작업 중 Word 문서 협업 또는 검토 과정에서 여러 Word 문서를 다른 사람에게 보내 검토 및 의견을 받게 됩니다. 물론 본문 내용이 실수로 수정되는 것을 방지하기 위해 Word에서 간단한 설정이 필요합니다. 이 방법으로 편집 제한 권한을 설정하면 원문 내용이 변경되지 않도록 보장하면서, 검토자가 자유롭게 확인하고 의견을 제시할 수 있습니다.
그렇다면 여러 개의 Doc, Docx 형식 문서를 주석만 추가할 수 있고 편집은 불가능하게 설정하려면 어떻게 해야 할까요? 이 글에서는 다중 문서를 일괄적으로 주석만 가능하게 설정하는 방법을 직관적으로 알려드려 협업 효율성과 관리 규범을 높이는 데 도움을 드리겠습니다. 함께 해보세요!
Word를 주석만 허용 모드로 설정한 효과 미리보기
처리 후:
Word에 일괄적으로 주석만 허용하고 편집을 제한하는 암호 설정 단계
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】를 열고 【Word 도구】-【Word 암호 보호 추가】를 선택합니다.
2、【파일 추가】 또는 【폴더에서 파일 가져오기】 중 하나를 선택하여 주석만 필요한 Word 문서를 추가합니다. 아래쪽에 파일을 직접 끌어다 추가할 수도 있습니다. 파일을 확인한 후 다음 단계를 클릭합니다.
3、설정 인터페이스로 들어가 【편집 제한 암호】 버튼을 켜고 아래에서 【주석만 허용】을 선택합니다. 보기 전용, 수정 사항 적용 또는 양식 데이터만 작성하도록 지원할 수도 있습니다. 암호는 선택 사항으로, 암호를 설정하면 다른 사람이 수정하려면 암호가 필요합니다. 암호가 없으면 중지를 클릭하여 보호를 해제할 수 있습니다. 설정을 마친 후 다시 다음 단계를 클릭합니다. 그런 다음 찾아보기를 클릭하여 새 파일의 저장 위치를 지정합니다.
4、처리가 완료되면 빨간색 경로를 클릭하여 파일을 열어 편집 제한이 완료된 Word 문서를 확인할 수 있습니다!
주석만 허용으로 설정된 Word 문서와 설정되지 않은 문서의 차이
주석만 허용된 Word 문서
Word 문서가 주석만 허용 모드로 설정되면 사용자가 문서의 본문 내용을 직접 수정할 수 없지만, 주석을 삽입하여 본문에 대한 의견을 제시하고 자신의 생각을 제안할 수 있습니다. 이러한 설정은 일반적으로 원문을 보호해야 하는 상황에서 사용됩니다. 예를 들어 중요하거나 공식적인 파일 검토 단계에서 주석만 허용 모드를 사용하면 문서 작성자가 핵심 내용이 실수나 악의적인 변경으로 훼손되지 않도록 보호하면서, 검토자가 자신의 의견과 피드백을 제공할 수 있도록 합니다.
학생 논문을 검토하는 교수가 주석을 통해 조언을 하거나, 회사 제안서를 고객에게 발송하여 원문의 정확성을 유지하면서 피드백을 제시할 수 있습니다. 마지막으로 주석 모드에서는 각 사용자의 의견에 시간 기록과 사용자 이름이 남아 이후 의사소통과 확인이 용이하며, 문서의 완전성과 처리 효율성을 크게 향상시킵니다.
제한이 없는 Word 문서
주석만 허용으로 설정되지 않은 Word는 사용자가 어떤 상황에서든 원문을 수정, 삭제 또는 재서식을 할 수 있도록 완전히 개방되어 있습니다. 일반적으로 팀 프로젝트 초기 단계에서 여러 사람이 협업하고 편집해야 하며, 팀 토론과 기록을 용이하게 해 작업 효율성을 높입니다. 효율성이 향상되지만 위험도 따릅니다. Word가 지나치게 개방되면 작업 실수로 내용이 손실되거나, 편집 기록이 없어 추후 책임 소재를 추적하기 어려울 수 있습니다.
공식적인 자리에서는 개방성으로 인해 문서의 신뢰성이 의심받고 신뢰도가 크게 떨어질 수 있습니다. 따라서 민감하거나 공식적인 Word 문서를 처리할 때는 제한이 없는 상태를 권장하지 않습니다. 하지만 팀 내 간단한 협업이라면 이 모드를 사용하여 작업 효율성을 크게 높이고 각 팀원이 자신의 아이디어를 추가할 수 있도록 합니다.