仕事でファイルを同僚や顧客、上司にレビューしてもらうことはよくありますが、一番困るのは、相手がうっかり元のファイル内容を変更したり、そのまま編集してしまい、全く別物の文書が返ってくることです。そんな時、文書にコメントだけ追加できて内容は変更できないようにすれば、問題は解決します。今日は、このニーズを実現する方法と、選択できるツールや方法についてお話ししましょう。
なぜWordにパスワードをかけ、修正不可でコメントのみ可能にする必要があるのか？
Wordのコメントのみ許可する機能は、実際の業務で非常に便利です。例えば、契約書草案を法務担当に確認してもらう際、直接文面を修正されるのではなく、修正意見だけを提示してほしい場合や、報告書の初稿を上司に査読してもらう際、上司が誤って重要な内容を削除してしまうことなく、傍らにコメントを入れられるようにしたい場合などです。また、教師が生徒の課題を添削したり、編集者が著者の原稿を査読したりする場面でも、ドキュメントをコメントのみ可能で修正不可にする必要があります。
Wordをコメントのみ許可する効果のプレビュー
処理前：
処理後：
方法1： HeSoft Doc Batch Tool を使用してWordの編集をコメントのみに制限する
おすすめ度：★★★★★
メリット：
1、目的に特化した設計。他のツールのように複雑な設定の中に機能を埋もれさせておらず、インターフェースは直感的です。「編集制限パスワード」を有効にし、「コメントのみ」を選択するだけの簡単操作です。
2、真の一括処理能力。対象ドキュメントをすべて選択し、一度設定してワンクリックで処理するだけで、すべてのドキュメントが同じルールで保護されます。
3、ローカル処理による安全性の確保。すべての操作はあなた自身のコンピュータ上で完結し、ドキュメントをクラウドサーバーにアップロードする必要はありません。
デメリット：
【 HeSoft Doc Batch Tool 】は使用するためにローカルへのダウンロードが必要です。
操作手順：
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】をダウンロードして開き、左側で【Wordツール】を選択し、次に右側で【Wordパスワード保護を追加】を選択します。
2、右上の【ファイルを追加】をクリックするか、暗号化したいWordファイルを指定の場所にドラッグ＆ドロップして、ファイルをアップロードします。
3、【次へ】をクリックし、【編集制限パスワード】をオンにして、その下の【コメントのみ】にチェックを入れます。制限解除時のパスワードは必要に応じて入力します。
4、【次へ】をクリックすると、ツールがWordドキュメントへの編集制限パスワードの一括追加を開始し、完了後にその旨が通知されます。
方法2：Microsoft Word標準機能を使用して編集をコメントのみに制限する
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：完全に無料で、サードパーティ製ソフトウェアのインストールは一切不要です。Officeのネイティブ機能であるため互換性が最も高く、設定後はOfficeに対応したあらゆるデバイスで権限制限が正しく表示されます。
デメリット：一括処理ができず、各ドキュメントを個別に設定する必要があります。操作手順がやや複雑で、不慣れなユーザーは正しい設定箇所を見つけるためにチュートリアルを検索する必要があるかもしれません。統一されたパスワード管理機能がなく、ドキュメントごとにパスワードを個別に記録する必要があります。
操作手順：
1、設定したいWordドキュメントを開き、「ファイル」メニューをクリックします。
2、「情報」タブを選択し、「文書の保護」ボタンをクリックします。
3、プルダウンメニューから「編集の制限」を選択します。
4、右側の作業ウィンドウで、「文書で編集できる内容を制限する」にチェックを入れます。
5、プルダウンボックスから「コメント」を選択し、パスワードを設定して「はい、保護を開始します」をクリックします。
方法3：Wordマクロ記録（半自動化）を使用してWordの修正をロックし、コメントのみ可能にする
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：単一のWord内で繰り返し操作を実現でき、効率を多少向上させます。記録したマクロは他のドキュメントで再利用できます。
デメリット：マクロのセキュリティ設定がシステムによってブロックされる可能性があります。一度に処理できるのは開いている1つのドキュメントのみで、一括処理能力は限定的です。異なるWordバージョン間でのマクロの互換性に問題が生じる可能性があります。
操作手順：
1、Wordを開き、「表示」→「マクロ」→「マクロの記録」をクリックします。
2、マクロに名前を付け、ショートカットキーを指定して、記録を開始します。
3、前述の手動手順に従って、「編集の制限」をコメントに設定します。
4、記録を停止し、ドキュメントを保存します。
5、他のドキュメントに対してショートカットキーでマクロを適用しますが、個別に開く必要があります。
方法4：Adobe Acrobat Proを使用（PDFに変換）してWordの修正を防ぐ
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：生成されるPDF形式はより安全で、クロスプラットフォーム互換性に非常に優れています。印刷や編集などを含む複雑な権限管理を設定できます。
デメリット：PDFへの変換が必要であり、Wordの編集の柔軟性が失われます。Acrobat ProはWord文書専用に設計されたツールではないため、操作がやや回りくどくなります。
操作手順：
1、Wordでドキュメントを開き、PDF形式で保存します。
2、Acrobat ProでPDFファイルを開きます。
3、「ツール」→「保護」→「その他の保護」をクリックします。
4、「パスワードを使用してセキュリティ設定」を選択します。
5、権限設定で編集を制限し、注釈を許可します。
方法5：LibreOfficeを使用（オープンソースの代替案）してWordの修正を防ぐ
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：完全に無料のオープンソースで、機能が豊富です。マクロによる一括処理をサポートしており、理論的には自動化が可能です。
デメリット：MS Wordとの互換性に問題が生じることがあります。設定インターフェースや操作ロジックがWordとは異なり、再学習が必要です。
操作手順：
1、LibreOfficeソフトウェアを起動し、「ファイルを開く」機能を選択して、設定したいWordドキュメント（.docおよび.docx形式をサポート）を見つけ、ソフトウェアのワークスペースにインポートします。
2、LibreOfficeの上部メニューバーで「ファイル」をクリックし、プルダウンメニューから「プロパティ」オプションを見つけてクリックし、表示されたダイアログボックスで「セキュリティ」タブを選択し、権限設定インターフェースに入ります。
3、セキュリティ設定インターフェースで、「パスワードを使用してドキュメントを開く」オプションをチェックしてパスワードを入力し、次にドキュメント保護関連のオプションを見つけ、編集制限を「読み取り専用を推奨」または完全に編集制限するように設定します。
4、保護オプションのプルダウンメニューでは、システムはデフォルトで「読み取り専用（推奨）」オプションを提供しています。「カスタム」を選択することで、コメントの許可やフォームへの入力許可など、より詳細な権限設定が可能です。
5、すべての設定が完了したら「OK」をクリックして設定を保存し、再度「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックします。保存形式として「Microsoft Word文書(.docx)」を選択し、Wordとの互換性を確保するよう注意してください。
方法6：OnlyOfficeを使用（エンタープライズ向けオンラインドキュメント）してWordの編集を防ぎつつコメントを許可する
おすすめ度：★★☆☆☆
メリット：オープンソースで無料、プライベートサーバーへの導入をサポート。共同編集機能が強力で、権限制御がきめ細かいです。
デメリット：自前でサーバーを構築するか、そのクラウドサービスを利用する必要があります。個人ユーザーにとっては設定が比較的複雑です。
操作手順：
1、まず、自身のサーバーにOnlyOfficeサービスをインストール・デプロイするか、または公式のオンラインOnlyOfficeプラットフォームに直接アクセスしてアカウントを登録し、ログインします。
2、ログイン成功後、ドキュメント管理インターフェースに入り、アップロードボタンをクリックして、設定が必要なWordドキュメントをシステムにアップロードします。複数ファイルの一括アップロードをサポートしています。
3、アップロード完了後、ドキュメントリストから対象ファイルを見つけ、右クリックして「プロパティ」または「設定」を選択し、詳細なアクセス権設定ページに入ります。
4、権限設定エリアで編集権限オプションを見つけ、プルダウンメニューから「表示とコメント」レベルを選択します。これにより、ユーザーはコメントの追加のみ可能で、原文の修正はできなくなります。
5、権限設定が完了したら、共有リンクを生成するボタンをクリックし、リンクをコピーして、ドキュメントをレビューする必要がある関連ユーザーにメールやインスタントメッセンジャーで送信します。
良いツールとは、仕事をより複雑にするのではなく、より簡単にするものであるべきです。契約書のレビュー、報告書の査読、課題の添削、原稿の審査いずれにおいても、適切な文書保護権限を設定することで、文書の安全性を確保しつつ、円滑な協力とコミュニケーションを図ることができます。あなたに合ったツールを選んで、文書管理をより効率的で整然としたものにしましょう。