류"하는 방식을 사용하여 일괄 처리할 수 있습니다.
본 문서의 방법을 사용하기에 적합한 대표적인 시나리오는 다음과 같습니다:
1. 도시 또는 지역별로 파일을 일괄 보관 (예: LON, NYC, PAR, SYD, TYO)
2. 부서 코드별로 자료를 일괄 정리 (예: FIN은 재무, HRD는 인사, MKT는 마케팅)
3. 고객 코드별로 계약서, 인보이스, 견적서 또는 납품 문서를 일괄 분할
4. 프로젝트 약칭별로 Word 문서(doc, docx) 및 PDF 보고서를 일괄 정리
5. 배치 번호별로 Excel 표(xls, xlsx) 또는 txt 데이터 파일을 일괄 정리
6. 파일 이름의 고정 식별자에 따라 이미지, 오디오, 비디오 등의 첨부 파일을 일괄 정리
이러한 작업의 공통적인 특징은 반복성이 강하고, 판단 규칙이 명확하며, 수작업의 가치가 낮다는 점입니다. 업무용 소프트웨어로 일괄 처리하면, 기계적으로 파일을 이동하는 과정에서 사람을 해방시켜 내용 확인 및 업무 분석에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
효과 미리보기: 혼란스러운 파일 목록에서 명확하게 분류된 폴더로
처리 전에는 모든 파일이 동일한 디렉터리에 쌓여 있습니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 파일 목록에는 여러 개의 txt 파일이 포함되어 있으며, 각 파일 이름에는 세 자리 영문 코드가 포함되어 있습니다. 빨간색 표시는 이 코드들의 위치를 강조하며, 이것이 바로 이번 분류의 기준입니다.
이 목록에서 128LON75957.txt와 200LON66460.txt는 모두 LON을 포함하고 있으므로 같은 그룹으로 분류되어야 함을 나타냅니다. 213TYO11946.txt와 307TYO91489.txt는 TYO를 포함하므로 TYO 폴더로, 230SYD60610.txt, 233SYD50778.txt, 254SYD54598.txt는 SYD를 포함하므로 SYD 폴더로 분류되어야 합니다. 수동 분류 시에는 이러한 문자를 계속 관찰하며 파일을 이동해야 하지만, 소프트웨어는 통일된 규칙에 따라 자동으로 완료할 수 있습니다.
처리 후, 디렉터리에는 더 이상 다수의 분산된 파일이 아니라 코드명으로 명명된 여러 폴더가 나타납니다. 스크린샷에서 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 폴더를 볼 수 있으며, 이는 파일이 파일 이름에서 추출된 세 자리 코드에 따라 분류가 완료되었음을 설명합니다.
이러한 정리 결과에는 두 가지 직접적인 장점이 있습니다. 첫째, 폴더 이름이 곧 분류 코드이므로 찾을 때 매우 직관적입니다. 둘째, 동일한 유형의 파일이 함께 있어 추후 복사, 압축, 발송, 보관이 더욱 편리합니다.
조작 단계: 파일 이름 4~6번째 문자로 일괄 보관
아래에서는 소프트웨어 스크린샷의 실제 흐름에 따라 조작을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 사무용 파일 처리를 위한 일괄 도구로, 인터페이스에는 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구 등의 분류 입구가 제공됩니다. 이번에 사용하는 것은 파일 정리 중 파일 이름으로 분류하는 기능입니다.
1단계: 파일 정리에서 파일 이름으로 분류 기능 열기
소프트웨어를 시작한 후, 왼쪽 탐색 모음에서 "파일 정리"를 선택합니다. 오른쪽에는 파일 정리와 관련된 기능 카드가 표시되며, 그중 첫 번째 기능이 "파일을 파일 이름으로 분류"입니다. 스크린샷에서 빨간색 화살표가 이 기능을 가리키고 있어, 이것이 이번 작업의 시작점임을 설명합니다.
이 기능을 선택하는 이유는 분명합니다. 분류 기준은 파일 이름에서 나오며, 확장자, 생성 시간 또는 파일 내용이 아니기 때문입니다. 소프트웨어는 파일 이름의 문자 규칙에 따라 파일을 여러 폴더로 일괄 분배합니다.
이 단계를 완료하면 "파일을 파일 이름으로 분류"하는 마법사 인터페이스로 진입합니다. 인터페이스 상단에는 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작을 포함한 처리 흐름이 표시됩니다. 이러한 흐름은 사용자가 단계별로 일괄 처리를 완료하여 주요 설정 누락 가능성을 줄이는 데 도움을 줍니다.
2단계: 정리할 파일 가져오기 및 목록 확인
기능 인터페이스에 진입하면, 먼저 1단계 "처리할 레코드 선택"에 있게 됩니다. 오른쪽 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 두 개의 주요 진입점이 제공됩니다. 대상 파일이 흩어져 있다면 "파일 추가"를 사용하고, 파일이 모두 동일한 디렉터리에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 편리합니다.
가져온 후에는 파일이 표에 나타납니다. 스크린샷의 표에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 조작 등의 정보가 나열되어 있습니다. 예시에는 20개의 레코드가 가져와졌으며, 확장자는 모두 txt이고 파일 경로는 D:\test 디렉터리에 있습니다.
이 단계에서 급히 다음 단계로 넘어가지 말고, 먼저 세 가지를 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 레코드 수가 처리 준비된 파일 수와 일치하는지; 둘째, 파일 이름이 모두 동일한 명명 규칙에 부합하는지; 셋째, 처리해서는 안 될 파일이 섞여 들어오지는 않았는지 확인합니다. 이상을 발견하면 인터페이스의 삭제 조작을 이용하거나 "비우기" 후 다시 가져올 수 있습니다.
가져오기 및 확인을 완료한 후, 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 진입합니다.
3단계: 분류 방식을 사용자 정의 위치 범위로 설정
2단계 "처리 옵션 설정"에서는 소프트웨어가 파일 이름으로 분류하는 여러 규칙을 제공합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 첫 문자로 분류, 첫 숫자로 분류, 첫 영문자로 분류, 첫 한자로 분류, 첫 영문자 또는 한자로 분류, 처음 몇 문자로 분류, 마지막 몇 문자로 분류, 사용자 정의 위치 범위의 문자로 분류, 사용자 정의 정규 표현식으로 분류 등의 옵션이 포함됩니다.
이 예시의 분류 코드는 파일 이름 중간에 위치하며, 첫 문자도 마지막 문자도 아니므로 "사용자 정의 위치 범위의 문자로 분류"를 선택해야 합니다. 선택 후, "범위" 입력란에 4:6을 기입합니다.
4:6의 의미는 파일 이름의 4번째 자리부터 시작하여 6번째 자리까지, 이 세 문자를 추출하여 분류 폴더 이름으로 사용한다는 것입니다. 128LON75957.txt를 예로 들면, 앞 세 자리는 128이고, 4~6번째 자리는 LON이므로 분류 결과는 LON입니다. 943PAR93548.txt를 예로 들면, 4~6번째 자리는 PAR이므로 분류 결과는 PAR입니다.
이 설정은 전체 조작의 핵심입니다. 범위만 정확히 선택하면 소프트웨어는 규칙에 따라 일괄적으로 분류 코드를 식별할 수 있습니다. 만약 범위를 잘못 기입하면, 예를 들어 3:5 또는 5:7로 기입하면 추출된 문자가 예상 코드가 아닐 수 있어 분류 결과도 목표에서 벗어나게 됩니다. 따라서 대량 처리 전에, 먼저 몇 개의 대표적인 파일로 수동으로 문자 위치를 세어보는 것이 좋습니다.
4단계: 대소문자 변환 방식 확인
분류 방식 아래에서 "알파벳 대소문자 변환" 설정을 볼 수 있으며, 옵션에는 "기본값", "대문자로 변환", "소문자로 변환"이 있습니다. 스크린샷에서는 "기본값"을 유지합니다.
모든 파일 이름의 코드가 이미 LON, NYC, PAR과 같이 대문자로 통일되어 있다면 기본값을 유지하면 됩니다. 만약 파일이 다른 시스템에서 와서 lon, Lon, LON이 혼재할 수 있다면, 이때 대문자 또는 소문자로 통일 변환하는 것을 고려하여 동일한 코드가 같은 폴더에 들어가도록 할 수 있습니다.
이 예시에서는 코드 형식이 일치하므로 기본 설정을 사용합니다. 이렇게 처리하면 생성된 폴더 이름은 원본 파일 이름의 코드 스타일을 유지합니다.
5단계: 계속하여 저장 위치 설정 및 처리 실행
처리 옵션 설정이 완료되면 계속해서 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 흐름에 따라, 이후에 3단계 "저장 위치 설정" 및 4단계 "처리 시작"을 완료해야 합니다. 스크린샷에는 이 두 페이지가 펼쳐져 있지 않지만, 흐름 이름은 분류 결과를 어디에 저장할지 먼저 결정하고 일괄 처리를 시작하는 것임을 명확히 보여줍니다.
원본 파일이 있는 디렉터리 옆에 결과 폴더를 만들거나, 전용 보관 디렉터리를 사용하는 등 식별하기 쉬운 출력 위치를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 전 파일과 처리 후 파일을 명확히 구분하여 대조하기 편리합니다.
처리를 시작하면, 소프트웨어는 4~6번째 문자에 따라 자동으로 분류를 완료합니다. 마지막으로 저장 위치를 열면 LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같은 코드명으로 된 폴더를 볼 수 있습니다. 각 폴더에는 해당 코드의 파일이 들어 있어, 일괄 보관이 실현됩니다.
조작 핵심: 파일 이름 문자 범위 판단 방법
위치 범위로 분류할 때 가장 중요한 것은 시작 위치와 종료 위치를 결정하는 것입니다. 실용적인 방법은 먼저 대표적인 파일 이름 하나를 가져와 왼쪽에서 오른쪽으로 하나씩 세는 것입니다.
예를 들어 파일 이름 128LON75957.txt의 경우, 주 파일 이름 128LON75957만 보면: 첫 번째 자리는 1, 두 번째 자리는 2, 세 번째 자리는 8, 네 번째 자리는 L, 다섯 번째 자리는 O, 여섯 번째 자리는 N입니다. 즉, LON은 4번째에서 6번째 자리에 위치하므로 4:6을 기입합니다.
또 다른 예로 662PAR30266.txt의 경우, 주 파일 이름 662PAR30266에서 1~3번째 자리는 662, 4~6번째 자리는 PAR이므로 PAR 폴더로 분류됩니다. 975TYO35070.txt에서는 4~6번째 자리가 TYO이므로 TYO 폴더로 분류됩니다.
만약 파일이 세 자리 숫자가 아니라 두 자리 번호와 세 자리 코드로 시작한다면, 범위는 3:5가 될 수 있습니다. 파일 이름 앞에 20260622LON001.txt와 같이 날짜가 있다면, 코드 위치는 9:11이 될 수 있습니다. 4:6을 그대로 적용하지 말고, 자신의 파일 이름 구조에 따라 범위를 결정해야 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 파일 수가 매우 많을 때 한 번에 처리해도 적합한가요
일괄 처리 도구는 원래 반복 작업을 줄이기 위해 설계되었지만, 파일 수가 특히 많고 자료가 특히 중요할 때는 먼저 소량의 샘플을 추출하여 테스트하는 것이 좋습니다. 분류 결과가 올바른지 확인한 후 전체 디렉터리를 처리합니다.
2. 파일 이름 길이가 일정하지 않으면 분류에 영향을 미치나요
분류 코드가 여전히 동일한 문자 범위 내에 있다면 일반적으로 영향을 미치지 않습니다. 만약 다른 파일의 코드 위치가 변경된다면, 고정 범위 추출은 적합하지 않을 수 있습니다. 이때는 먼저 명명 규칙을 통일하거나, 실제 상황에 따라 다른 분류 방식을 선택해야 합니다.
3. Word, Excel, PDF를 처리할 수 있나요
본 문서의 스크린샷 예시는 txt 파일이지만, 파일 이름으로 분류하는 방법은 txt에만 국한되지 않습니다. 파일 이름이 규칙에만 부합한다면, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf 및 이미지 파일도 모두 이 일괄 정리 방법을 참고할 수 있습니다. 실제 처리 전에는 소프트웨어에서 가져온 목록 표시를 기준으로 삼아야 합니다.
4. 대소문자가 통일되지 않으면 여러 개의 폴더가 생성되나요
기본값을 유지하면 대소문자가 다른 코드는 다른 이름으로 간주될 수 있습니다. 따라서 파일 이름에 LON, lon, Lon 등 대소문자 혼용이 있는 경우, "알파벳 대소문자 변환"에서 대소문자를 통일하여 동일 유형의 파일이 분리되는 것을 방지하는 것이 좋습니다.
5. 왜 저장 위치를 설정해야 하나요
저장 위치를 설정하면 처리 결과와 원본 파일의 경계를 명확히 하여 대조 및 롤백을 용이하게 합니다. 일괄 보관 작업의 경우, 중요한 원본 디렉터리에서 직접 반복 테스트하지 말고, 테스트 디렉터리나 백업 파일을 사용하여 검증하는 것이 좋습니다.
총평: 파일 보관을 수동 드래그에서 규칙화된 일괄 처리로 전환
파일 이름 중간의 세 자리 코드로 파일을 분류하는 것은, 본질적으로 사람의 판단 규칙을 소프트웨어에 맡겨 실행하는 것입니다. 파일 이름 구조가 안정적이고, 예를 들어 4~6번째가 도시, 부서, 고객 또는 프로젝트 코드를 의미한다면, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 신속하게 보관을 완료할 수 있습니다.
이번 예시의 핵심 흐름은 다음과 같습니다. 파일 정리로 들어가 "파일을 파일 이름으로 분류" 선택, 처리할 파일 가져오기, 처리 옵션에서 "사용자 정의 위치 범위의 문자로 분류" 선택, 범위를 4:6으로 설정, 대소문자 방식 확인, 계속하여 저장 위치 설정 및 처리 시작. 처리가 완료되면 파일은 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 코드에 따라 분류 폴더를 형성합니다.
만약 명명 규칙이 유사한 방대한 사무 파일을 자주 접한다면, 이러한 일괄 분류 방법을 일상적인 정리 절차에 도입하는 것을 권장합니다. 이는 수동으로 파일을 이동하는 시간을 절약할 뿐만 아니라, 오분류 및 누락 위험을 낮추어 파일 관리를 더욱 명확하고 체계적이며 효율적으로 만들어 줍니다.