업무 중에 파일을 동료, 고객 또는 상사에게 검토를 위해 보내야 하는 경우가 많습니다. 그러나 가장 걱정되는 것은 상대방이 실수로 원본 파일 내용을 수정하거나 위에서 직접 편집하여 완전히 알아볼 수 없는 문서가 되어 돌아오는 것입니다. 이때 문서를 수정할 수 없고 주석만 추가할 수 있게 하면 문제가 해결됩니다. 오늘은 이러한 요구 사항을 어떻게 구현할지, 어떤 도구와 방법을 선택할 수 있는지 함께 알아보겠습니다.
Word 문서에 비밀번호를 걸어 수정은 못하고 메모만 가능하게 해야 하는 이유는 무엇인가요?
Word의 메모만 허용하는 기능은 실제 업무에서 특히 유용합니다. 예를 들어, 계약서 초안을 법무팀에 검토 요청할 때, 계약서 본문을 직접 고치지 않고 수정 의견만 제안하길 바랄 때; 또는 보고서 초안을 상사에게 검토받을 때, 상사가 옆에 의견을 메모할 수 있지만 실수로 중요한 내용을 삭제하는 일을 방지할 수 있습니다. 또한 교사가 학생 과제를 첨삭하거나 편집자가 저자 원고를 검토하는 등, 문서를 수정은 못 하고 메모만 가능하게 해야 하는 상황에 모두 필요합니다.
Word 메모만 허용 기능 미리보기
처리 전:
처리 후:
방법 1: HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 Word 편집을 메모만 가능하게 제한하기
추천 지수: ★★★★★
장점:
1、맞춤형 설계. 다른 도구처럼 복잡한 설정 속에 이 기능을 숨겨두지 않았습니다. 인터페이스가 매우 직관적이며, "편집 제한 비밀번호"를 선택한 다음 "메모만 허용"을 선택하기만 하면 됩니다. 아주 간단합니다.
2、진정한 일괄 처리 능력. 모든 문서를 선택하고, 한 번 설정하고, 한 번의 클릭으로 처리하면 모든 문서가 동일한 규칙에 따라 보호됩니다.
3、로컬 처리로 보안 강화. 모든 작업이 사용자 본인의 컴퓨터에서 이루어지며, 문서를 어떠한 클라우드 서버에도 업로드할 필요가 없습니다.
단점:
【 HeSoft Doc Batch Tool 】은(는) 로컬로 다운로드해야만 사용할 수 있습니다.
사용 방법:
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】을(를) 다운로드하여 열고, 왼쪽에서 【Word 도구】를 선택한 후, 오른쪽에서 【Word 비밀번호 보호 추가】를 선택합니다.
2、오른쪽 상단의 【파일 추가】를 클릭하거나, 암호화할 Word 파일을 지정된 위치로 드래그하여 파일 업로드를 완료합니다.
3、【다음】을 클릭하고, 【편집 제한 비밀번호】 스위치를 켭니다. 아래에서 【메모만 허용】을 선택하고, 제한 해제 시 사용할 비밀번호를 필요에 따라 입력합니다.
4、【다음】을 클릭하면 도구가 Word 문서에 편집 제한 비밀번호를 일괄 추가하기 시작하며, 완료 후 즉시 알림이 표시됩니다.
방법 2: Microsoft Word 기본 기능을 사용하여 편집을 메모만 가능하게 제한하기
추천 지수: ★★★☆☆
장점: 완전 무료이며, 별도의 타사 소프트웨어를 설치할 필요가 없습니다. Office 기본 기능으로 호환성이 가장 뛰어나며, 설정 후 Office를 지원하는 모든 기기에서 권한 제한이 올바르게 표시됩니다.
단점: 일괄 처리가 불가능하며, 문서마다 개별적으로 설정해야 합니다. 설정 경로가 다소 복잡하여, 익숙하지 않은 사용자는 올바른 설정 위치를 찾기 위해 튜토리얼을 검색해야 할 수도 있습니다. 통합된 비밀번호 관리 기능이 없어 문서마다 비밀번호를 따로 기록해야 합니다.
사용 방법:
1、설정할 Word 문서를 열고, "파일" 메뉴를 클릭합니다.
2、"정보" 탭을 선택하고, "문서 보호" 버튼을 클릭합니다.
3、드롭다운 메뉴에서 "편집 제한"을 선택합니다.
4、오른쪽 사이드바에서 "다음 유형의 편집만 문서에서 허용"을 선택합니다.
5、드롭다운 상자에서 "메모"를 선택하고, 비밀번호를 설정한 후 "적용 보호 시작"을 클릭합니다.
방법 3: Word 매크로 기록(반자동화)을 사용하여 Word 수정 잠그고 메모만 허용하기
추천 지수: ★★★☆☆
장점: 단일 Word 내에서 반복 작업을 구현하여 효율성을 약간 향상시킬 수 있습니다. 기록된 매크로는 다른 문서에서 재사용할 수 있습니다.
단점: 매크로 보안 설정이 시스템에 의해 차단될 수 있습니다. 한 번에 하나의 열린 문서만 처리할 수 있어 일괄 처리 능력이 제한적이며, Word 버전 간 매크로 호환성에 문제가 있을 수 있습니다.
사용 방법:
1、Word를 열고, "보기" -> "매크로" -> "매크로 기록"을 클릭합니다.
2、매크로 이름을 지정하고 바로 가기 키를 할당한 후, 기록을 시작합니다.
3、위의 수동 단계에 따라 "편집 제한"을 메모로 설정합니다.
4、기록을 중지하고 문서를 저장합니다.
5、다른 문서에 대해 바로 가기 키를 눌러 매크로를 적용하지만, 문서를 하나씩 열어야 합니다.
방법 4: Adobe Acrobat Pro(PDF로 변환)를 사용하여 Word 수정 방지하기
추천 지수: ★★★☆☆
장점: PDF 형식이 더욱 안전하며, 크로스 플랫폼 호환성이 매우 뛰어납니다. 인쇄, 편집 등 복잡한 권한 관리를 설정할 수 있습니다.
단점: PDF로 변환해야 하므로 Word의 편집 유연성이 사라집니다. Acrobat Pro는 Word 문서 전용으로 설계되지 않아, 조작 과정이 다소 우회적입니다.
사용 방법:
1、Word로 문서를 열고, PDF 형식으로 다른 이름으로 저장합니다.
2、Acrobat Pro로 PDF 파일을 엽니다.
3、"도구" -> "보호" -> "추가 보호"를 클릭합니다.
4、"비밀번호 보안 설정 사용"을 선택합니다.
5、권한 설정에서 편집을 제한하고 주석을 허용합니다.
방법 5: LibreOffice(오픈소스 대안)를 사용하여 Word 수정 방지하기
추천 지수: ★★★☆☆
장점: 완전 무료 오픈소스이며, 기능이 풍부합니다. 매크로 일괄 처리를 지원하여 이론적으로 자동화가 가능합니다.
단점: MS Word와의 호환성에 때때로 문제가 발생합니다. 설정 인터페이스와 조작 논리가 Word와 달라 새로 학습해야 합니다.
사용 방법:
1、LibreOffice 소프트웨어를 실행하고, "파일 열기" 기능을 선택합니다. 설정이 필요한 Word 문서(.doc 및 .docx 형식 지원)를 찾아 소프트웨어 작업 공간으로 가져옵니다.
2、LibreOffice 상단 메뉴 표시줄에서 "파일"을 클릭하고, 드롭다운 메뉴에서 "속성" 옵션을 찾아 클릭합니다. 팝업 대화 상자에서 "보안" 탭을 선택하여 권한 설정 인터페이스로 들어갑니다.
3、보안 설정 인터페이스에서 먼저 "비밀번호로 문서 열기" 옵션을 선택하고 비밀번호를 입력합니다. 그런 다음 문서 보호 관련 옵션을 찾아 편집 제한을 "읽기 전용 권장"으로 설정하거나 편집을 완전히 제한합니다.
4、보호 옵션의 드롭다운 메뉴에서 시스템은 기본적으로 "읽기 전용(권장)" 옵션을 제공합니다. "사용자 정의"를 선택하면 메모 허용, 양식 작성 허용 등 특정 작업 권한을 더 세밀하게 설정할 수 있습니다.
5、모든 설정을 완료한 후 "확인"을 클릭하여 설정을 저장합니다. 그런 다음 다시 "파일" -> "다른 이름으로 저장"을 클릭하고, 저장 형식을 Word와의 호환성을 위해 "Microsoft Word 문서(.docx)"로 선택해야 합니다.
방법 6: OnlyOffice(엔터프라이즈급 온라인 문서)를 사용하여 Word 편집 방지 및 메모 허용하기
추천 지수: ★★☆☆☆
장점: 오픈소스 무료이며, 사설 구축을 지원합니다. 공동 편집 기능이 강력하고 권한 제어가 정밀합니다.
단점: 자체 서버를 구축하거나 해당 클라우드 서비스를 이용해야 합니다. 개인 사용자에게는 구성이 상대적으로 복잡합니다.
사용 방법:
1、먼저 자체 서버에 OnlyOffice 서비스를 설치 및 구축하거나, 공식 온라인 OnlyOffice 플랫폼에 직접 접속하여 계정을 등록하고 로그인합니다.
2、로그인 성공 후 문서 관리 인터페이스로 들어가, 업로드 버튼을 클릭하여 설정할 Word 문서를 시스템에 업로드합니다. 여러 파일을 일괄 업로드할 수 있습니다.
3、업로드 완료 후, 문서 목록에서 대상 파일을 찾아 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "속성" 또는 "설정"을 선택하여 상세 접근 권한 구성 페이지로 들어갑니다.
4、권한 구성 영역에서 편집 권한 옵션을 찾아 드롭다운 메뉴에서 "보기 및 댓글" 수준을 선택합니다. 이렇게 하면 사용자는 메모만 추가할 수 있고 원본은 수정할 수 없습니다.
5、권한 설정을 마친 후, 공유 링크 생성 버튼을 클릭하여 링크를 복사하고 이메일이나 인스턴트 메신저를 통해 문서를 검토할 관련 사용자에게 전송합니다.
좋은 도구는 작업을 더 복잡하게 만드는 것이 아니라 더 수월하게 만들어야 합니다. 계약 검토, 보고서 검수, 과제 첨삭, 원고 심사 등 어떤 경우든 적절한 문서 보호 권한을 설정하면 문서 보안을 유지하면서도 편리하게 협업하고 소통할 수 있습니다. 자신에게 맞는 도구를 선택하여 문서 관리를 더욱 효율적이고 체계적으로 만들어 보시기 바랍니다.