기업, 학교 또는 팀이 검토를 위해 많은 수의 Word 문서를 다른 사람에게 배포해야하는 경우 가장 일반적인 문제는 상대방이 변경하기를 원하지만 텍스트 형식과 원본 내용을 직접 변경하고 싶지는 않습니다. 이 기사에서는 사무실 소프트웨어를 사용하여 여러 Word 문서에 제한된 편집 보호 기능을 일괄 적으로 추가하고 문서를 "수정 만 허용" 하도록 설정하여 다른 콘텐츠에 대한 임의의 변경을 금지합니다. 이 기사는 실제 운영 인터페이스를 결합하여 적용 가능한 시나리오, 처리 전후의 효과, 배치 처리로 인한 특정 단계, 예방 조치 및 효율성 향상을 설명하므로 doc, docx 및 기타 문서에 대한 통합 보호 설정을 신속하게 완료 할 수 있습니다.
많은 사람들이 많은 수의 Word 문서를 보낼 때 동일한 문제가 발생합니다. 문서가 제한되지 않으면 수신자가 텍스트, 형식을 직접 변경하고 콘텐츠를 삭제할 수 있습니다. 완전히 잠겨 있으면 상대방이 정상적으로 수정하기위한 제안을 제출할 수 없습니다. 특히 계약 검토, 시스템 문서 카운터 서명, 종이 지침, 교육 자료 검토 등의 시나리오에서 Word, docx 및 doc 문서를 설정하는 것이 더 적합합니다.개정만 허용, 다른 사람들은 개정 흔적의 방식으로 만 개정 될 수 있으며 다른 내용을 마음대로 변경할 수 없도록하십시오.
하나 또는 두 개의 파일이있는 경우 수동 설정은 거의 허용되지 않습니다. 그러나 수십 또는 수백 개의 파일이있는 경우 Word를 하나씩 열어 "편집 제한" 을 설정하는 데 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 이때 전문가를 사용하십시오.사무실 소프트웨어일괄 처리는 노동의 중복을 크게 줄일 수 있습니다. 아래 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어 수정만 추가할 수 있도록 여러 Word 문서를 일괄 처리하는 방법을 보여 줍니다.
적용 가능한 시나리오
대량 설치 Word는 수정 만 허용하며 다음과 같은 일반적인 사무실 시나리오에 적합합니다.
- 계약, 계약 및 시스템 문서 검토: 상대방은 의견을 낼 수 있지만 공식 텍스트를 직접 다룰 수는 없습니다.
- 종이, 숙제, 코스웨어 주석: 교사 또는 검토자는 후속 검증을 위해 수정 기록을 보관할 수 있습니다.
- 내부 카운터 사인: 여러 사람이 동일한 문서 배치를 볼 때 버전 혼란을 줄이기 위해 수정 추적이 균일하게 유지됩니다.
- 템플릿 파일 배포: 직원이 표준 형식, 헤더 및 바닥 글 및 고정 용어를 임의로 변경하지 않도록하십시오.
- 법률, 인사 및 행정 서류의 대량 발행: 여러 docx 또는 doc 문서를 한 번에 처리하여 문서 보호 효율성을 향상시킵니다.
효과 미리보기
치료 전
보호가 설정되기 전에 Word 문서는 일반적으로 직접 편집 할 수 있으며 수신자는 텍스트를 삭제하고, 단락을 수정하고, 서식을 조정하고, 제목, 헤더 및 바닥 글과 같은 주요 콘텐츠를 자유롭게 변경할 수 있습니다. 이 상태는 원본 텍스트의 기초를 유지해야하는 문서에는 안전하지 않습니다.
치료 후
스크린 샷에서 볼 수 있듯이 문서가 제한된 편집을 위해 활성화 된 후 Word의 오른쪽에 표시됩니다."편집 제한"패널 및 프롬프트:
"이 문서는 부주의 한 편집을 방지하기 위해 보호됩니다. 이 영역에서 편집 할 수 있지만 모든 변경 사항은 수정됩니다."
이것은 문서가 수정만으로 콘텐츠 변경을 허용하도록 설정되었음을 나타냅니다. 즉, 다른 사람들은 바꿀 수 없습니다.수정은 개정 흔적과 함께 제출할 수 있습니다., 일반 문서와 같은 흔적없이 직접 원본 텍스트를 커버 할 수 없습니다. 이것은 많은 팀워크 시나리오가 가장 필요한 것입니다.
운영 단계
1 단계: Word를 입력하여 암호 보호를 추가합니다.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽에서 선택단어 도구". 기능 목록에서 볼 수 있습니다."단어 암호 보호 추가"스크린 샷의 설명은이 기능을 사용하여 파일 열기 암호 및 읽기 전용 암호와 같은 보호 조치를 Word에 일괄 적으로 추가 할 수 있음을 보여줍니다.
이 기능을 여기에 입력하는 이유는 스크린 샷의 후속 설정 페이지가 표시되기 때문입니다. 암호 및 읽기 전용 암호를 여는 것 외에도 지원합니다.비밀번호 편집 제한이 기사에서 구현 될 "유일한 개정 허용" 보호 방법입니다.
예상 결과:처리 할 문서를 일괄 가져올 준비가 된 "Word 추가 암호 보호" 처리 인터페이스를 입력하십시오.
2 단계: 일괄 처리해야하는 Word 파일 추가
기능 페이지를 입력 한 후 인터페이스 상단에서 볼 수 있습니다."파일 추가"과"폴더에서 파일 가져오기"버튼. 다음 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다.
몇 가지 문서 만 작업하는 경우 클릭 할 수 있습니다."파일 추가"하나씩 가져오기; 디렉토리에서 많은 수의 Word 문서를 일괄 처리하려면 직접 클릭하는 것이 더 적합합니다."폴더에서 파일 가져오기"한 번에 여러 개의 docx 파일을 작업 목록에 추가합니다.
스크린 샷에서 가져온 후 여러 문서 레코드가 목록에 표시되어 소프트웨어가 별도의 작업 대신 보류중인 파일의 중앙 집중식 관리를 지원한다는 것을 나타냅니다.
운영 목적:모두 "수정 만 허용" Word 문서가 처리 큐에 가입하도록 설정해야합니다.
예상 결과:처리 할 문서는 파일 목록에서 볼 수 있습니다. 수량이 정확한지 확인한 후 하단을 클릭하십시오."다음 단계".
3 단계: 암호를 편집하고 "수정 만" 설정하도록 제한을 켭니다.
두 번째 단계 "처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 인터페이스에서 세 가지 옵션을 볼 수 있습니다.
- 파일 열기 암호
- 파일 내용 읽기 전용 암호
- 비밀번호 편집 제한
이 기사의 목표는 열린 암호 나 읽기 전용 암호를 설정하는 것이 아니라 문서를 만드는 것입니다.개정으로만 수정할 수 있습니다.. 따라서 열어야합니다."비밀번호 편집 제한"이 항목.
개봉 후 인터페이스가 아래에 나타납니다."편집 유형 제한", 옵션은 다음과 같습니다.
- 읽기 전용
- 만 수정할 수 있습니다.
- 주석만
- 양식 데이터 만 채울 수 있습니다.
여기에서 선택"수정만 가능"이것은 "Word는 다른 콘텐츠가 아닌 변경 사항 만 추가 할 수 있습니다.
동일한 영역을 채울 수도 있습니다."제한을 제거 할 때 비밀번호 (없이 채울 수 있음)". 스크린 샷의 예는 "123456" 입니다. 즉, 나중에 제한 편집을 취소해야하는 경우 암호를 통해 보호 기능을 제거 할 수 있습니다. 사용 시나리오에 암호가 필요하지 않은 경우 인터페이스 프롬프트에 따라 암호를 입력하지 않도록 선택할 수도 있습니다.
운영 목적:Word 문서의 편집 권한은 "개정 만" 으로 제한됩니다.
예상 결과:소프트웨어는 현재 규칙에 따라 가져온 모든 docx 또는 doc 파일을 일괄 처리하여 개봉 후 제한된 편집 상태로 들어갑니다.
4 단계: 다음 단계로 계속하고 일괄 처리를 완료하십시오.
인터페이스 상단의 프로세스에 따라 처리 옵션을 설정 한 후"저장 위치 설정"과"시작 처리"두 단계. 스크린 샷이 세부 사항을 확장하지는 않지만 표준 프로세스에서 합리적으로 판단 할 수 있습니다. 계속 클릭해야합니다."다음 단계"처리 된 파일의 저장 위치를 설정 한 다음 일괄 처리를 수행하십시오.
운영 목적:원본 문서를 덮어 쓰지 않거나 통합 관리를 용이하게하기 위해 처리 된 Word 문서를 출력하십시오.
예상 결과:소프트웨어는 Word 파일의 전체 배치에 동일한 제한된 편집 규칙을 자동으로 적용하여 "Revise Only" 로 설정된 결과 파일을 생성합니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. "오직 개정" 과 "읽기 전용" 의 차이점은 무엇입니까?
읽기 전용무료 편집을 허용하지 않는 것을 선호합니다.만 수정할 수 있습니다.요점은 수정 된 행위가 개정판으로 기록되도록하는 것입니다. 검토, 반격 및 교정 시나리오를 위해 "수정 만" 은 일반적으로 의견을 수집 할 수있을뿐만 아니라 원본 텍스트 및 수정 추적을 유지하기 때문에 더 실용적입니다.
2. 제한을 제거하려면 암호를 설정해야합니까?
반드시 그런 것은 아닙니다. 스크린 샷에서 인터페이스가 명확하게 프롬프트됩니다."당신은 채울 필요가 없습니다". 검토 프로세스가 일시적으로 만 제어되면 비워 둘 수 있습니다. 문서를 공식적으로 배포해야하는 경우 후속 관리를 용이하게하기 위해 제한을 제거하기 위해 암호를 설정하는 것이 좋습니다.
3. 얼마나 많은 Word 파일을 일괄 처리 할 수 있습니까?
소프트웨어 인터페이스 및 기능 포지셔닝의 관점에서 볼 때 한 번에 여러 문서를 가져 오는 데 적합한 배치 파일 처리를위한 사무실 소프트웨어입니다. 실제 처리 량은 파일 크기에 따라 일괄 적으로 실행할 수 있습니다. 이는 Word를 하나씩 수동으로 열어 한계 편집을 설정하는 것보다 훨씬 효율적입니다.
지원되는 Word 형식은 무엇입니까?
스크린 샷의 파일 목록에서 예는 주로Docx파일. 실제 사용에서는 docx 및 doc과 같은 일반적인 Word 형식을 우선시하는 것이 좋습니다. 많은 수의 문서가있는 경우 먼저 여러 복사본을 테스트 한 다음 출력 효과를 확인한 후 전체 배치를 실행할 수 있습니다.
5. 처리 후 효과적인지 여부를 확인하는 방법?
처리 된 Word 문서를 무작위로 열고 Word의 검토/보호 영역에 표시되는지 확인할 수 있습니다."편집 제한"문서가 모든 변경 사항에 있는지 확인하고 수정 상태로 표시됩니다. 스크린 샷의 것과 유사한 프롬프트가 나타나면 일반적으로 설정이 적용되었음을 의미합니다.
배치 처리를 위해 사무실 소프트웨어를 사용하는 것이 권장되는 이유는 무엇입니까?
Word 문서 편집에 대한 수동 제한 설정, 가장 큰 문제는 어렵지 않습니다,반복. 파일 수가 많으면 반복해서 열고 클릭하고 "수정 만" 을 선택하고 저장하는 데 많은 시간이 걸리고 놓치거나 잘못 설정하기 쉽습니다.
처럼 HeSoft Doc Batch Tool 이러한 종류의 사무실 소프트웨어, 값은 반복 된 동작 표준화, 배치에 있습니다.
- 한 번에 여러 Word 파일을 가져옵니다.
- 동일한 보호 규칙의 균일 한 설정;
- 수동 부분별 작동을 줄입니다.
- 문서 관리의 오류율을 줄입니다.
- 매일 사무실, 행정, 법률, 교육 및 기타 배치 장면에 더 적합합니다.
요약
당신의 필요가 있다면일괄 설정은 변경 사항 만 추가 할 수 있도록 많은 Word가 아닌 다른 Word를 설정합니다.적절한 방법은 수동으로 Word에서 하나씩 설정하는 것이 아니라 전문 사무실 소프트웨어를 사용하여 중앙에서 처리하는 것입니다. 이 기사에서 입증 된 프로세스에 따르면 입력하면됩니다.단어 암호 보호 추가기능, 가져오기 여러 docx/doc 파일, 열기비밀번호 편집 제한제한 편집 유형을 설정하고"수정만 가능", 그리고 보존을 완료하고 처리를 계속할 수 있습니다.
그렇게하는 것의 이점은 분명합니다. 다른 사람들이 수정안을 제안 할 수있는 능력을 유지하면서 텍스트의 직접적인 변경을 피할 수 있습니다. 또한 반복적이고 비효율적 인 것을 일회성 배치 처리 작업으로 바꿉니다. 검토 할 많은 수의 Word 문서를 보내야하는 경우 이러한 종류의 사무용 소프트웨어를 직접 사용하여 고정 프로세스를 설정하여 장기적으로 많은 시간과 통신 비용을 절약 할 수 있습니다.