기업 자료, 보고서 및 프로젝트 파일을 XPS 형식으로 저장하면 이후 공유, 보관 및 인쇄가 불편한 경우가 많습니다. 본 문서는 여러 XPS 파일을 PDF 형식으로 일괄 변환하는 사무용 수요를 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 의 실제 작업 절차를 소개합니다. "XPS를 PDF로 변환" 선택, 파일 일괄 추가, 폴더에서 가져오기, 기록 확인, 저장 위치 설정 및 변환 실행을 포함하여 사용자가 신속하게 형식을 통일할 수 있도록 도와줍니다.
많은 사용자가 과거 자료를 정리할 때 .xps 확장자를 가진 파일들을 자주 접하게 됩니다. XPS는 문서 레이아웃을 유지할 수 있지만, 일상적인 사무 협업에서는 PDF의 호환 범위가 더 넓습니다. 동료가 열기 쉽고, 고객이 보기 편하며, 기록관리 시스템에서도 PDF 업로드를 지원하는 경우가 더 일반적입니다. 파일 수가 한두 개라면 수동으로 변환해도 큰 문제가 아니지만, 폴더에 XPS 문서가 많다면 개별적으로 처리하는 작업은 반복적이고 지루하며 실수하기 쉬운 일이 됩니다.
본 문서에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 XPS 파일을 PDF 형식으로 일괄 변환하는 것입니다. 이 소프트웨어는 문서 일괄 처리 도구로, 파일 형식 변환, 파일 정리 등 반복적인 작업을 처리하는 데 적합합니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 처리 전후의 효과를 설명하고, 인터페이스 순서에 따라 조작 단계를 설명하겠습니다.
적용 시나리오: 형식 통일, 아카이빙 및 외부 발송
XPS를 PDF로 일괄 변환하는 수요는 주로 세 가지 시나리오에서 발생합니다. 첫 번째는 자료 아카이빙으로, 예를 들어 연간 예산, 분기 분석, 영업 보고서, 재무 보고서 등의 파일을 PDF로 통일하여 저장하면 장기 보관에 편리합니다. 두 번째는 부서 간 협업으로, 인사 명단, 회의록, 제품 자료 등을 다양한 직급의 담당자에게 보낼 때 PDF가 XPS보다 수신 및 열람이 더 용이합니다. 세 번째는 외부 발송으로, 프로젝트 계획, 제품 카탈로그, 정산서 등의 자료를 고객사나 협력사에 보낼 때 PDF를 사용하면 상대방이 파일을 열지 못할 확률을 줄일 수 있습니다.
스크린샷의 예시 파일에는 Annual_Budget.xps, Employee_List.xps, Financial_Statement.xps, Meeting_Notes.xps, Product_Catalog.xps, Project_Plan.xps, Quarterly_Analysis.xps, Sales_Report.xps가 포함되어 있어 예산, 인사, 재무, 회의, 제품, 프로젝트 및 영업 등 일반적인 사무 자료를 대부분 아우릅니다. 이 파일들을 PDF로 통일 변환하면 파일 유형이 더 일관되어 후속 관리도 더 명확해집니다.
효과 미리보기: 변환 전 폴더에는 XPS 문서가 있습니다
처리 전 폴더에서 8개의 XPS 파일을 확인할 수 있습니다. 아이콘과 확장자가 모두 현재 형식이 .xps임을 나타냅니다. 일괄 정리가 필요한 사용자에게 이 상태에서 가장 큰 문제는 개별 파일을 열 수 있느냐가 아니라, 수량이 많아지면 변환, 확인 및 저장에 많은 시간이 소요된다는 점입니다.
만약 이 파일들이 여러 디렉토리에 흩어져 있다면 수동 작업 시 폴더를 반복적으로 전환해야 하며, 파일 이름이 유사할 경우 누락하거나 중복 변환하기 쉽습니다. 따라서 공식 처리 전에 변환할 동일한 XPS 파일들을 먼저 하나의 폴더에 모아두면, 소프트웨어의 "폴더에서 파일 가져오기" 기능을 통해 한 번에 추가할 수 있어 편리합니다.
효과 미리보기: 변환 후 동일한 이름의 PDF 파일 생성
처리 후 효과 이미지를 보면, 원래의 8개 XPS 파일이 PDF 파일로 변환되었습니다. 파일 이름의 주요 부분은 그대로 유지되며, 확장자는 .pdf로 바뀌었습니다. 예를 들어 Sales_Report.xps는 Sales_Report.pdf로, Project_Plan.xps는 Project_Plan.pdf로 변환되었습니다.
이러한 결과는 사무 아카이빙에 매우 적합합니다. 한편으로는 PDF 아이콘을 더 쉽게 식별할 수 있고, 다른 한편으로는 동일한 이름의 대응 관계 덕분에 검사 작업이 더 간단해집니다. 사용자는 파일 수량과 파일 이름만 대조하면 변환이 완료되었는지 쉽게 판단할 수 있습니다.
조작 단계: XPS를 PDF로 변환 기능 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후, 먼저 왼쪽 기능 탐색을 살펴봅니다. 스크린샷에서 이 소프트웨어는 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 여러 사무 처리 분류를 포함하고 있음을 알 수 있습니다. XPS를 PDF로 변환하는 것은 확장 형식 변환 기능에 속하므로, 이번에는 왼쪽의 "기타 도구"를 클릭해야 합니다.
"기타 도구"에 진입하면 오른쪽에 기능 카드가 나타납니다. 그중 "2. XPS를 PDF로 변환" 카드가 표시되어 있으며, 카드 설명은 "XPS 형식을 PDF 형식으로 일괄 변환합니다"입니다. 해당 카드를 클릭하면 작업에 진입합니다.
이 단계의 조작 목적은 도구 상자에서 올바른 변환 모듈을 선택하는 것입니다. 선택을 완료하면 소프트웨어는 전용 "XPS를 PDF로 변환" 인터페이스로 진입하며, 이후 모든 파일 추가, 저장 위치 설정, 처리 시작 등의 작업은 이 작업 공간에서 완료됩니다.
조작 단계: 변환할 XPS 파일 일괄 가져오기
작업 인터페이스에 진입하면 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 두 개의 가져오기 관련 버튼을 볼 수 있습니다. 두 버튼은 적용 시나리오가 다릅니다. "파일 추가"는 소량 또는 분산된 파일을 선택할 때 적합하고, "폴더에서 파일 가져오기"는 동일 디렉토리 내의 여러 XPS 파일을 처리할 때 적합합니다. 일괄 변환의 경우, 파일이 이미 한곳에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 시간을 더 절약할 수 있습니다.
가져오기가 완료되면 파일이 목록에 나타납니다. 스크린샷에는 8개의 레코드가 표시되어 있으며, 열 정보에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 및 작업이 포함됩니다. 사용자는 "이름"으로 파일이 올바른지, "경로"로 원본 디렉토리가 올바른지, "확장자"로 파일이 확실히 xps인지 확인할 수 있습니다. 하단 요약 위치에 "레코드 수: 8"이라고 표시되어 현재 작업에서 8개의 파일을 처리할 것임을 알려줍니다.
처리할 필요가 없는 파일을 가져왔다면, 각 행 오른쪽 "작업" 열의 삭제 버튼을 사용하여 제거할 수 있습니다. 만약 파일 전체를 잘못 선택했다면, 상단의 "비우기"를 클릭한 후 다시 가져오면 됩니다. 이 확인 동작은 간단하지만, 일괄 작업에 있어서는 매우 중요하며, 불필요한 PDF 파일이 생성되는 것을 방지할 수 있습니다.
조작 단계: 출력 위치 설정 및 일괄 변환 시작
파일 목록 확인이 끝나면 인터페이스 하단의 "다음 단계"를 클릭합니다. 페이지 상단의 프로세스 안내를 보면 소프트웨어 처리 과정은 세 단계로 나뉩니다. 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택", 두 번째는 "저장 위치 설정", 세 번째는 "처리 시작"입니다. 현재 스크린샷은 첫 번째 단계에 있으며, 다음 단계를 클릭하면 저장 위치 설정 단계로 진입합니다.
저장 위치를 설정할 때는 출력 디렉토리를 너무 분산시키지 않는 것이 좋습니다. "PDF 결과", "XPS 변환 출력" 또는 프로젝트 이름으로 명명된 폴더 등 전용 결과 폴더를 새로 만드는 것이 권장됩니다. 이렇게 하면 원본 XPS 파일을 유지하면서도 변환된 PDF를 사후에 쉽게 확인할 수 있습니다.
저장 위치 설정을 완료한 후, 계속 진행하여 "처리 시작" 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 목록의 레코드에 따라 일괄 변환을 진행합니다. 완료 후 출력 폴더로 이동하여 PDF 파일을 확인하며, 세 가지 사항을 중점적으로 점검합니다. 파일 수량이 레코드 수와 일치하는지, 파일 이름이 원본 XPS와 대응되는지, PDF가 정상적으로 열리는지 여부입니다. 이 세 가지가 모두 정상적이라면 일괄 변환 작업이 완료된 것입니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. XPS 파일을 미리 모아두는 것이 좋은 이유는 무엇인가요? 같은 폴더에 모으면 "폴더에서 파일 가져오기"를 직접 사용할 수 있어 파일 선택 작업을 줄이고 파일을 누락할 가능성을 낮출 수 있기 때문입니다.
2. XPS를 PDF로 변환하면 원본 파일이 사라지나요? 효과 데모를 보면 처리 결과는 해당하는 PDF 파일을 생성하는 것입니다. 안전을 위해 출력 파일을 별도의 디렉토리에 저장하고 원본 XPS 파일을 유지하여, 향후 추적 및 재처리를 용이하게 할 것을 권장합니다.
3. 목록의 경로는 어떤 역할을 하나요? 경로는 사용자가 파일 출처를 확인하는 데 도움을 줍니다. 특히 컴퓨터에 동일한 이름의 파일이 여러 개 존재할 때, 경로를 통해 올바른 버전을 가져왔는지 판단할 수 있습니다.
4. 레코드 수를 확인해야 하나요? 네. 일괄 처리에서 가장 우려되는 부분은 파일 누락입니다. 가져오기 후 하단의 "레코드 수"를 보고, 이를 폴더에서 실제 변환해야 할 수량과 비교하는 것은 매우 실용적인 확인 단계입니다.
5. XPS와 다른 형식을 섞어서 변환할 수 있나요? 본 기능의 이름은 "XPS를 PDF로 변환"이며, 인터페이스의 확장자 열에도 xps가 표시됩니다. .xps 파일만 가져오는 것이 좋으며, 다른 형식은 해당하는 도구를 선택하여 처리해야 합니다.
총정리: XPS 일괄 PDF 변환으로 아카이빙 효율성을 높이세요
여러 XPS 파일을 PDF로 통일 변환하는 것은 단순한 형식 변환처럼 보이지만, 실제로는 사무 협업 효율을 크게 향상시킬 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 사용자는 "기타 도구"에서 "XPS를 PDF로 변환"을 선택한 후, "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기"를 통해 문서를 일괄 가져오고, 목록을 확인한 후 저장 위치를 설정하고 처리를 시작할 수 있습니다.
개별적으로 열고 개별적으로 변환하는 방식에 비해, 일괄 처리의 장점은 작업 단계가 적고, 결과가 더 깔끔하며, 확인이 더 편리하다는 점입니다. 보고서, 프로젝트 자료, 회의 파일, 제품 문서 또는 재무 기록을 정리해야 하는 사용자라면, 동일한 XPS 파일들을 모아 한 번에 PDF로 변환하여, 후속 발송, 인쇄, 업로드 및 아카이빙을 더욱 원활하게 진행하시길 권장합니다.